ERP in der Praxis

Wer im schnelllebigen Reifenhandelsgeschäft nicht auf der Strecke bleiben will, sollte beispielweise eine Unternehmenssoftware mit einsetzen, die Filialen integriert und alle Informationen – Bestände, Preise, Aufträge – in Echtzeit liefert. Das Familienunternehmen Pneuhage hat sich für seine Warenwirtschaft für die SAP Business-All-in-One-Software Tradesprint von cormeta entschieden.

Pneuhage Reifendienste unterhält heute ein Servicenetz von rund 90 eigenen Niederlassungen und mehr als 220 Vertriebspartnern. So bietet Pneuhage beispielsweise die Montage und Einlagerung der Reifen gleich mit. Hier zeigt sich der Vorteil der bundesweiten Präsenz: Egal, wo der Kunde wohnt – die nächste Filiale ist nicht weit entfernt. „Für Kunden zählt heute nicht nur der Preis, sondern auch die gewünschte Dienstleistung. Über unser Filialnetz bieten wir ihnen diesen Service", erläutert Ralf Brauer, Leiter IT & TK bei Pneuhage.

Das weitverzweigte Filial- und Partnernetz von Pneuhage macht aber die Logistik komplex. Eine filialübergreifende Sicht auf Stammdaten, Bestellungen, Bestände und Warenbewegungen ist das A und O. Doch genau daran haperte es in der Vergangenheit. Es gab keine geschlossene Warenwirtschaft innerhalb des Verbundes. Der Grund: Die bisher eingesetzte Software war nicht mandantenfähig, das heißt, sie musste für jede Niederlassung einzeln installiert werden und arbeitete separat. Jede Filiale war IT-technisch isoliert und konnte daher auch nicht direkt die Bestände der anderen abfragen. Zwar gab es eine Bestandsauskunft im Intranet, doch die Kollegen mussten dazu immer „ihre" Filialsoftware verlassen. Auch das Bestellwesen war nicht integriert, das heißt, Bestellungen wurden überwiegend telefonisch oder per Fax bearbeitet und nicht im System erfasst. Zudem besaß das Altsystem eine rein textbasierte Benutzeroberfläche mit dadurch beschränktem Informationsgehalt. Großer Nachteil dabei: Die im System verwendeten Abkürzungen und teils kryptischen Begriffe waren gerade für neue Mitarbeiter oft unverständlich. „Das System war alles andere als State of the Art. Funktional zwar in Ordnung, aber mit Mängeln beim Handling und bei der Systemintegration", erinnert sich Ralf Brauer.

Ohnehin lag die Weiterentwicklung des Systems seit geraumer Zeit still. Der Hersteller sei 2003 insolvent gegangen, die Anwendung drohte zum Software-Oldtimer zu werden. „Für den täglichen Einsatz im rasanten Geschäft des Reifenhandels braucht man ein zeitgemäßes Fahrzeug mit viel PS und einem großen Funktionsumfang", erklärt Ralf Brauer seine Entscheidung, eine neue Software einzuführen. „Wir suchten eine zukunftssichere Standardlösung, mit der sich alle warenwirtschaftlich relevanten Vorgänge sowohl der Zentrale als auch der Filialen abwickeln lassen." Die Wahl fiel auf Tradesprint, die auf SAP basierende Branchensoftware der cormeta ag; nicht zuletzt deshalb, weil Pneuhage im Rechnungs- und Personalwesen bereits seit Jahren mit SAP arbeitet. Auch cormeta war für den Reifenhändler keine Unbekannte – schließlich setzt man im Kreditver-sicherungsmanagement deren Software KVsprint ein. Daher lag es nahe, auch in der Warenwirtschaft mit SAP zu fahren. Ralf Brauer: „Wir haben uns für Tradesprint entschieden, weil die Anwendung nicht nur auf einem marktüblichen und daher zukunftssicheren Standard basiert, sondern auch, weil sie eine integrierte Filiallösung mit allen wichtigen Vertriebs- und Servicefunktionalitäten für den Reifenhandel ist." Auch beim Online-Terminbuch, über das Interessenten auf der Homepage von Pneuhage einen Montagetermin vereinbaren können, spiele das neue System seine Stärken aus.

