Archivierungslösung

Im Frühjahr 2008 startete die Implementierung des Workflows, um unterschiedlichste Geschäftsprozesse transparent abzubilden. Als erstes wurde ein elektronisch gesteuerter Ablauf für die Bearbeitung der täglich circa 150 eingehenden Rechnungen definiert. Im Gegensatz zur bisher praktizierten Methode des „späten Scannens" steht die Digitalisierung jetzt am Anfang der Prozesskette. Ein Sachbearbeiter der Einkaufsabteilung ergänzt die dort eintreffenden Dokumente um unternehmensspezifische Belegdaten, führt eine Vorsortierung durch und leitet die Dokumente anschließend zwecks Rechnungsprüfung an die Verantwortlichen weiter. Im Rahmen der Rechnungsprüfung werden weitere Daten wie Kontonummern oder Fälligkeitstermine ergänzt. Wird die Rechnung in der vorliegenden Form anerkannt, wird deren Status anschließend auf „sachlich und preislich korrekt" gesetzt, somit freigegeben und an die Buchhaltung weitergeleitet. Sie übernimmt die eingetragenen Angaben in das ERP-System und veranlasst die Überweisung des Rechnungsbetrags.

Den gesetzlichen Vorgaben zur Archivierung geschäftsrelevanter E-Mails trägt Prophete Rechnung. „Da wir aus Datenschutzgründen keine generelle E-Mail-Archivierung durchführen, erfolgt die Speicherung relevanter E-Mails selektiv", erläutert Grochtmann. Der jeweilige Sachbearbeiter entscheidet, ob wichtige E-Mails Vorgängen zuzuordnen und vorgangsbezogen im elektronischen Archiv zu speichern sind. Dazu wurde das eingesetzte E-Mail-Programm Outlook um einen entsprechenden Button erweitert.

„Heute ist der zentrale Dokumenten-Pool integraler Bestandteil unserer Unternehmens-IT. Die Implementierung des Dokumenten-Workflows hatte zur Folge, dass viele Geschäftsprozesse neu strukturiert wurden. Die Effizienzsteigerungen sind so offensichtlich, dass es zu keinem Zeitpunkt Akzeptanzprobleme seitens der Mitarbeiter gab", erklärt Prophete-Projektleiter Grochtmann.

Zur automatischen Verarbeitung unterschiedlichster Eingangsbelege setzt Prophete ABBYY Flexi-Capture 8.0 Professional ein, von der es eine Export-Schnittstelle zu DocuWare gibt. Beispielsweise ließ sich mittels Data-Capturing-Software die Bearbeitung sogenannter Belastungsanzeigen vereinfachen. Dabei handelt es sich um Gutschriften, die etwa aufgrund von Retour-Sendungen anfallen, im Gegensatz zu üblichen Gutschriften aber vom Kunden eigenständig eingefordert werden. „Es geht darum, bei den täglich etwa 100 eintreffenden Belastungsanzeigen eine automatische Kopfdatenerfassung durchzuführen", erläutert Grochtmann. Das heißt, innerhalb des Dokuments nach Daten wie Kundennummer, Belegnummer und Betrag zu suchen. Nach erfolgreicher Analyse würden die digitalisierten Dokumente dann verschlagwortet und archiviert. Durch die Archivierung werde automatisch ein Workflow gestartet, der die weitere Bearbeitung dieser Belastungsanzeige bis hin zu der Verbuchung der Zahlung ermöglicht. Der Arbeitsaufwand sei deutlich geringer geworden. Für die Erfassung der 100 Belastungsanzeigen – im Schnitt werden bei einer Anzeige acht Felder ausgelesen – würde ein Mitarbeiter rund 1,5 Stunden benötigen. Durch den neuen Ablauf werde allein hier circa eine Mannstunde pro Arbeitstag eingespart. Alles in allem habe sich die Investition in knapp zwei Jahren amortisiert.Siegfried Dannehl/ hei