ERP und Business Intelligence: Business-Intelligence-Lösungen erweitern ERP-Systeme

Auch bei Art und Umfang der Berichtsfunktionen liegen laut Bange die Spezialhersteller vorne: „ERP-Systeme beschränken sich meist auf das Thema operatives Reporting. Häufig haben Unternehmen Funktionsanforderungen, die darüber hinausgehen, beispielsweise ein besonderes Layout oder erweiterte Verteilmöglichkeiten für die Berichte. Zumindest die Planung führen sie in der Regel außerhalb des ERP-Systems durch. Auch wenn es um Zeitreihenanalysen geht, kommen laut Bange die ERP-Systeme schnell an ihre Grenzen: „Die Transaktionssysteme archivieren oder löschen die Informationen relativ schnell, weil große Datenmengen den Betrieb verlangsamen.“

Ein weiteres Argument für Speziallösungen ist das Auslagern von Last: „Analytische Anfragen binden Datenbankressourcen und können den Transaktionsserver verlangsamen“, erklärt Bange. „Weil sich diese Last häufig gar nicht prognostizieren lässt, wird sie in eigene Systeme ausgelagert.“ Ähnlich argumentiert Niemann: „Ein Transaktionssystem hat andere Workloads wie ein BI-System. Umfangreiche BI-Auswertungen werden deshalb gerne in eine eigene Plattform ausgelagert, die technisch durchaus ähnlich sein kann wie die ERP-Plattform.“ Transaktionssysteme und BI-Module laufen also meist im Parallelbetrieb. „Für Unternehmen ist es wichtig, eine klare Grenze zu ziehen, was genau in den einen und was in den anderen Bereich fällt“, empfiehlt Bange. „Nur so lässt sich Doppelarbeit vermeiden.“
Die Frage nach den Marktanteilen von ERP-Herstellern und Spezialanbietern im Business-Intelligence-Markt lässt sich aufgrund der Funktionsvermischung eher schwierig beantworten. Bange zitiert als Beispiel SAP, die seit 1998 die Analysefunktionen im separat zu lizenzierenden SAP Business Warehouse bündelt und darüber hinaus die Module von SAP BusinessObjects auch an Anwender verkauft, die ERP-Systeme von Drittherstellern einsetzen. Von einer Dominanz im BI-Markt sind die ERP-Anbieter weit entfernt, wie Niemann berichtet: „In den Top 10 der BI-Anbieter in Deutschland finden sich drei, die auch im ERP-Markt eine nennenswerte Rolle spielen. Obwohl die ERP-Hersteller viel in BI investieren, haben die Spezialanbieter einen höheren Marktanteil.“
Die folgenden fünf Anwenderberichte zeigen, wie die Deutsche Flugsicherung ihren Vertrieb mit Arcplan steuert, der Pharmahersteller Merz Preise und Konditionen mit BOARD festlegt, eine Spedition ihre Abläufe mit Cubeware optimiert, das Umweltbundesamt Statistiken und Analysen mit MS SQL Server erstellt und die Berliner Universitätsklinik Charité sich bei der Verhandlung der Fallpauschalen auf Simulationen von SAP HANA stützt.

Der Bereich Aeronautical Solutions der DFS Deutsche Flugsicherung GmbH berät weltweit Organisationen in Fragen der Flugsicherheit und vertreibt Flugsicherungssys-teme und Trainingsprogramme für das Flugsicherungspersonal. Die Abteilung benötigte eine Lösung zur Entscheidungsunterstützung und Priorisierung von Vertriebsprojekten. Aufgrund seiner Funktionalität machte Arcplan Enterprise das Rennen.
Die Lösung MCIS Market & Competitive Intelligence System – auf Basis von Arcplan Enterprise und Oracle – dient heute als zentrale Vertriebsinformationsplattform. Sie bündelt Informationen und ermöglicht so die Quantifizierung und Priorisierung von weltweiten Vertriebsprojekten. MCIS hat drei Schwerpunkte: Market Reports, Opportunity Reports sowie Profile Reports mit Wettbewerbsinformationen.
Die Market Reports umfassen Daten wie Flugaufkommen, Bestand und Entwicklung der Flughafenanzahl sowie geplante Investitionen. Sie lassen sich nach Produkten und Regionen analysieren und stehen den Vertriebsmitarbeitern weltweit im Schreib- und Lesezugriff zur Verfügung. Für die Opportunity Reports wurden spezielle Indikatoren entwickelt, um die Vertriebsaktivitäten zu priorisieren. Hier finden sich Informationen zu Flughäfen, Flugsicherungssoftware, Flugbewegungen oder der Entwicklung des Luftverkehrs. Aus diesen Angaben errechnet die Lösung Verkaufs­chancen für DFS-Angebote. Vertriebsmitarbeiter geben Daten wie Projektstart und -ende oder Inves­titionsvolumen ein und ergänzen Kommentare über die Projektchancen. In den Profile Reports finden sich Markt- und Wettbewerbsinformationen, wie etwa Angaben zu Unternehmen, Produkten, Kunden, installierten Systemen, Strategien und Kooperationen.
„Mit Arcplan Enterprise steuern wir Vertriebsprojekte proaktiv“, berichtet Stefan Lentz, Leiter Aeronautical Solutions bei der DFS. „Die Analyselösung schlägt den Mitarbeitern vor, welches Projekt zu welchem Zeitpunkt mit welchen Ressourcen abgewickelt werden kann. Alle Informationen werden zentral erfasst und sind dann weltweit verfügbar.“

