DMS-Einsatz in Deutschland
Eigenentwicklungen spielen keine Rolle
RAAD Research hat in einer Studie den Einsatz von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) in Deutschland analysiert. Das Zusammenspiel mit ERP-Systemen spielt eine wichtige Rolle – Eigenentwicklungen nicht.
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auf der Agenda der IT-Entscheider steht das Thema Dokumentenmanagement-Systeme seit Jahren. Dabei sind die verschiedenen Einsatzbereiche, die unter den Begriffen Document Management oder Enterprise Content Management subsumiert werden, für die Unternehmen von unterschiedlicher Notwendigkeit und Auswirkung.
Systeme weisen ausgereifte Funktionalität auf
RAAD Research hat in der Studie „Document Management Systeme, Entwicklung und Potenziale in Deutschland 2009" einen aktualisierten Überblick über den Einsatz von Dokumentenmanagement-Systemen in Deutschland geben. Dafür befragten die Marktforscher aus Münster 429 IT-Verantwortliche aus Unternehmen und Institutionen aller Industrien, dem Handel und dem Bereich der öffentlichen und privaten Dienstleistungen im November 2008 zu ihrem Einsatz von Document Management Systemen. Etwa die Hälfte der Unternehmen setzt aktuell eine spezifische Software für das Dokumentenmanagement ein. Eigenentwicklungen spielen in diesem Bereich kaum eine Rolle, nur drei Prozent treffen eine „Make"-Entscheidung. Noch 41 Prozent verfügen dagegen über keine Lösung in diesem Bereich.
Insgesamt weisen die genutzten DMS laut der Studie häufig bereits eine ausgereifte Funktionalität auf und werden in verschiedenen Bereichen eingesetzt. Wichtig für die Auswahl von DMS-Lösungen seien viele Aspekte wie die Integrationsfähigkeit mit den eigenen Anwendungen. Diese werde aber von vielen Anbietern schon weitgehend geboten.
ERP und DMS greifen ineinander
Besonders häufig würden DMS-Systeme an ein vorhandenes ERP-System angebunden. Auch an das Finance-System erfolge in knapp zwei Dritteln der Fälle eine Anbindung. Knapp elf Prozent nutzen laut der Studie den Microsoft Office Sharepoint Server (MOSS) mit ihrem DMS. Wenn MOSS im Unternehmen aktiv genutzt werde (insgesamt bei circa 15 Prozent im Gesamtmarkt, unabhängig vom DMS-Einsatz) so werde damit häufig die Funktion „Intranet und Kollaboration" abgedeckt (84 Prozent der Unternehmen, die MOSS nutzen, decken diesen Bereich ab). Bedarf für weitere Funktionen sehen die Unternehmen laut Studie insbesondere im Bereich der Workflowaspekte und der Integration des ERP-Systems in den Dokumentenworkflow.
DMS im Unternehmenseinsatz
Am häufigsten würden bei den befragten Unternehmen Funktionen zum Erfassen und Scannen von Dokumenten genutzt. In den meisten Fällen erfolge dies zentralisiert, etwa 30 Prozent der Unternehmen würden diesen Prozess dagegen dezentral nutzen.
Auch zur Recherche und zur Ablage von Dokumenten würden die Systeme bei 70 Prozent oder mehr der Befragten eingesetzt. Weniger würden dagegen die Aspekte Aktenverwaltung und Workflow, wie die Bearbeitung von Anträgen, genannt. hei