Best Practices

Der Blick in die Mitarbeiterakte gehört zum Berufsalltag eines Personalverantwortlichen. Ob ein Angestellter eine Frage zu seinem Arbeitsvertrag hat, der Betriebsrat eine Leistungsbeurteilung einsehen möchte oder die Sozialversicherung Akteneinsicht erbittet: Die Informationen müssen jederzeit schnell verfügbar sein. Personalakten in der klassischen Papierform bringen jedoch große Nachteile mit sich. Es kann nur eine Person darauf zugreifen und oft ist nicht klar, in welchem Hängeregister welches Sachbearbeiters sich die Akte gerade befindet. Ganz abgesehen davon, dass sie manchmal an einem ganz anderen Standort des Unternehmens liegt. So entsteht ein enormer Aufwand, der Zeit und Geld kostet.

Die Caceis Bank Deutschland entschied sich deshalb für die digitale Personalakte. Alle Unterlagen von der Bewerbung über den Vertrag bis hin zum Zeugnis wurden elektronisch abgelegt und stehen den Bearbeitern jederzeit im Human-Resources-System zur Verfügung. Unterstützt wurde das Unternehmen bei dieser Umstellung von ADP Employer Services, einem Anbieter für Produkte und Services im Personalwesen. Vor der Zusammenarbeit mit ADP hatte die Caceis Bank vier Jahre lang eine konzerneigene Lösung für das digitale Personalwesen im Einsatz. Nach der Übernahme durch einen neuen Eigentümer musste diese Anfang 2010 abgelöst werden. Also suchte das Unternehmen einen neuen Dienstleister für seine Personalprozesse.

Die Herausforderung bei diesem Projekt lag darin, die Daten des vorigen Providers fehlerfrei in das neue System zu überführen. Das Projekt-Team musste sämtliche Formate, Zuordnungen und Bezeichnungen angleichen und in eine einheitliche Struktur bringen, bevor die neue Lösung implementiert werden konnte. Ein Beispiel: Beim vorherigen Provider lautete die Bezeichnung ‚Dienstvertrag’, bei ADP hingegen ‚Arbeitsvertrag’. „Für all diese Details mussten wir eine kongruente Basis schaffen", erinnert sich Fritz Eckardt, Head of Human Resources bei Caceis. „Diese Mühe haben wir in Kauf genommen, da wir wussten, dass sie sich schnell auszahlt."

Eines der Hauptargumente für Caceis lautet, dass die digitale Personalakte garantiert revisionssicher ist. „Am Anfang zögerten wir ein wenig, die Originaldokumente komplett zu eliminieren", so Eckardt. „Aber die elektronische Archivierung unserer Dokumente wird hundertprozentig gesetzeskonform erledigt. Es war lediglich ein Umdenkprozess, sich vom Papier zu verabschieden." Auch von Seiten der Behörden hört Eckardt keine Einwände: „Egal ob Steuerprüfung oder Gericht, die digitale Personalakte wird überall vorbehaltlos akzeptiert."

Elf Millionen Zugriffe verzeichnet der Pharmagroßhändler Phönix monatlich auf sein elektronisches Archiv, welches mehr als 1,5 Millionen Dokumente enthält. Phoenix versorgt Apotheken mit einem umfangreichen Arzneimittel-Sortiment.

Pharmazeutische Fachinformationen sind für Apotheker bei der täglichen Arbeit unverzichtbar. Um das immense Datenvolumen zu bewältigen, entschied der Pharmagroßhändler 1997, seine bis dato papierbasierte Arneimittel-Dokumentation zu digitalisieren. Das war der Startschuss für die Online-Dokumentation im Apotheken-Portal Phoenix International Network. Bei der Wahl des Archivsystems gaben Funktionalität und Kosten den Ausschlag zugunsten von DocuWare.

Die Dokumentation selbst existiert seit den 60er Jahren in Form von Karteikarten. Seit 1997 wurden die Informationen sukzessive digitalisiert und zum größten Teil automatisiert verschlagwortet. Heute bilden sie zusammen mit täglich 600 bis 700 neuen Belegen die Phönix-Dokumentation im Internet. Drei Fachkräfte pflegen und erweitern die Dokumentation. Nachts werden die neuen Belege des Dokumenten-Pools auf einen Web-Server überspielt und in die dortige Datenbank eingepflegt. Phoenix stellt seinen Kunden die Inhalte zusammen mit weiteren pharmazeutischen Informationen über eine komfortable Suchmaschine zur Verfügung.

