Prozessmodellierung im Vergleich
Prozesskartographie visualisiert Enterprise Content Management
Mit der Prozesskartographie stellt das Center for Enterprise Research der Universität Potsdam eine neue Modellierungsmethode vor. Sie ist besonders auf Enterprise Content Management ausgerichtet.
Das Interesse
am Enterprise Content Management (ECM) wächst durch die steigende Anzahl an Inhalten. Im Fokus steht dabei die einheitliche Bereitstellung und Verwaltung von Unternehmensinformationen sowie das Erstellen, Verwalten, Übertragen und Speichern von Dokumenten. Die Kernaufgabe von ECM-Systemen besteht in der Integration aller Anwendungen und Prozesse eines Unternehmens, welche der Verwaltung von Dokumenten und Inhalten dienen. Auch die Prozesse selbst entscheiden über die effiziente Versorgung mit Informationen. Da Enterprise Content Management von einer aktiven Verwendung von Dokumenten geprägt ist, steht bei der Modellierung dieser Prozesse die Darstellung von Dokumenten und IT-Systemen im Vordergrund, welche Content verwalten.
Für die Prozessmodellierung stehen unterschiedliche Methoden und Werkzeuge zur Verfügung, beispielsweise Petri-Netze, ARIS und UML (Unified Modeling Language). Neuere Ansätze stellen die Softwarekartographie sowie die KMDL (Knowledge Modeling Description Language) dar. Die Auswahl der am besten passenden Modellierungsmethode richtet sich nach den Anforderungen an die zu modellierenden Prozesse sowie den Zielen der Modellierung.
Prozesskarten bilden Abläufe ab
Das Center for Enterprise Research (CER) der Universität Potsdam hat die Methode der Prozesskartographie spezifiziert, die vorrangig Abläufe im Enterprise Management abbilden soll. Dieses Modellierungsverfahren legt auf Basis von sogenannten Prozesskarten den Fokus auf eine systematische Darstellung komplexer Anwendungslandschaften. Angelehnt an die Kartographie bestehen Prozesskarten aus einem Kartengrund sowie aufbauenden Schichten, welche dem Abbildungsziel entsprechen. Der Kartengrund enthält den Prozessschritt, die Kategorisierung des Untersuchungsgegenstandes sowie die organisatorische Einheit.
Bei der Darstellung der Abläufe im Enterprise Content Management unterscheidet die Prozesskartographie zwischen dem Kartengrund, aufbauenden Hauptelementen sowie optionalen Beschreibungs- und Übertragungselementen. Hauptelemente kennzeichnen sich dadurch, dass sie zur Abbildung von Prozessen im Enterprise Content Management erforderlich sind. Ergänzungselemente bestimmen Zustände oder Eigenschaften von Hauptelementen oder dienen der Erhöhung der Lesbarkeit des Prozesses.
Anhand von Praxisprojekten im Enterprise Content Management hat das Center for Enterprise Research eine Vorgehensweise zur Erstellung von Prozesskarten entwickelt. Um Anfang und Ende einzugrenzen, werden zunächst die abzubildenden Prozessabschnitte festgelegt und dann die Untersuchungsgegenstände bestimmt und in der Karte waagerecht abgebildet. Die Identifikation der Prozessschritte und Abbildung auf der Prozesskarte dienen der Vervollständigung des Kartengrundes und der Vorbereitung der anschließenden Zuordnung der (Prozessschritt)-Verantwortlichen. Auf dem nun vorliegenden Kartengrund werden die Elemente in Form von Dokumenten und IT-Systemen abgebildet.
Praxisvergleich der verschiedenen Modellierungssprachen zeigt Stärken und Schwächen auf
Anhand ausgewählter Qualitätskriterien hat das Center for Enterprise Research die Methode der Prozesskarten mit den Modellierungssprachen ADONIS, Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK), Knowledge Modeling Description Language (KMDL) sowie Universal Modeling Language (UML) verglichen. Ihre Bewertung haben die Forscher an den Qualitätskriterien der Grundsätze ordnungsgemäßer Modellierung (GoM) ausgerichtet. Diese repräsentieren einen methodischen Ordnungsrahmen, der den Modellierungssprachen grundsätzliche Regeln zuweist. Sie beinhalten die Merkmale Richtigkeit, Relevanz, Wirtschaftlichkeit, Klarheit und Vergleichbarkeit sowie den Aspekt des systematischen Aufbaus. Zusätzlich haben die Potsdamer Faktoren des Enterprise Content Management in die Bewertung einbezogen.
Weil Abläufe im Enterprise Content Management von einer aktiven Verwendung von Dokumenten geprägt sind, steht bei deren Modellierung die Darstellung von IT-Systemen im Vordergrund, welche Dokumente verwalten. Alle Prozessschritte werden organisatorischen Einheiten und Rollen zugeordnet. ECM-Systeme wollen ja genau diese organisatorischen Einheiten in ihren Rollenkonzepten abbilden. Je nach Zielstellung einer Prozessaufnahme werden weitere Elemente wie beispielsweise Formularfelder definiert und abgebildet.
Rechnungsbearbeitung dient als Beispielprozess
Zum Vergleich wurde der Prozess der Rechnungseingangsbearbeitung in allen Modellierungssprachen abgebildet. Wie das Ergebnis zeigt, erfüllen sämtliche Modellierungssprachen vollständig die Qualitätskriterien Richtigkeit, Relevanz, Vergleichbarkeit, systematischer Aufbau sowie die Abbildung von IT-Systemen. Unterschiede bestehen hinsichtlich des Kriteriums der Klarheit: In ADONIS lassen sich zur Abbildung von Ressourcen nur eingeschränkt Elemente nutzen. Rollen lassen sich gar nicht abbilden. Das Aktivitätsdiagramm der Unified Modeling Language (UML) bildet Zuständigkeiten durch die Swimlane-Darstellung ab. Die explizite Abbildung von Dokumenten unterstützen ausschließlich die Ereignisgesteuerte Prozesskette (eEPK) sowie die Prozesskarten. Die Unterscheidung der eingesetzten Ressourcen sowie die Definition von zusätzlichen Elementen ist ausschließlich in Prozesskarten möglich.
Alle untersuchten Sprachen stellen den Beispielprozess dar. Allgemeine Objekte, welche sowohl Systeme als auch Dokumente sein können, lassen sich allerdings ausschließlich im Aktivitätsdiagramm der Unified Modeling Language abbilden. ADONIS stellt genutzte Systeme, Dokumente sowie weitere Hilfsmittel mit dem Element Ressource dar. Da dies im Enterprise Content Management die wichtigsten Abbildungselemente sind, erscheinen UML und ADONIS für diesen Zweck ungeeignet. Die Unterscheidung von Ressourcen und die freie Wahl von Elementen sind ausschließlich in Prozesskarten vorgesehen.
Da Prozesskarten speziell zur Abbildung von ECM-Prozessen entwickelt wurden, werden diese Kriterien hier am besten erfüllt. Wie der Vergleich zeigt, lassen sich Abläufe im Enterprise Content Management auch mit der Ereignisgesteuerten Prozesskette, der Aktivitätssicht der Unified Modeling Language sowie der Prozesssicht der Knowledge Modeling Description Language sinnvoll abbilden. Sandy Eggert