IT-Entscheider über positive Effekte nach der Einführung von ERP-Software in Handelsunternehmen

Wer im Handel die Nase vorne haben will, braucht überlegene Geschäftsabläufe und ERP-Software für deren Umsetzung.

Der IT-Entscheider

„Wir haben zu 100 Prozent mit FIS und SAP die richtige Entscheidung getroffen.“ Erwin Baum, Leiter Logistik bei der Eisen-Fischer GmbH

Ein Beispiel dafür gibt die Eisen-Fischer GmbH, die über 50 000 Artikel für Handwerk und Industrie anbietet. Das Sortiment umfasst unter anderem Stahlprodukte, Eisenwaren und Bauelemente. In der Vergangenheit nutzte das Familienunternehmen in seinen drei Niederlassungen die gleiche Software für die Warenwirtschaft. Die strikte Trennung der Organisationseinheiten sowie fehlende Schnittstellen für Umlagerungen und interne Abrechnungen haben nach Angaben des Unternehmens jedoch einen hohen manuellen Aufwand erzeugt. Zudem seien diese Insellösungen nicht direkt mit der Finanzbuchhaltung und dem Controlling verbunden gewesen. Das System stieß daher langfristig gesehen an seine Grenzen, vor allem weil es mit einer neuen Lagerverwaltung, einer modernen Tourenplanung und einem passenden Onlineshop erweitert werden sollte.

Eisen-Fischer beauftragte die FIS Informationssysteme und Consulting GmbH mit der Implementierung der integrierten Unternehmenssoftware FIS/wws. Diese SAP-Business-All-in-One-Lösung für den technischen Großhandel unterstütze in Verbindung mit SAP for Retail das Geschäft in der Warenwirtschaft. „Wir haben zu 100 Prozent mit FIS und SAP die richtige Entscheidung getroffen um die Zukunft erfolgreich zu gestalten", erklärt Erwin Baum, Leiter Logistik bei der Eisen-Fischer GmbH. Die Vielschichtigkeit des Sortiments machte die Implementierung während des laufenden Geschäfts jedoch anspruchsvoll.

Während die Mitarbeiter von Eisen-Fischer früher alle Aufträge ausdruckten und die Belege von Abteilung zu Abteilung wanderten, lassen sich die Dokumente nun direkt am Computer bearbeiten. „Wir konnten den Belegfluss im alten System nicht im gewünschten Maße nachvollziehen, da jeder Auftrag mit zwei Durchschlägen durch das Unternehmen lief und von Hand ergänzt wurde", berichtet Leo van Bree, Geschäftsführer, bei der Eisen-Fischer GmbH. Heute müssten die Belege nicht eigens angefordert, sondern könnten direkt online eingesehen werden. „Wir müssen auch keine Belege mehr aufwendig in Karteikästen einsortieren. Das läuft jetzt alles digital und automatisiert", betont van Bree. Alle Werksbestellungen seien nun im System hinterlegt und stehen nach Angaben van Brees im Bereich Wareneingang sofort bereit. Eingehende Warenlieferungen könnten umgehend ein- beziehungsweise zweistufig verbucht werden. Per Mausklick verfügen die Sachbearbeiter über eine beleglose Rechnungskontrolle, an die sich eine ebenfalls beleglose Vorkontierung für die Finanzbuchhaltung anschließt.

Seit Januar 2007 ist neben der Finanzbuchhaltung auch das Controlling in das neue Warenwirtschaftssystem integriert. An allen Unternehmensstandorten sind die Prozesse standardisiert worden. „Wir arbeiten heute viel präziser als in der Vergangenheit", erklärt van Bree. Früher hätten die Mitarbeiter schon mal Buchungen durchgeführt, obwohl noch nicht alle Informationen bekannt gewesen seien. Das habe zu teilweise aufwendigen Nacharbeiten geführt. „Nun weist uns das System darauf hin, sollten bestimmte Angaben fehlen. Das macht die Arbeit sicherer und schneller. Der Zeitraum von der Auslieferung bis zur Fakturierung verkürzt sich deutlich", stellt der Geschäftsführer fest. Zuletzt hat das FIS-Projektteam eine vollautomatische Kassetten-Hochregalanlage für Stabmaterial mit mehr als 300 Lagerplätzen an das neue System angeschlossen. In diese Anlage können bei einem realistischen Füllgrad von 85 Prozent rund 4000 Tonnen Stahl und Aluminium eingelagert werden. Insgesamt waren knapp 50 Key- und Power-User an den Konzepten, Schulungsmaßnahmen und der Einführung der neuen Software beteiligt. Heute arbeiten rund 315 Anwender in Nördlingen, Crailsheim und Heidenheim mit dem neuen System.

