Sparkassen lagern Postbearbeitung aus
Elektronische Dokumentenbearbeitung
140 Sparkassen-Filialen haben ihre Postbearbeitung an den IT-Dienstleister DSGF ausgelagert. So beschleunigen sie Prozesse und sparen den Kauf eigener IT-Systeme.
Mit über
500 Beschäftigten ist die Deutsche Servicegesellschaft für Finanzdienstleister mbH (DSGF) mit Sitz in Köln der größte Dienstleister innerhalb der Sparkassenorganisation. Täglich verarbeitet das Unternehmen durchschnittlich 520 000 Belege, an Spitzentagen sogar über eine Million. Die DSGF bietet derzeit über 140 Instituten in zehn Bundesländern ein Service-Portfolio in den Bereichen Inlandszahlungsverkehr, Auslandsgeschäft und elektronisches Dokumentenmanagement. Der Dienstleister deckt die Schritte der Prozesskette „Marktfolge Passiv" ab. Es geht dabei um das Anlegen, Ändern und Löschen von Konten sowie die damit verknüpften Dienstleistungen.
Optimierte Workflows helfen den Sachbearbeitern
Das IT-System der DSGF erlaube ein mandantenspezifisches Auslesen und Validieren der Dokumente mit hohem Automationsgrad über alle Standorte hinweg. „Mit der Posteingangslösung verarbeiten wir unterschiedlichste Dokumente aus dem allgemeinen Geschäftsverkehr einer Sparkasse", erklärt DSGF-Geschäftsführer Norbert Baumgärtner. „Wir optimieren dabei die Workflows der Sachbearbeiter."
Mit FrontCollect Finance von Beta Systems und der Anwendung für Beleghaften Zahlungsverkehr der Finanz Informatik verarbeiten Sparkassen Dokumente innerhalb und außerhalb des Zahlungsverkehrs. Es handelt sich dabei um eine bankenspezifische Lösung für den Posteingang, die die Dokumente klassifiziert und die Daten extrahiert. Sie verarbeitet Papierformulare, Kundenschreiben, E-Mails und PDF-Dateien. In Sachen Dokumentendurchsatz ist die Software auf hohe Volumina ausgelegt – ein wichtiges Kriterium für die Massendaten der Kreditinstitute. „Die Institute erzielen durch FrontCollect Finance und unser Outsourcing-Modell erhebliche Kostenvorteile", erläutert Baumgärtner. Sobald die Sparkassen die umfassende Workflow-Unterstützung nutzten, verkürzten sich die administrativen Prozesse deutlich. Teilprozesse würden vereinheitlicht und könnten im nächsten Schritt teil- oder vollautomatisiert ablaufen. Der sofortige Zugriff auf die Dokumente und Daten durch die gesamte Organisation hinweg sei jederzeit möglich.
Die DSGF verarbeitet den Angaben zu Folge mittels FrontCollect Finance in einem hochstandardisierten und automatisierten Prozess den gesamten Posteingang von Sparkassen. Ein programmübergreifender Mandantenfilter im Rechenzentrumsbetrieb stelle die strikte Datentrennung sicher. Sparkassen können die Digitalisierung ihres Posteingangs an die DSGF auslagern und in das Zentrale Dokumentenarchiv des IT-Dienstleisters Finanz Informatik übertragen. Als strategischer Partner von Finanz Informatik sei DSGF voll in dessen IT-Infrastruktur integriert. Mittels der Posteingangstechnologie könne DSGF die Tätigkeiten zur Archivierung von Konto-, Kredit- und Personalakten übernehmen: von der Aufbereitung der Dokumente über das Scannen, Klassifizieren, Indizieren, Korrigieren und Prüfen bis hin zur Datenübergabe an die Archive sowie Vernichtung beziehungsweise Rücksendung der verarbeiteten Dokumente.
Outsourcing-Varianten bietet den Kunden Wahlfreiheit
Die DSGF bietet FrontCollect Finance den Kreditinstituten sowohl als Outsourcing-Dienst als auch zur dezentralen Systemnutzung an. Bei der letztgenannten Variante scannen, indizieren und korrigieren die Sparkassen ihre Dokumente selbst, während die DSGF die Archivierung und Interpretation übernimmt. Die Teilschritte der Prozesskette bis hin zum Volloutsourcing lassen sich den Angaben zu Folge beliebig zwischen Institut und Dienstleister hin- und herschieben. Bislang sei die DSGF der einzige Anbieter, der alle Schritte für die elektronische Archivierung inklusive der Systemnutzung anbietet. Um möglichst viele Prozessschritte zu automatisieren, setze sich das Unternehmen dafür ein, dass die Sparkassen ihre Papierdokumente möglichst früh scannen. Wenn Bearbeitung und Verwaltung elektronisch ablaufen, steigen die Mitarbeiterproduktivität sowie Transparenz und Qualität im Prozessablauf und es ergeben sich Zeit- und Kosteneinsparungen. jf