Im Zuge der Einführung entwickelten cormeta und Pneuhage das neue Cockpit gemeinsam, das die bisherigen Einzelcockpits von Tradesprint ablöst. Es steuere alle Arbeitsabläufe im Reifenhandel und im Kfz-Service-Betrieb, einschließlich Ein- und Auslagerung, Bar-/Thekenverkauf, Werkstattreparaturen sowie Bestandsabruf mit Umbuchung. „Endlich bekommt der Mitarbeiter in der Niederlassung ein System aus einem Guss und muss nicht mehr zwischen verschiedenen Anwendungen hin und her springen", berichtet Ralf Brauer.

Pneuhage setzt Tradesprint aktuell in 23 Filialen ein. Davon arbeiten sieben Niederlassungen bereits mit dem neuen Cockpit. Bis Ende 2011 sollen auch alle anderen Niederlassungen auf Tradesprint einschließlich des neuen Cockpits umgestellt werden; vier davon noch in diesem Jahr.

Bereits seit dem 1. Februar 2010 steuert die Brigitte von Boch Living GmbH ihre Prozesse mit der Unternehmenssoftware eNVenta ERP. Das Multichannel-Handelsunternehmen für anspruchsvolle Mode, gehobene Lifestyle-Artikel und Accessoires habe die neue Lösung mit Hilfe des IT-Dienstleisters und eNVenta-Partner ERP Novum in vier Monaten implementiert. Die Firma mit Sitz im saarländischen Überherrn ist im klassischen Versandhandel, im E-Commerce, im B2B-Geschäft und im Geschäft mit eigenen Filialen aktiv. Über die Jahre hatte sich im Unternehmen eine komplexe IT-Landschaft mit Firmendaten auf verschiedenen internen und externen Plattformen entwickelt, was mit zunehmender Komplexität und Wartungsintensität zu steigenden Kosten geführt habe.

Nachdem das Unternehmen zunächst einige Versandhandelslösungen evaluiert hatte, kam der Nissen&Velten-Partner ERP Novum zum Zuge. Die Technologiebasis Microsoft .NET, der Funktionsumfang, die intuitive Bedienung von eNVenta ERP und Features wie Telefonie-Integration und Office-Integration haben den Angaben zufolge das Handelsunternehmen überzeugt. Nach einem Workshop im Oktober 2009 folgte die Vertragsunterzeichnung im Dezember 2009. Mit ihr fiel der Startschuss für die eigentliche Implementierung des Kernsystems, die am 1. Februar 2010 fristgerecht abgeschlossen worden sei. Die Anbindung der Filialen und des Moduls Webshop von eNVenta erfolgte in zwei weiteren Schritten in den kommenden drei Monaten. In der ersten Projektphase, in der auch eine Reihe von unternehmensspezifischen Anpassungen für das Handelsunternehmen vorgenommen wurden, arbeiteten die interne IT-Abteilung, die Key User und der Dienstleister ERP Novum zusammen, um den Zeitplan einzuhalten. Mit Projektende sollen 50 Mitarbeiter an 17 Standorten mit dem neuen ERP-System arbeiten. „Die Konsolidierung unserer bisherigen Geschäftsanwendungen auf ein ERP-System führt zu erheblichen Einsparungen bei Wartung und Lizenzen", erklärt Oliver von Boch, Geschäftsführer der Brigitte von Boch Living GmbH.

Eine größere Herausforderung für ERP Novum war die Datenübernahme aus den verschiedenen IT-Systemen, die aber laut Angaben in zehn Tagen gemeistert werden konnte. Anpassungen für die Darstellung von Varianten und Konfektionsgrößen der Artikel wurden im ERP-System vorgenommen. Bereits im laufenden Projekt habe sich Brigitte von Boch Living entschlossen, zur Versandoptimierung eNVenta an die Lösung Easylog der Firma DHL anzubinden, die sowohl zur Sendungsverfolgung inklusive Nachnahme als auch zur Retourensteuerung sowie zur Unterstützung des Exportverfahrens ATLAS des Deutschen Zolls diene. Mit dem Echtstart von eNVenta wurde bei Brigitte von Boch Living auch ein neues Versandlager im saarländischen Altforweiler in den Betrieb genommen. Das Lager, in dem täglich bis zu 1000 Artikel kommissioniert werden, wird mithilfe des Logistik Moduls von eNVenta ERP gesteuert.

