Kopplung von Enterprise Resource Planning (ERP) und Enterprise Content Management (ECM)

Informationsinseln verlassen

Der moderne, globale Wettbewerb erfordert aber flexible und schnelle Reaktionen und an die Stelle der Aufbauorganisation tritt die Ablauforganisation mit dem Fokus auf Geschäftsprozesse, denen sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Informationen zugeordnet sind. Zwar erfüllten ERP- und ECM-Anwendungen bald auch diese Anforderungen, aber die Beschränkung auf eine Informationsart blieb weitgehend erhalten. Sowohl ERP- als auch ECM-Systeme haben ihre Stärken durch jahrelange Entwicklungsarbeit aufgebaut, ein Nachziehen im jeweils anderen Segment ist kaum möglich. Zum einen fehlen den Anbietern die finanziellen Mittel, zum anderen Erfahrungen mit den Anforderungen der Kunden. Daher wurden die Kopplungsbemühungen verstärkt.

Austausch der Inhalte

Klassische Aufgabe von ECM-Systemen ist die Ablage von unstrukturierten Informationen – als Alternative zum Ausdruck auf Papier. Entsprechend können die Anwendungen den Output von ERP-Anwendungen wie beispielsweise Auftragsbestätigungen oder Ausgangsrechnungen speichern. Die Inhalte des ERP-Systems werden für diesen virtuellen Druck mittels Formatvorlagen aufbereitet, analog zur Erstellung von Papierunterlagen. Eine weitere Kopplungsmöglichkeit ist die Übertragung von Stamm- oder Transaktionsdaten aus der ERP-Anwendung, um sie im ECM-System als Metadaten bei der Verschlagwortung oder zur Validierung von Eingaben zu nutzen. Ein einfaches Beispiel ist die automatische Vervollständigung der Adresse, wenn eine Kundennummer eingegeben wird. Diese Informationen müssen im Unternehmen nur einmal zentral verwaltet werden (meist in der ERP-Anwendung), stehen aber dann für verschiedene Anwendungen zur Verfügung. Im Gegenzug werden im ECMSystem verwaltete Dokumente häufig den strukturierten Inhalten der ERP-Anwendung zugewiesen, beispielsweise als Begleitdokumente zu Buchungssätzen oder Materialstammdaten. Im Hauptanwendungsgebiet Rechnungserfassung wird zwischen der frühen und der späten Archivierung unterschieden (vgl. Abbildung Seite 26). Bei der frühen Archivierung werden die Geschäftsdokumente direkt nach dem Eingang gescannt, mit einer Texterkennung behandelt, klassifiziert und einem Geschäftsvorfall zugeordnet. Durch manuelle Eingabe oder automatisches Erkennen werden die relevanten Informationen in die Eingabemasken der ERP-Anwendung übernommen und der zugeordnete Geschäftsprozess gestartet. Der nun digitale Beleg ist mit der Transaktion verknüpft und kann während der Bearbeitung über einen Viewer angesehen und mit digitalen Stempeln, Markierungen etc. bearbeitet werden. Im Gegensatz dazu wird bei der späten Archivierung ein Dokument im Posteingang lediglich mit einem Barcode versehen. Die Papierdokumente werden durch die Hauspost verteilt und die Informationen händisch durch Abtippen übertragen. Erst nach der Bearbeitung erfolgt die Digitalisierung, der Beleg wird durch den Barcode automatisch der Transaktion zugeordnet. Mit der frühen Archivierung entfallen zeit- und kostenintensive manuelle Schritte bei der Datenübernahme und Weiterleitung, allerdings müssen Investitionen in entsprechende Erkennungs- und Klassifikationssysteme getätigt werden.

Zusammenführung zum Management von Geschäftsprozessen

Zur Integration der strukturierten und unstrukturierten Informationen zu einem unternehmensweiten Wissenspool gibt es die Ansätze „Recherche“ und „Aktenstrukturen“. Ziel ist es, den verschiedenen Anwendergruppen die Inhalte jeweils in ihrer führenden Anwendung anzuzeigen, es ist also ein Zugriff sowohl aus dem ERP- als auch aus dem ECM-System zu gewährleisten. Beim „Recherche“-Ansatz, zumeist angewendet bei dynamischen Aufgabenstellungen, steht eine übergreifende Suche im Fokus, welche verschiedene Anwendungen und Datenbestände einschließt und die Ergebnisse möglichst strukturiert in einer gemeinsamen Trefferliste ausgibt. Es ist dabei die Aufgabe der Recherche-Anwendung, die Suchanfrage in die Teilbereiche aufzuspalten und gegebenenfalls in die Syntax der Zielsysteme zu übersetzen. Für strukturierte Aufgabenstellungen kommt der „Aktenstruktur“-Ansatz zur Anwendung. Dabei wird weiterhin mit Akten gearbeitet, in welche Inhalte aus den verschiedenen Basissystemen abgelegt werden. ECMSysteme bieten hier den Vorteil, dass sie über starre Strukturen hinausgehen. Es können mehrere Aktenpläne angezeigt werden, die Darstellung erfolgt anhand der Anforderungen des Anwenders auf der Grundlage einer zentralen Ablage. Mit so genannten dynamischen Ordnern können statusabhängige Dokumente gefunden werden, beispielsweise zu prüfende Rechnungen. Es handelt sich hier um eine Art Suchanfrage, die aber als Akte visualisiert wird. Jede Suchanfrage ermittelt dynamisch die relevanten Inhalte. Auf dieser Basis lässt sich in einem nächsten Schritt ein umfassendes Geschäftsprozessmanagement aufbauen. Die Verarbeitungsschritte müssen nun nicht mehr durch den Anwender selbst angestoßen werden, sondern das System vergibt und kontrolliert die Teilaufgaben. Zudem können kleinere Routinetätigkeiten wie Prüfungen oder Vergabe eines Aktenzeichens automatisiert werden. Sowohl ERPAnwendungen als auch ECM-Systeme verfügen bereits über Workflow-Mechanismen. Die Herausforderung ist die Orchestrierung der Geschäftsprozesse, also welche Anwendung für welche Teilprozesse die Steuerung und Überwachung übernimmt und welche Funktionen bereitstellt.

