Software für Output Management im Vergleich

Das Thema Output Management ist kein Thema nur für Großkonzerne. Alle Unternehmen müssen sich bemühen, das Drucken „greifbar" zu machen und so die hohen Kosten für Geräte, Papier und Toner in den Griff zu bekommen. Dies kann schon auf Abteilungsebene zu deutlichen Einsparungen führen. Gleichzeitig muss ein Umdenken bei der Erstellung der Dokumente erfolgen. Jeder Kontakt prägt die Beziehung zum Kunden und entscheidet, wie wertvoll dieser in der Zukunft für das Unternehmen sein kann.

Hier setzt Output Management an, indem es eben nicht den Massenversand, sondern die einzelne Sendung an den individuellen Kunden im Fokus hat. Die Verwaltung und Nutzung der verschiedenen Informationsquellen zur Ansprache des Kunden rücken in den Fokus, die Systeme bieten dazu umfangreiche Möglichkeiten zur Zusammenstellung und Aufbereitung, ohne die Kosten für die Maßnahmen außer Acht zu lassen.

Der Begriff „Output Management" ist nicht klar definiert, was die Suche nach passenden Lösungen erschwert. Je nach Leistungsspektrum ihres eigenen Produktes geben die verschiedenen Anbieter vor, welche Funktionen als notwendige Eigenschaften eines Output-Management-Systems betrachtet werden sollten. Für einen objektiven Vergleich der verschiedenen Systeme müssen die unterschiedlichen Einsatzszenarien betrachtet werden.

Insbesondere haben sich zwei Marktsegmente herausgebildet. Die eine Gruppe von Lösungen unterstützt die Dokumentenerstellung und -aufbereitung, indem unterschiedliche Informationsbausteine flexibel miteinander kombiniert werden können. Die andere Kategorie von Systemen steuert die Ausgabe und den Versand der Dokumente über verschiedene Kommunikationskanäle.

Bei der Dokumentenausgabe können bestehende Druckerpools meist deutlich effizienter genutzt werden, insbesondere teure Farb- und Spezialdrucke lassen sich durch ein Rechtemanagement besser steuern und auf die jeweils günstigsten Geräte umleiten. Zudem vereinfacht sich das Management der Druckanträge, indem ein Fehlermanagement (Drucker reagiert nicht, Druckauftrag unvollständig, Papier oder Toner ausgegangen etc.) angeboten wird. Des Weiteren bieten verschiedene Systeme Funktionen zur Steuerung von Kuvertiermaschinen für den Massenversand.

Die Individualisierung der Dokumente kann in verschiedenen Teilbereichen erfolgen. Neben Anrede und Namen können auch die Inhalte des Dokuments entsprechend des Informationsbedürfnisses des Adressaten ausgewählt und gemäß seiner Wünsche aufbereitet und dargestellt werden. Verschiedene Systeme bieten eine Auswahl an Kontaktkanälen, neben dem klassischen Ausdruck und Postversand können auch E-Mails versendet oder Inhalte personalisiert in Portalen bereitgestellt werden. Zudem bieten Systeme mit Fokus auf die Dokumentenausgabe die Möglichkeit, den Sendungen weitere Informationen beizulegen. Durch diese so genannte Portooptimierung können so beispielsweise Prospekte mit einer Rechnung versendet werden (unter Berücksichtigung des Gewichts der Sendung hinsichtlich der Portogrenzen) oder besondere Angebote direkt in das Schreiben eingedruckt werden.

Dadurch können Unternehmen ihre Kunden gezielter durch genau abgestimmte Angebote ansprechen, was zu einer Erhöhung der Rücklaufquote von E-Mail- oder Briefwerbung und in der Folge zu Mehrumsatz führt. Gleichzeitig ist es möglich, mehr Angebote zu nur geringfügig höheren Kosten zu unterbreiten, indem notwendige Sendungen wie Rechnungen oder Kontoauszüge mit gezielter Werbung angereichert werden. Zudem steigt durch den besseren Kundenkontakt die Kundennähe und damit die Kundentreue.

Das Business Application Research Center (BARC GmbH) führte eine umfassende Software-Evaluation durch, bei der die Systeme anhand eines detaillierten Kriterienkatalogs hinsichtlich ihrer Leistungsfähigkeit beurteilt wurden. Im Bereich der technischen Kriterien wurden die Aspekte Architektur (unterstützte Laufzeitumgebungen), Sicherheit und Backup, Rechtemanagement, Kostenzuweisung sowie Reporting (Statusverwaltung, Sendungsverfolgung) untersucht. Die weiteren Kriterienklassen wurden entsprechend der beiden Marktsegmente aufgeteilt.

