Elektronische Rechnungen kosten nur 20 Prozent der Papierversion

Die Einführung einer elektronischen Rechnungsstellung stellt jedoch hohe Anforderungen an die IT-Systeme des Unternehmens sowie seiner Partner und Kunden. Die Anwendungen müssen die genutzten Daten- und Rechnungsformate gegenseitig lesen und bearbeiten können. Zudem sind zahlreiche rechtliche Vorgaben zu erfüllen. Hierzu zählen beispielsweise die Erstellung qualifizierter elektronischer Signaturen oder die Übertragung per EDI (Electronic Data Interchange) mit einer entsprechenden Rahmenvereinbarung sowie die rechtskonforme Archivierung der Rechnungsdaten.
Aufgrund dieses Aufwands wurde E-Invoicing bislang fast ausschließlich bei Großunternehmen und öffentlichen Verwaltungen eingeführt. Durch die hohe Anzahl an Rechnungen lohnen sich hier auch höhere Investitionen sehr schnell. Für viele kleine und mittlere Unternehmen ist die Umstellung hingegen zu komplex und zu aufwändig, vor allem wenn sie mit ebenfalls kleinen und mittelständischen Geschäftspartnern arbeiten, die nicht über entsprechende IT-Systeme verfügen. Zählen Großunternehmen oder die öffentliche Verwaltung zu den Kunden, sieht die Angelegenheit jedoch anders aus. Viele Auftraggeber aus diesen Bereichen erwarten die elektronische Rechnungsstellung und suchen sich ihre Dienstleister entsprechend aus. Kleine und mittlere Unternehmen müssen ihre IT-Systeme anpassen, da sie sonst nicht mehr als Lieferanten zum Zuge kommen.

Eine Lösung dafür bietet die sogenannte elektronische Rechnungsstellung on behalf. Bei dieser E-Invoicing-Variante übernimmt einer der Partner oder ein Dienstleister alle Schritte für eine rechtskonforme Abwicklung der Rechnungen. Für die Geschäftspartner bleibt dann alles wie bisher. Sie erhalten  Schnittstellen, über die alle Daten mit dem Dienstleister ausgetauscht werden. Dieser wickelt dann eigenständig den elektronischen Rechnungsprozess ab – von der Erstellung qualifizierter Digitaler Signaturen oder der EDI-Übertragung über die Überprüfung und Gewährleistung der Nachweisbarkeit bis hin zur Archivierung.
Bei der Auswahl des Dienstleisters ist es wichtigt, dass er bereits bei einer geringen Anzahl an Rechnungen eine rechtskonforme elektronische Abwicklung ermöglicht. Oft lässt sich schon aus den Informationsmaterialien herauslesen, an welche Zielgruppe er sich richtet. Ist hier nur von Großunternehmen oder öffentlicher Verwaltung die Rede, sollten kleine Unternehmen eher die Finger davon lassen.
Auch Rechnungsversand und -empfang spielen eine wichtige Rolle. So sollten Unternehmen prüfen, über welche Schnittstellen aus- und eingehende Rechnungen laufen, wie lange die Zustellung einer Rechnung dauert sowie in welchen Ländern und Regionen die Rechnungen von den Finanzbehörden anerkannt werden. Über die Schnittstellen lassen sich auch weitere Dokumente wie Word- oder PDF-Dateien austauschen. Zudem ist interessant, welche Daten-, Rechnungs- und Signaturformate unterstützt werden. Um von einer automatischen Weiterverarbeitung der Rechnungsdaten zu profitieren, muss die Lösung des Dienstleisters die vom Unternehmen genutzten Betriebssysteme und Warenwirtschafts-
systeme sowie weitere angebundene IT-Anwendungen unterstützen.

Die Auslagerung der Rechnungsstellung an einen Dienstleister enthebt das Unternehmen nicht von den grundsätzlichen rechtlichen Pflichten als Versender. So setzt die elektronische Übermittlung von Rechnungen grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers voraus. Dieses Einverständnis muss der Versender zum Beispiel über die Anerkennung einer entsprechenden Klausel in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen einholen.
Damit der Kunde die gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen kann, muss er die Echtheit und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleisten. Dies geschieht entweder durch eine elektronische Signatur durch die Übermittlung der Rechnung per EDI, falls in einer Rahmenvereinbarung zwischen den Partnern geeignete Verfahren zur Sicherstellung der Echtheit und Unversehrtheit des Inhalts festgelegt wurden. Eine Kopie jeder ausgehenden elektronischen Rechnung muss in einem EU-Mitgliedsstaat zehn Jahre lang aufbewahrt und dem Finanzamt zugänglich gemacht werden. Bei Rechnungen mit einer qualifizierten Digitalen Signatur ist das entsprechende Zertifikat gemeinsam mit der Rechnung aufzubewahren. Das Verfahren zum Versand elektronischer Rechnungen muss so dokumentiert werden, dass das Finanzamt die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen prüfen kann.
Der Empfänger einer digitalen Rechnung muss über den öffentlichen Schlüssel oder per EDI-Übertragung die Echtheit der Herkunft sowie die Unversehrtheit des Inhalts prüfen. Softwarelösungen erzeugen hierfür Prüfprotokolle. Die Nachweise müssen gemeinsam mit der Rechnung sowie dem öffentlichen Schlüssel zehn Jahre lang archiviert werden. Bei zusätzlichen Verarbeitungsschritten wie Formatumwandlungen oder Entschlüsselungen sind auch diese zu dokumentieren sowie die Originaldateien samt Schlüssel aufzubewahren.
Entspricht eine Rechnung nicht den Anforderungen, ist eine neue anzufordern. Dies betrifft ausschließlich im Inland erbrachte Leistungen. Bei internationalen Geschäften wird keine den deutschen Vorschriften entsprechende Rechnung benötigt. Signaturprüfung oder Echtheitsprüfung im EDI-Verfahren, Archivierung und weitere Verarbeitungsschritte lassen sich an Dienstleister auslagern. Dabei kann es sich um denjenigen handeln, der auch die Rechnung im Auftrag des Lieferanten erstellt oder signiert hat.

Der Autor: Jochen Werner, Sales Director Deutschland bei Sterling Commerce