Enterprise Content Management

Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) sind eine Möglichkeit, die Vielzahl an Content-Pools wie Shared-File-Systeme, E-Mail-Archive, Kundenmanagementsysteme (CRM) sowie unternehmensweite Standardsoftware (ERP) zu verknüpfen. Eine derartige Koppelung eröffnet erhebliches Einsparpotenzial in Bezug auf den System- und Verwaltungsaufwand und schafft damit die Voraussetzung, Geschäftsprozesse effizienter abzubilden. Für die Integration würden sich viele Unternehmen wünschen, die benötigten Dienste auf Basis der Service-orientierten Architektur (SOA) einfach per Knopfdruck einzubinden. Die Praxis ist davon allerdings noch weit entfernt. Vielfach herrscht nach wie vor hohe Schnittstellenkomplexität vor.

ECM-Systeme stellen einen Ausweg dar, denn sie sind von ihrer Architektur her als zentrale Middleware ausgelegt. Über Standardschnittstellen lassen sie sich mit den Geschäftsapplikationen verzahnen und führen alle unternehmenskritischen Daten in einem zentralen Repository zusammen. „Diese Zentralisierung ermöglicht ein hochwertiges Datenmanagement ohne Redundanzen sowie eine ausgeklügelte Berechtigungssteuerung – inklusive der Einhaltung relevanter Compliance-Richtlinien wie beispielsweise EuroSox", berichtet Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer des ECM-Anbieters ELO Digital Office.

Standardisierte Protokolle wie XML (Extended Markup Language) oder SOAP (Simple Object Access Protocol) reduzieren das Integrationsproblem der Systeme. Zudem bieten sie die Flexibilität, auf Veränderungen in den Geschäftsprozessen zu reagieren. Viele Unternehmen installieren laut Mosbach das Workflow-Modul als Bestandteil einer ECM-Suite. Durch den integrierten Charakter kann das Workflow-System automatisiert auf archivierte Dokumente und den kompletten Informations-Content des ECM-Systems im Geschäftsprozess zugreifen.

Für zahlreiche Unternehmensapplikationen wie Mail, CRM oder ERP enthalten die ECM-Systeme vordefinierte Adapter. Diese reduzieren den Implementierungsaufwand. Häufig sind auch externe Mitarbeiter in einen Geschäftsprozess mit einzubinden sowie Zulieferer, Kooperationspartner oder auch Kunden. Die Kommunikation kann hier per Mail oder über spezielle Web-Portalseiten erfolgen.

Während per Mail eine Workflow-Aufgabe gezielt zur Prüfung und Freigabe vorgelegt wird, geht der Web-Portalansatz in Richtung Collaboration Working: Es werden Aufgaben gesammelt, die dann gemeinsam von einem Team abgearbeitet werden. Im Gegensatz zur Kommunikation über Mail sind beim Portalansatz auch komplexere Abfragelogiken mit Plausibilitätskontrollen möglich.

ECM-Systeme stellen mit ihren Teilkomponenten wie Capturing, Archivierung, Content- sowie Workflow-Management als Middleware wichtige Bausteine zur Realisierung eines ganzheitlichen Business Process Management (BPM) bereit. Prozesslogik kommt mit Hilfe von Regelmechanismen in allen Systemen zum Tragen. Die automatisierte Verarbeitung eines Geschäftsablaufs erfordert das regelkonforme Zusammenwirken aller Komponenten. So ist beispielsweise bei Eingangsrechnungen eine Plausibilitätsprüfung gegen das bestehende ERP-System nötig, bevor die erfassten Belegdaten über den zentralen Rechnungsworkflow in den nächsten Bearbeitungsschritt einfließen. Im umgekehrten Fall erfolgt bei ERP-Transaktionen automatisch ein Beleg- und Datenzugriff auf das zentrale Content- und Archivsystem. Werden Folgeprozesse angestoßen, sorgt die ECM-Middleware dafür, dass gemäß der definierten Business-Logik automatisiert weitere Informationsstrukturen und Workflow-Prozesse erzeugt und applikationsübergreifend verarbeitet werden.

Individuelle Geschäftsprozesse verlangen ein hohes Maß an Flexibilität und Modellierbarkeit. Auch hier helfen ECM-Systeme, wie Mosbach beschreibt: „Mit Hilfe eines grafischen Designers lassen sich auch komplexe Unternehmensabläufe in einem Workflow-System einfach modulieren. Die Workflow-Engine generiert die elektronische Prozesslogik und verwaltet Bearbeitungsregeln, Plausibilitätskontrollen und Zuständigkeiten." So werde der jeweilige Geschäftsvorfall im Unternehmen – etwa eine Kundenbestellung, die Rechnungsprüfung oder ein Versicherungsantrag – ereignisbezogen gesteuert.

Das Workflow-System verbindet nicht nur die beteiligten Mitarbeiter, sondern auch sämtliche Systeme inklusive ihrer Daten, wie Mosbach an einem Beispiel erläutert: „Eine Eingangsrechnung wandert nach Prüfung und Freigabe automatisch zur Buchung ins ERP-System, während an anderer Stelle Fertigungspapiere und/oder CAD-Zeichnungen in den Workflow-Ablauf mit eingebunden werden."

ECM-Lösungen sind generell so konzipiert, dass sie die jeweils relevanten Inhalte und Geschäftsprozesse gezielt zusammenführen. Sie ermöglichen es, die Business-Logik losgelöst von den vorhandenen Applikationslogiken zu managen und so den eigentlichen Geschäftsprozess in den Mittelpunkt zu stellen. Des weiteren dienen Workflow-Systeme zur Überwachung und Kontrolle der Arbeitsabläufe, indem sie die Einhaltung von Qualitätsmerkmalen erzwingen oder Fristen überprüfen. Wurde eine Rechnung noch nicht vom Sachbearbeiter freigegeben, so dass Skontoverlust droht? Jeder einzelne Workflow-Knoten lässt sich mit einer Zeit versehen, so dass das System automatisch informiert, wenn festgelegte Ablaufzeiten überschritten werden. Sollte ein Sachbearbeiter erkranken, greift bei Workflow-Systemen das Stellvertretermanagement: Entweder wird ein Stellvertreter informiert oder er kann sich – bei entsprechender Berechtigung – auch selbst einen Vorgang zur Bearbeitung am PC anzeigen lassen.

Für komplexere Vorgänge stellen Workflow-Systeme ein Monitoring-Tool bereit, das grafisch anzeigt, welchen Weg ein Vorgang durchlaufen hat und bei welchem Bearbeiter er sich gerade befindet. So erhalten Prozessbeteiligte bei Rückfragen rasch den erforderlichen Überblick.

„Technologisch gesehen benötigt ein Workflow-System die gleiche Systembasis wie ein ECM-System", erläutert Mosbach: „Neben dem Dokumenten-Pool und den Programmkomponenten ist die SQL-Datenbank das Herzstück." Ganzheitliche Systeme sollten folgende Funktionalitäten unterstützen: Prozessmodellierung, Prozesssimulation, Prozesscontrolling, Daten- und Systemintegration, Prozesssteuerung, Business Rules Management, Prozessüberwachung, Formularmanagement und Workflow-Management. Die Hardware-Anforderungen für das IT-System richten sich nach der Anzahl der aktiven Workflows und der eingebundenen Benutzer in einem Unternehmen. Schnelle Festplatten und leistungsfähige Prozessoren vereinfachen die Gestaltung eines leistungsfähigen Systems deutlich. jf