Neue Möglichkeiten der Integration von Enterprise Content Management und Portallösungen

Produkten der letzten Jahre gehört der Microsoft SharePoint Server (MOSS). Jedenfalls nach Ansicht von John Mancini, Präsident des internationalen Fachverbandes AIIM, in dem sich Anbieter und Anwender von Enterprise-Content-Management(ECM)-Technologien zusammengeschlossen haben. MOSS stelle für viele Unternehmen eine geeignete Plattform dar, wenn es um den effizienten Umgang mit Dokumenten gehe (siehe dazu auch den Kasten auf Seite 24).

Microsoft Office SharePoint Server ist ein Produkt zur Zusammenführung verschiedenster Anwendungen und Informationen aus nahezu beliebigen Quellen in einer Web-Anwendung. Spezifische Informationsbedürfnisse von Zielgruppen sollen so effizient befriedigt werden.

Nachdem Microsoft kürzlich angekündigt hat, Business-Intelligence-Fähigkeiten wie Monitoring (Dashboard, Scorecard) und Analysefunktionen des abgekündigten Microsoft PerformancePoint Server in MOSS zu integrieren, dürften sich dessen Erfolgsaussichten noch verbessert haben.

Aber schon heute lässt sich mit dem SharePoint Server 2007 eine Verbindung mit Geschäftsanwendungen wie SAP, Siebel und der Datenbank von Microsoft, dem SQL Server 2005, herstellen und Berichte, Listen und Key Performance Indicators veröffentlichen. Die Berichte können mit den Microsoft SQL Server Reporting Services erstellt worden sein oder Berichte aus Microsoft Office Access beziehungsweise Arbeitsmappen von Microsoft Office Excel sein.

Im Mittelpunkt der Business-Intelligence-Features des SharePoint Server 2007 steht das Berichtscenter. Dabei handelt es sich um eine Website, auf der Gruppen – unabhängig davon, ob es sich um ein kleines Team oder die gesamte Organisation handelt – Berichte zentral speichern können. Das Berichtscenter enthält spezielle Bibliotheken zum Speichern von Berichten, Listen und Verbindungen mit externen Datenquellen. Es ermöglicht den Zugriff auf Seitenvorlagen und Webparts, mit denen sich Seiten und Listen für Geschäftsinformationen erstellen lassen. Im Berichtscenter können Benutzer anhand von Kategorien nach Elementen suchen, Kalender und neue Berichte anzeigen sowie relevante Berichte abonnieren.

So genannte Excel Services ermöglichen es, eine Excel-Arbeitsmappe auf einem Server zu speichern und dann einen beliebigen Ausschnitt dieser Arbeitsmappe auf einer Website zu veröffentlichen. Benutzer benötigen nur einen Browser, um die Live-Daten zu sehen und damit zu arbeiten. Excel Services ist eine Servertechnologie, die das Verwenden, Freigeben, Schützen und Verwalten von Arbeitsmappen aus Microsoft Office Excel 2007 als interaktive Berichte in einheitlicher Form in der Organisation ermöglicht. Office Excel 2007 bildet dabei im Prinzip das Tool zur Erstellung der Dokumente und Excel Services ist das Werkzeug zur Erstellung der Berichte.

Die Arbeitsmappe wird mithilfe eines Webparts – genauer: dem so genannten Excel Web Access – auf der Website veröffentlicht. Dieses Vorgehen hat laut Microsoft den Vorteil, dass alle Berechnungen auf dem Server stattfinden. Folglich werde die Geschäftslogik in der Arbeitsmappe nie offengelegt. Excel Web Access ist ein Webpart, der die Interaktion mit der Arbeitsmappe von Microsoft Office Excel mithilfe von Dynamic Hierarchical Tag Markup Language (DHTML) und JavaScript ermöglicht und anzeigt, ohne dass dazu ActiveX-Steuerelemente auf den Client heruntergeladen werden müssen. Excel Web Access kann mit anderen Webparts auf Dashboards und anderen Webpart-Seiten verbunden werden.