Um die Prozesse in Zukunft noch besser zu strukturieren und den Arbeitsfluss zu Kunden und Lieferanten weiter zu optimieren, sollen bald weitere FIS-Komponenten implementiert werden. Derzeit werde unter anderem ein Internetshop mit FIS/eSales realisiert, der schon bald online gehen soll. „Hier kann der Kunde dann unabhängig von der Tageszeit selbst feststellen, ob wir bestimmte Waren auf Lager haben, und diese nach Prüfung des Preises gleich bestellen", freut sich van Bree.

Der IT-Entscheider

„Überzeugt hat uns auch die Integration aller Module.“ Günter Stoverock, EDV-Leiter bei der Heinz Tröber GmbH & Co.

Weil ihre kleine ERP-Eigenentwicklung nicht mehr ausreichte, entschied die Heinz Tröber GmbH & Co. aus Hamburg, diese zugunsten einer Standardsoftware aufzugeben. Das Handelshaus für Raucherbedarf und Geschenkartikel beschäftigt etwa 50 Mitarbeiter, das Sortiment umfasst rund 1800 Artikel. Das Unternehmen hat nach eigenen Angaben 50 ERP-Lösungen begutachtet. Die Wahl fiel auf die oxaion business solution des gleichnamigen Anbieters oxaion ag. Ausschlaggebend war laut EDV-Leiter Günter Stoverock unter anderem die Hardware-Plattform IBM Power Systems (ehemals AS/400), für die das ERP-System speziell entwickelt wurde. „Überzeugt hat uns außerdem die Integration aller Module, die zukunftsweisende Technologie in Sachen Web-Portal und nicht zuletzt die Mittelstandskompetenz des Anbieters."Bei der Einführung des neuen ERP-Systems habe Tröber die Strategie verfolgt, möglichst im Standard zu bleiben und so die internen Prozesse zu optimieren. Dieses Ziel sei dank einer guten Projektplanung und kompetenter Mitarbeiter in den Teams erreicht worden. Die Unterstützung durch den Anbieter bei der Altdatenübernahme ermöglichte es, dass die reine Projektarbeit in drei Monaten über die Bühne ging.

Durch die Beseitigung von Insellösungen und die Anpassung einiger Prozesse an die oxaion business solution sanken Komplexität und Kosten, so der EDV-Leiter. Gleichzeitig seien die Abläufe beschleunigt worden, was sich in einem mehr als verdoppelten Lieferumfang niederschlage. Während mit dem Altsystem 100 Pakete pro Tag bewältigt werden konnten, seien es jetzt 250. Außerdem habe die verbesserte Lagerhaltung zu geringeren Abweichungen geführt. Bei Inventuren lägen sie nun deutlich unter einem Prozent. „Die Investitionen haben sich bereits nach knapp zwei Jahren amortisiert", berichtet Stoverock. Gründe dafür seien die Präsenz im Internet, die erhöhte Lieferfähigkeit und die verbesserte Reaktion auf Kundenwünsche. Dies habe das Geschäft beflügelt und die Effizienz gesteigert. Die Kosten für die reine IT – ohne Personal – liegen nach Angaben des EDV-Leiters darüber hinaus heute deutlich unter einem Prozent des Jahresumsatzes von rund 35 Millionen Euro.

