Händler brauchen besonders flexible Branchenlösungen

Handel ist nicht gleich Handel. Diese Aussage mag trivial klingen, hat aber erhebliche Auswirkungen auf eine Warenwirtschaftslösung. Neben den zentralen Geschäftsarten (Lagergeschäft, Streckengeschäft und Zentralregulierungsgeschäft) sowie der Wirtschaftsstufe (Einzelhandel, Großhandel beziehungsweise mehrstufiger Handel) werden Handelsunternehmen vor allem von ihrem Sortiment geprägt. Durch die Art der gehandelten Ware ergeben sich teilweise sehr spezifische Anforderungen, die nicht nur neue Felder im Artikelstamm erfordern – was bei modernen Lösungen kein Problem mehr darstellen sollte –, sondern grundlegende Auswirkungen auf Strukturen und Prozesse einer Warenwirtschaftslösung haben. Zu den Branchenanforderungen, die sich kaum individuell in Projekten ergänzen lassen, gehören beispielsweise eine durchgehende Chargenabbildung, eine Einzel­identbewertung und ‑verfolgung sowie die Abbildung der Mehrstufigkeit des Artikelkonstrukts in der Modebranche (Modell mit Farb-/Größenvarianten). Bei weniger grundlegenden Branchenspezifika ist eine projektindividuelle Realisierung zumindest in größeren Einführungsprojekten denkbar. Dies ist allerdings stets mit entsprechenden Projektkosten verbunden.
Aufgrund der Vielfalt und Heterogenität der Branchenanforderungen wird der Markt für mittelständische Warenwirtschaftssysteme in weiten Teilen von Lösungen geprägt, die auf eine Branche oder sogar nur eine Sub-Branche ausgerichtet sind. Auch die großen universellen Lösungen, beispielsweise von Microsoft und SAP, setzen über eine Ausprägung von dedizierten Branchenlösungen auf eine möglichst gute Abdeckung typischer Branchenspezifika im Standard. Der Aspekt der Branchenausrichtung beschränkt sich nicht nur auf die Software. Vielmehr ergibt sich ein deutlicher Vorteil, wenn die Mitarbeiter des Software-Anbieters in das Einführungsprojekt Branchenkompetenz und übertragbare Best-Practice-Erfahrungen mit einbringen. Bei der Suche nach einer gut passenden Warenwirtschaftslösung sollte daher stets die Branchenausrichtung sowie die projektindividuelle Realisierbarkeit geprüft werden.

Handelsunternehmen als Mittler zwischen verschiedenen Herstellern auf der Beschaffungsseite und zahlreichen Kunden auf der Vertriebsseite stehen üblicherweise mit sehr vielen Geschäftspartnern in Kontakt. Im Großhandel sind mehrere hundert bis mehrere tausend Lieferanten ebenso typisch wie mehrere zehntausend Kunden. Gerade auf der Lieferantenseite – aber auch bei einflussreichen Kunden – wird die Art der Geschäftsprozesse und deren IT-technische Ausgestaltung dem Handelsunternehmen vielfach durch den Geschäftspartner vorgeben beziehungsweise maßgeblich von ihm beeinflusst. So kann die Bestellung klassisch manuell, automatisiert durch Regeln über den minimal oder maximal erforderlichen Bestand, auf Basis von Prognosen sowie durch eine Nachlieferung des Lieferanten auf Basis von Sales Reports erfolgen. Zudem versuchen die Handelsunternehmen Kommissions- und Konsignationsgeschäfte auszubauen. Daher gibt es selbst innerhalb eines Handelsunternehmens kaum einen standardisierten Beschaffungsprozess. In der Praxis existieren vielmehr sämtliche zuvor skizzierte Formen parallel.
Besitzt ein Handelsunternehmen ein sehr breites Warensortiment, so können dafür noch unterschiedlichste Sortimentsspezifika hinzukommen. So hat beispielsweise im Lebensmittelhandel die Beschaffung von Konserven relativ wenig Gemeinsamkeiten mit der täglichen Frische-Disposition von Obst und Gemüse.
Eine Standardsoftware muss unterschiedlichste Geschäftsprozesse unterstützen und diese in einer Kundeninstallation flexibel kombinierbar einsetzen können. Dass hierbei Flexibilität gefragt ist, zeigt sich alleine schon bei der Frage, auf welcher Ebene die Beschaffungsprozesse in der Warenwirtschaftslösung festgelegt werden sollen. Die Lieferanten­ebene wäre softwaretechnisch wünschenswert, eine solche Lösung ist aber unrealistisch. Selbst die Artikelebene reicht vielfach nicht aus. So ist es in filialisierenden Unternehmen durchaus denkbar, dass Artikel an bestimmten Standorten als Eigenware und an anderen Standorten als Lieferantenkonsignationsware geführt werden sollen. Schließlich bestücken einige Hersteller den Einzelhandel gerne mit Konsignationsware, weigern sich aber, dies auch für Web-Shops zu tun, selbst wenn diese vom gleichen Konzern betrieben werden.