Die ERP-Software wird in einem Rechenzentrum in Wiesbaden für das Handelsunternehmen gehostet. Die Unternehmenszentrale von Brigitte von Boch Living im saarländischen Überherrn greift ebenso wie das Lager in Altforweiler, ein Call Center in Pirmasens und die Ladengeschäfte in ganz Deutschland und Luxemburg via Virtual Private Network (VPN) auf das ERP-System in Wiesbaden zu. Die Antwortzeiten seien sehr kurz und alle Unternehmensteile daher fortlaufend über die Bestände aller Artikel im Lager informiert.

Die Karl Walther Alben und Rahmen GmbH & Co KG, Anbieter von Rahmen und Fotoalben in Deutschland, habe seine Produktzyklen mit der ERP-Lösung APplus verkürzt. Das Geschäft von Karl Walther ist von sehr kurzen Innovationszyklen bestimmt. Durch ein in kurzen Abständen immer wieder neu zusammengestelltes Sortiment schaffe das klassische Groß- und Außenhandelsunternehmen starke Kaufanreize im Markt und sichere sich attraktive Margen. Das Ziel dieses auf den Zeitvorteil ausgerichteten Geschäftsmodells besteht darin, neue Produkte und Produktvarianten auf den Markt zu bringen, noch bevor das bestehende Sortiment Nachahmer findet. Nur wenn sämtliche relevante Informationen gleichsam auf Knopfdruck über die gesamte Wertschöpfungs- und Lieferkette verfügbar sind, sei dieses Ziel zu erreichen – das Hauptkriterium für Karl Walther im ERP-Auswahlverfahren und der Hauptentscheidungsgrund für APplus.

„Bereits während der Präsentationsphase und der anschließenden Workshops stellten wir einen hohen Deckungsgrad des Systems mit unseren Anforderungen fest. Die intuitive Bedienung nach dem Prinzip: Die nächste Information ist nur zwei oder drei Mausklicks weit entfernt, der hohe Integrationsgrad der Office-Anwendungen und nicht zuletzt die Technologieplattform kamen unseren Anforderungen und unserer Philosophie sehr entgegen", erklärt Oliver Jordans, Leiter IT und HR.

Gefordert gewesen sei insbesondere ein hoher Integrationsgrad zu Systemen wie einer sprachgesteuerten Kommissionierungslösung („Pick by Voice") in der Logistik und dem firmeneigenen B2B Web-Shop sowie die Anbindung der Außendienst-Mannschaft. Um einen reibungslosen Datenaustausch mit den Drittsystemen der Lieferanten zu ermöglichen, musste der EDI-Standard unterstützt werden. Ferner musste sich die Lösung von den Außendienstmitarbeitern auch offline nutzen lassen.

Doch nicht nur die Integrationsfähigkeit zu Drittsystemen, sondern auch zwischen den einzelnen APplus-Modulen sollte die Durchgängigkeit der Prozesse sichergestellt sein. „Durchgängigkeit heißt für uns zentrale, einmalige Datenhaltung vom Lieferanten über das Lager bis hin zum Kunden und die Finanzbuchhaltung. Unabhängig davon, an welcher Stelle man in den Prozess eintritt – mit nur wenigen Mausklicks hat man die Details zum Vorgang. Und das auch, wenn man als Außendienstmitarbeiter unterwegs ist. Nur so ist man in einem heiß umkämpften Markt wettbewerbsfähig. Eine Reglementierung erfolgt lediglich über Zugriffsberechtigungen, aber nicht mehr wegen technischer Hürden oder räumlicher Distanz wie in der Vergangenheit", erläutert Oliver Jordans.

