Best Practices für das Dokumentenmanagement
Dokumentenmanager zielen auf kostengünstige Ablaufsteuerung
Bis zu 70 Euro kann laut Expertenschätzung das manuelle Bearbeiten einer eingehenden Papierrechnung kosten. Dokumentenmanagement-Systeme reduzieren den Aufwand und beschleunigen Geschäftsprozesse.
Wer auf
Rechnungen, Bestellungen und Kundeninformationen nicht schnell und von allen Arbeitsplätzen aus zugreifen kann, verschenkt Arbeitszeit. Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) laufen daher nur noch selten als Insellösungen. Viel eleganter für die Anwender ist es, wenn sie DMS-Funktionalitäten direkt aus den Anwendungen heraus aufrufen, mit denen sie am häufigsten arbeiten. Längst reicht die Integration direkt in die unternehmensweite Standardsoftware (ERP).
Über DMS lassen sich Standardaufgaben wie etwa der Rechnungseingang automatisieren. Statt kopierte Papierdokumente durch das Unternehmen zu schicken, werden sie eingescannt, inhaltlich analysiert und anschließend direkt mit dem Rechnungswesen des ERP-Systems verknüpft. Die folgenden Anwenderberichte zeigen auf, wie Unternehmen über DMS den Aufwand für die Belegverarbeitung bei der Materiallieferung verringern, die Rechnungsbearbeitung automatisieren und die Dokumentensuche beschleunigen.
Landkreis Hameln-Pyrmont bearbeitet seine Dokumente mit nscale
Mehr als 2500 Rechnungen bearbeitet der Landkreis Hameln-Pyrmont jeden Monat. Um die Arbeitseffizienz zu steigern, stiegen die niedersächsischen Kommunen ins elektronische Dokumentenmanagement ein. In knapp drei Monaten implementierte der Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg zeitgleich ein SAP-System sowie die DMS-Lösung nscale von Ceyoniq. „Wir suchten ein skalierbares System, das allen rechtlichen Anforderungen genügt", berichtet Rainer Thielke, stellvertretender Dezernatsleiter Ordnung/Sicherheit/Gesundheit des Landkreises Hameln-Pyrmont. „nscale deckt unsere architektonischen und funktionalen Anforderungen voll ab."
Bei der Ablage von Eingangsrechnungen setzt der Landkreis das nscale-Szenario „Spätes Ablegen mit Barcode" ein. Beim Buchen der Eingangsrechnungen wird eine entsprechende Anordnung ausgedruckt, welche einen Barcode enthält, der im SAP-System gespeichert wird. Die Eingangsrechnung wird samt der Anordnung durch den Buchungsprozess geleitet und im nächsten Schritt gescannt und archiviert. Das System erkennt den Barcode, leitet die darin enthaltenen Informationen an SAP weiter und stellt eine Verknüpfung zwischen gebuchtem Beleg und Dokument her. Anschließend lassen sich sämtliche Dokumente aus dem SAP-System über den nscale-Desktop recherchieren und anzeigen.
Neben dem Speichern und der Suche der Dokumente unterstützt nscale 6 die revisionssichere Archivierung.
Pfaff beschleunigt die Informationsrecherche mit ELO
pfaff aqs ist ein Spezialist für das Optimieren von industriellen Produktionsprozessen. Über Enterprise Content Management (ECM) deckt das Wuppertaler Unternehmen die steigenden Anforderungen an Qualität und Kundenservice ab. Mitarbeiter finden Informationen schneller und erhalten einen besseren Überblick über die hausinternen Abläufe.
Eine Grundforderung an das ECM-System war die nahtlose Anbindung an die unternehmensweite Standardsoftware SAP Business One. Nach der Evaluierung mehrerer Anbieter entschied sich pfaff aqs für die ECM-Lösung ELOenterprise aus dem Hause ELO Digital Office GmbH.
Im November 2008 startete die Implementierung im Ein- und Verkauf, der Produktion sowie der Qualitätssicherung. SAP Business One inklusive des Drittanbietermoduls BEAS für Fertigung, Qualitätssicherung, Materialwirtschaft und Kalkulation wurden an das ECM-Archiv angebunden. Als Schnittstelle dient die ELO Integrationslösung Business Logik Provider. Nach dem Testbetrieb ging das ECM-System im Juni 2009 produktiv.
„ELO überzeugt uns mit der benutzerfreundlichen Oberfläche und der engen Anbindung an SAP Business One", berichtet Jakob Hess, CEO bei der pfaff aqs. 50 000 SAP-Belege hat pfaff aqs seitdem im ECM-System archiviert. Pro Jahr rechnet das Unternehmen mit einem Zuwachs von 30 000 bis 40 000 Dokumenten. Über den Druckertreiber des Business Logic Provider werden die SAP-Belege gedruckt und automatisch verschlagwortet.
Fleurop bildet die Belegsteuerung mit Saperion ab
Die Fleurop AG gehört zu den weltgrößten Blumenversendern. Die Blumen und Sträuße werden bei einer Bestellung über ein Partnernetzwerk von rund 50 000 Floristen in 150 Ländern versandt. Um den Belegaufwand beim Blumenversand zu reduzieren, setzt Fleurop bei der Auftragsdatenverwaltung ein Enterprise-Content-Management-System von Saperion ein.
Wegen der vielen manuellen Zwischenschritte konnten die bestehenden IT-Systeme in der Unternehmenszentrale mit den wachsenden Datenmengen nicht mehr mithalten: Die Dokumente wurden per Post verschickt und bilden die Abrechnungsbasis für das Clearing zwischen den Partnern und Fleurop. Den Verantwortlichen war klar, dass nur eine IT-gestützte Dokumentenverwaltung Abhilfe schaffen würde. „Wir suchten ein weitgehend automatisiertes System, das alle Informationen effizient verwaltet", berichtet Peter Broschinski, IT-Leiter der Fleurop AG. „Sehr wichtig waren uns die einfache Bedienung sowie die Integration in SAP R/3."
Gemeinsam mit dem Implementierungspartner Qurius Deutschland AG hat der Blumenspezialist mehrere Systeme evaluiert. Das Rennen machte ein alter Bekannter: Bereits seit 2002 arbeitet Fleurop in Sachen SAP-Datenarchivierung mit einer Anwendung von Saperion. „Wir sind mit dieser Lösung sehr zufrieden und standen einer Erweiterung um den Bereich Belegscan offen gegenüber", berichtet Broschinski.
Qurius realisierte die Archivierung von Blumengutscheinen, Auftragsbelegen und sonstigen Dokumenten über eine Erweiterung des bestehenden Saperion-Systems. Eine eigens für Fleurop entwickelte Applikation reduziert den Bearbeitungsaufwand: Sämtliche Papiere werden gescannt und mit den SAP-Buchungssätzen verknüpft. Die Saperion-Funktion R/Index erlaubt dann eine vollständige Recherche unabhängig von SAP-Clients. Damit ist der Weg frei für ein schnelles Clearing zwischen Fleurop und den Partnern. „Wir archivieren alle Dokumente komfortabel, gleichzeitig erhalten unsere Floristen ihre Abrechnung schneller", fasst Broschinski die Vorteile des Systems zusammen. jf