Digitale Rechnungen

Papierbasierte Rechnungen werden zunächst mittels eines Scanners digitalisiert. Dann erfolgt eine teilautomatisierte Nachbearbeitung des digitalen Abbilds, bei dem beispielsweise ein schräger Einzug gerade gerückt wird oder falsch eingelegte Blätter gedreht werden. Der nächste Schritt umfasst das Auslesen des Inhalts sowie die Klassifikation der Rechnung. Michael Schiklang, Analyst des Würzburger Business Application Research Center (BARC), unterscheidet hierbei drei technische Varianten: das Formular- oder Template-basierte Verfahren, Freiform oder Volltext-Verfahren sowie 2D-Barcodes. Bei Formular- oder Template-basierten Verfahren wird das System auf das Format der beim Empfänger bekannten Rechnungstypen trainiert, damit es Feldpositionen wie Absender und Rechnungsnummer erkennt. Freiform- oder Volltextverfahren hingegen extrahieren die Daten anhand erlernter oder vorgegebener Inhaltsmuster sowie mathematischer Verfahren. Das dritte Verfahren ist das Auslesen von 2D-Barcodes, welche der Versender auf der Rechnung angebracht hat. Hierbei bleiben sämtliche Formularinformationen erhalten. „Vorteile sind der geringe Aufwand und die entfallende Trainingsphase", erklärt Schiklang. „Der wesentliche Nachteil ist die bisher sehr geringe Verbreitung der Systeme zur Generierung von 2D-Barcodes beispielsweise aus PDF-Formularen."

Eleganter ist es, wenn ein Unternehmen die Rechnungen vollkommen digital erhält. Unternehmen vermeiden dann Medienbrüche im Workflow, weil keine Daten mehr manuell oder über OCR-Programme erfasst werden müssen. Weit verbreitet sind hierbei PDF-Dateien mit Signatur. Abhängig vom Lieferanten gibt es PDF-Rechnungen, bei denen die Signatur als separate Datei geschickt wird, sowie solche, bei denen die Signatur in das eigentliche Rechnungsdokument integriert ist. Der Vorteil der zweiten Möglichkeit: Der Anwender hat alle erforderlichen Bestandteile der elektronischen Rechnung in einem einzigen Dokument, was den Arbeitsaufwand verringert. Zu den Nachteilen zählt, dass der Empfänger mit einem PDF-Reader arbeiten muss, der die Dokumente nicht nur anzeigt, sondern auch die Verifikation ermöglicht. „Marktbeherrschende Hersteller haben sich beim elektronischen Signatur-Verfahren nicht herausgebildet, wie Thorsten Brand, Senior Consulter für elektronische Rechnungen bei Zöller&Partner erklärt: „Es existieren aber trotzdem große Einzellösungen bei Unternehmen wie Bosch oder Metro."

Da PDF zu den „bildgleichen Formaten" zählt, lassen sich derartige Dokumente nicht direkt in einem Finanzbuchhaltungssystem weiterverarbeiten. Nicht von dieser Einschränkung betroffen ist der direkte Austausch strukturierter Informationen im Rahmen von Electronic Data Interchange (EDI). Hierbei werden die Daten direkt zwischen IT-Anwendungen ausgetauscht, so dass kein zusätzlicher Aufwand für die weitere Aufbereitung oder Kontrolle anfällt. Vorreiter beim Einsatz des EDI-Verfahrens sind die Automobilindustrie und der Handel, die beide eigene EDI-Standards entwickelt haben.

Bei einem strukturierten Datenformat, das vom Zielsystem verarbeitet werden kann, ist ein direkter Import in das Finanzbuchhaltungs-System möglich. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten der Anbindung. Der IDocs-Standard beispielsweise lässt sich in SAP-Systemen weiterverarbeiten. „IDocs basiert auf XML und definiert nicht nur den Datentransport, sondern auch den Inhalt und die Bedeutung der Datenfelder", erklärt Brand. Weitere Standards sind openTRANs und cXML.

Jede eingehende Rechnung muss im Unternehmen geprüft und genehmigt werden. Diese Arbeitsschritte bilden Workflow-Systeme ab. Einige ERP-Systemen wie SAP ERP oder Dynamics Nav sowie Warenwirtschaftssysteme enthalten Funktionen für den Zugriff auf archivierte Dokumente. Damit lässt sich auch der Prüf- und Genehmigungsprozess in der ERP-Umgebung abbilden. Eine Alternative hierzu sind reinrassige Dokumentenmanagement-Systeme (DMS). „Im ersten Schritt sollte ein Anwender prüfen, welche Freigabe-Funktionen sein ERP-System enthält", rät Brand. „Nur wenn diese für seine Zwecke nicht ausreichen oder zu teuer sind, empfiehlt sich ein ergänzendes DMS-Modul, idealerweise mit einer Integration zum ERP-System."

