Software für Rechnungs- und Posteingangsbearbeitung im Vergleich

von Eingangspost ist ein branchenunabhängiges Thema. Die mit der Verarbeitung verbundenen Arbeitsabläufe verursachen einen nicht zu unterschätzenden manuellen Aufwand und viele Geschäftsprozesse kommen zum Stillstand, da wesentliche Informationen nicht zur Verfügung stehen. Moderne Systeme zur Verarbeitung eingehender Dokumente (Input Management) können die Bearbeitung und die Einhaltung von Nachweispflichten deutlich erleichtern.

In der klassischen Posteingangsbearbeitung ist die zentrale Poststelle für die Verteilung der Briefe im Unternehmen zuständig. Nach dem Öffnen werden diese – soweit erkennbar – dem Empfänger direkt zugestellt, andernfalls muss die Korrespondenz klassifiziert und der entsprechenden Fachabteilung oder dem verantwortlichen Ansprechpartner weitergeleitet werden. Gerade bei der zweiten Alternative ist es wichtig, dass die zentrale Poststelle über das notwendige Wissen verfügt. Die Verantwortlichkeitsstrukturen können sich durch Mitarbeiterwechsel und Umstrukturierungen ändern, zudem sind Stellvertreterregelungen beispielsweise im Krankheitsfall zu beachten. Auch die Zustellung kann zum Problem werden, wenn dezentrale Strukturen herrschen oder ein Mitarbeiter gerade auf Geschäftsreise ist. Die Post wird weitergeschickt oder bleibt liegen.

Moderne Posteingangsbearbeitungssysteme helfen bei der Automatisierung dieser Aufgaben. Die Post wird mittels Scanner digitalisiert und per Optical Character Recognition (OCR) in editierbaren Text umgewandelt. Das System analysiert die Korrespondenz und liest entweder den Empfänger direkt aus oder ordnet die Inhalte thematisch vordefinierten Klassen zu. Die Weiterleitung der Dokumente erfolgt auf elektronischem Weg per Workflow. Die Systeme verfügen über Zuordnungstabellen, welche den Klassen, die die Geschäftsvorfälle repräsentieren, die verantwortlichen Mitarbeiter zuweisen. Dabei sind die Systeme in der Lage, Stellvertreterregelungen zu pflegen und die Verfügbarkeit der Mitarbeiter zu berücksichtigen. Posteingangssysteme verfügen zudem über Schnittstellen zu Enterprise-Content-Management(ECM)- bzw. Archivsystemen, wodurch auch die revisionssichere Ablage der Korrespondenz ermöglicht wird.

Der klassische Prozess der Freigabe und Fakturierung von Rechnungen ist in den meisten Unternehmen standardisiert. Zuerst werden die eingehenden Rechnungen an die Finanzbuchhaltung übergeben, welche diese registriert. Von dort erfolgt eine Weiterleitung per Hauspost an die Auslöser der Bestellung, damit diese die Rechnung inhaltlich auf Korrektheit prüfen können. Anschließend wird die Rechnung wieder zur Finanzbuchhaltung geschickt. Im Falle einer inhaltlichen Freigabe erfolgt eine Verbuchung des Rechnungsbetrags, andernfalls muss die Kreditorenbuchhaltung Kontakt mit dem Lieferanten aufnehmen und eine neue, angepasste Rechnung anfordern. Die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung müssen die fakturierungsrelevanten Daten auf der Rechnung abtippen um diese in das Warenwirtschaftssystem zu übernehmen. Durch die zumeist papierbasierte manuelle Weitergabe der Rechnungen zwischen den beteiligten Anwendern entstehen lange Liegezeiten, weshalb Skonti häufig nicht wahrgenommen werden können oder sogar Mahngebühren anfallen. Zudem binden die Suche nach Rechnungen und die meist redundante Ablage von Kopien viele Ressourcen. Gerade bei der Zahlung geringer Beträge sind die Kosten der Bearbeitung meist höher als der eigentliche Rechnungsbetrag.

Moderne Rechnungsbearbeitungssysteme helfen bei der teilautomatisierten Abarbeitung des Prozesses. Eingehende Rechnungen werden digitalisiert und die Inhalte mittels OCR-Technologie in editierbaren Text umgewandelt. Anschließend extrahiert das System die fakturierungsrelevanten Daten aufgrund mathematischer Regeln (Freiformerkennung) oder geometrischer Zusammenhänge (Formularverarbeitung) aus dem Dokument. Die so ermittelten Rechnungsinformationen werden mit den Bestelldaten im Warenwirtschaftssystem verglichen und auf Korrektheit geprüft. Optional kann eine inhaltliche Freigabe per Workflow erfolgen.

Nach dem Durchlaufen aller Prüfschritte kann die Kreditorenbuchhaltung die Zahlung der Rechnung veranlassen. Die benötigten Masken des Enterprise-Resource-Planning(ERP)-Systems werden dabei automatisiert vom System gefüllt, wodurch der Aufwand für den Sachbearbeiter minimal ist. Abschließend wird das digitale Abbild der Rechnung an ein Archivsystem übergeben.

