Digitale Akten sichern Firmenwissen und optimieren die Geschäftsabläufe

Die Zielvorgabe bei der Einführung des Enterprise-Content-Management (ECM)-Systems lautete, sämtliche Informationen aus Fertigung und Vertrieb in kausale Verbindung zueinander zu setzen. „Jede Bohrstange bekommt bei uns bereits bei der Bestellung des Rohmaterials eine Seriennummer“, berichtet Reiter. „Wir wollten sämtliche Dokumente von der Bestellung über die Produktion der Stange bis zur Auslieferung mit dieser Seriennummer verknüpfen.“ Die zweite Vorgabe bestand darin, die bisherige Struktur des Papierarchivs einschließlich der Abteilungssicht in der digitalen Akte beizubehalten. „Wir wollten den Vertrieb nicht mit Dokumenten aus Einkauf oder Produktion belasten“, erläutert Reiter. „Stattdessen sollte jede Abteilung wie bisher nur ihre eigenen Dokumente sehen, also Angebot, Auftragsbestätigung, Fertigungspapiere oder Lieferschein.“
Bei der Produktauswahl setzte sich OS|ECM Version 7 von Optimal Systems durch. „Dieses System hat viele unserer Anforderungen bereits im Standard abgedeckt“, berichtet Reiter. „Beispiele sind die Verlinkung verschiedener Dokumente auf einen Hauptindex und die Beibehaltung der bisherigen Abteilungssicht.“ OS|ECM ist über die Archive-Link-Schnittstelle sowie über Index-Dateien an das SAP-System angebunden, wo ein Großteil der Dokumente entsteht. Die Verschlagwortung erfolgt im Dokumentenmanagement-System über die Index Files aus dem SAP-System.

Dokumente aus MS Office werden entweder direkt im DMS-System abgelegt oder über den Dateimanager per Drag&Drop dorthin verschoben. E-Mails legen die Sachbearbeiter kontextbezogen zur Bestellung oder zum Fertigungsauftrag im Archiv ab. So hat beispielsweise der Einkauf den gesamten Schriftverkehr zu einer Bestellung im Zugriff, während die Techniker die Informationen über Rohmaterialien und Produktion und zur Qualitätssicherung sehen.
Der unmittelbare Nutzen des DMS-Systems liegt darin, dass Mitarbeiter heute Dokumente auf Knopfdruck wiederfinden. OS|ECM verschafft bei der Recherche unmittelbaren Zugriff zu Informationen und stellt die mit den Kernprozessen in Verbindung stehenden Dokumente zur Verfügung. Die digitalen Akten machen sämtliche Elemente des Fertigungsprozesses transparent und mehrdimensional sichtbar. Umfangreiche Recherchemöglichkeiten erlauben verschiedene Blickwinkel für die einzelnen Fachbereiche. Schoel­ler Bleckmann nutzt das ECM-System als zentrale Wissensplattform. Arbeitserleichterung schaffen die Speicherung von Recherchen, die Wiedervorlagefunktion und das Abonnieren bestimmter Dokumente.
Die strukturierte Ablage ist nicht die einzige Funktion von OS|ECM, wie der IT-Leiter berichtet: „Wir optimieren über das DMS-System unsere Arbeitsabläufe. Wo früher Mitarbeiter per Hauspost Papier verschickt haben, steuern heute elektronische Workflows die Freigabe von Bestellungen und Rechnungen.“ Das beschleunige die Abläufe erheblich, außerdem sichere OS|ECM die Kontrolle und die Qualität der Prozesse.

Nach einer Vorbereitungszeit von sechs Monaten ging im Dezember 2011 zunächst der Vertrieb live, im Mai 2012 folgte der Einkauf. In der ersten Projektphase wurde zunächst die Grundstruktur der Gesamtlösung festgelegt, dann wurden die einzelnen Fachbereiche kaskadenartig in das Gesamtsystem integriert. OS|ECM wurde über Schnittstellen an das SAP-System, an das Qualitätsmanagement-System sowie an MS Office angebunden.
Die stufenweise Implementierung war Absicht: „Um eine hohe Akzeptanz zu gewinnen, wollten wir mit dem Sys-tem schnell Vorteile für die Mitarbeiter erzeugen“, berichtet Reiter. „Beim Start hat zunächst der Vertrieb seine aktuellen Dokumente im Archiv abgelegt, wo er sie schnell wiederfindet. Das Einscannen von Altdaten haben wir auf eine zweite Projektphase verschoben.“ Wie gut die Einführung geklappt hat, zeigte sich daran, dass schon nach kurzer Zeit Nachfragen von Fachabteilungen kamen, weitere Dokumentarten im Archiv abzulegen und zusätzliche Workflows einzurichten. In Folgeprojekten sollen nun die CAD-Zeichnungen (Computer Aided Design) aus der Konstruktion sowie die behördlichen Genehmigungen der Fertigungsstätten in das elektronische Archiv integriert werden.
Auch mit Stolpersteinen hatte Schoeller Bleckmann im Projektverlauf zu kämpfen. „Das engste Nadelöhr für uns waren die für das Projekt eingeplanten internen Ressourcen“, berichtet Reiter. „Wir haben für jede Fachabteilung Key User definiert, die unter anderem die im Vorbereitungs-Workshop erarbeiteten Funktionalitäten testen sollten. Unsere Kalkulation ist zu knapp ausgefallen, was dazu geführt hat, dass sich das Projekt um drei Monate verzögerte.“ Reibungslos hingegen lief von Beginn an die Arbeit der Mitarbeiter mit dem System. „Unsere Implementierungspartner hatten uns gewarnt, dass der Erfolg eines DMS-Systems mindestens zur Hälfte an der Organisation im Unternehmen hängt. Diese Hürde war bei uns vollkommen unkritisch, weil unsere Mitarbeiter Organisationsveränderungen schnell aufnehmen und umsetzen.“ Die hohe Akzeptanz führt Reiter darauf zurück, dass Mitarbeiter ihre gewohnte Abteilungssicht beibehalten konnten und dass sie zum anderen früh in das Projekt eingebunden waren und eigene Vorstellungen einbringen konnten. jf