An DocuWare schätzt der Pharmagroßhändler, dass das System zahlreiche Fremdformate verarbeitet. Ob die Informationen als Textdatei, Bitmap, E-Mail, als MS-Excel-Tabelle oder als eingescanntes Papierdokument vorliegen – alles landet im zentralen Dokumenten-Pool. Anwender des passwortgeschützten Internet-Portals können sich sämtliche Dokumente auf den Bildschirm holen, ausdrucken oder lokal auf ihren PCs speichern. Die Dokumentation umfasst mittlerweile über 1,5 Millionen Einzelbelege und 5,5 Millionen Schlagworte – dennoch liegt die durchschnittliche Suchzeit unter zwei Sekunden.

„Die Investition in das DMS-Projekt mit DocuWare hat sich in weniger als 18 Monaten amortisiert", freut sich Helmut Marquardt, Bereichsleiter Marketing bei Phoenix. „Wir sparen Raum- und Materialkosten ein, und unsere Mitarbeiter haben wieder mehr Zeit, sich um die Kunden zu kümmern, statt sich mit umständlichem Recherchen in Papierarchiven zu beschäftigen." Die Akzeptanz des Apotheken-Portals steigt: Monatlich verzeichnet Phoenix rund elf Millionen Seitenaufrufe von 5 000 registrierten Apotheken.

917 Wohnungen verwaltet die Berliner Wohnungsgenossenschaft eG Nord-Ost mit zehn Mitarbeitern. Jahrelang erfolgte die Dokumentation rein papiergebunden. Jeder Mitarbeiter pflegte seine persönliche Ablage im Dateisystem des MS Windows Explorer. Dessen Grenzen waren rasch erreicht, so dass die Genossenschaft 2009 einen elektronischen Mieteraktenplan in Angriff nahm. Ziel war es, die Informationsrecherche zu beschleunigen und die Dokumente langfristig sicher zu archivieren.

Seit Anfang 2010 setzt die Genossenschaft das Content-Management-System ELOprofessional von ELO Digital Office ein. Für dieses System sprachen das Preis-Leistungs-Verhältnis sowie die einfache Bedienbarkeit auf Basis von Aktenschränken, Ordnern und Registern. Bei der Implementierung bestand der erste Schritt darin, die Prozesse im Unternehmen zu überdenken und einheitliche Strukturen aufzusetzen. Im Zuge dessen überführte die Genossenschaft die Dateiablagen ihrer Mitarbeiter sukzessive in das ELO-Archiv.

Eine Herausforderung war die Anbindung der Immobilienverwaltungssoftware WODIS von Aareon. Hiermit verwaltet die Genossenschaft sämtliche Betriebskostenabrechnungen. Alle Daten sollten kontextbezogen und zentral zur Verfügung stehen. Die Mieterstammdaten wurden daher per Schnittstelle aus WODIS mit den gescannten Papierakten im Archiv zusammengeführt. An der Schnittstelle bedurfte es diverser Anpassungen, um die Daten in der gewünschten Struktur zu übertragen. „Nach dem dritten Probelauf waren alle Daten ohne Verlust im ELO-Archiv gesichert", berichtet der technische Vorstand Dietmar Lucht. „Zudem haben wir das Archiv um eine elektronische Postmappe ergänzt, um ein- und ausgehendes Schriftgut auf Papier direkt den Mieterakten zuzuordnen."

Positiv überrascht hat die Anwender, wie flexibel sich mit ELO Workflows definieren lassen. „Die Eingangspost wird eingescannt und automatisch an den Vorstand weitergeleitet", berichtet Lucht. „Dieser bearbeitet die Post vor, legt anstehende Aufgaben fest und verteilt sie an die zuständigen Mitarbeiter. Der Vorstand kann den Durchgang kontrollieren und sieht jederzeit, wo ein Dokument gerade liegt. Dadurch hat sich das Prozesscontrolling verbessert."

Laborgemeinschaften rechnen ihre Leistungen neuerdings direkt mit den Kassenärztlichen Vereinigungen ab. Die digitale Formularerkennung beschleunigt die Informationsverarbeitung und minimiert Fehler. „Wir analysieren in unserem Großlabor täglich mehrere tausend Proben", berichtet Dr. med. Dipl.-Chem. Rüdiger Walscheid, Mitglied in der Geschäftsführung des Medizinischen Versorgungszentrums Koblenz. „Die schnelle und fehlerfreie Belegerfassung bildet die Basis für alle folgenden Arbeitsschritte."