Der IT-Entscheider

„Die Software ermöglicht uns die Expansion in neue Bereiche.“ Meinolf Gockel jun., Geschäftsführer der Meinolf Gockel GmbH und Co. KG in Warburg

Co. KG will sich von ihrem Wettbewerb klar abheben. „Das erreichen wir unter anderem auch durch eine Software, die sich von anderen Lösungen abhebt", beschreibt Meinolf Gockel jun., Geschäftsführer des Familienunternehmens in Warburg, seine IT-Strategie. Das 1926 gegründete Unternehmen hat sich auf den Produktionsverbindungshandel mit Stahl, Eisenwaren, Handwerk- und Industriebedarf spezialisiert. Nach einem einjährigen Auswahlverfahren entschied sich das Unternehmen im Jahr 2006 für SoftM Semiramis. Über 60 der 103 Mitarbeiter bei Meinolf Gockel arbeiten heute mit der ERP-Software. „Wir haben alle betroffenen Mitarbeiter im Vorfeld an der Auswahl beteiligt und die Entscheidung gemeinsam getroffen", betont Meinolf Gockel. Mit der ERP-Software sei es dem Unternehmen unter anderem gelungen, das Qualitätsmanagement auf neue Beine zu stellen. Alle Abläufe zu einem Vorgang seien dank der Verlinkung in den Cockpits der Benutzeroberfläche schnell abrufbar, etwa wenn es um Reklamationen gehe. Auch das Lieferantenmanagement sei heute wesentlich einfacher zu handhaben. Wurden die Lieferanten früher in Listen geführt, so seien sie heute mit den jeweiligen Produkten aus dem Sortiment verlinkt und schnell aufrufbar. „Semiramis hat auch die Durchlaufzeiten der Aufträge erheblich beschleunigt. Meist verlassen Waren noch am Tag der Bestellung das Lager, spätestens aber am nächsten Tag", berichtet Meinolf Gockel. Firmenchef Gockel setzt weiter auf Wachstum: „Die vielen intelligenten Funktionen ermöglichen uns die Expansion in neue Bereiche, etwa die Vernetzung mit Industriekunden, bei denen wir erhebliches Wachstumspotenzial sehen, und den Aufbau weiterer Dienstleistungen." So übernehme Meinolf Gockel die Lagerhaltung für produzierende Betriebe. Diese können ihre Lager auflösen und Kosten sparen, während ihre Prozesse von dem Warburger Fachhändler mit übernommen werden.

Der IT-Entscheider

„Wir sind immer gerne so unabhängig wie möglich.“ Gerhard Schramm, Geschäftsführer des Handelshauses Rupp Edelstähle

Das Handelshaus Rupp Edelstähle wird auf die auf Microsoft .NET aufsetzende ERP-Branchenlösung NVinity Stahl von Nissen & Velten migrieren. „Wir haben uns mehrere Programme genau angesehen und NVinity hat im Vergleich die meisten unserer Anforderungen erfüllt", erklärt Geschäftsführer Gerhard Schramm. Eine Branchenlösung auf Basis von Microsoft Dynamics NAV sei unter anderem deshalb ausgeschieden, weil aus Sicht der Firma Rupp Edelstähle die Abhängigkeit von Microsoft zu groß gewesen wäre. „Wir sind immer gerne so unabhängig wie möglich", betont Schramm in diesem Zusammenhang.

Auch das Framework Studio, die eigene Entwicklungsumgebung von NVinity, trage zur Unabhängigkeit des Unternehmens bei: „Im ersten Schritt haben wir hier keine Ambitionen, aber die theoretische Möglichkeit, dass unsere Mitarbeiter am ERP-System selbst Anpassungen vornehmen können, gefällt uns sehr gut und entspricht unserer Philosophie weitgehender Unabhängigkeit."

Die Mitarbeiter des Unternehmens besitzen nach Angaben des Geschäftsführers genug eigenes IT-Know-how, um die existierende, 20 Jahre alte Warenwirtschaftslösung auf AS/400-Basis, deren Hersteller schon lange nicht mehr existiert, erfolgreich warten und betreiben zu können. Allerdings ließen laut dem Edelstahlhändler die störenden Medienbrüche – alle Auswertungen mussten mit Excel durchgeführt werden – die Anschaffung eines integrierten ERP-Systems zunehmend attraktiv erscheinen.

