Information Lifecycle Management

Inzwischen greift dieser Ansatz zu kurz, denn die Unternehmen müssen verstärkt externe Bestimmungen beachten: Gesetzliche Vorschriften zur Datenhaltung, Bankenregularien oder auch IT-Strategien von Geschäftspartnern. Da sich diese Herausforderungen alleine mit Datenmanagement nicht mehr bewältigen lassen, hat sich die Disziplin Information Lifecycle Management herausgebildet. Eine ILM-Strategie betrachtet den Umgang mit Daten und Informationen ganzheitlich. Sie reicht von der Entstehung über die Speicherung in der Datenbank, das Archivieren bis hin zum Löschen. Datenmanagement verringert das Volumen gespeicherter Informationen und vermeidet Redundanzen. Es bildet daher eine solide Grundlage für eine ILM-Strategie, die sich anschickt, gleichzeitig Betriebskosten, Gesetzeskonformität und Risiken zu kontrollieren.

Je wichtiger die Daten für ein Unternehmen und seine Prozesse sind, desto höher muss ihre Verfügbarkeit sein und desto kostspieliger sind die Speichermedien. So lautet das Grundprinzip von Information Lifecycle Management. Eine Bank wird beispielsweise ihre tagesaktuellen Kundentransaktionen online für den sekundenschnellen Zugriff und möglichst noch parallel auf einem zweiten Speichersystem vorhalten. Um diese teure Hochverfügbarkeitslösung nicht zu überfrachten, werden weniger aktuelle Daten nach einem bestimmten Zeitraum oder nach Abschluss eines Geschäftsvorgangs automatisch auf einen Festplatten-basierten Langzeitspeicher ausgelagert. Von dort können sie immer noch zeitnah für Data Mining oder Reporting abgerufen werden. Verträge sowie Informationen, auf die Anwender eher selten zugreifen, werden preisgünstig auf Magnetbändern archiviert. Sollten diese Daten für die Geschäftsprozesse wieder relevant werden, wandern sie wieder auf die Online-Medien zurück, und der Kreislauf beginnt von vorne.

Gesetzliche und regulatorische Bestimmungen, das ungebremste Datenwachstum, neue Technologien sowie der weiterhin wachsende Kostendruck sind die treibenden Kräfte für ILM. Das anhaltend hohe Datenwachstum in unterschiedlichsten Bereichen wie Customer Relationship Management, E-Mails oder Daten aus Forschung und Entwicklung führt zur Notwendigkeit, die damit einhergehende Informationsflut zu steuern und die Lagerung der Daten zu optimieren. Einfach ausgedrückt: Wenn man große Mengen inaktiver Daten in den Unternehmen nicht auslagert, verlangsamen sich die IT-Systeme und die Datenleitungen verstopfen.

Neben diese technischen Betrachtung treten internationale sowie nationale gesetzliche und regulatorische Anforderungen (wie IAS, HGB, GoB, GDPdU und SOX), die unterschiedlichen Anforderungen an Speicherart und Aufbewahrungsfristen für elektronische Informationen stellen. Ergänzt werden diese von unternehmensinternen oder branchenspezifischen Vorgaben. Schließlich macht der in Unternehmen herrschende Finanzdruck die Kostenreduzierung zu einem Dauerthema. ILM stellt automatisierte Prozesse bereit, um vorhandene Technologien optimal zu nutzen und dadurch Prozess-, Technologie- und Personalkosten zu verringern.

Die ersten Schritte beim Aufbau einer ILM-Strategie (siehe auch „In fünf Schritten zu ILM-Strategie" auf Seite 40) bestehen aus der Kategorisierung der Daten und der Verknüpfung der Datentypen mit den Geschäftsregeln. Die Leitfragen dabei: Welche Informationen müssen wie, wann und und in welcher Form verfügbar sein? Welche Daten müssen wie lange und nach welchen Anforderungen gespeichert werden? Die Kategorisierung wird sowohl von Vorgaben wie dem Informationswert, den Sicherheitsanforderungen, den Compliance-Anforderungen oder von den vereinbarten Service Level Agreements als auch von der vorhandenen Speicherhierarchie und deren Kostenstruktur beeinflusst. Das Ergebnis dieser Analyse sind Entscheidungen hinsichtlich der optimalen Speicherung der Informationsobjekte. Die Konsolidierung der bisherigen technischen Speicherstruktur zugunsten intelligenter Speichernetzwerke, wie Network Attached Storage oder Storage Area Network, erleichtern die ILM-Umsetzung ebenso wie Hardware-Virtualisierung und Storage Resource Management.