Neben der Abbildung der Prozesse und universalen Verfügbarkeit der Informationen haben den Angaben zufolge die integrierten Auswertungsmöglichkeiten der ERP-Lösung überzeugt. „APplus wird uns dabei helfen, das Kaufverhalten unserer Kunden zukünftig noch genauer analysieren zu können. Auf diese Weise sind wir in der Lage, unser Sortiment dem Markt und seinen Bedürfnissen noch schneller und effizienter anzupassen", betont Rolf Inderbiethen, Geschäftsführer bei Karl Walther.

Nach der Unternehmensentscheidung für APplus Anfang des Jahres soll das Implementierungsprojekt mit einem veranschlagten Finanzvolumen von rund 250 000 Euro inklusive Tests und Schulungen Ende Juni abgeschlossen sein, so dass der Echtstart für die insgesamt 45 Anwender wie geplant am 1. Juli 2010 erfolgen könne. Neben den Modulen und Funktionalitäten Einkauf, Vertrieb mit CRM, Lager, EDI, Stapler-Leitsystem, Finanzwesen, Management-Informationssystem (OLAP) werde auch eine Lagerlösung für „Schwimmende Ware" implementiert. Diese komme insbesondere bei Einkäufen in Asien zum Tragen, da dort eingekaufte Bestände zwar noch nicht direkt verfügbar sind, aber bereits zu diesem Zeitpunkt in den Bilanzen geführt und bewertet werden müssen.

Ein neues ERP-System bildet auch die eng ineinander verzahnten Geschäftsprozesse des Notleuchten-Herstellers und Ersatzstromversorgers Gessler GmbH ab. Genau genommen sind es zwei Unternehmen, die Gessler senior und Gessler junior in Rodgau betreiben: die Gessler GmbH, die sich um Einkauf, Bestellwesen, Vertrieb, Handel, Produktion, Lager und Versand aller Produkte kümmert, und die Gessler Services GmbH, deren Aufgabe das Service-Management – sprich: Installation, Inbetriebnahme, Wartung, Reparatur und die Steuerung aller Servicetechniker im Außendienst – ist. Hinzu kommen Produktionsstätten in der Nähe von Freiburg und im thüringischen Schleusingen. Womit das erste Kriterium bei der Entscheidung für die godesys AG als neuem ERP-Partner erfüllt war: die Intercompany-Fähigkeit. IT-Leiter Marcel Leibenath: „Wir haben nach einem System gesucht, mit dem wir die gesamte Warenwirtschaft und das Service-Management der beiden Gesellschaften inklusive der Außenstellen abbilden konnten. Wir wollten eine durchgängige Projektverwaltung, von der Ausschreibung über die Angebotserstellung, Produktion und Abwicklung bis hin zur Service-Verwaltung. Und wir wollten ein System, das unsere eng verzahnten Geschäftsprozesse abbilden konnte."

Eingehende Kundenaufträge führen zu entsprechenden Aufträgen in den nachgeordneten Mandanten. Dabei würden Bestände und Preise gemäß den mit dem Wirtschaftsprüfer vereinbarten Richtlinien automatisiert verrechnet, und ein Auftrag der Gessler GmbH führe so beispielsweise folgerichtig zu einem Installationsauftrag in der Gessler Services GmbH. „Und verschiebt sich ein Termin, ändert sich natürlich auch die Disposition," berichtet Leibenath.