Die auf der .NET-Technologie basierende Software der Firma Nissen & Velten soll zum Jahresbeginn 2010 in den Echtbetrieb gehen. Der 1948 gegründete Edelstahlhandel mit Sitz im saarländischen Ensdorf beschäftigt heute 42 Mitarbeiter und erwirtschaftet rund 25 Prozent seines Umsatzes im benachbarten Ausland.

Der IT-Entscheider

„Die Projektkosten amortisieren sich durch die Prozessoptimierung.“ Herwig Niggemann, Inhaber Niggemann Food GmbH

Der rund 200 Mitarbeiter zählende Lebensmittelgroßhändler Niggemann Food GmbH aus Bochum hat die Branchensoftwarelösung für den Handel bäurer trade aus dem Hause Sage im Einsatz. Eingeführt wurde das System 2006, da die bisherige Lösung die wachsenden Anforderungen des Unternehmens nicht mehr erfüllen konnte. Die Implementierung dauerte nach Angaben des Unternehmens neun Monate. „Wir haben uns für bäurer trade entschieden, weil die Lösung alle für den Handel wichtigen Themen abdeckt und uns bei der Optimierung unserer Geschäftsabläufe hilft", erklärt Inhaber Herwig Niggemann.

Auch individuelle und flexible Anpassungen an Lebensmittelgesetze wie die Rindfleischverordnung seien problemlos möglich. Vor allem im Call Center, dem Kassensystem und der Kommissionierung konnten bereits vorhandene Potenziale optimiert werden. Beispielsweise sparen nach seinen Angaben die Telefondienstmitarbeiter durch die in der Lösung enthaltene Computer Telephony Integration (CTI) viel Zeit bei der täglichen Arbeit, denn Telefonnummern können direkt aus der Software heraus angewählt werden. Und auch bei der Kommissionierung sei die Fehlerquote erheblich gesunken. Dies vermeide zusätzliche Kosten für Falschlieferungen. Die hohe Kundenorientierung der Lösung hat den Inhaber überzeugt, denn durch die elektronische Unterstützung des kompletten Vertriebssystems seien kundenindividuelle Informationen schnell verfügbar.

„Die Projektkosten von etwa 250.000 Euro amortisieren sich durch die erheblichen Einsparungen, die sich durch die Optimierung der Prozesse ergeben", betont Niggemann und fügt hinzu: „Beispielsweise konnte im Telefonverkauf die Produktivität des Flaschenhalses ,Verkauf‘ um 20 bis 30 Prozent gesteigert werden, was pro Jahr einen etwa sechsstelligen Betrag ausmacht."

Der Importeur und Großhändler NordCap hat die auf die ERP-Produktlinie Microsoft Dynamics NAV basierende ERP-Branchenlösung KUMAvision:trade der KUMAvision AG eingeführt. Der Grund: eine Holding mit den drei Unternehmen Stettner GmbH, Haseco Zöger GmbH & Co. KG sowie NordCook, acht Standorte sowie zahlreiche Servicepartner. Dafür war die IT in dem 1984 gegründeten Unternehmen nicht geeignet. Eine AS/400-Installation bei Haseco Zöger musste mit einer Access-Lösung bei Stettner kooperieren. „Das war nicht mehr zukunftsfähig", konstatiert Geschäftsführer Christian Zöger. Auf dem Wunschzettel von NordCap standen nach seinen Worten vor allem schnellere Prozesse im Lager und höhere Transparenz für die Holding. Um die dezentralen Standorte besser einzubinden, wurden laut Hersteller mit der Einführung des neuen ERP-Systems die Prozesse und die Datenbasen in den Unternehmen harmonisiert. Die Kernfunktionen wie beispielsweise „Ware verbuchen" und „Rechnungen schreiben" seien sofort verfügbar gewesen. Im Lager sollten sich mit der neuen Software die Umschlagzeiten verkürzen. Bei Bestellungen prüfte nach Angaben des Geschäftsführers das alte System lediglich, ob die Ware verfügbar war, und reservierte sie dann für den Kunden. Den Liefertermin hätten die Disponenten nicht berücksichtigen können. So sei es vorgekommen, dass sämtliche Geräte am Lager für spätere Lieferungen reserviert waren. Kurzfristige Anfragen musste das Unternehmen dann oft ablehnen.