Etwa 70 Touren mit mehreren hundert Blutröhrchen treffen jeden Mittag im Medizinischen Versorgungszentrum ein. Dies entspricht einem Volumen von bis zu 6 000 Belegen pro Tag. Am Nachmittag werden die Proben analysiert und die Auftragsdaten erfasst. Die Befunde sollen den Ärzten noch am selben Tag zur Verfügung stehen. Bei allem Zeitdruck ist höchste Genauigkeit gefragt. „Jeder Fehler könnte Patienten gefährden", betont Walscheid.

Um Tempo und Qualität zu verknüpfen, hat das Koblenzer Labor eine Formularerkennungslösung von AB+M implementiert. Sie besteht aus zwei redundanten Servern mit jeweils acht Prozessoren, zwei Inotec Scanmax Hochleistungsscannern sowie der dazugehörigen Erkennungssoftware.

Nach der Digitalisierung der Belege werden die Bilddaten in der Scan-Applikation für die späteren Arbeitsschritte vorbereitet. Zunächst entstehen ein auflösungsreduziertes Farbbild für das Bildarchiv sowie ein optimiertes Schwarzweißbild für die nachfolgenden Erkennungsschritte. Außerdem liest die Scan-Software die Barcodes ein.

Bilddaten und Barcode-Ergebnisse werden zusammen in einer Datenbank abgelegt. Jeder Datensatz durchläuft die optische Markierungs- und Schriftenerkennung und landet dann im Laborinformationssystem, welches die Analysegeräte steuert. Die Ergebnisse der Blutuntersuchung werden an das Laborinformationssystem zurück gespielt und per Fax oder E-Mail an die Ärzte übermittelt. Mit dem Automatisierungsgrad der Datenerfassung ist Walscheid sehr zufrieden: „Wir erfüllen sämtliche Compliance-Anforderungen und stärken gleichzeitig unsere Wettbewerbsfähigkeit."

Während viele Unternehmen sich gerade erst von dem historischen Einbruch der Auftragslage erholen, gilt für die 59 Fraunhofer-Institute das genaue Gegenteil: Wirtschaftsuntenehmen investieren verstärkt in die Forschung, um ihren Erfolg in der Zukunft vorzubereiten. Vom Forschungsprojekt bis zum Lizenzvertrag ist es jedoch ein weiter Weg. Um diesen so effizient und transparent wie möglich zu gestalten, hat die Fraunhofer-Gesellschaft 2008 die digitale Patentakte auf Basis von Open-Text-Lösungen eingeführt.

„Die Bedienung muss sich anfühlen wie Papier, sonst ist die ganze Mühe vergebens", erläutert Dipl.-Ing. Michael Schmidt-Tesch, Projektleiter digitale Patentakte bei der Fraunhofer-Gesellschaft in München. Blättern, Finden, Ablegen – diesen Komfort erwarten Anwender von einer elektronischen Dokumentation. Rund 12 000 aktive Akten verwaltet das Fraunhofer-System aktuell. Deren Lebenszyklus beträgt im Durchschnitt acht Jahre, in einigen Fällen sogar bis zu 30 Jahre. Inaktive Akten werden auf festplattenbasierenden Netzwerk-Appliances abgelegt, welche für die Archivierung zertifiziert sind. „Da eine einzelne Akte einen durchschnittlichen Speicherbedarf von rund 300 Megabyte hat, wird schnell klar, warum die Performance neben dem Bedienkomfort für uns ein zentrales Auswahlkriterium war", betont Schmidt-Tesch.

Rund 300 Anwender arbeiten mit der digitalen Patentakte auf Basis von Open Text. Zum Nutzerkreis gehören insbesondere die Mitarbeiter der Abteilungen Patente und Lizenzen, die unter anderem die Patentwürdigkeit von Erfindungen prüfen, die Rechtsabteilungen, welche für die Lizenzverträge zuständig sind, sowie die Schutzrechtsbeauftragten an den einzelnen Instituten. Die Vorteile der Lösung zeigen sich in der Zusammenarbeit. Die Schutzrechtsbeauftragten durchsuchen den gesamten Aktenbestand direkt an ihrem Rechner. Die Korrespondenz erfolgt ausschließlich per E-Mail, wodurch die Produktivität gestiegen ist.