Ein Teil der Leuchten-Produktion erfolgt im eigenen Haus, rund zehn Mitarbeiter sind damit beschäftigt. Im Artikelstamm sind 4708 Teile angelegt, für die gibt es circa 20 Hauptlieferanten und weitere rund 300 Lieferanten, von denen man mehr oder weniger sporadisch Ware bezieht. Die Elektroniken kommen von drei bis vier ausgesuchten Vorlieferanten, die die Ware zumeist nach den Vorgaben von Gessler bauen. Der Großteil der Arbeit in der Produktion werde noch händisch erledigt: „Abgesehen von einigen Automaten, mit denen wir Kabel konfektionieren, legen wir bei allen Produkten selbst Hand an, da werden die Einzelteile zusammengesteckt und -geklickt." Das sei zwar keine schwere Arbeit, aber bei der Vielfalt der zu verbauenden Teile liege der Teufel im Detail. Genau das – die unmissverständliche Darstellung aller Einzelteile, Produktvarianten und der sich daraus ergebenden Produktvielfalt – war eine weitere Anforderung an das ERP-System. „Wir haben nur ganz wenige Standardprodukte, hier entsteht fast alles in Einzelfertigung. Eine Leuchte bestehend aus 20 Einzelteilen kann in bis zu 40 verschiedenen Bauformen produziert werden." Ein Auftrag für eine Notleuchte beispielsweise werde daher immer in ihrem Grundtyp angelegt, da ist nur die Minimalausstattung festgelegt. Damit es bei den vielen Varianten keine Verwechslungen gebe, steuere die godesys-Software gewissermaßen den Zusammenbau. „Auf F7 liegt der Variantenkonfigurator, mit dem kann ich die Montageart, die Elektronik und die Pfeilrichtung des Piktogramms aussuchen", erklärt Leibenath. Sobald der Auftrag im System angelegt ist, erfolge eine programmgestützte Kreditlimit-Prüfung: die Daten würden zur Buchhaltung übermittelt, und wenn von dort grünes Licht kommt, werde die Auftragsbestätigung für den Kunden ausgedruckt. „Die Auftragsbestätigung löst eine Kettenreaktion aus. Mit ihrem Druck werden automatisch die Teile, die wir zukaufen müssen, dem Einkauf übermittelt, und die Teile, die produziert werden müssen, der Produktion gemeldet. Dort findet dann ein Abgleich mit dem Lagerbestand statt und es wird eine Produktvorschlagsliste erstellt. Diese Liste geht in die Disposition, und wenn hier bestimmte Bauteile fehlen sollten, wird wiederum automatisch eine Einkaufsliste erstellt", stellt der IT-Leiter dar. Wenn die bestellten Teile eingetroffen seien, gingen sie automatisch in die Dispo, wo dann der Fertigungsauftrag erstellt werde.

Wenn Leuchte oder Notlichtsystem gebaut sind, erfasse das System den Auftrag als abgearbeitet. Gleichzeitig würden automatisch Etiketten generiert, die mit Auftrags- und Artikelnummer, Artikel-Name, Spezifikationen und Spannungshinweisen bedruckt sind. Die fertigen Teile würden auf den Packtisch gebucht und alle für den Auftrag benötigten Teile dem Lagerbestand abgezogen. Mit dem Druck des Lieferscheins werde der Bestand wieder vom Packtisch abgebucht, der Lieferschein gleichzeitig in den Versand exportiert. Dort werden die Leuchten in Kisten verpackt und gewogen, das Gewicht wird in das ERP-System eingetragen. Über den godesys SO: Bizcon könne die XML-Datei mit allen Versandinformationen wie Packzettel und Paketaufkleber an UPS versandt werden, die dem Paket seine individuelle Tracking-Nummer zuweisen und die Datei mit dieser Zusatzinformation wieder an Gessler zurücksenden. „Diese Vorgehensweise ermöglicht uns eine rein auftragsbezogene Fertigung, quasi von der Produktion über den Packtisch auf die Europalette", so Leibenath. Außerdem erspare man sich so die teure Lagerhaltung für bereits produzierte Ware, die werde stattdessen täglich von den UPS-Sprintern abgeholt.

Werden größere Schränke oder Baugruppen ausgeliefert, ergehe gleichzeitig ein Marschbefehl an die Servicetechniker, die die Geräte installieren und in Betrieb nehmen, und auch das sei über die godesys-Software gesteuert: „Wir führen die Mitarbeiter intern als Ressourcen, die ich – genau wie Güter und Dienstleistungen – planen kann. Wir realisieren das mittels grafischer Zeittafeln, so dass man Einsatzorte und -zeiten auf den ersten Blick erkennen kann."