Den Sharepoint-Server positioniert Microsoft als allgemeine Datendrehscheibe im Unternehmen. Der Grundfokus des Produkts liegt auf der Collaboration und hat sich in der Version 2010 in Richtung Dokumentenverwaltung erweitert. Über den Sharepoint-Designer und die Workflow-Foundation lassen sich Prozesse definieren. „Von der Funktionalität her eignet sich der Sharepoint-Server grundsätzlich dazu, eine Rechnungsfreigabe abzubilden", so Brand. Der Nachteil dabei: Entweder die Anwender selbst oder ein Microsoft-Partner müssen aus den Sharepoint-Funktionen den Prozess für die Rechnungsfreigabe erst bauen. Die DMS-Hersteller sind hier einen Schritt weiter und haben dafür vordefinierte Masken und fertige Abläufe. Das kommt im Markt gut an: „Die Anwender erwarten einen vorgefertigten Freigabeprozess für Rechnungen", erläutert Brand. „Erst Buchhaltung, dann sachliche Freigabe, dann Vier-Augen-Prinzip und schließlich Buchung. Hinzu kommen die Erstellung von Kontierungsvorschlägen, eine elektronische Notiz-Funktion sowie ein Freigabeprotokol in PDF als Anlage zur Rechnung. Der Sharepoint-Markt ist hier erst am Anfang. Da müssen die Partner deutlich mehr machen." Gehe es allerdings um einfache Prozesse, etwa ausschließlich Bestätigung oder Ablehnung, so lasse sich mit Sharepoint sehr schnell ein Ergebnis erreichen.

Rechtlich sind beim elektronischen Rechnungsaustausch eine Reihe von Bestimmungen zu beachten: Der Empfänger ist verpflichtet, elektronische Rechnungen mit qualifizierter Signatur hinsichtlich Integrität und Authentizität zu prüfen Dieser Vorgang nennt sich Verifikation. Weiterhin müssen die elektronischen Rechnungen zusammen mit den zugehörigen Verifikationsberichten zehn Jahre lang revisionssicher, also unveränderbar und fälschungssicher, archiviert werden, zum Beispiel in einem elektronischen Archivsystem oder auf CD-ROM.

Der Parallelbetrieb von digitaler Archivierung und Papierablage ist für Rechnungsdokumente zulässig, sofern klar geregelt ist, welche Rechnungen in welchem Archivteil liegen. In der Praxis kommt ein solcher Mischbetrieb laut Brand allerdings kaum vor: „Wenn Unternehmen ein elektronisches Archiv aufbauen, werden auch die Papierrechnungen eingescannt. Nur so kommt der Vorteil der größeren Transparenz voll zur Geltung."

Unternehmen, die international Rechnungen elektronisch austauschen wollen, müssen sich mit den Signaturanforderungen und den Datenaustauschstandards der jeweiligen Länder beschäftigen. Wer sich darum nicht kümmern will, findet Unterstützung bei einschlägigen Providern, welche den kompletten Rechnungsaustausch in ihren Rechenzentren abwickeln. Eine Übersicht derartiger Dienstleister findet sich auf der Webseite des Verbands elektronischer Rechnungen (www.e-invoice-alliance.de). Der Weg über Provider eignet sich auch für Unternehmen, bei denen das Volumen der auszutauschenden Rechnungen nicht groß genug ist, damit sich ein IT-System im eigenen Haus rentiert.

Auch wenn ein Provider den kompletten Rechnungsaustausch abwickelt, bleibt das Unternehmen dafür verantwortlich, dass alle gesetzlichen Regelungen eingehalten werden. Das Unternehmen muss deshalb sämtliche Verfahren und Arbeitsschritte des Providers im Detail dokumentieren. Dies reduziert auch die Abhängigkeit und ermöglicht im Bedarfsfall den Wechsel zu einem anderen Provider", erklärt Brand: „Wer einen Provider beauftragt, sollte proprietäre Speziallösungen vermeiden, da diese einen möglichen Wechsel verhindern. Darüber hinaus sollten die Informationen über alle Arbeitsschritte im eigenen Haus hinterlegt werden. Man muss wissen, wie ein Provider arbeitet und was dieser mit den eigenen Kunden und Lieferanten vereinbart hat." jf