ERP in der Praxis

So erwarten beispielsweise die Kunden aus der Medizintechnik, der Mess- und Prüftechnik, der Militärtechnik, der Telekommunikation, der Automatisierungstechnik, dem Maschinenbau sowie aus der Automobilindustrie von ODU Steckverbindungssysteme schnelle und zuverlässige Terminzusagen. Zwischen 500 und 600 Kundenaufträge pro Woche gehen bei ODU ein. Für die Fertigungsplanung bedeutet dies eine große Herausforderung, weil das Unternehmen eine hohe Fertigungstiefe aufweist. So ziehen die wöchentlich eingehenden Bestellungen etwa 1200 bis 1500 Fertigungsaufträge nach sich: Die Mühldorfer müssen beispielsweise aus Rohmaterial Teile drehen, stanzen und beschichten, Gehäuse und Isolierkörper herstellen, um schließlich die einzelnen Komponenten zum fertigen Stecker zu verbauen. Damit den Kunden ihre Liefertermine möglichst präzise mitgeteilt werden können, sind sämtliche Aufträge untereinander zu berücksichtigen. „Unsere Kunden bestellen aus wirtschaftlichen Gründen immer so spät wie möglich und erwarten dementsprechend kurzfristige Zusagen von uns", berichtet Dr. Gerhard Bienek, Projektleiter ERP bei ODU. „Gleichzeitig gehen sie natürlich davon aus, dass wir die zugesagten Liefertermine auch einhalten."

Die ERP-Lösung der Ettlinger oxaion ag halte dafür im Standard ein Tool für die so genannte Auftragsnetzterminierung bereit. Das Werkzeug ermögliche es ODU exakt zu errechnen, wann ein Auftrag fertiggestellt werden kann. Weicht der errechnete Termin vom Wunschdatum des Kunden ab, lasse sich gezielt gegensteuern. „Möglich ist das nur, weil das Tool den Auftrag über alle Stufen hinweg und in allen Abhängigkeiten terminiert", erläutert Dr. Gerhard Bienek.

Das bedeutet im Einzelnen: Mit Hilfe der hinterlegten Stücklisten und Arbeitspläne erzeugt die Software ein Netz für den jeweiligen Auftrag. Dieses Auftragsnetz (Strukturstückliste) stellt die logistische Verflechtung der einzelnen Fertigungsaufträge bis hin zum Endprodukt dar – über sämtliche Fertigungsstufen hinweg. Ausgehend vom Kundenwunschtermin könne eine Rückwärtsterminierung über die gesamte Struktur vorgenommen werden. Für jede Position prüfe und reserviere die Software simulativ die nötigen Ressourcen. Dabei berücksichtige das ERP-System nicht nur das Material, sondern auch Betriebsmittel und Kapazitäten wie Arbeitsplätze und -zeiten. Diese Simulationsdaten vergleiche das System auf jeder Stufe mit den aktuellen Echtdaten aus Disposition, Fertigungsplanung und Materialverwaltung. So werde beispielsweise geprüft: Ist das Material vorhanden oder muss es noch bestellt werden? Wie lange dauert die Beschaffung? Wann sind die nötigen Arbeitsplätze frei? Sind sie lange genug frei? Dabei könne der errechnete Termin bei einzelnen Positionen im Netz später sein als der Bedarfstermin. Die Differenz werde über Verzugstage ausgewiesen. Für alle Fertigungsstufen mit Positionen, die Verzug aufweisen, terminiere das System dann vorwärts. So rechne die Software den Auftrag stufenweise innerhalb des Netzes zeitlich von unten nach oben hoch. Im Endergebnis werde so der nächstmögliche Liefertermin des Endproduktes ermittelt.

Das Software-Werkzeug wird bei ODU vor allem von dem Prozessmanagement (PM) genutzt. Zunächst kommt es allerdings im Vertrieb zum Einsatz. Erfasst dieser einen Verkaufsauftrag mit dem Wunschtermin des Kunden, prüfe oxaion zunächst den Bestand. Sind die gewünschten Produkte nicht oder nicht in ausreichender Zahl vorhanden, entstehe ein Bestell- oder Fertigungsvorschlag (Planauftrag), für den die Software automatisch eine Netzterminierung durchführe. Das Ergebnis werde zusammen mit dem Wunschtermin in einer Übersicht der PM zur Überprüfung angezeigt. Weicht das errechnete Datum vom Wunsch des Kunden ab, habe die Arbeitsvorbereitung verschiedene Möglichkeiten zu reagieren. So könne sie zum einen „machbare Mengen" ermitteln. Hierbei errechne das ERP-System ebenfalls über die Netzterminierung und wiederum simulativ, welche Teillieferung bis zum Wunschtermin möglich sei. „Wurden beispielsweise 1000 Stecker bestellt, kann es durchaus sein, dass die Kapazitäten zwar nicht für die gesamte Bestellung ausreichen, wohl aber, um 700 Stecker rechtzeitig zu liefern", erläutert Dr. Bienek. Diese machbare Menge zeige die Software als Infotext bei jedem im Netz terminierten Vorschlag an. Akzeptiert der Kunde die Teillieferung, wird der entsprechende Vorschlag gesplittet und zwei Aufträge mit den entsprechenden Mengen und Terminen erstellt.

