Händler beschleunigen Abläufe über moderne Applikationen

Ausgabe 06/2011

Auswahl von Wirtschaftssystemen: Händler beschleunigen Abläufe über moderne Applikationen

Auswahl und Einführungsprojekte für Warenwirtschaftslösungen sind ebenso vielfältig wie das Software-Angebot. Eine Trovarit-Studie zeigt die typischen Anforderungen und Probleme der Anwender auf.

Im Handel

ist gerade eine deutliche Zunahme an Auswahl- und Einführungsprojekten von zentralen IT-Systemen festzustellen. Aldi-Süd hat sich bei ihrem neuen Kassensystem für eine Lösung von Gebit Solutions entschieden. Edeka beschäftigt sich mit einer SAP-Einführung. Der Einsatz von Standardlösungen in der Warenwirtschaft erscheint für die meisten Unternehmen als alternativlos. Warenwirtschaftslösungen liefern sowohl internationale Standardsoftwerker wie SAP und Microsoft als auch diverse Spezialanbieter. Gerade bei ausgefallenen funktionalen Anforderungen wie etwa im Mode-/Sporteinzelhandel, bei zentral regulierenden Verbundgruppen sowie im mittelständischen Handel kommen kleinere Spezialanbieter auf einen relevanten Marktanteil.
Anforderungen an ein Warenwirtschaftssystem und Probleme im Alltagsbetrieb zeigt die Studie Anwenderzufriedenheit ERP/Business Software Deutschland 2010/2011, für die Trovarit im vergangenen Jahr 2000 Unternehmen befragt hat, davon 330 aus der Handelsbranche. Bei den Gründen für die Einführung eines neuen Warenwirtschaftssystems ist Ablösung aus Altersgründen noch das mit Abstand dominierende Motiv. Dies lässt sich auf einen Nachholbedarf zurückführen, der durch das Zurückfahren von IT-Aktivitäten seit dem Jahr 2009 entstanden ist. Zudem kommen zahlreiche Handelsunternehmen, die Ende der neunziger Jahre neue Systeme eingeführt haben, nun in eine Optimierungs- und Ablösungsphase. Mit 45 Prozent der Nennungen ist der Grund „veraltetes System“ bei Handelsunternehmen deutlich stärker ausgeprägt als bei Produktions- und Dienstleistungsunternehmen, wo dieser Wert 38 beziehungsweise 30 Prozent beträgt. Geänderte Anforderungen und die Unzufriedenheit mit dem Anbieter spielen mit je knapp 15 Prozent Nennungen eine untergeordnete Rolle. Lediglich drei Prozent der Nennungen betreffen die Unzufriedenheit mit den IT-Kosten.
Bei einer Analyse der Ziele der Neueinführung dominiert klar die Steigerung der Prozessqualität: Das Motiv Abläufe und Prozesse vereinfachen/beschleunigen kommt auf 78 Prozent der Nennungen, schnellerer Zugriff auf Informationen auf 49 Prozent, bessere Informationen auf 40 Prozent und das Automatisieren von Prozessen auf 35 Prozent. Bis in große Handelsunternehmen hinein gibt es nach unserer Erfahrung bei der Automatisierung von internen und externen Prozessen immer noch deutliche Potenziale. Technologisch gesehen bestehen mit Scanning/Texterkennung, EDI (Electronic Data Interchange), Portallösungen sowie Workflow-Konzepten etablierte Ansätze, durch die sich manuelle Tätigkeiten und Prozessbrüche reduzieren lassen.
Bei den Gründen für die Auswahl eines Warenwirtschaftssystems steht mit 74 Prozent der Nennungen die „Abdeckung der funktionalen Anforderungen“ an erster Stelle. Eine hohe funktionale Abdeckung beim Einsatz von Standardsoftware minimiert den Aufwand für individuelle Erweiterungen.Mit nur wenigen Klicks finden IT-Entscheider beispielweise unter: tiny.cc/it-selection die Software-Anbieter und -Lösungen, die am besten zu der Aufgabenstellung passen. Trotz der generell breiten Funktionalität vieler Lösungen, gibt es nur wenige größere Projekte, die völlig auf Erweiterungen und Anpassungen verzichten. Da im Handel oft unternehmensspezifische Prozesse ein großes Mengenvolumen aufweisen, lohnen sich sehr spezifische Anpassungen selbst dann, wenn sie nur zu kleinen Einsparungen je Arbeitsgang führen.