Mit dem neuen ERP-System habe sich der Ablauf komplett verändert. Bereits im Wareneingang können die Mitarbeiter eingehende Geräte scannen. Ohne manuelle Buchungen gleicht das System sofort ab, welcher Bestellung es die Ware zuordnen kann. Der Lagermitarbeiter erhält dann oft die Anweisung, das Gerät sofort weiter zu kommissionieren. Denn beim Abgleich zwischen Bestellung, Lagerbestand und Wareneingang sei jetzt der gesetzte Liefertermin ausschlaggebend. Komme eine kurzfristige Anfrage, prüfe die Software automatisch, ob ein am Lager vorrätiges Gerät noch rechtzeitig beschafft werden könne, um eine bereits zugesagte Bestellung mit späterem Lieferdatum zu bedienen.

Auch beim Verlassen des Lagers werde jedes Paket über eine optische Erfassung verbucht. Neben einem Lagerbestand, der nach Angaben des Unternehmens auf die Sekunde genau den Buchungen im System entspricht, habe dies einen weiteren Vorteil: Die Geräte könnten dank der registrierten Seriennummer immer genau zurückverfolgt werden. Werden die Service-Techniker zu einem Reparaturfall gerufen, können sie über die zentrale Unternehmens-IT alles zur Gerätehistorie abfragen: Welcher Typ ist es genau? Wann wurde es ausgeliefert? Hat es noch Garantie? Wurde es schon zuvor repariert? „Früher haben wir das alles auf Papier festgehalten. Entsprechend aufwändig war die Dokumentation", erklärt Zöger.

Beim Kundenmanagement von NordCap stelle das Sachbearbeiter-Cockpit des neuen ERP-Systems dem Mitarbeiter sämtliche wichtige Informationen auf einen Blick zur Verfügung. Für Christian Zöger sei aber auch die Aufbereitung von Kundendaten für Mailings und andere Aussendungen ein wertvolles Instrument geworden, das Streuverluste vermindert: „Heute können wir ganz exakt nach Zielgruppen selektieren und effektiv kommunizieren."

Die Back-Factory will mit einer ERP-Lösung der Mainzer godesys AG ihre Warenwirtschaft als Datendrehscheibe in Richtung Filialen, Lieferanten, Franchisepartner und Steuerberater ausrichten. Die 2002 gegründete Selbstbedienungskette für Backwaren betreibt derzeit 115 Filialen in Deutschland, davon 86 Franchise-Betriebe. Das Sortiment umfasst circa 90 Artikel, täglich versorgen sich nach Angaben des Unternehmens dort mehr als 100 000 Kunden mit Brot, Brötchen, Snacks und Getränken. Neben dem von Anfang an eingesetzten und stets aktualisierten Kassensystem Oscar-POS von Torex wird jetzt die godesys-Software als zentrale Warenwirtschaft eingeführt, mit der die Abläufe in der Zentrale und in den Filialen weiter optimiert werden sollen. Die Software ist über die Schnittstellentechnologie von Oscar-POS an das Kassensystem angeschlossen. Untereinander werden die Daten über den SO: BizCon Business Connector von godesys ausgetauscht. „Vom Warenfluss bis zum Geldfluss können wir Prozesse jetzt schlanker und vor allem auch sicherer gestalten", berichtet Andreas Fricke, kaufmännischer Leiter und IT-Verantwortlicher bei der Back-Factory, und fügt hinzu: „Sämtliche Daten werden auf dem Filialserver gespeichert und jede Nacht in die System-Zentrale nach Hamburg überspielt. Dort werden sie in der Oracle Datenbank gespeichert." So sei eine lückenlose Verbindung zwischen der Warenwirtschaft und der Logistik mit den Kassen hergestellt. „Durch die Transparenz der Daten kann unsere Warendisposition und -verteilung nun automatisiert erfolgen; das gilt für das gesamte Sortiment und alle daran gekoppelten Bestellverfahren", erklärt Fricke.