Merz Consumer Care ist ein Anbieter von Gesundheits- und Pflegeprodukten im deutschsprachigen Raum. Im Rahmen der Internationalisierung führte das Unternehmen eine Plattform zur Simulation von Veränderungen in Geschäftsprozessen ein. Um finanzielle Effekte aus Veränderungen bei Fabrikabgabepreisen und Konditionen zu identifizieren, sollte das hochkomplexe, über Jahrzehnte gewachsene Preis- und Konditionssystem neu strukturiert werden.
In drei Schritten wurden mit dem Business-Intelligence- und Perform­ance-Management-Toolkit von BOARD die Strukturen des Preis- und Konditionssystems harmonisiert, eine Kosten- und Umsatzplanung eingeführt und ein Vertriebscockpit implementiert, das Key Performance Indicators übersichtlich darstellt. Mit BOARD fand Merz Consumer Care ein Werkzeug für die Fachabteilung, das programmierfrei ist und trotzdem Daten aus SAP und weiteren Quellen extrahiert. Die Fachanwender planen damit das jährliche Umsatz- und Kostenbudget und berechnen einen monatlich rollierenden Forecast auf Kunden- und Produktebene. Komplexe MS-Excel-Analysen und starre Berichte gehören damit der Vergangenheit an.
„BOARD hat sich als wichtiges Steuerungsinstrument in der täglichen Vertriebsarbeit etabliert“, erläutert Holger Schweikart, Senior Sales Controller bei Merz. „Da keinerlei Programmieraufwand notwendig ist, können Schlüsselanwender Berichte und Prozesse komplett eigenständig anpassen.“ Das System lasse sich individuell auf die Wünsche der unterschiedlichen Anwendergruppen abstimmen und das habe zu einer hohen Akzeptanz geführt.
Bei der täglichen Arbeit mit dem Preis- und Konditionssystem fiel auf, dass Strukturen nicht vollständig harmonisiert und für unterschiedliche Anwendergruppen nicht transparent waren. Im Zuge der Datenbereitstellung aus den Vorsys-temen wurden daher die Daten bereinigt und Datenleichen beseitigt. Filter gewährleisten nun, dass sich BOARD in nächtlichen Datenladeprozessen ausschließlich die für die Berechnungen nötigen Daten aus dem SAP-System holt. Dadurch stieg die Datenqualität, und das macht sich in einer verbesserten Steuerung und genaueren Planung bemerkbar.

Das 600 Mitarbeiter zählende Speditions- und Logistikunternehmen Senator International nutzt Business Intelligence nicht nur für Finanzanalysen, sondern auch zur Optimierung der internationalen Warenströme. Zum Einsatz kommt eine Cubeware-Lösung für das Finanz- und Prozesscontrolling.
Ausgehend vom Finanzbereich hat die Controlling-Abteilung zunächst eine deutschlandweite Plattform für Planung, Analyse und Reporting aufgesetzt. Analysegrundlage ist ein Datenwürfel mit Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz und Cash-Flow auf Basis des Microsoft SQL Server. Erweitert wurde die Lösung durch ein Reporting-Modul für den operativen Bereich. Ein wichtiges Projektziel war die Anbindung der heterogenen Quellsysteme. Der Cubeware Importer führt Daten aus Varial Guide, MS Dynamics NAV, der Speditionssoftware Kewill B2 und aus den Buchhaltungssys-temen der Tochtergesellschaften in einem Data Warehouse zusammen und bereitet sie in Daten­cubes auf.
Für den operativen Bereich generiert eine automatische Exportfunktion täglich PDF-Berichte für die einzelnen Standorte. Für das Prozesscontrolling werden einzelne Sendungen detailliert abgebildet und beispielsweise nach Agenten oder Hauptauftragnehmern analysiert. Geoanalysen werten mittels eingebundener Landkarten Erträge nach Volumen und Region aus.
„Mit Cubeware ist unser Reporting schneller und flexibler geworden“, erläutert Patrick Schochardt, Senior Expert Controlling bei Senator International. „Wir erstellen heute auf Knopfdruck detaillierte Vergleichsanalysen, und die Monatsberichte liegen zwei Tage früher vor.“ Bei der Geschwindigkeit helfen die Datenimport-Routinen. Durch die automatisierte Übertragung und die Fehlerkontrollen des Cubeware Importers entfällt der bisherige Aufwand für Fehlerberichte komplett.
Das Finanzmodul ermöglicht detaillierte Deckungsbeitragsrechnungen für die ausländischen Gesellschaften bis auf Produkt- und Kostenstellenebene. Das Prozesscontrolling unterstützt die kontinuierliche Optimierung der Kernprozesse und somit die kosteneffiziente Abwicklung der Transportaufträge.