Ebenfalls eine große Rolle bei der Auswahlentscheidung spielen die Aspekte „Flexibilität der Software“ (46 Prozent), „Eignung für den Mittelstand“ (38 Prozent), „Benutzerführung/Ergonomie der Software“ (38 Prozent), „Kosten-Nutzen-Verhältnis“ (35 Prozent) sowie „Fachkompetenz/Auftreten des Anbieters“ (35 Prozent) und „Moderne, zukunftsweisende Technologie“ (30 Prozent). Auffällig im Vergleich zu Unternehmen aus Industrie und Dienstleistung ist die im Handel deutlich größere Bedeutung des Aspekts „Flexibilität der Software“. Der Wandel in der Handelsbranche erfordert Lösungen, die sich mit wenigen Anpassungen an neue Rahmenbedingungen anpassen lassen. Typische Veränderungen sind internationale Expansion, neue Organisationsstrukturen, andere Geschäftsmodelle oder Sonderprozesse für Großkunden.
Mit typischen Nutzungszeiten von zehn bis 15 Jahren legt der Handel aus unserer Erfahrung durchaus zu Recht großen Wert auf eine zukunftssichere Lösung und einen stabilen Anbieter. Positiv hervorzuheben ist, dass die Entscheidungsfindung zunehmend systematischer und rationaler erfolgt. „Emotionale“ Gründe erreichen nur drei Prozent der Nennungen. Kaum eine Rolle spielte bisher das Betriebs-/Preiskonzept einer Lösung – etwa  Mietsoftware, Software as a Service –, das lediglich 1,4 Prozent der Anwender als entscheidungsrelevant bezeichnen.
Die Einführung eines Warenwirtschaftssystems stellt ein komplexes Projekt dar, welches umfassende technische und organisatorische Veränderungen erfordert. Als Hauptprobleme bei der Systemeinführung nennen Handelsunternehmen Datenmigration/-aufbereitung (42 Prozent), den Umfang der Systemanpassungen (24 Prozent), das Einhalten des Terminplans (22 Prozent) und das Abbilden der Geschäftsprozesse (24 Prozent). Auch wenn eine Datenmigration technisch kaum noch als problematisch gilt, stellen sich bei der Datenaufbereitung große Herausforderungen im inhaltlich-fachlichen Bereich. In Altsystemen sind Informationen oftmals nicht vollständig gepflegt und befinden sich unstrukturiert in Freitextfeldern, da sie bisher nur manuell bearbeitet wurden.
Moderne integrierte Lösungen setzen aber strukturierte Daten in einer hohen Qualität voraus. Alleine die Anzahl an zwingend zu füllenden Pflichtfeldern im Artikelstamm überrascht viele Anwender. Daher erfordert in den meisten Migrationsprojekten die Vervollständigung und Aktualisierung der bisherigen Daten einen erheblichen manuellen Aufwand. Diese Problematik verschärft sich, wenn mit dem Sys­temwechsel auch inhaltliche Stammdatenänderungen einhergehen, etwa neue Warengruppenstrukturen oder der Wechsel von sprechenden auf nicht-sprechende Artikelnummern.
Die auf Platz zwei und drei liegenden Probleme „Umfang der Systemanpassungen“ und „Abbildung Geschäftsprozesse“ dürften stark korrelieren. Offensichtlich wird oft immer noch erst während des Implementierungsprojektes deutlich, dass die Software die gewünschten Soll-Prozesse ohne Anpassung nicht optimal unterstützt. Die Abbildbarkeit zentraler Prozessanforderungen sollte daher bereits im Rahmen der Software-Auswahl betrachtet werden.
Im  laufenden Betrieb sind zwar einige der zentralen Probleme des Einführungsprojektes abgeschlossen, andere Schwierigkeiten bleiben jedoch bestehen: So benennen 13 Prozent der Handelsunternehmen den Aufwand für die Datenpflege als zentrales Problem im laufenden Betrieb. 14 Prozent sind mit der Anpassbarkeit und Flexibilität der Lösung unzufrieden – obwohl 46 Prozent diesen Aspekt als zentral in ihrer Auswahlentscheidung bezeichnet haben. Trotz einer besonderen Beachtung der Flexibilität der Software bei der Auswahlentscheidung sind also die Warenwirtschaftslösungen im laufenden Betrieb nicht flexibel genug. Zu empfehlen ist daher, die Flexibilität in der Software-Auswahl anhand konkreter Aufgabenstellungen zu betrachten. Weitere Hauptprobleme im laufenden Betrieb sind der Aufwand für die Datenpflege (13 Prozent), der Aufwand für Upgrades und Release-Wechsel (zwölf Prozent), Schnittstellen (elf Prozent), Reaktionszeiten der Hotline (elf Prozent) sowie hohe Wartungs-/Betriebskosten (zehn Prozent).

Die Autoren:
Dr. Karsten Sontow, Vorstand der Trovarit AG
Dr. Oliver Vering, Leiter Retail bei Prof. Becker GmbH