Wann ist eine ECM-Suite notwendig

Zwei Hauptziele verfolgen Unternehmen, die ihre ERP-Daten mit einem Enterprise-Content-Management-System verknüpfen: zum einen wollen sie Geschäftsabläufe automatisieren, zum anderen die Suche nach Inhalten beschleunigen. Vielerorts wertet beispielsweise eine Applikation zur Kreditorenbuchhaltung die Rechnungen aus einem ECM-System aus und verknüpft diese direkt mit der Auftragsbearbeitung in der unternehmensweiten Standardsoftware sowie dem Lagerverwaltungssystem. Ein anderes Beispiel ist die Verknüpfung eines Reparaturauftrags aus einer Kundenmanagement-Anwendung mit einem eingescannten Kundenbrief aus dem ECM-System.

„Am positivsten bewerten die Unternehmen diejenigen Verknüpfungen, welche die Abläufe beschleunigen und die Produktivität steigern", berichtet Miles. „Verbesserter Kundendienst und eine engere Zusammenarbeit rangieren dabei höher als Compliance-Aspekte." Unternehmen, die noch keine derartigen Verknüpfungen eingerichtet haben, vermissen an erster Stelle den Link in die Kreditorenbuchhaltung, gefolgt von der fehlenden Integration des Projektmanagements, der Vertragsverwaltung und des Personalmanagements. Viele Kundenmanagement-Systeme verwalten bereits Kundenkorrespondenz. Allerdings fehlen dabei oft die ausgefeilten Such- und Archivierungsfunktionen etablierter ECM- oder Records-Management-Systeme. Ähnliches gilt für Applikationen für das Projektmanagement oder die Personalverwaltung: diese verfügen oft ebenfalls über eingeschränkte Dokumentenmanagement-Funktionen, ermöglichen aber Anwendern außerhalb der ERP-Applikation keinen Zugriff auf diese Inhalte.

Das Ausmaß der Verknüpfung zwischen ERP- und ECM-Sytemen variiert in den untersuchten Unternehmen stark. 47 Prozent der Befragten koppeln Systeme auf Basis eines oder mehrerer Geschäftsprozesse. Darüber hinaus haben 34 Prozent einen Link eingerichtet, um Dokumente aus dem ECM-System aus einer ERP-Applikation heraus aufzurufen. 20 Prozent der Befragten rufen umgekehrt im ECM-System Dokumente aus ERP-Applikationen auf. Ein Fünftel der Befragten verschiebt ERP-Dokumente automatisch in ein ECM- oder Records-Management-System, während zwölf Prozent ERP-Dokumente direkt aus dem Records-Management-System bearbeiten. „Angesichts der hohen Verbreitung unternehmensweiter Suchmaschinen überrascht es sehr, dass lediglich 17 Prozent der Befragten eine kombinierte Suche im ERP- und ECM-System implementiert haben", berichtet Miles. „Lediglich vier Prozent der Befragten können Dokumente, die einen aktuellen Rechtsstreit betreffen, an zentraler Stelle von der Archivierung in ein nachgelagertes System ausschließen."

Unternehmen, die ihre ERP-Module noch nicht mit ihrem ECM-System verknüpft hatten, nennen die technische Komplexität als Haupthindernis. 23 Prozent der Befragten verweisen auf unternehmensinterne Gründe, dass etwa für das ERP-System und das ECM-System unterschiedliche Projektmanager zuständig sind. Bei Single-Sign-On-Portalen verhindern oft hohe Lizenzkosten, dass alle Mitarbeiter auf mehrere Systeme zugreifen dürfen. „Das Kopieren von Daten zwischen unterschiedlichen Systemen dient als Ausweg, diese Barriere zu umgehen", erklärt Miles. „Allerdings halten selbst Anwender, die bislang vom Dokumentenzugriff ausgeschlossen sind, das Kostenargument alleine für nicht ausschlaggebend."