Ab April 2009 sind Microsoft Produkte wie Exchange, SharePoint und Office Live Meeting auch als Online-Versionen für Unternehmen verfügbar. Microsoft SharePoint Online bietet der Softwarekonzern ab 6,18 Euro netto pro Benutzer und Monat an. Die gesamte Business Productivity Online Suite kostet für bis zu 250 Nutzer 12,78 Euro netto pro Nutzer und Monat. Die Suite ist eine Zusammenstellung von Online-Anwendungen, die sich an Information Worker wendet, also an Mitarbeiter, für die der Computer zu den täglichen Arbeitsmitteln gehört. Eine Gesamtübersicht der Preise ist zu finden unter: www.microsoft.com/germany/online.

Neben Microsoft selbst bieten auch eine ganze Reihe von ECM-Herstellern und Microsoft-Partnern Lösungen und Erweiterungen für MOSS an.

Das schweizerische Unternehmen itsystems hat beispielsweise MatchPoint 1.1 zur Inhaltsverwaltung auf MOSS vorgestellt (siehe Grafik). Die Basis von MatchPoint bildet laut Hersteller ein zentrales Metadatenmodell, über das Stammdaten aus verschiedenen Quellen zu einer einheitlichen Metadatenquelle vereint und in MOSS zur Verfügung gestellt werden. Der Schlüssel zum Erfolg sei die automatische Vergabe der Metadaten durch verschiedene Mechanismen wie Vererbung (Vergabe der Metadaten über die Struktur), Promotion (Erzeugung von Metadaten aus dem Dokument) und Workflow-based Tagging (Vergabe und Änderung von Metadaten direkt aus dem Prozess). Dadurch würden die Metadaten einheitlich und komplett auf alle Informationen vergeben und nicht manuell durch den Benutzer. Über den neuen Composite Webpart könnten, auf Basis der vordefinierten Suche, auch Daten aus beliebigen anderen Datenquellen angezeigt werden – beispielsweise aus Lösungen für Enterprise Resource Planning (ERP,) Customer Relationship Management (CRM) oder von RSS Feeds, Live Search, Google Search und Flickr.

Die windream GmbH hat auf der diesjährigen CeBIT eine erweiterte Version der Integration der ECM-Lösung windream in den MOSS gezeigt. Die Software ermögliche es Anwendern unter anderem, die für MOSS freigegebenen Dokumente und Metadaten aus Verzeichnissen eines windream-Laufwerks im MOSS darzustellen und zu bearbeiten. Der Zugriff auf die Dokumente erfolge direkt über den MOSS. Ebenso könne eine Recherche nach archivierten Dokumenten über den MOSS durchgeführt werden. Dabei stehen Anwendern laut Hersteller alle Recherche-Optionen zur Verfügung, die auch das ECM-System windream bietet. Durch die Integration von windream in den MOSS könnten individuelle Regeln für den Lebenszyklus eines Dokumentes festgelegt werden, die unter anderem bestimmen, wann die Dokumente archiviert werden, wie lange sie im Archiv gespeichert bleiben und wann sie aus dem Archiv gelöscht werden.

Anwender seien nicht mehr den technischen Einschränkungen der MOSS-spezifischen SQL Server-Datenbank unterworfen. Alle Dokumente würden völlig unabhängig von ihrer jeweiligen Größe und Anzahl direkt in windream abgelegt und ließen sich den Angaben zufolge sowohl von dort aus als auch über MOSS verwalten. Von den Vorteilen dieser Integrationslösung profitieren laut windream vor allem Teams, Abteilungen und Arbeitsgruppen in Unternehmen, die MOSS einsetzen und die bestimmte Dokumente häufig zur Bearbeitung austauschen.