Zur Beurteilung der Datenaufbereitung wurden folgende Kriterien beurteilt: Integration zu Fremdsystemen (Schnittstellen, Datenbanken), unterstützte Dateneingangsformate (Bild- und Textformate), Import aus Drittprogrammen zur Dokumentenanreicherung (Adressdaten, Schriften), Verwaltung von Formularvorlagen (Templates). Folgende Punkte wurden bei der Bearbeitung von Dokumenten bewertet: Dokumentendarstellung, Anpassung durch Individualisierung des Layouts, Verwaltung von Textmodulen und Schriften sowie Möglichkeit zur Anreicherung mit Finishing Codes (beispielsweise Barcodes) zur Steuerung der Dokumentenverarbeitung.

Hinsichtlich der Ausgabe von Dokumenten wurden die Möglichkeiten der Druckjobverwaltung, der Unterstützung bei der Aufdeckung von Problemen, das Druckermanagement, die Ausgabe auf Druckern oder digitalen Medien sowie die Möglichkeit zum Nachdruck (Reprint) untersucht. Bezüglich der Unterstützung des Versands von Dokumenten wurde eine Unterscheidung in die Kriterienklassen Dokumentendverarbeitung (Bündelung, Beimischung von Beilagen), DV-Freimachung und Portooptimierung, dezentraler Druck sowie elektronisches Archiv vorgenommen.

Unter jeder dieser Kriterienklassen wurden verschiedene Detailaspekte zusammengefasst, die einzeln untersucht und bewertet wurden. Inwieweit ein System die verschiedenen Anforderungen insgesamt abdeckt, ergibt sich aus der Summe der gewichteten Einzelbewertungen. Hierzu wurden die Systeme für die Software-Evaluation detaillierten Tests unterzogen, deren strukturierte Dokumentation über die Leistungsfähigkeit der Produkte in den einzelnen Testklassen berichtet.

Fünf der sieben im Detail betrachteten Hersteller fokussieren mit ihren Produkten eines der beiden eingangs beschriebenen Marktsegmente und stellen für ein Segment die meisten Funktionen bereit, während für das andere Segment nur Basisfunktionen vorhanden sind. In einem Projekt zur Einführung von Output Management kann es also sinnvoll sein, im Sinne eines Best-of-Breed-Ansatzes auf Lösungen mehrerer Hersteller zurückzugreifen.

Spezialisiert auf das Segment Datenaufbereitung und -bearbeitung haben sich die Anbieter Intarsys consulting GmbH – mit dem System EForm Suite – sowie die INVARIS Informationssysteme GmbH – mit den Produkten Document Composition System und DLA-Designer. Die Compart AG fokussiert mit dem Produkt DocBridge Pilot ebenso wie die CSW Peripheriesysteme GmbH mit ProForma und Macro 4 GmbH mit Columbus den Bereich Ausgabe und Versand. 

Eine Abdeckung beider Marktsegmente streben die Hersteller StreamServe Deutschland GmbH – mit der Lösung Persuasion – und die Objectif Lune Deutschland GmbH – mit der PlanetPress Suite an.

Das System mit den meisten Funktionen ist nicht automatisch die Software, die für ein interessiertes Unternehmen am besten geeignet ist. Entscheidend ist die Abdeckung der unternehmensindividuellen Anforderungen. Es muss eine detaillierte Anforderungsanalyse durchgeführt werden, um strukturiert darstellen zu können, welche Funktionen für welche Unternehmensbereiche von einem Output-Management-System in welcher Form zur Verfügung gestellt werden müssen.

So ist beispielsweise die Dokumentenaufbereitung oder der postalische Versand der Nachrichten in einigen Unternehmen an Dienstleister ausgelagert. Solche Funktionen müssen durch die Output-Management-Lösung somit nicht bereitgestellt werden, die Bedeutung von Schnittstellen zum Import und Export der Daten nimmt aber entsprechend zu. Für die Beurteilung ist entscheidend, dass das Output-Management-Projekt mit einer klaren Zielsetzung definiert wird und dabei die Schwerpunkte einer möglichen Systemunterstützung festgelegt werden.

Denn unter Kosten-Nutzen-Aspekten sollten nach einer Produktentscheidung nur die Module lizenziert werden, die wirklich anhand objektiver Anforderungen benötigt werden. Die hohen Lizenzkosten von mächtigen Systemen müssen durch die Aufgabenstellung gerechtfertigt sein. Zum anderen ist darauf zu achten, dass ein Anwender nicht durch zu viele Bedienelemente des Clients überfordert wird. Nur wirklich benötigte Funktionen sollten bereitgestellt werden, um den Schulungsaufwand gering zu halten und die Akzeptanz des Systems zu sichern.

Der Erfolg eines Output-Management-Projekts hängt entscheidend von der strukturiert durchgeführten Software-Auswahl ab. Es müssen klare Ziele und überprüfbare Vorgaben definiert werden, die sowohl den Rahmen für die Erhebung der Anforderungen als auch für die Einführung und spätere Beurteilung des laufenden Betriebs bestimmen. Auch beim Output Management gilt: Wer in der Software-Auswahl spart, zahlt am Ende mehr, hat weniger Nutzen und droht mit dem gesamten Projekt zu scheitern.