Projekte, die ERP- und ECM-Systeme verknüpfen, erzielen in der überwiegenden Mehrheit bereits nach weniger als 18 Monaten einen Return-on-Investment. 68 Prozent der befragten Unternehmen berichten von überaus positiven Erfahrungen. „Schlechte oder sehr schlechte Erfahrungen werden praktisch nicht genannt", berichtet Miles. Zu den bestbewerteten Anwendungen gehört die automatische Rechnungsverarbeitung in der Kreditorenbuchhaltung, gefolgt von der Personalverwaltung, dem Projektmanagement, Vertrieb und Kundenbetreuung, E-Procurement und Vertragsverwaltung.

Transaktionsorientierte Systeme ordnen jedem Vorgang eine Referenznummer zu. Diese eignet sich sehr gut dafür, unstrukturierte Dokumente und Transaktionen zu verbinden. Technisch realisieren diese Verknüpfung 31 Prozent der Befragten über Standard-Konnektoren der Hersteller. 38 Prozent nutzen dafür projektbasierte Schnittstellen, 24 Prozent Eigenentwicklungen und 14 Prozent Spezialentwicklungen des Herstellers. Selbstentwickelte Schnittstellen kommen am häufigsten in der Finanzbranche vor. Der Dokumentenaustauschstandard CMIS (Content Management Interoperability Services) wird zwar von vielen Herstellern unterstützt, taucht aber in den untersuchten Projekten ebenso selten auf wie Open-Source-Lösungen. „Die geringe Zahl von Standardschnittstellen gibt Anlass zur Sorge", erklärt Miles. „Eigenentwickelte Adapter müssen bei jedem Upgrade des ERP- oder ECM-Sys-tems aufwändig händisch angepasst werden."

Viele Unternehmen bilden die Verknüpfung unterschiedlicher Content Repositories über Portale ab. Der Vorteil dabei: Diese Portale stellen für die Anwender einen maßgeschneiderten Einstiegspunkt in die Unternehmenssoftware dar, der sich eng an ihrem Aufgabenbereich ausrichtet. Die Vision dahinter lautet, dass jeder Angestellte anhand seiner Zugriffsberechtigung sämtliche Dokumente einsehen darf, egal auf welchen Systemen die Daten liegen.

„Portale ermöglichen Mitarbeitern ein unternehmensweites Single-Sign-On", berichtet Miles. „Sie enthalten allerdings keine Funktionen für das Records Management und sie unterstützen die Unternehmen nicht dabei, Inhalte in der unternehmensweiten Standardsoftware nach definierten Kriterien vor einer Veränderung oder der Archivierung zu schützen."

Viele ERP-Systeme enthalten bereits ein herstellereigenes Portal sowie Dashboards, um unterschiedliche Module und Reports zu verknüpfen. Diese Portale lassen sich auf unstrukturierte Dokumente erweitern. Der unternehmensweite Einsatz kann allerdings erschwert werden, wenn das System Module von mehr als einem ERP-Anbieter beziehungsweise ECM-Hersteller umfasst oder es sich über mehrere Länder erstreckt. Lizenzkosten können den Zugriff von Mitarbeitern auf mehrere Systeme verteuern.

Außerhalb der herstellereigenen Angebote ist Microsoft Sharepoint das meistgenutzte Portal. 20 Prozent der von AIIM befragten Unternehmen verschieben automatisch Daten zwischen ihrer unternehmensweiten Standardsoftware und ihrem ECM- oder Records-Management-System. 18 Prozent haben bidirektionale Links zwischen der ERP- und der ECM-Welt eingerichtet.

In vielen Unternehmen ist der Hersteller der unternehmensweiten Standardsoftware der bevorzugte Ansprechpartner für Business-Anwendungen, und der Plattform-Hersteller liefert für sämtliche IT-Infrastruktur. Erst wenn diese Angebote sich als ungeeignet erweisen, kommen Best-of-Breed-Hersteller in Frage. Dieses Beschaffungsmuster kommt auch beim Enterprise Content Management zum Tragen: 50 Prozent der befragten Unternehmen wenden sich zunächst an ihren bevorzugten Anbieter. 42 Prozent überlegen, ob sie nicht die ERP- und die ECM-Applikation vom selben Hersteller beziehen sollten. 13 Prozent verfolgen bereits eine solche Beschaffungsstrategie. jf