Nachdem die Strategie steht, kommen die Storage-Systeme an die Reihe. Deren Hersteller werben für ihre Produkte häufig mit dem Begriff ILM. Das klingt zumindest teilweise irreführend. In der Praxis dienen Speichersysteme nämlich lediglich zum Wegspeichern von Daten, um Arbeitsplätze und Server zu entlasten. Das Grundprinzip des ILM besteht aber nicht aus Speichern und Aufbewahren, sondern darin, elektronische Daten automatisch zu kategorisieren und sicher, gesetzeskonform und kostengünstig zu archivieren. Diese Ansprüche decken nicht Speicherlösungen ab, sondern Enterprise-Content-Management(ECM)-Systeme.

ECM-Lösungen dienen der Erfassung, Verwaltung, Nutzung und Bereitstellung von strukturierten und unstrukturierten Daten. Dementsprechend unterstützen sie den gesamten Lebenszyklus von Informationen von der Entstehung bis hin zur Archivierung und Vernichtung. ECM-Lösungen beschleunigen das unternehmensweite Informationsmanagement und verbessern die Zusammenarbeit. Dabei berücksichtigen sie gesetzliche und unternehmensinterne Archivierungsvorgaben.

Hersteller von ECM-Systemen liefern allerdings keine Speichersysteme mit. Daher empfiehlt sich eine Kooperation zwischen Storage-Anbietern und Enterprise-Content-Management-Spezialisten. Der Verbund aus ECM-Lösung und Storage-System bietet die Möglichkeit, die Daten automatisch regelbasiert zu analysieren und auf Archivspeicher zu verlagern. Das ECM-System begleitet die Informationen während des gesamten Lebenszyklusses. Unternehmen profitieren von der Verlagerung der Daten auf günstige Speichermedien und von niedrigen Administrationskosten. Anwender finden die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort vor, und zwar unter Einhaltung der Compliance-Vorgaben.

Wer das Management sämtlicher Informationen gemäß deren Wert im Lebenszyklus automatisieren möchte, kann also kein Einzelprodukt implementieren. Nötig ist vielmehr ein mehrstufiges, integriertes Konzept. Unternehmen können sich dabei schrittweise in Richtung ILM bewegen. So lassen sich beispielsweise zunächst die Kernapplikationen und zu einem späteren Zeitpunkt die noch fehlenden Datenquellen in ein zentrales Informationsmanagement integrieren. Jeder Schritt für sich steigert Effizienz und Leistung der Speicherinfrastruktur.

Die Einführung von ILM gliedert sich demnach in drei Phasen: Basis ist zunächst die Einrichtung eines automatisierten Speichernetzes und eine Bestandsaufnahme der Daten- und Anwendungsarten im Unternehmen. Viele Unternehmen haben diese Umstellung bereits vollzogen und gleichzeitig ihre Ressourcen konsolidiert. Im nächsten Schritt werden Regeln oder Policies definiert, wie mit welchen Daten zu verfahren ist, um entsprechende Service-Level sicher zu stellen. Danach wird das Speichernetz in verschiedene Ebenen eingeteilt. Auf dieser Basis lassen sich bereits Komponenten für das Informationsmanagement in die wichtigsten Applikationen integrieren. Verwaltungswerkzeuge ordnen die Daten einer Anwendung bestimmten Speicherebenen zu. So werden gesetzliche oder interne Aufbewahrungspflichten abgebildet.

Die abschließende Phase besteht aus dem Übergang zu einer integrierten, automatisierten und Applikations-übergreifenden ILM-Umgebung für alle denkbaren Datenarten der Organisation.

Ziel ist es, jeder Anwendung zum richtigen Zeitpunkt einen entsprechenden Service Level zuzuteilen. Anhand der beschriebenen Schritte kann das IT-Personal Qualifikationen und Verfahren entwickeln, die dieses Verständnis technisch umsetzen. Je mehr praktische Erfahrung ein Unternehmen dabei gewinnt, desto höhere Automatisierungsgrade sind möglich. Um unternehmensweites ILM einzuführen, kommt es nur teilweise auf neue Hard- und Software an. Entscheidend ist die Klassifizierung und Qualifizierung der Informationen sowie die Aufstellung der Policies.

Eine ILM-Strategie hilft Unternehmen, bei der Verwaltung von Informationen die Gesamtbetriebskosten und die Risiken in den Griff zu bekommen und gleichzeitig gesetzliche Vorschriften einzuhalten. Erreichen lässt sich dies ausschließlich über einen ganzheitlichen Ansatz.

Diesen hat der Fruchtsafthersteller Ybbtaler Fruit Austria GmbH gewählt. Schlankere Arbeitsabläufe, ein zentraler Zugriff auf Produktions- und Lieferdaten sowie eine Reduzierung der Papierbelege – diese Ziele hat sich IT-Leiter Reinhard Spreitzer gesetzt.