Eine weitere Möglichkeit bestehe darin, gezielt einzugreifen. Da das Netz den Auftrag über sämtliche Positionen aufschlüssele, lasse sich genau erkennen, wo innerhalb der Fertigungskette welcher Engpass liegt, der dann in Summe den Verzug verursacht. Ist beispielsweise bei einem Zukaufsteil die Beschaffungszeit zu lang, kann mit dem Einkauf abgeklärt werden, ob man ausnahmsweise schneller beschaffen kann. Ist ein Kapazitätsengpass schuld an der Abweichung, kann das PM eventuell auf andere Arbeitsplätze ausweichen, interne Vorratsaufträge nach hinten verschieben oder Überstunden einplanen. Den so neu errechneten Termin stellt oxaion in die Mailbox des Vertriebs, er wird beim Kunden bestätigt und für die Fertigung freigegeben. Das bedeutet, aus den im Auftragsnetz enthaltenen Fertigungsvorschlägen werden automatisch die entsprechenden Aufträge erzeugt. Sind zwischen Terminierung und Terminbestätigung Rücksprachen nötig – beispielsweise mit dem Vertrieb oder dem Kunden – bleiben laut den Angaben alle im Netz enthaltenen Materialien und Kapazitäten reserviert. So werde verhindert, dass sich die Rahmenbedingungen in der Zwischenzeit verändern und der errechnete Termin hinfällig ist. „Die Möglichkeit zur schnellen und exakten Terminierung unserer Aufträge war einer der Hauptgründe, warum wir uns vor zwei Jahren entschieden haben, die oxaion business solution einzuführen", erinnert sich Dr. Bienek.

Ein weiterer wichtiger Bereich im täglichen Geschäft von ODU sind technische Zeichnungen. „Wir sind ein technisch ausgerichtetes Unternehmen. Die Zeichnung ist die Basis allen Handelns, sei es im Einkauf, der Fertigung oder im Vertrieb. Für jedes unserer Teile gibt es eine Zeichnung", unterstreicht Dr. Gerhard Bienek. Aufgrund dieser großen Bedeutung stünden den Mitarbeitern die Zeichnungen als pdf-Datei integriert im ERP-System zur Verfügung. Von dort aus würden sie einerseits auf die Laufkarten für die Fertigung gedruckt. Andererseits könnten sich aber auch Mitarbeiter aus Einkauf oder Vertrieb die Zeichnungen direkt aus dem Teilestamm heraus am Bildschirm anzeigen lassen.

Die Art der Integration stelle dabei sicher, dass alle Mitarbeiter immer nur auf die aktuelle Version zugreifen können. Erstellt die Konstruktion eine neue Zeichnung in ihrem CAD-System, werde diese in eine pdf-Datei umgewandelt und in oxaion als Schablone hinterlegt. Dazu müsse der Konstrukteur die Datei lediglich in einen vordefinierten Ordner kopieren, die Zuordnung zum richtigen Teil läuft im Hintergrund automatisch ab. Für den Zugriff steht dabei immer nur die jüngste Zeichnung zur Verfügung, eine Änderungshistorie ist in geschriebener Form abrufbar. „Die Anwender haben somit gar nicht erst die Möglichkeit, mit älteren und damit falschen Versionen zu arbeiten", freut sich Dr. Gerhard Bienek. „Früher waren vor allem in der Fertigung zahlreiche Zeichnungen unterwegs, und das waren natürlich nicht immer die neuesten Versionen. Damit konnten wir jetzt radikal aufräumen."