Flexibilität ist auch erforderlich, weil sich Anforderungen im Handel – gerade auch durch den Einfluss der Geschäftspartner – oftmals sehr schnell verändern. Im softwaretechnischen Sinne bietet Flexibilität darüber hinaus die Basis für eine projektspezifische Einrichtung und Anpassung der Software. Im Standard fehlende, aber unverzichtbare Funktionalität müssen die Unternehmen individuell hinzufügen lassen. Das ist in den meisten Implementierungsprojekten für Warenwirtschaftslösungen aufgrund der Vielfalt der Detailausgestaltung der Funktionen und Prozesse des Handels erforderlich.
Klassische 80/20-Ansätze, die sich auf 80 Prozent der Geschäftsprozesse konzentrieren und nur diese effizient ausgestalten, sind im Handel problematisch. So ist es bei dem Mengenvolumen im Handel vielfach nicht hinnehmbar, auch nur in fünf Prozent der Fälle auf eine effiziente Ausgestaltung zu verzichten. Bei 500 000 Kundenaufträgen pro Jahr im technischen Großhandel ziehen zu Recht die meisten  Unternehmen die individuellen Anpassung der Software gegenüber einer ineffizienten Abbildung von 25 000 Aufträgen im Standardprozess vor.

Die Branchenausrichtung der Lösung sowie die Branchenerfahrung des Anbieters sind nach der Erfahrung aus Beratungsprojekten von Trovarit wesentliche Indikatoren für die potenzielle Nähe der Standardprozesse zu den eigenen Anforderungen und Spezifika. Ist eine solche Nähe nicht gegeben, sollten Unternehmen zumindest eine hohe Flexibilität und eine möglichst releasefähige  Erweiterbarkeit der Standardsoftware fordern, um die Prozesse zumindest auf der Projektebene individuell effizient ausgestalten zu können.
Die explizite Bewertung der Branchenausrichtung und Flexibilität leistet bei der abgesicherten Auswahl der am besten passenden Lösung einen wichtigen Beitrag. Die am Markt verfügbaren Lösungen lassen sich anhand dieser Kriterien deutlich unterscheiden. Aufgrund der Abhängigkeit der beiden Aspekte voneinander kann durchaus auch bewusst eine Entscheidung gegen eine mit hoher Branchenfunktionalität ausgestaltete, aber gegebenenfalls weniger flexible Lösung zugunsten einer modernen, flexibleren Lösung erfolgen. Dadurch verschiebt sich die Projektausrichtung von einer reinen Standardsoftware-Einführung hin zu einem stärkeren Software-Entwicklungsprojekt.
Trotz der grundsätzlichen Qualität und vielfach großen Funktionsbreite und ‑tiefe der führenden Warenwirtschaftslösungen, zeigt die Beratungspraxis eindeutig, dass jedes Handelsunternehmen im Detail so spezifisch ist, dass die ein oder andere Anpassung – wie auch immer man sie nennen mag (Parametrisierung, Add-on-Programmierung oder Tiefen-Customizing) – individuell umzusetzen ist. Im Sinne einer effizienten Prozessausgestaltung ist dies – restriktiv gehandhabt – durchaus akzeptabel. Unternehmen sollten aber bei allen Anpassungen die Software nicht über Gebühr verbiegen und das Thema Release-Wechsel im Fokus behalten.

Die Autoren:
Dr. Karsten Sontow ist Vorstand bei der Trovarit AG. Dr. Oliver Vering  ist Leiter Retail bei Prof. Becker GmbH.