Initiativen von SAP im ECM-Markt

SAP als größter Hersteller von ERPAnwendungen hat bereits eine Reihe von Initiativen im ECM-Bereich unternommen. Mit dem Dokumentenverwaltungssystem (DVS) werden grundlegende ECM-Anforderungen abgedeckt, Funktionen für die Erfassung von Papier sowie die Archivierung an sich sind durch Drittsysteme bereitzustellen. Der Fokus liegt auf der Verwaltung, Verschlagwortung, Versionierung und Suche der Dokumente über den Lebenszyklus hinweg. Das (modernere) SAP Records Management (RM) ist ein Bestandteil von SAP NetWeaver und verwendet Services und Schnittstellen zur Realisierung von Dokumentenmanagement. Dabei wird die Zusammenführung von Informationen in einer Oberfläche sowie die Kopplung der virtuellen Akten mit Workflows betont. Als Informationsportal zur Aktenverwaltung kann es kundenspezifisch durch Konfiguration oder das Hinzufügen neuer Services angepasst und ergänzt werden. Die zugrunde liegende Aktenstruktur wird im so genannten Records Modeler erstellt. Für einzelne Bereiche hat SAP weitere Produkte entwickelt. Im Bereich der Recherche bietet der Document Finder die Möglichkeit, über Suchmerkmale zu recherchieren, wel che außerhalb der SAP-Anwendung verwaltet werden. Die Text Retrieval and Information Extraction (TREX) ist eine Suchmaschine zur Volltextrecherche. Zur Unterstützung der Zusammenarbeit wird mit Collaborative Folder (cFolder) die Möglichkeit zum Austausch von Dokumenten zwischen SAP- und Fremdsystemen ermöglicht, meist über ein Portal. Die Collaboration Projects (cProjects) dienen dem Projektmanagement. Die Funktionen werden unterschiedlich visualisiert. Im klassischen Graphical User Interface (GUI) von SAP werden die Dokumente in die gewohnte SAP-Arbeitsoberfläche integriert. Demgegenüber wird durch das Easy Document Management (Easy DM) – nicht zu verwechseln mit dem ECM-Anbieter EASY SOFTWARE – die Einbindung der Dokumentenverwaltung als virtuelles Laufwerk in den Windows Explorer realisiert. Zudem kann SAP Portal – als Oberfläche von SAP NetWeaver – zur Darstellung der Dokumente genutzt werden. SAP stellt damit umfangreiche ECM-Funktionen zur Verfügung. Allerdings sind einige Aspekte kritisch zu sehen. Zum einen ist noch keine klare ECM-Strategie vorhanden. Die Produkte werden unter den Oberbegriffen Product Lifecylce Management, Knowledge Management und Document Management angeboten, was teilweise deren Herkunft aus der Verwaltung von strukturierten Listen verdeutlicht. Zum anderen existiert eine Vielzahl von Produkten mit teilweise redundanten, teilweise aber auch ergänzenden Eigenschaften. So müssen bestimmte Benutzergruppen zur Abdeckung ihrer Anforderungen mit verschiedenen Modulen (und auch verschiedenen Oberflächen) arbeiten, was der Integrationsidee widerspricht. Die Fokussierung auf Service-orientierte Architekturen (SOA) hat die ECM-Strategie der SAP nicht klarer werden lassen. SAP NetWeaver ist zwar eine mächtige Plattform, aber die Lösungen darauf sind noch zu entwickeln. Hier setzen etablierte ECM-Anbieter an, um durch die Integrationsmöglichkeiten ihre Konzepte und Funktionen bereitzustellen.