Auch der Anlagenbauer Händle hat seine Unternehmenssoftware von einer bunten Softwarelandschaft zu einem integrierten System modernisiert – einschließlich der Konstruktion. Für Produktionsplanung, Vertrieb, Finanzbuchhaltung und weitere Bereiche im Unternehmen betrieb Händle einen bunten Mix an teils extern beschaffter, teils eigenentwickelter Software mit hohem Individualisierungsgrad. Internationalisierung und starkes Wachstum erforderten aber eine übergreifende und durchgängige Lösung über das gesamte Unternehmen hinweg. Hohes Ziel: Auch die Konstruktion, die teils mit 2D-, teils mit 3D-CAD-Systemen arbeitet, sollte so weit wie möglich integriert werden. Mit der proALPHA Einführung und Kopplung der CAD-Systeme per CA-Link wurde eine Versionierung eingeführt, die immer automatisch zum letzten Zeichnungsstand führt.

Etwa 170 000 Teilestammsätze, 85 000 Stücklisten mit 255 000 Stücklistenpositionen und 40 000 Prozesse mit 115 000 Aktivitäten seien übernommen worden. Geplant werde heute im APS mit der Priorität „Pünktliche Auslieferung". Der für den Bereich Produktion verantwortliche Projektmitarbeiter Michael Matthes bestätigt. „Bei den Maschinen erreichen wir tatsächliche eine Rate von 100 Prozent, im Ersatzteilbereich von immerhin 85 Prozent mit steigender Tendenz." Ersatzteile seien in der APS-Planung höher priorisiert, allerdings immer unter dem Blickwinkel, dass die Endtermine der Maschinenaufträge sich nicht verschieben. Intensiv genutzt werde die APS-Funktion CTP – bei der Auftragsbearbeitung könne auf Knopfdruck Auskunft gegeben werden, ob der Auftrag zum Wunschtermin produzierbar ist oder, falls nicht, welche Auswirkungen sich auf andere Aufträge bei der Einlastung zum Wunschtermin ergeben. „Unsere bisherigen Erfahrungen zeigen, dass die errechneten Termine auch tatsächlich realisierbar sind", berichtet Michael Matthes.

Projektierung und Konstruktion arbeiten mit dem 2D-System ME10, die Konstruktion zusätzlich mit der 3D-Technik in Solid Edge. Der Konstrukteur legt den benötigten Teilestamm an, über eine Prüfstelle erhalten Arbeitsvorbereitung, Disposition und Vertrieb die Unterlagen und füllen sie mit weiteren Daten auf. Zum Schluss durchläuft der Auftrag wieder die Prüfstelle, die den Artikel freigibt. Der gesamte Prozess sei im proALPHA Workflow abgebildet. Sämtliche Stammdaten seien nicht in den Konstruktionssystemen enthalten, sondern in proALPHA. Aufgrund des CA-Link-Einsatzes arbeite die Konstruktion damit jedoch wie mit eigenen Daten. Sichergestellt sei damit, dass alle Daten nur einmal vorhanden sind und alle am Auftrag Beteiligten nur auf diese – aktuellen – Daten zugreifen.

Das Ziel des ERP-Projektes der CEMEX Beton-Bauteile GmbH war, die historisch gewachsenen Insellösungen der CEMEX Beton-Bauteile GmbH in ein integriertes Gesamtsystem zu überführen. Gleichzeitig sollten die Prozesse in den Werken und Vertriebsbüros harmonisiert und standardisiert werden. Außerdem musste die neue ERP-Lösung besondere Anforderungen der Fertigung und des Vertriebs erfüllen. Das Unternehmen entschied sich für die Erfüllung der Ziele für die CANIAS ERP-Lösung der Industrial Application Software (IAS) GmbH.

Zu Beginn des Auswahlverfahrens wurden den Angaben zu Folge 25 ERP-Anbieter angeschrieben. Drei seien in die Endauswahl gekommen. Branchenspezifischen Kriterien, Vorgaben wie Webfähigkeit, gute Performance bei der Verarbeitung großer Datenmengen via Internet und die Abbildung der verteilten Organisationsstruktur mit zehn Standorten seien von Bedeutung gewesen. Außerdem musste das neue System den Angaben zu Folge einen möglichst hohen Grad an Flexibilität bei der Abbildung der Prozesse bieten, da die spezifischen Anforderungen in dieser Branche ausgesprochen hoch sind. Schließlich habe der Performance-Test via Internet mit mehr als einer Million Datensätzen in über zehn Standorten die Entscheidung für CANIAS ERP gebracht. Der Hersteller webbasierter Anwendungen habe mit Abstand die besten Ergebnisse (Antwort- und Bearbeitungszeiten) in der von CEMEX Beton-Bauteile vorgegebenen Netzwerk-Topologie erzielt.

