Ausgeklügelte IT-Systeme bändigen die Papierflut

Der weltgrößte Reinigungsgerätehersteller Alfred Kärcher bündelt seit 2009 die Finanzbuchhaltung des schwäbischen Stammhauses sowie seiner 19 Auslandsgesellschaften in einem Financial Shared Service Center. Für die Rechnungsbearbeitung über alle Ländergrenzen hinweg sorgt seit Oktober 2008 der Rechnungsworkflow FIS/edc der FIS GmbH.
Das Financial Shared Service Center besteht aus den Abteilungen Order-to-Cash (Debitoren), Purchase-to-Pay (Kreditoren) und General Ledger (Hauptbuch) und fungiert als Dienstleister für die gesamten europäischen Tochtergesellschaften. Es bündelt buchhalterische Services für die internen Kunden. So zahlt die einzelne Tochtergesellschaft weniger, als wenn sie selbst Mitarbeiter für die Buchhaltung einstellen müsste.
Mit elektronischer Eingangsrechnungsverarbeitung beschäftigte sich Kärcher in seinem Stammhaus schon vor Einführung des Shared Service Center, da dort 800 Rechnungen pro Tag eintreffen. „Unsere Hauptziele waren Transparenz in der Buchhaltung und das Einsparen von Arbeitskraft beim Abtippen der Rechnungsdaten und Eintragen in SAP“, berichtet Thorsten Binkert, Leiter des Shared Service Center Europe.
Der dahinter liegende Workflow bringt eine bessere Übersicht über aktuelle Verbindlichkeiten, wie Thomas Elsner, Vice President Corporate Finance bei Kärcher, berichtet: „Früher kamen die Rechnungen nach der Freigabe oft mit drei oder vier Unterschriften wieder in die Buchhaltung zurück. Dort wurden sie dann gebucht, auch wenn mangels Lesbarkeit vielleicht gar nicht nachzuvollziehen war, wer unterschrieben hat.“ Oft tauchten noch im Dezember Rechnungen vom April oder Mai auf, die man vergessen hatte.  Seit der Einführung des FIS/edc Rechnungsworkflow hat sich das geändert: „Die Software integrierte sich sehr tief in SAP und hat zudem das beste Preis-Leistungs-Verhältnis aller vergleichbaren Produkte“, erklärt Binkert. „Vor allem war der Anbieter FIS so flexibel, das Projekt auch mit einem externen Dienstleister für den Scan- und Erfassungsteil durchzuführen.“

Nordfrost versteht sich als Full-Service-Dienstleister in der Tiefkühllogistik. Das Unternehmen betreibt ein Netz von 40 Tiefkühlzentren in Deutschland, den Niederlanden sowie Dänemark. Früh wurden die Weichen für eine elektronische Dokumentenerfassung mit der Implementierung eines digitalen Ablage-Archivs gestellt. Hauptanwendung dieses Archivs ist die zentrale elektronische Ablage der sogenannten Tourenmappen, welche die ladungsspezifischen Dokumente aller Lkws enthalten.
Im Zuge der dynamischen Unternehmensentwicklung stieg die Menge der zu erfassenden Belege stark an. „Allein im Jahr 2010 wuchs das zu digitalisierende Papiervolumen konzernweit um 20 Prozent, wobei unterschiedliche Papierqualitäten mit zum Teil kontrastarmen Belegen hohe Anforderungen an die eingesetzte Scan-Technologie stellen“, so Ralf Fleßner-Bjick, verantwortlich für das Archiv und die damit verbundenen Prozesse.
Im Frühjahr 2010 wurde beschlossen, die elektronische Dokumentenverarbeitung umfassend auszubauen. Eine Entscheidung, die die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens weiter stärken sollte. Dazu gehören eine noch schnellere Auskunftsfähigkeit und die Option, Kunden beispielsweise den elektronischen Zugang zu digitalen Kopien der von ihren Warenempfängern quittierten Ablieferbelege zur Verfügung zu stellen.
Für einen reibungslosen Workflow sorge die hohe Scan-Qualität, die mit den Inotec Dokumentenscannern erzielt werde. „Rückmeldungen der Mitarbeiter in der Archivierung und die täglichen Kontrollen zeigen, dass wir den Anteil bearbeitungsfreier Belege auf fast 100 Prozent gesteigert haben“, resümiert Ralf Fleßner-Bjick.
Für die geplante Implementierung eines Dokumentenmanagement-Sys-tems hat Nordfrost mit der modernisierten Scanner-Infrastruktur ein stabiles Fundament gelegt. Das digitale Archiv soll dann neben den Lieferpapieren und anderen originär elektronisch erstellten Daten auch weitere, bislang papierbasierte Dokumente aufnehmen. Die digitale Erfassung von Wareneingangspapieren läuft bereits. Als weiterer Projektschritt ist die Digitalisierung der Eingangsrechnungsbearbeitung geplant.

Bei Vital Aire, einem Hamburger Gesundheitsdienstleister, gehen am Tag rund 2500 Belege mit insgesamt 3500 Seiten ein. Die Verarbeitung erfolgt automatisiert mit tangro DoC. Die intuitive Bedienbarkeit war einer der Gründe, warum sich VitalAire für diese Lösung entschieden hat. Als weiterer Vorteil gilt die Flexibilität, dank derer sich das System maßgeschneidert an die Anforderungen des Hamburger Unternehmens anpassen ließ. „Tangro DoC ist so flexibel konzipiert, dass unsere Anforderungen vollständig umgesetzt wurden“, erläutert Julian Klaus, IT-Experte bei VitalAire. Er schätzt zudem die Einbettung von tangro DoC in SAP: „Dadurch benötigen wir keinen vorgelagerten Client und kommen ohne zusätzliche Schnittstellen aus.“
tangro DoC dient bei VitalAire als Dreh- und Angelpunkt aller Prozesse rund um die Belegverarbeitung. Die zentrale Benutzerschnittstelle stellt tangro-Monitor dar. Das vereinfacht die Handhabung für die Anwender, gleichzeitig reduziert sich der Wartungsaufwand für die Systembetreuer. Egal ob ein Beleg auf Papier, per Mail, als PDF oder per Fax oder EDI eingeht – stets werden die Inhalte mit tangro DoC erfasst und dem richtigen Business-Objekt wie Kunden, Patient, Lieferung oder Rechnung zugeordnet.
Der Prozess vom Scannen, Erkennen und Erfassen in SAP dauert durchschnittlich zwei Minuten. Auch große Belege seien dabei kein Problem, weil der OCR-Server (Optical Character Recognition) parallel befüttert werde. Bei der Suche nach vorerfassten Belegen sei tangro DoC fünfmal schneller als das vorherige System.
Im tangro Eingangsbuch landen alle Belege, die nicht über den VitalAire-Barcode direkt verbucht werden können. Inhaltlich erkannt werden dabei in erster Linie die Versichertennummer, das Geburtsdatum und die Postleitzahl, so dass eine automatisierte Zuordnung zum Patient erfolgen kann. Mit der Erkennungsquote des Systems zeigt sich Klaus mehr als zufrieden: „Wir haben wesentlich bessere Ergebnisse, als wir überhaupt erwartet haben.“ Sämtliche Eingangsdaten sind im Eingangsbuch vorgehalten, so dass die Sachbearbeiter jederzeit einen Überblick über den Bearbeitungsstand aller Dokumente erhalten. jf