Rund 200 000 Leuchten und 1000 Notlichtsysteme verlassen pro Jahr die Gessler-Werke – und mit ihnen tausende von Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Lieferscheinen. Die Finanzbuchhaltung sei mit der Warenwirtschaft verzahnt, geht es doch neben der reinen Rechnungstellung und dem Mahnwesen darum, Umsätze, Kosten und Erträge richtig zuzuordnen. „Seit Einführung der godesys-Software haben wir viel mehr Transparenz in unseren Zahlen", berichtet Junior-Chef Marcus Gessler; „wir konnten endlich doppelte Datenerfassungen und damit auch Fehlerquellen eliminieren und auch insgesamt sind wir in den Abläufen sehr viel schneller geworden. 40 Anwender arbeiten mit der Software, auch in unseren Außenstellen. Das Beste ist aber, dass wir in dem System selbst völlig problemlos Anpassungen vornehmen können."

Eine selbst gestrickte ERP-Lösung, bestehend aus verschiedenen Einzelpaketen, wurde bei der Presenta GmbH abgelöst durch die ERP-Software Mamut One. Das Unternehmen ist auf den Verkauf von Reklame auf Lebensmitteln spezialisiert. Seit 1999 ist die Presenta GmbH in Deutschland präsent. Von Anfang an setzte Presenta hierzulande eine Kontaktmanagement-Lösung von Mamut ein und ergänzte diese durch Programme anderer Anbieter. „Doch Effizienz ist gleich Produktivität", rechnet Firmengründer Rudolf Aubell vor. Und genau daran habe es gemangelt. Die diversen Programme hätten funktioniert, doch Handling und Zusammenspiel seien kompliziert gewesen. Außerdem sei es zu Medienbrüchen vor allem in den Bereichen Auftragshantierung, Fakturierung, Buchhaltung sowie Lohn und Gehalt gekommen.

Deshalb suchte Presenta eine neue Lösung, „bei der alles – vom Kundenmanagement über die Warenwirtschaft bis hin zu Lohn und Gehalt – integriert ist", berichtet Rudolf Aubell. Fündig wurde Presenta bei der Unternehmenslösung Mamut One, die seit nunmehr einem Jahr zum Einsatz kommt. Den Angaben zufolge ging die Software nach einer sechswöchigen Einführungsphase in den Produktivbetrieb. Die Abläufe im Unternehmen seien damit optimiert worden. Als Beispiel nennt Aubell die Angebotserstellung. „Beim Anlegen eines Produktes lassen sich nun umfassende Produktinformationen und technische Vorgaben hinterlegen. Dadurch wissen die Vertriebsmitarbeiter bei der Auftragsannahme sofort, welche Fragen für uns und für den Kunden wichtig sind." Dazu zählen Fragen nach Geschmack, beispielsweise von Werbebonbons, Farben des Firmenlogos oder auch Verfahren beim Druck. Ein großes Plus für die Vertriebsmitarbeiter sei laut Rudolf Aubell auch die Möglichkeit, beim Kunden vor Ort Angebote erstellen und ausdrucken zu können: „Früher hatten wir hierfür zwei verschiedene Systeme, zwischen denen der Mitarbeiter wechseln musste. Das hat sehr viel Zeit gekostet. Heute liegen alle Informationen in einem System und sind auf Knopfdruck abrufbar. Damit konnte die Kundenzufriedenheit gesteigert und die Zeit bis zur Auftragserteilung reduziert werden." Dass es sich dabei nicht um eine „gefühlte" Optimierung handelt, belegt Aubell mit einer Zahl: „Mit Mamut One konnte das Unternehmen seine Effizienz im Bereich Verkauf um 20 Prozent steigern und natürlich auch die Kosten senken." Laut Aubell haben seine Verkäufer nun einen wesentlich besseren Überblick. Sie würden sofort sehen, welche Angebote und E-Mails ein Kunde bekommen hat, ob er bezahlt hat oder im Verzug ist. Wichtig für die international agierende Firma sei die Mehrsprachigkeit der Software: Bei Presenta werden heute Angebote optional in Deutsch, Englisch, Schwedisch und in anderen Sprachen erstellt. hei