Der IT-Entscheider

„Konnten in allen Ländern am selben Tag live gehen.“ Dan Frey, Senior Project Manager bei Actelion

Actelion, ansässig in Allschwil/Basel, konzentriert sich auf die Erforschung, Entwicklung und Vermarktung innovativer Medikamente und ist seit dem Jahr 2000 Kunde des ERP-Anbieters Lawson. Das biopharmazeutische Unternehmen agiert auf der ganzen Welt und vertreibt seine Produkte über eigene Niederlassungen. Bereits vor neun Jahren implementierte Actelion das ERP-System von Lawson, zunächst in der Schweiz und den USA. Eines der Entscheidungskriterien war dabei, dass Lawson M3 in allen Actelion-Niederlassungen in 25 Ländern, darunter auch in Deutschland, eingesetzt werden konnte. Actelion definierte auf Basis eines Core Models seine unternehmensspezifischen Prozesse und führte danach den weltweiten Roll-Out durch.

2008 erfolgte nach Angaben des Unternehmens innerhalb von fünf Monaten das Upgrade auf M3 7.1, das vor allem in den Bereichen Finanzen und Logistik eingesetzt wird. „Die gute Zusammenarbeit der Projektteams von Lawson und Actelion ermöglichte die Umstellung in dieser kurzen Zeit. So konnten wir problemlos in allen Ländern am selben Tag live gehen", sagt Dan Frey, Senior Project Manager bei Actelion. Hintergrund sei der Wunsch Actelions gewesen, mit dem aktuellen Release auf dem neuesten Softwarestand zu sein. Eine Herausforderung lag dabei in den unterschiedlichen Finanz- und Steuersystemen der verschiedenen Länder. So müssen beispielsweise Steuerberichte in Israel und Italien andere Anforderungen erfüllen als in der Schweiz.

Auch die Logistikprozesse, wie etwa das Forecasting, wurden mit M3 optimiert. Darüber hinaus plant Actelion, künftig den Bedarf der Filialen, der Produktion und des Einkaufs durch eine Bedarfsplanung zu generieren. Durch die Nutzung der logistischen Funktionen könnten neue Key-Performance-Indikatoren wie etwa Umschlagshäufigkeit, Lagerreichweite oder Angaben zu Sicherheitsbeständen künftig einfacher und standardisiert erstellt werden.

Den Roll-Out von GK/Retail für ihren Einzelhandel hat das hanseatische Handelshaus Gebr. Heinemann KG gestartet. Neben anderen Geschäftszweigen betreibt das Familienunternehmen 173 Travel Value & Duty Free sowie 55 Concept- & Lizenz-Shops an 47 internationalen Flughäfen. Im ersten Schritt sei im Herbst 2008 damit begonnen worden, die Filialen an den deutschen Flughäfen schrittweise auf GK/Retail umzustellen. Da der Einzelhandel auf Flughäfen besondere Anforderungen stellt, sei die Großhandelssoftware um Airport-spezifische Funktionalitäten erweitert worden, die der Verkauf von Artikeln an Flughäfen und das Duty-Free-Geschäft erfordern. Die Architektur der Standardsoftware habe es ermöglicht, den ersten produktiven Piloten in sechs Monaten zu realisieren. In dieser Zeit seien spezielle Anforderungen von Gebr. Heinemann umgesetzt, neue Hardware und die rechtlich geforderte Erfassung der Flugticketdaten in die Filiallösung integriert worden. Gleichzeitig erfolgte laut dem Hersteller die Anbindung an die je nach Filialtyp eingesetzten ERP-Systeme (SAP und Microsoft Dynamics NAV) über das Standard-XML-Interface der StoreWeaver-Middleware. Der Roll-Out von GK/Retail soll in Deutschland planmäßig noch in diesem Jahr abgeschlossen werden. hei