Fidelitas" lautet das Motto im Stadtwappen von Karlsruhe. Der lateinische Begriff bedeutet Treue und Zuverlässigkeit. Diesem Grundsatz folgt auch die IT-Infrastruktur: Ein Informationsportal liefert dem Gemeinderat und der Verwaltung zuverlässig Informationen. Hierzu zählen aktuelle Geschehnisse im Großraum und juristisches Fachwissen ebenso wie Kontaktdaten oder Informationen zur jüngsten Gemeinderatssitzung. In der Vergangenheit ließen sich diese Inhalte nur umständlich beschaffen. Verschiedene Informationsquellen und Zugriffswege führten zu Medienbrüchen und hohem Arbeitsaufwand bei der Recherche.

2008 entschied sich die Kommune, eine einheitliche Arbeitsumgebung einzurichten, die Recherchen erleichtert. Der IBM-Partner Profi installierte das Rats- und Verwaltungsinformationssystem ravis 1.0 auf Basis von IBM Websphere Portal Server. Es führt Inhalte aus dem Internet mit verwaltungsinternen Informationen über den Browser zusammen. Zur Verfügung stehen Online-Inhalte wie etwa das Rechtsportal Juris, News-Feeds, ein E-Mail-Dienst, Organisationsfunktionen sowie ein Zugang zur internen Datenbank. Die Authentifizierung über ein einziges Passwort (Single Sign-on) schließt Sicherheitslücken.

Die Suchfunktion auf Basis von IBM Omnifind beschleunigt die Informationsrecherche. Rund 100 Anwender aus der Stadtverwaltung gelangen gemäß ihrer Berechtigung schnell zu den gewünschten Inhalten. Passende Informationen, beispielsweise Kontakte und geographische Daten, werden dabei automatisch verknüpft. Das Dokumentenmanagement-System IBM Lotus Quickr unterstützt teamorientierte Projektarbeit durch Check-in-Funktionen und eine Berechtigungsverwaltung. So fördert das Portal den Austausch von Informationen auch über Fraktionsgrenzen hinweg.

Seit über 70 Jahren bringt Eckes-Granini Fruchtsäfte auf den Markt. Mit 1 450 Beschäftigen und 14 Landesgesellschaften in Europa gehört die Eckes-Granini Group zu den führenden Fruchtgetränke-Herstellern. Dieser Anspruch spiegelt sich auch in der IT: das Dokumentenmanagement, die Workflows, die Compliance-konforme Verwaltung und rechtssichere Archivierung über verschiedene Systeme hinweg sowie das damit verbundene Qualitätsmanagement-System sind vollständig integriert.

Eckes-Granini entschied sich für Microsoft Office SharePoint Server 2007 als zentrale Plattform und integrierte darin für das Qualitätsmanagement ein IT-System von Sycat sowie für Forschung und Entwicklung ein Laborinformationssystem. Auch die Transaktionssteuerung eines SAP-Systems wurde eingebunden. Die revisionssichere Archivierung läuft über
M/Archive for SharePoint von Merentis. „Unsere Schlüsselanwender haben sich mit dem System sehr schnell angefreundet", berichtet Volker Herdegen, Leiter IT Management bei Eckes-Granini. „Hauptgrund dafür war die einfache Bedienung. "

Vom Beginn der Planung bis zum Rollout der Lösung dauerte es sechs Monate, um das bisherige Dokumentenmanagement-System abzulösen. Das IT-Beratungshaus Alegri International Group konzipierte die Informationsarchitektur sowie die Berechtigungskonzepte und Workflows, die die automatisierte Freigabe sowie die gesetzeskonforme Langzeitarchivierung steuern. Das Qualitätsmanagement-System Sycat wurde so in MS SharePoint integriert, dass dessen Dokumente über alle Prozessstrukturen hinweg verfügbar sind. Über eine individuelle Schnittstelle wurde das Laborinformationssystem angebunden. Alle dokumentenbezogenen Aufgaben und Übersichten sind nun samt dazugehöriger Metadaten und Attribute in einem zentralen System verfügbar. Damit gestalten sich abteilungsübergreifende Zusammenarbeit sowie die Dokumentensuche effizienter. jf