Laut dem Hersteller DocuWare ermöglicht es DocuWare CONNECT to SharePoint Anwendern, ihr Microsoft-Unternehmensportal um fehlende Dokumentenmanagement-Funktionalität zu erweitern. Sie könnten aus dem MOSS direkt auf Archive zugreifen; alle Zugriffs-, Recherche- und Ablage- sowie die Workflow-Funktionen von DocuWare stünden ihnen dabei zur Verfügung. DocuWare lasse sich über Webparts als „Solution" in das Portal integrieren und MOSS-Anwender könnten über den Web-Client auf DocuWare-Archive zugreifen. Das auf Microsoft-Standards basierende Zusatzmodul DocuWare CONNECT to SharePoint integriere zusätzlich die DocuWare-Anwendung als „Records Center" in MOSS. Dokumente, die zunächst innerhalb des Microsoft-Server verwaltet wurden, lassen sich dadurch laut Hersteller im Originalformat sowohl manuell als auch automatisch anhand definierter Regeln archivieren. Die Ordnungskriterien des MOSS würden dabei vom DocuWare-Archiv übernommen.

Das DocuWare-Modul ermöglicht den Angaben zufolge Single-Sign-On. Nachdem der Anwender sich ins Portal eingeloggt hat, könne er ohne weitere Anmeldung über die DocuWare-Recherchefunktionen auf alle Archive zugreifen. Die Webparts des DocuWare Web-Client werden dazu in die SharePoint-Oberfläche integriert. Dadurch stünden dem Anwender auch alle Workflow-Funktionen des DocuWare Web-Client, beispielsweise Stempel und Markup, zur Verfügung. Die DocuWare-Archive werden laut Hersteller in die allgemeine Suche Enterprise Search des MOSS einbezogen: Gibt der Benutzer im SharePoint-Portal einen Suchbegriff ein, zeige ihm MOSS als Ergebnis nicht nur seine eigenen Dateien, sondern liste auch alle Dokumente aus den DocuWare-Archiven mit den entsprechenden Begriffen auf. Die DocuWare-Archive müssten dazu nicht erneut vom MOSS indexiert werden und die detaillierten Zugriffsrechte in DocuWare würden vollständig berücksichtigt.

ELO Digital Office bietet ebenfalls eine MOSS-Integration in die ELO ECM-Suite. Als Frontend werde der MOSS in die ELO-Lösungen eingebunden und könne auf die erweiterten ECM-Funktionalitäten – wie beispielsweise Archivieren, Scannen sowie Workflow – zugreifen. ELO fungiere hier als zentrales Archiv-Backend. Der Vorteil bei dieser Kombination sei, dass Anwender unabhängig von ihrem ECM-Client über MOSS, Outlook, Lotus Notes oder auch SAP Zugriff auf alle relevanten Geschäftsdaten haben.

In Bezug auf den MOSS biete ELO auch die rechtskonforme Archivierung aller SharePoint-Objekte. Dies schließe auch die gesetzeskonforme digitale Signatur der Dokumente ein.

Ein Vorteil sei die in ELO standardmäßig verfügbare Workflow-Funktionalität für die SharePoint-Umgebung. So könnten Unternehmensprozesse abgebildet werden. Über einen grafischen Interface-Designer lassen sich laut Hersteller Geschäftsprozesse modellieren. Für den Überblick über alle Geschäftsprozesse sorge dabei das grafische Workflow-Monitoring, das sich im Produktivbetrieb mit dem MOSS verzahnen lasse.

Der ECM-Spezialist d.velop erweitert mit seiner Produktlinie ECSpand den MOSS um Funktionen. ECSpand ermögliche es Anwendern, direkt aus ihren gewohnten Applikationen heraus sowohl selektierte Einzeldokumente als auch Massendaten direkt an den MOSS zu übergeben. Die Lösung integriere einen digitalen Aktenplan in die SharePoint-Umgebung, mit dem sich bereits vorhandene Aktenstrukturen und Arbeitsweisen abbilden ließen. Dokumente würden in Kunden-, Projekt-, Auftrags- oder beliebigen weiteren Akten strukturiert abgelegt. Dabei würden die importierten Elemente einer Dokumentenbibliothek in den Akten automatisch miteinander verknüpft.