Die automatische Posteingangs- und Rechnungseingangsbearbeitung ähneln sich vom Geschäftsprozess und den eingesetzten Werkzeugen zur Digitalisierung, Erkennung und Bearbeitung (Workflow). Der markanteste Unterschied ist, dass der Schwerpunkt bei Posteingangssystemen auf der inhaltlichen Klassifikation der Dokumente liegt, während bei den Rechnungseingangssystemen die Extraktion fakturierungsrelevanter Inhalte fokussiert wird. Beide Systemgattungen basieren auf fast denselben Technologien, welche lediglich mit einer anderen Geschäftslogik verbunden werden. Die Flexibilität der Werkzeuge erlaubt es auch, Lösungen für andere Anwendungsfälle (beispielsweise Lieferscheinverarbeitung, Auslesen von Fragebögen und individuelle Lösungen) aufzubauen.

Neben diversen Kosteneinsparungen (etwa durch die Vermeidung von Kopien und geringen Lagerkosten von Papier) sowie Vorteilen bei Zeit und Qualität durch die digitale Bearbeitung und Weiterleitung werden weitere Ziele mit der automatischen Rechnungs- und Postbearbeitung verfolgt. Die zentrale digitale Ablage und die strukturierte, protokollierte Bearbeitung erleichtern die Erfüllung interner und externer Nachweispflichten gegenüber Vertragspartnern oder Finanzbehörden, ermöglichen ein zentrales Zugriffsmanagement und eine einfache Sicherung aller relevanten Unterlagen. Zudem ist eine schnelle und flexible Reaktion auf Anfragen von Kunden und Lieferanten möglich, was die Geschäftsbeziehungen stärkt.

In einer unabhängigen Marktuntersuchung des Business Application Research Centers (BARC) wurden Systeme für Rechnungs- und Posteingangsbearbeitung in strukturierter Form verglichen (vgl. Kasten). Hierzu wurde ein detaillierter Kriterienkatalog erarbeitet, der verschiedene Einsatzzwecke der Systeme abdeckt und entsprechend der einzelnen Verarbeitungsschritte strukturiert wurde.

Im Bereich der technischen Kriterien und Integration wurden die Aspekte Architektur (Betriebssysteme, Hochverfügbarkeit), Integration in SAP, prozessübergreifende Integrationsplattform, Archivierung sowie Reporting (technische und inhaltliche Kennzahlen) evaluiert.

Zur Beurteilung der Import- und OCR-Routinen erfolgte eine Analyse der Klassen Erfassung CI (Import elektronischer Dokumente), Erfassung NCI (Digitalisierung von Papierdokumenten), Bildbearbeitung (Bereinigung von Bilddateien) sowie OCR- und Barcode-Werkzeuge.

Im Rahmen der Klassifikation und Extraktion wurde eine Unterteilung in die Bereiche Freiformerkennung (regelbasierte Klassifikation und Extraktion) und Formularerkennung (layoutbasierte Klassifikation und Extraktion) vorgenommen. Hierbei wurden in beiden Bereichen sowohl die Techniken als auch die Möglichkeit von Lernfunktionen und Vorgaben untersucht. Der Bereich der halbautomatischen Erfassung beschäftigt sich mit Werkzeugen, welche unabhängig vom Anwendungsfall die manuelle Datenübernahme unterstützen.

Das Segment Workflow und Verifikation umfasst Möglichkeiten der Workflow-Definition (Modellierung) sowie der Workflow-Bearbeitung (Zustellung und Bearbeitung).

Zudem wurden die Bereiche Nachbearbeitung (Funktionen zur manuellen Validierung von automatisch ermittelten Ergebnissen), Integration von Fremdsystemen (Schnittstellen und Abgleichmöglichkeiten) sowie Einbeziehung von Fremddatenbeständen evaluiert. In der Klasse Client und Useability (Anpassbarkeit der Clients, Sprachpakete, Hilfefunktionen) wurde die Nutzerfreundlichkeit der Systeme betrachtet. In jeder dieser Bewertungsklassen wurden die einzelnen Merkmale evaluiert und die gewichtete Summe gebildet. Die Ergebnisse sind in Form von Kiviatgraphen dargestellt (vgl. Abbildung Seite 30).

Die Systeme setzen unterschiedliche Schwerpunkte in der Unterstützung der Rechnungs- und Posteingangsbearbeitung. Im Bereich Erkennung und Integration konzentrieren die Anbieter Insiders Technologies, Open Text (mit dem übernommenen Produkt von Captaris) und ReadSoft ihre Entwicklungstätigkeit. Der Anbieter ISR fokussiert auf Workflow und Archivierung. Erkennungstechnologien und eine anwendungsunabhängige Workflow-Engine bietet der Hersteller SER. Zudem lassen sich die Lösungen von foxray als Integrationsplattform und von Inspire Technologies als Prozessplattform bezeichnen. AFI ist spezialisiert auf die Rechnungseingangsbearbeitung in SAP. ClickReader schließlich präsentierte sich in einem Kurzreview als ein System zur halbautomatischen Erfassung.

Ein interessantes Ergebnis der Software-Evaluation ist, wie verschiedene Hersteller sich ergänzen und teilweise auch gemeinsam in Projekten eingesetzt werden.

Die Hürden für die rentable Implementierung eines Input-Management-Systems sind niedriger, als viele Unternehmen glauben. Eine automatische Rechnungsbearbeitung rechnet sich schon ab wenigen hundert Rechnungen im Monat. Allein die Digitalisierung schafft schon große Vorteile durch die Zusammenführung von Papierdokumenten mit anderen Dokumentenquellen wie E-Mail- oder Office-Systemen.