In sieben Monaten wurden den Angaben nach in einem Einführungsprojekt unter anderem ein technischer Verkaufskonfigurator, eine spezifische Disposition und ein Leitstandsystem zur grafischen Feinplanung der Fertigung umgesetzt. Vor allem im Bereich Disposition seien spezielle Funktionen bereitgestellt worden, darunter ein besonderes Dispositionsverfahren. Es stelle sicher, dass die Betonbauteile so für die Fertigung disponiert werden, wie sie später auf LKWs verladen und am Zielort – der Einbaureihenfolge der Elemente entsprechend – abgeladen werden können. Seit Anfang des Jahres 2010 ist die CEMEX Beton-Bauteile GmbH mit CANIAS ERP produktiv. In einer zweiten Projektphase will das Unternehmen die mobile Nutzung von CANIAS ERP für den Außendienst, auf Baustellen und beim Kontakt mit den Kunden vor Ort angehen. Sollte ein erster Test positiv verlaufen, können sich die IT-Entscheider im Unternehmen vorstellen, mit mobilen Geräten zu arbeiten. Die laut Hersteller technologische Unabhängigkeit des CANIAS ERP-Systems ermögliche der CEMEX Beton-Bauteile GmbH die uneingeschränkte Auswahl und könnte, ohne zusätzliche Software, unter Umständen auch iPads nutzen. „Während wir früher zu jedem Projekt unzählige Faxe sammelten und von Hand ins System eingaben, träumten wir davon, mit minutengenauen Daten zu arbeiten. Heute tun wir es", sagt Michael Saphörster, Geschäftsführer der CEMEX Beton-Bauteile GmbH.

Die Häusermann GmbH, ein mittelständisches Industrieunternehmen in der Elektronikbranche, stellt mit rund 190 Mitarbeitern für mehr als 600 Kunden Leiterplatten und Folientastaturen her, zumeist Spezialentwicklungen für die Medizintechnik, Mess- und Regeltechnik oder spezielle Industrieelektronik. Das Unternehmen wickle pro Jahr mehr als 17 000 unterschiedliche Fertigungsaufträge ab. Individuelle Aufträge könnten innerhalb von zwei Arbeitstagen umgesetzt werden. Softwareseitig wird das Unternehmen dabei von der unternehmensweit eingeführten ERP-Lösung Infor Baan IV unterstützt. Neben einer spezifischen CAM(Computer Aided Manufacturing)-Software komme auch eine hauseigene CRM-Lösung und diverse Microsoft Office-Anwendungen zum Einsatz. „Die Elektronikbranche steht unter einem hohen Preisdruck und der Wettbewerb nimmt stetig zu. Die Produktentwicklung unserer Kunden verläuft so rasant, dass wir im Schnitt alle zwei Jahre vor neuen Herausforderungen in unserer Produktion stehen", berichtet Horst Huber, IT- & Projektleiter bei Häusermann. „Deshalb ist für uns die optimale Betreuung jedes einzelnen Kunden und die genaue Kenntnis der unternehmerischen Vorgänge in Form von Kennzahlen und situationsbezogenen Analysen so wichtig."

Lange Zeit habe sich Häusermann auf ein selbst aufgebautes Kennzahlensystem gestützt. Es setzte sich zum Großteil aus verteilten Excel-Auswertungen zusammen, als Datenbasis diente das in allen Unternehmensbereichen integrierte ERP-System. Eine erste Datenverdichtung fand den Angaben zufolge durch eigens programmierte Berichte im ERP-System statt. Diese verdichteten Daten seien über Makros weiter aufbereitet worden und in einem zentralen Portal visualisiert. Diese gewachsene Lösung war den Angaben zu Folge zwar hochgradig automatisiert, ließ sich aber nur schwer an die schneller wechselnden Anforderungen des sehr dynamischen Markts anpassen. Zudem habe sich die Kennzahlenermittlung als zunehmend aufwändig herausgestellt und es habe an der Stimmigkeit des Zahlenmaterials untereinander gemangelt, nicht zuletzt, weil die Verdichtungslogik dahinter dezentral gewesen sei.

Aus diesem Grund habe sich Häusermann entschieden, im Zuge eines übergeordneten Business-Intelligence(BI)- und Data-Warehouse-Projekts eine zentrale Auswertungs- und Analyse-Plattform für unternehmensrelevante Kennzahlen zu schaffen. Sie sollte es dem Unternehmen ermöglichen, schneller operative, taktische oder strategische Entscheidungen zu treffen und so die einzelnen Organisationseinheiten besser zu steuern.