Das Umweltbundesamt versteht sich als Frühwarnsystem, das Beeinträchtigungen der Umwelt erkennt, bewertet und Lösungen vorschlägt. Wichtig ist die Dokumentation über die verwendeten Mittel. „Wir brauchen für das Controlling ein Informationssys­tem, das zuverlässig Statistiken und Analysen bereitstellt“, erläutert IT-Leiter Joachim Hübener. Bislang wurden Daten aus vielen Einzelsystemen manuell zu Berichten zusammengeführt. Wollten Fachanwender Haushaltszahlen unter neuen Aspekten analysieren, muss­ten sie die IT-Abteilung um Hilfe bitten. „Uns fehlte eine übergreifende Sicht“, erläutert Hübener. „Daher beschlossen wir 2009, ein zentrales Informationssystem einzuführen.“
Für den Zugriff auf die dezentralen Fachanwendungen war ein vermittelndes System gesucht, das Daten revisionssicher zentral speichert. Nach der Marktevaluierung entschied sich das Umweltbundesamt für eine Lösung mit MS SQL Server 2008 R2, MS Office 2010 und MS SharePoint Server 2010. Ausschlaggebend waren die gewohnte Bedienung von MS Excel und die Leistungsfähigkeit von MS SQL Server 2008 R2 im Backend. Mit den Microsoft SQL Server 2008 Integration Services wurde ein Prozess für die Datenbewirtschaftung eingerichtet, der Daten aus den Vorsystemen für Haushalt, Kosten- und Leistungsrechnung sowie Logistik in einem Data Warehouse zusammenführt. „SQL Server 2008 R2 als zentrales Data Warehouse stellt sicher, dass wir mit einer Version der Wahrheit arbeiten“, erläutert Hübener.
Die Nutzer aus dem zentralen und dezentralen Controlling beantworten nun eigenständig Fragen zur Budgetverwendung, dokumentieren den Mitteleinsatz und errechnen verbleibende Mittel. Sie haben Zugriff auf rund 20 Millionen Buchungszeilen im Data Warehouse. Als Client kommt MS Excel 2010 zum Einsatz. „Mussten wir früher tagelang auf Berichte warten, sind diese nun sofort in MS Excel oder im MS SharePoint-Portal verfügbar“, berichtet Hübener. Standardisierte Berichte, die sowohl das relationale Data Warehouse als auch OLAP-Würfel (Online Analytical Processing) nutzen, werden mittels der MS SQL Server Reporting Services erstellt. Sie stehen den Anwendern über MS SharePoint 2010 zur Verfügung.

Die Berliner Universitätsklinik Charité verhandelt ihr Gesamtbudget jährlich mit den Krankenkassen. Lange Zeit fehlte dafür der schnelle Zugriff auf relevante Informationen. Aufgrund der enormen Datenmenge war es kaum möglich, Simulationen auf Basis von historischen Daten durchzuführen, um dann Budgets auszuweisen. „Unsere Klinikberichte, basierend auf den Daten aus unserem ERP-System, bestehen aus Tabellen mit über 300 Millionen Zeilen“, berichtet Martin Peuker, stellvertretender CIO der Charité. „Nachfragen während der Verhandlungen konnten wir kaum beantworten, weil die Auswertungen einfach zu lange gedauert hätten.“
Um die Qualität der Datenbasis zu verbessern, führt die Charité seit 2008 eine unternehmensweite Datenkonsolidierung durch. Als Reporting-Plattform kommt SAP Business Warehouse zum Einsatz, sowohl im Controlling und bei der Gewinn- und Verlustrechnung als auch für die prozessorientierte Unterstützung im Krankenhausmanagement.
2008 wurde das SAP Business Warehouse um den SAP Business Warehouse Accelerator ergänzt, der mit der In-Memory–Technologie arbeitet. Dieser beschleunigt die Auswertung größerer Datenmengen sowie die Erstellung von Standardreports. „Nun simulieren wir während der Budgetverhandlungen die vorgeschlagenen Fallpauschalen in Echtzeit“, erklärt Peuker.
Seit Anfang 2010 wertet zudem ein definierter Anwenderkreis die Patientendaten mit SAP BusinessObjects Explorer aus. Ärzte greifen mit mobilen Endgeräten ortsunabhängig auf Auswertungen aus SAP BW zu. Dieses Verfahren reduziert den Verwaltungsaufwand deutlich, so dass die Mediziner mehr Zeit für ihre Patienten haben. Auch die Zusammenarbeit mit Partnereinrichtungen profitiert: Analyseergebnisse liegen in kürzester Zeit vor und Therapievorschläge lassen sich schneller erarbeiten. Das vermeidet Doppelbehandlungen.
Seit August dieses Jahres setzt die Charité neben SAP BW zusätzlich die mit In-Memory-Technologie arbeitende Analyse-Appliance SAP HANA ein. „Damit unterstützen wir die klinische Forschung mittels Ad-hoc-Abfragen“, berichtet Peuker. „Gemeinsam mit dem Hasso-Plattner-Institut und dem SAP Innovationszentrum haben wir auf Basis von SAP HANA eine mobile Applikation für Forscher in der Onkologie entwickelt.“jf