Kopplung von ECM und SAP-Anwendungen

Die etablierten ECM-Hersteller haben somit noch immer einen starken Anreiz, eine eigene Kopplung mit SAP-Anwendungen zu verwirklichen. Dabei nutzen die ECM-Anbieter verschiedene Schnittstellen. Das SAP Archive Development Kit (SAP ADK) wird für die Datenarchivierung zur Entlastung der SAP-Anwendungen verwendet. Im Hintergrund werden Archivdokumente aus den SAP-Archivobjekten erstellt und über das ECM-System auf ein Speichermedium geschrieben. ArchiveLink dient als Schnittstelle für die Archivierung von gescannten Eingangsdokumenten, erzeugten Ausgangsdokumenten und Drucklisten auf verschiedenen Speichersystemen. Zudem werden Programmier- Frameworks zur Verfügung gestellt. Die ECM-Anbieter entwickeln hier auf Basis des Advanced Business Application Programming (ABAP) oder des Business Application Programming Interface (BAPI) Kopplungen an SAP-Objekte zur Recherche oder zum Datenaustausch. SAP NetWeaver stellt zum einen eine Java-Schnittstelle bereit, forciert zum anderen aber den SOA-Gedanken. Benötigte Funktionen sollen – als Services gekapselt – aus verschiedenen Systemen kombiniert werden.

SAP-Landschaft und Office-Welt wachsen zusammen

Bereits vor zwei Jahren startete die Duet-Initiative, welche eine stärkere Verzahnung der Microsoft-Officeund der SAP-Produkte zum Ziel hat. Die Anwender sollten in den ihnen vertrauten Arbeitsumgebungen Zugriff auf Informationen aus der anderen Anwendung erhalten und auch Workflows anstoßen können. Im Zuge der Entwicklung von Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) 2007 und der Konzentration auf SOA sind die Gedanken eines portalbasierten, virtuellen Arbeitsplatzes und der freien Konfiguration und Kombination von Anwendungssoftware verstärkt worden. Es bleibt aber die fachliche Komplexität. Die Arbeitsschritte oder Geschäftsprozesse müssen ebenso wie die Absprungpunkte in die jeweiligen Systeme und Anwendungen definiert werden, da bestimmte Aufgabenbereiche oder die Hoheit über bestimmte Informationen meist bei einem bestimmten System bzw. einer Anwendung liegen sollen. Der Benutzer merkt nichts von dem parallelen Einsatz mehrerer Anwendungen, da er aus einer einzigen Benutzeroberfläche heraus verschiedene Aufgaben abarbeiten und Geschäftsprozesse starten kann – zum Beispiel startet ein ausgefülltes Office-Formular im Hintergrund einen SAP-Prozess.

Kopplung kein rein technisches Problem

Auch mit SOA bleiben die Grundprobleme der IT ungelöst:

• Die Anwender fordern gleichzeitig eine Software mit maximal drei Buttons, welche sie aber in allen Arbeitsbereichen weitreichend unterstützt.
• Das System soll sich an die bestehenden Arbeitsweisen anpassen, aber eine Prozessverbesserung erreichen.
• Die Aufgabenstellungen werden als höchst individuell beschrieben, das System soll aber eine größtmögliche Automation der Vorgangsbearbeitung bewirken.

Es gilt also weiterhin fachliche Probleme zu lösen und bestehende Strukturen aufzubrechen, um Effizienz- und Effektivitätsverbesserungen zu erreichen. Bei der Kopplung von SAP- und ECM-Anwendungen verstärken sich diese Probleme, da bei der notwendigen Erarbeitung eines umfassenden Lösungsansatzes zumeist zwei völlig unterschiedliche „Weltbilder“ der beteiligten Fachbereiche aufeinandertreffen.

Fazit: Einfachere Anwendungen – einfachere Prozesse?

Wesentliche Ressource der modernen Unternehmen sind die Mitarbeiter und ihr Wissen. Es gilt, die Arbeitszeit effizient zu nutzen und dabei so viel Information wie möglich zu generieren und strukturiert abzulegen. Dies ist ohne den Einsatz entsprechender Software aufgrund der Fülle der anfallenden Daten nicht möglich. Die klassische Trennung von ERPAnwendungen und ECM-Systemen stellte die Mitarbeiter vor das Problem, dass sie sich entweder in mehrere Anwendungen einarbeiten oder aber einen Informationsverlust in Kauf nehmen mussten. Hier entwickeln die Hersteller auf beiden Seiten immer neue, umfassendere Lösungen zur Kopplung. Aber auch bei erweiterten technischen Möglichkeiten bleibt die fachliche Komplexität die Hauptherausforderung bei der Verbesserung der Geschäftsprozesse. Es gilt weiterhin, dass Software die Arbeit vereinfachen soll – und der Computer nicht nur die Probleme löst, die man ohne ihn nicht gehabt hätte. Es bleibt die Aufgabe der Prozessund Organisationsentwicklung, unternehmenseigene Strukturen und Geschäftsprozesse kritisch zu durchleuchten und Ansatzpunkte für eine Verbesserung der Effizienz und Effektivität zu identifizieren. Erst dann gilt es, die Software zu suchen, mit der Anwender „die richtigen Dinge“ „auf die richtige Weise“ tun können. Was nützt der beste Werkzeugkasten ohne Bauplan oder gar ohne Idee, was gebaut werden soll?