Dabei standen den Angaben zu Folge die Steigerung der Effizienz im Standard-Reporting und Berichtswesen sowie die Schaffung einer Plattform für Ad-hoc-Analysen mit intuitivem User Interface im Vordergrund. Wichtig sei Häusermann aber auch der Wissensaufbau und -transfer auf eigene Mitarbeiter sowie der Aufbau eines Data Warehouse samt notwendiger Infrastruktur gewesen.

Nach einer Systemauswahl und verschiedenen Evaluierungsworkshops entschied sich Häusermann für eine BI-Plattform in drei Architektur-Schichten inklusive Datenhaltung, Anwendungs- und Präsentationsschicht. Dazu gehörten gemäß den Angaben auch der Aufbau und das Design eines kleinen Data Warehouse inklusive Schnittstellen zu operativen Vorsystemen. Da Häusermann bereits seit vielen Jahren mit der Infor ERP-Lösung gearbeitet habe, habe das Unternehmen auch bei diesem Projekt auf Infor und die Infor Perfomance-Management-Lösung PM 10 gesetzt. Ausschlaggebend sei dabei das gewohnte Excel-Interface gewesen, um den Anwendern eine größtmögliche Bedienerfreundlichkeit und eine gewohnte Arbeitsumgebung zu bieten. Zudem habe die Entscheidung den Vorteil, dass beide Systeme miteinander kompatibel sind. Weiterhin entschied sich Häusermann für ein Data Warehouse auf Oracle 10g und das Cubeware Importer ETL-Werkzeug.

„Microsoft Excel ist nach wie vor das bevorzugte Werkzeug unserer Mitarbeiter. Deshalb waren für uns neben einem Excel-Interface auch ein straffer Zeitplan und die Definition der Key Performance Indicators (KPI) große Herausforderungen im Projektverlauf", berichtet Huber. „Diese mussten wir in Ableitung der Anforderungen aus den Geschäftsprozessen überarbeiten und zum Teil neu definieren." Nach einigen Prototypen-Workshops und Grundlagenschulungen habe die IT-Mannschaft von Häusermann und jeweils ein Key User aus allen Fachbereichen den Aufbau des gesamten BI-Systems fast komplett selbst in die Hand genommen. Nach zehn Monaten Projektlaufzeit sei das System live gegangen.

Die Effizienz im Berichtswesen sei inzwischen um 50 Prozent und mehr gestiegen.

So benötigten den Angaben zu Folge Mitarbeiter im Bereich Qualitätswesen etwa 80 Stunden pro Quartal für die Erstellung der Rohdaten für Monats- und Quartalsberichte. Die Datenaufbereitung für Wochenberichte dauerte wöchentlich etwa fünf Stunden. Über das neue Portal seien diese Auswertungen heute automatisch und immer tagesaktuell verfügbar.

Auch das Controlling habe maßgeblich von den Neuerungen profitiert: Die Erstellung der Rohdaten für Kosten und Erlöse pro Fertigungsprojekt dauerte bisher etwa zwei Arbeitstage. Die Generierung der kundenspezifischen Deckungsbeitrags- und Prozesskostenrechnungen laufe nun im System automatisch und sei über das Data Warehouse auch auf Artikelebene abrufbar. Zudem wurden im Berichtswesen früher alle Daten von unterschiedlichen Microsoft Excel-Dateien manuell in Winword-Tabellen übertragen. Mit den hauseigenen programmierten Schnittstellen zwischen Data Warehouse, OLAP-Würfeln und der Microsoft Office-Plattform könnten Tabellen und Grafiken heute automatisch für die Ursachenanalyse und Kommentierung der Werte im Berichtswesen erstellt werden.

„Bisher waren bei Häusermann hoch qualifizierte Mitarbeiter der Fachabteilungen mit der Aufbereitung von Daten beschäftigt, was wertvolle Ressourcen verschwendete", fasst Huber die frühere Situation zusammen. „Mit Infor PM können wir diese Aufgaben automatisch durchführen, und unsere Mitarbeiter haben mehr Zeit, sich um wesentliche Aufgaben wie Ursachenanalyse und das Einleiten entsprechender Maßnahmen zu kümmern."

Durch die aufrechterhaltene dezentrale Verantwortung der Dateneinsicht würden Informationen weiterhin dort generiert, wo sie benötigt werden. Der Prozess der Auswertung von Geschäftszahlen, von der Datenerhebung bis zur Handlungsempfehlung, sei somit unverändert geblieben. Und auch weitere Zukunftspläne hat Häusermann bereits: „Im nächsten Schritt wollen wir Realtime Dashboards und eine integrierte Finanzplanung umsetzen", berichtet Huber. hei