Archivierung in der Praxis

Zentralarchiv optimiert Diözesen-Verwaltung
Heute verwaltet und archiviert die österreichische Diözese ihre Kirchenbeiträge, Vertrags- und Buchhaltungsunterlagen mit der nscale- Plattform von Ceyoniq. „Mit nscale sind unsere Dokumente jetzt sicher abgelegt“, erklärt Klaus Schrott. Als Zentralarchiv ermögliche es nscale den Mitarbeitern der Verwaltung, die Kirchenbeiträge, Vertragsund Buchhaltungsunterlagen digital zu verwalten, zu bearbeiten und zu archivieren. Die Abteilungen Liegenschaft, Gebäudemanagement und Recht bearbeiten zusammen circa 5000 Akten, die verschiedene Verträge repräsentieren. In diesen Verträgen sind alle Schriftstücke wie Pläne, Aktenvermerke, Bescheide, Grundbuchauszüge und der Vertrag selbst in Papierform abgelegt. Insgesamt sind das circa eine Million Seiten. Zur Konsolidierung der Datenbestände wurden die Altdaten aus dem Papierarchiv erfasst und in die Vertragsstrukturen von nscale eingebracht. Somit ließ sich die Grundlage für eine einheitliche Informationsplattform für das Content Management in der Diözese realisieren.

Hochverfügbarkeitsarchiv für Gebühreneinzugszentrale
Eine noch größere Dokumentenmenge als die Diözese bewältigt die Gebühreneinzugszentrale der öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten in Deutschland (GEZ): Täglich bis zu 250 000 Blatt Eingangspost und monatlich 3,5 bis 4 Millionen Ausgangsbriefe müssen dort bearbeitet werden. Diese Größenordnung handhabt die Gebühreneinzugszentrale in ihrem Rechenzentrum in Köln, in dem knapp 100 Mitarbeiter beschäftigt sind. Dort befindet sich die gesamte ITInfrastruktur der GEZ. Sie besteht unter anderem aus Großrechnern für die hostbasierte Verwaltung der rund 42 Millionen Teilnehmerkonten, Servern, Storage- und Backup-Systemen für das SER-Archiv –auf Basis der DOXiS iECMSuite, ausgelegt für bis zu 32 Terabyte –, Bandspeicher als Sicherung für die Datenbanken der Großrechner und weiteren nachgelagerten Systemen. Das Rechenzentrum ist aufgeteilt in einen Kommandosaal für die Überwachung der Systeme und Steuerung der Server, einen Maschinensaal mit den primären Servern und Speichersystemen sowie separaten Räumen in einem anderen Gebäude mit den redundant ausgelegten Backup-Systemen. Ein Dokumentenmanagement in der Größenordnung der GEZ stellt besondere Anforderungen bezüglich Hochverfügbarkeit und Performanz an das zugrunde liegende System. Das System muss von morgens sieben Uhr bis abends 19 Uhr ununterbrochen zur Verfügung stehen. Ein Ausfall von nur 15 Minuten entspräche bei den Anwendern der GEZ einer verlorenen Arbeitszeit von gut 40 Tagen. Da ein Großteil der Eingangsdokumente einer Massenvorgangsverarbeitung zugeführt wird, muss das System eine höchstmögliche Performanz aufweisen. Der Zugriff auf ein zum Vorgang gehörendes Dokument – und zwar auf alle im System enthaltenen Dokumente der letzten Dekade – soll in weniger als zwei Sekunden erfolgen. Um diese hohen Anforderungen zu erfüllen, wurde ein anspruchsvolles Archivkonzept entwickelt und umgesetzt. Das Herz des DMS/Archivs im Rechenzentrum der GEZ umfasst Server, RAID-Systeme und Tapelibraries. „Primär- und Sicherungssysteme werden parallel betrieben und haben einen identischen Datenbestand, so dass bei einem Systemausfall sofort mit dem Sicherungssystem weitergearbeitet werden kann“, beschreibt Volker Thorey, Abteilungsleiter und zuständig für die IT-Infrastruktur bei der GEZ, das Hochverfügbarkeitskonzept der SER-Lösung und fügt hinzu: „Denn nichts ist so teuer wie ein Produktionsausfall.“ Im Januar 2007 wurde bei der GEZ ermittelt, dass die Sachbearbeiter pro Tag circa 200 000 Anfragen an das DMS stellen. Das System recherchiert die Dokumente dann jedes Mal in Sekunden aus 180 Millionen gespeicherten Eingangsdokumenten und 270 Millionen Ausgangsdokumenten und zeigt sie auf dem Bildschirm des Bearbeiters an.

Digitale Rezeptarchivierung
Seit Mitte 2007 werden bei Neurotech aus Salem/Bodensee, Anbieter von Geräten zur elektrischen Muskelstimulation und transkutanten elektrischen Nervenstimulation, mit der Software Saperion sämtliche Dokumente im Bereich Rezeptverarbeitung gescannt und unternehmensweit bereitgestellt. „Weil der Kostendruck im Gesundheitssystem ständig wächst, müssen auch wir unsere internen Arbeitsprozesse permanent verbessern, um konkurrenzfähig zu bleiben“, erklärt Jochen Stepczynski, Business Operations Manager und Mitglied der neurotech Geschäftsleitung. Die elektronische Verarbeitung und Archivierung der Belege ermöglicht es, die jährlich steigende Flut an Eingangsdokumenten zu bewältigen. Ein wichtiger Grund für die Software-Einführung waren auch die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Der Investition sei eine detaillierte Return-on-Investment(ROI)-Berechnung voraus gegangen. Den Projektkosten von 300 000 Euro stand gegenüber, was neurotech durch den Einsatz von digitalem Archiv und elektronischer Erfassung tagtäglich einspart: rund 42 Arbeitsstunden oder 850 Euro. „Dies macht 220 000 Euro weniger Kosten pro Jahr; wir rechnen daher mit einem postiven ROI innerhalb von 20 Monaten“, sagt Jochen Stepczynski. hei