Clevere Strategien helfen bei der Bändigung der Papierflut

Durchschnittlich 11 000 Briefsendungen mit einem Gesamtumfang von 35 000 Seiten treffen täglich im zentralen Posteingang des Versicherers ARAG ein. Um die Effizienz der Eingangsbearbeitung zu steigern, wurde die bestehende Erfassungslösung um zusätzliche Scamax Scanner von InoTec sowie eine Lösung für die automatisierte inhaltliche Erschließung des Beleggutes über Optical Character Recognition (OCR) ausgebaut. Angesichts des hohen Datendurchsatzes und der guten Abbildungsqualität der jeweils zwei Schwarzweiß- und Farb-Scanner wurde der digitale Posteingang auf den Konzernbereich Schadenbearbeitung ausgeweitet. Dort besitzt die farbige Erfassung von eingesandten Fotos eine hohe Bedeutung.

Die gescannten Dokumente werden in einem zweistufigen Verfahren klassifiziert und extrahiert. Die Klassifikation ordnet die Dokumente verschiedenen Mandanten und Postklassen zu, beispielsweise Neuanträgen oder Schadensmeldungen. Bei der anschließenden Fachdaten-Extraktion werden die elektronischen Dokumente mit Vorgangs-, Versicherten- und Schadennummer angereichert. Der Belegtyp wird über Schlüsselwörter im Text ermittelt. Abhängig davon leitet der Capture-Flow die Dokumente in den passenden Postkorb.

Die kontinuierliche Pflege des Regelwerks führt ARAG selbst durch. „Der digitale Posteingang hat bei uns eine hohe strategischer Bedeutung", erläutert Dirk Alstede, Abteilungsleiter Zentrale Dienste und Dokumentenmanagement bei ARAG. „Damit die Kontrolle über die Geschäftsprozesse stets in unserer Hand liegt, haben wir uns das entsprechende Know-how selbst angeeignet." Als nächste Erweiterung ist die Verarbeitung von per Briefpost eintreffenden Anwaltsrechnungen geplant.

Mit der digitalen Kundenakte hat die Techem GmbH aus Eschborn, ein Energiedienstleister für die Immobilienwirtschaft und private Hausbesitzer, seine Prozesse verbessert und beschleunigt. Hierfür wurde die gesamte Kundenkorrespondenz eingescannt, die per Post an den 100 deutschen Techem-Standorten eintrifft. Techem lässt dies durch den Scan-Dienstleister MicroData erledigen. Die Kundenpost wird nach Hamburg zu MicroData weitergeleitet, dort geöffnet und digitalisiert. Dabei handelt es sich um allgemeinen Schriftwechsel, Zählerablesungen von Wärme- und Wasserverbrauch, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen – in der Summe rund 70 verschiedene Dokumentarten.

MicroData klassifiziert die eingehenden Dokumente nach sechs vorab festgelegten Typen, versieht sie mit einem Barcode und digitalisiert sie anschließend mit Scannern. Im PDF/A-Format werden die gescannten Briefe bis zum Mittag an die Techem-Zentrale nach Eschborn übermittelt, wo die Mitarbeiter die weitere Bearbeitung übernehmen.

Bei Formularen, die ein Techem-Kunde von der Webseite des Unternehmens geladen und ausgedruckt hat, ist bereits ein Barcode aufgebracht, ebenso bei den aus SAP heraus generierten Dokumenten, die den Großteil der Eingangsdokumente darstellen. Anhand dieses Barcodes erkennt MicroData den Geschäftsfall. Bei Techem werden die Dateien anhand des Codes der richtigen Akte zugeordnet. So haben die Niederlassungen stets Zugriff auf abrechnungsrelevante Daten.

„Täglich werden rund 6000 Eingangsdokumente digitalisiert und klassifiziert", berichtet Jochen Klinger, Projektmanager bei Techem. „Zu den besonderen Herausforderungen in diesem Projekt gehörte es, die Schnittstellen zwischen den IT-Systemen beider Unternehmen zu schaffen, Übergabeprotokolle zu definieren und die Formate der Dokumenten-typen festzulegen."

Die Meffert AG aus Kreuznach, ein Hersteller von Farben, Lacken und Putz, ist im Rahmen der Internationalisierung auf über 1000 Mitarbeiter angewachsen. Um die Geschäftsprozesse zu straffen, entschied sich das Unternehmen für den Einsatz eines Enterprise-Content-Management(ECM)-Systems von Optimal Systems. „Unser Ziel war es, den Document Lifecycle von der Erstellung und Erfassung über die Verteilung und Bearbeitung bis hin zur revisionssicheren Archivierung komplett zu erfassen", berichtet Tobias Mengler, Koordinator für Supply Chain Management und IT bei Meffert.

Meffert kombiniert die Enterprise-Content-Management-Suite von Optimal Systems mit der betriebswirtschaftlichen Standardsoftware (ERP) Infor SSA ERP LN (ehemals Baan). Im ersten Projektschritt wurde eine Lösung für die automatisierte Bearbeitung der per Post eingehenden Rechnungen abgebildet. Eingehende Dokumente werden direkt beim Posteingang eingescannt und anschließend an OS|ECM zur Klassifizierung übergeben. Dort erfolgt ein automatischer Abgleich mit den im ERP-System vorhandenen Kreditorenstammdaten und Lieferantennummern. Erfolgreich abgeglichene Rechnungen werden dann für den weiteren Verlauf des Workflows gekennzeichnet, im Infor-System verbucht und später revisionssicher abgelegt.

Die Automatisierung der Prozesse mit OS|ECM hat zu schlankeren Prozessen sowie kürzeren Umlaufzeiten geführt und die Transparenz erhöht. „Verkrustete Strukturen wurden verschlankt und die Vorgänge durch elektronische Workflows beschleunigt", berichtet Mengler.

Weit über 100 000 Aufträge und Rechnungen sowie mehr als 10 000 Zahlungsavise werden beim Elektroinstallationsdienstleister Hager Group jährlich automatisiert erfasst. Zum Einsatz kommt dabei die Inbound Suite des Heidelberger Softwarehauses Tangro. Für diese Lösung hatte man sich entschieden, weil sie nicht nur die Rechnungseingangsverarbeitung abdeckt, sondern auch die Auftragseingangsverarbeitung und Zahlungsavisen. Zudem ist sie vollständig in SAP integriert.

Nachdem man in einem ersten Schritt die Lösung Tangro PA für Zahlungsavise eingeführt hatte und damit Effizienzsteigerungen von rund 40 Prozent erreichen konnte, ging man im zweiten Schritt die automatisierte Verarbeitung eingehender Bestellungen an. Wegen der uneinheitlichen Form ist es hier wesentlich schwieriger, den Inhalt zu erkennen. Außerdem gehen Bestellungen oft per Fax ein und damit in einer mageren Qualität.

Seit rund anderthalb Jahren ist die Lösung bei Hager im Einsatz. "Tangro OM erkennt mehr als 90 Prozent der Aufträge automatisch, wenn die Qualität des eingehenden Auftragsfaxes gut und der Inhalt korrekt ist", berichtet Willi-Gerd Schmitz, Corporate IT der Hager Group. „Das ist mehr als ich erwartet hatte." So hat sich die Qualität der Datenerfassung wesentlich verbessert, was die Reklamationsquote um die Hälfte gesenkt hat.

Die automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung wurde bei Hager als letztes eingeführt. Am Standort Blieskastel werden jetzt am Tag 300 bis 400 Rechnungen automatisiert verarbeitet – mit Scannen der Belege, Vorerfassen in Tangro und Weiterleiten der Dokumente zur Genehmigung. jf