Mehrfachansichten und die prozessbezogene Visualisierung von Dokumenten auf Basis des SharePoint-Aktenplans vermitteln laut Hersteller dem Anwender eine schnelle Übersicht über sämtliche Informationen. Alle gespeicherten Dokumente ließen sich den Angaben zufolge mit dem so genannten Rendition-Service unabhängig von der ursprünglichen Erzeugerapplikation in ein langzeitstabiles, revisionssicheres Format (TIFF, PDF, PDF/A) umwandeln. Durch die enthaltene Enterprise-Application-Integration(EAI)-Schnittstelle könne der Anwender unterschiedliche anliefernde Systeme oder Scan-Verfahren in seine SharePoint-Umgebung integrieren. Damit sei eine direkte Übernahme der Nutz- und Metadaten sowie der Rechercheverfahren aus den genannten Systemen möglich. Zusätzlich sorge ECSpand für die sichere Archivierung vorliegender Informationen auf zertifizierten Speichersystemen wie NetApp, IBM, EMC Centera oder auch d.cas. Dabei würden gesetzliche Vorgaben wie SOX oder GDPdU eingehalten.

Microsoft hat den MOSS für die eigene Infrastruktursoftware ausgelegt. IT-Entscheidern, die freie Wahl für ihre IT-Infrastruktur haben möchten, bietet Alfresco eine Alternative zum MOSS. Der Anbieter von Lösungen für Enterprise Content Management (ECM) auf Basis einer Open-Source-Lizenz hat sich zum Ziel gesetzt, ein ECM-System anzubieten, das Produkte wie MOSS in Funktionsumfang, Funktionalität und Nutzen übertrifft. „Angesichts der massiv wachsenden Verbreitung von MOSS suchen Kunden nach einer offenen Alternative, die ähnliche Vorteile bietet, aber zusätzlich eine wirkliche Auswahl der Plattform möglich macht", erklärt John Newton, Chief Technology Officer (CTO) von Alfresco Software, und fügt hinzu: „Alfresco Labs 3 ist jetzt das erste ECM-Produkt, das das SharePoint-Protokoll implementiert und Anwendern den gleichen Zugang aus Microsoft Office bietet. Gleichzeitig haben Unternehmen die freie Wahlmöglichkeit bei Hardware, Datenbank, Betriebssystem, Applikationsserver und Portalprodukten. Kunden erhalten somit die entscheidenden Vorteile aus beiden Welten: ein bedienungsfreundliches Content-Management- und Collaboration-Tool, das mit Microsoft Office gekoppelt ist und gleichzeitig die IT-Gesamtkosten reduziert und eine hochrentable Nutzung der bereits getätigten Investitionen erlaubt."

Dass Microsoft die Alfesco-Lösung anders beurteilt, wundert nicht. Peter Fischer, Product Solution Manager SharePoint & Enterprise Search bei Microsoft Deutschland, erläutert auf Seite 50, warum es nach seiner Ansicht keine Alternative zum Original gibt.

Aber auch United Planet bietet eine Alternative zum MOSS. Auf der CeBIT hat der Freiburger Softwarehersteller einen Office-Adapter für Intrexx Xtreme vorgestellt. Mit ihm sei es möglich, Office-Dokumente direkt im Portal zu verwalten, ohne dass dafür der MOSS eingesetzt werden muss. Dabei spiele es keine Rolle, ob es sich um Umsatzstatistiken in einer Excel-Tabelle, um PowerPoint-Präsentationen oder um Word-Dokumente handle. Diese Dokumente könnten nun ohne die bisher notwendigen Up- und Download-Mechanismen direkt im Portal bearbeitet und abgelegt werden.

Um eine schnelle Auffindbarkeit der Dokumente zu gewährleisten, könnten Anwender diese mit Zusatzinformationen versehen. Es sei auch möglich, die Dokumente mit Prozessen zu verknüpfen und in Workflows einzubinden. Mit Intrexx sei die Integration der Office-Dokumente ab der Version 2003 von Microsoft möglich, ein Update auf Microsoft Office 2007 sei deshalb nicht nötig. Mit Intrexx Xtreme ließen sich den Angaben zufolge Webapplikationen, Intranets, Extranets und Enterprise Portale erstellen und betreiben. hei