Nach einer Evaluierung relevanter Hersteller entschied sich Ybbstaler für die DMS-/Archiv-Software ELO Professional aus dem Hause ELO Digital Office. „Die Möglichkeit, das System durch Scripting genau an unsere Bedürfnisse anzupassen sowie die einfache Handhabung haben uns überzeugt", berichtet IT-Leiter Spreitzer. Der Startschuss für die Implementierung fiel im Frühjahr 2007.

Die 1936 in Österreich gegründete Ybbstaler Fruchtsaft Gesellschaft stellt Fruchtsaftkonzentrate und natürliche Getränkegrundstoffe her. Mit mehreren Verarbeitungswerken in Europa zählt die Unternehmensgruppe weltweit zu den Großen der Branche. Sie erzeugt und vertreibt Produkte für die Lebensmittel- und Getränkeindustrie.

25 Mitarbeier hat Ybbstaler bislang im Umgang mit dem DMS geschult. Sie müssen nun Dokumente nicht länger kreuz und quer durch die Firma transportieren, sondern können sie in Sekundenschnelle abrufen. „Unsere Mitarbeiter haben die neuen Arbeitsabläufe sehr gut aufgenommen", berichtet Spreitzer. „Wo sie früher bei nachträglichen Recherchen zu einer Lieferung riesige Aktenberge durchforsten mussten, genügen heute wenige Mausklicks, um die gesuchten Informationen auf den Bildschirm zu holen."

Vor der Einführung des DMS begann der Papierfluss bei Ybbstaler an der Brückenwaage. Hier wiegen die Mitarbeiter ankommende Fahrzeuge vor und nach der Entladung, um die exakte Liefermenge zu ermitteln. Außerdem werden Wiege- und Übernahmescheine ausgestellt und unterschrieben sowie Zollpapiere, Zertifikate und Untersuchungsprotokolle übergeben, die dann das Labor, die Zollabteilung sowie die Buchhaltung bekommen. Da mehrere Abteilungen unabhängig voneinander mit den Belegen arbeiten, mussten diese mehrfach kopiert werden.

Mit ELO Professional gehört diese umständliche Prozedur der Vergangenheit an. Die Mitarbeiter scannen sämtliche Papiere sofort nach ihrer Übernahme ein und speichern sie elektronisch ab. Die Verschlagwortung geschieht dabei in ELO teils automatisch, teils manuell.

Gemäß einer von Ybbstaler festgelegten Struktur werden alle Dokumente – auch aus MS Office und MS Outlook – dem jeweiligen Vorgang zugeordnet. Mit Hilfe des ELO Barcode, den die unternehmensweiten Standardsoftware von CSB generiert, werden die Liefer- und Wiegescheine erfasst und automatisch im ELO-Archiv zugeordnet. Ab dann kann jeder autorisierte Mitarbeiter von jedem Arbeitsplatz darauf zugreifen. ELO fungiert also als zentraler Informationspool.

Auch der Außendienst profitiert vom DMS: Die weltweit aktiven Vertriebsmitarbeiter nutzen den mobilen Client auf ihrem Laptop als Vertriebstool. ELO Mobil stellt ihnen überall offline die volle DMS-Funktionalität zur Verfügung. „Unser Vertrieb greift damit direkt auf Angebote, Auftragsbestätigungen oder Projekte zu und vergleicht beispielsweise Preise", berichtet Spreitzer. „Dies beschleunigt den Vertrieb vor Ort."

Mit Hilfe von ELO habe Ybbstaler seit Abschluss der ersten Projektphase seine Prozesse vereinfacht und beschleunigt sowie das Druckvolumen erheblich verringert. Auf diese Weise spart das Unternehmen Papier und schont auch die Umwelt. „Allein bei der Warenübernahme konnten wir das Druckvolumen reduzieren und die Arbeitsabläufe erheblich beschleunigen", freut sich Spreitzer.

Als Storage-System nutzt Ybbstaler eine AX4 von EMC, eine Harddisk-Lösung mit einer Speicherkapazität von drei Terabyte. ELO Professional ist wie 90 Prozent der Speicherlandschaft virtualisiert und wird über ISCSI angesprochen. Ybbstaler verwaltet derzeit rund 25 000 Dokumente mit dem DMS-System, das im nächsten Schritt auch im Finanz- und Rechnungswesen zum Einsatz kommen soll. Hier werden Workflows die Rechnungsfreigabe steuern. Ebenso vorgesehen ist die direkte Einbindung eines elektronischen Fax-Systems in die ELO-Umgebung. jf