Abschied vom Papier

Digitales Dokumentenmanagement optimiert die Unternehmensprozesse

Software für das Dokumentenmanagement verbindet – im Gegensatz zu Papier – Geschäftsprozesse. Aber noch immer stehen viele Unternehmen dem Thema kritisch gegenüber. Das kostet Arbeitszeit und Mitarbeitermotivation.

Projekte

für das digitale Management von Dokumenten werden aus unterschiedlichen Gründen gestartet. Der Abbau der Papierberge, die Vereinfachung der Vorgangsbearbeitung und die Einhaltung rechtlicher Rahmenbedingungen sind dabei die meistgenannten Gründe. Neben direkten Kosteneinsparungen wie Abbau der Lager- und Druckkosten ergeben sich indirekte Vorteile durch Zeiteinsparungen und Qualitätsverbesserungen. Des Weiteren wird der Kontakt zu Kunden und Partnern verbessert, da schneller bessere Informationen ausgetauscht werden können. Zudem werden Datenschutz und Datensicherheit vereinfacht.

Herausforderungen auf Papier basierender Prozesse

Bei Papierdokumenten stellt sich die Situation anders dar. Schon bei der Suche in Papierbeständen ergeben sich verschiedene Herausforderungen:

• Suche im Dokumenteninhalt: Gerade bei längeren Texten ist die Suche nach einer bestimmten Textpassage schwierig. Auch gute Querleser benötigen hierfür meist mehrere Minuten.

• Suche nach einem Dokument: Auch wenn man weiß, dass es ein bestimmtes Dokument gibt, gestaltet sich die Suche oft schwierig. Es kann in verschiedenen Ablagen (Schreibtisch, Schrank, Handakte, zentrale Ablage etc.) liegen. Zudem ist in keinem Unternehmen das Papier die einzige Art, Dokumente aufzubewahren, Also sind auch digitale Datenbestände (eigene Festplatte, Gruppenlaufwerk, E-Mail-Posteingang, Fachanwendungen etc.) einzubeziehen. Oft sind daher mehrere Suchvorgänge notwendig.

• Suche nach verwandten Dokumenten: Die Recherche nach zugehörigen Dokumenten ist meist auf den direkten Kontext beschränkt: Man kann im vorliegenden Aktenordner weiterblättern. Ansonsten ist es wieder dem Anwender überlassen, neue Suchanfragen zu stellen.

• Unflexible Suche: Zumeist stehen nur wenige Verwaltungsinformationen (Metadaten), allenfalls ein Aktenzeichen oder eine Vorgangsnummer, oder eine vorgegebene Aktenstruktur zur Verfügung.

• Suche nach einem Thema: Wenn nur das Informationsbedürfnis klar ist, ist der Anwender auf sich allein gestellt. Er muss sich überlegen, welche Ablagen er nach welchen Begriffen durchsuchen muss.

• Zugriff auf ein Dokument: Verschwundene Handakten und abgeschlossene Schränke führen dazu, dass Mitarbeiter nicht weiterarbeiten können, da ihnen die wesentlichen Informationen fehlen. Das führt häufig dazu, dass sich Mitarbeiter eigene Ablagen mit Kopien erzeugen und so Redundanz und Verwaltungsaufwand weiter steigen.

Auch die Ablage kostet die Mitarbeiter täglich viel Zeit für das Ausdrucken, Kopieren, Lochen und Abheften. Das muss realistisch betrachtet werden, wenn die Arbeit mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) als zu langsam und aufwändig angesehen wird. Das Ausfüllen einer Verschlagwortungsmaske dauert wenige Sekunden – in dieser Zeit kann niemand ein Papierdokument vorschriftsgemäß zuordnen.

Mit Dokumentenmanagement-Systemen werden dagegen Anwender, Technik und Prozesse zusammengeführt und viele Anwendungsfelder abgedeckt. Die Systeme unterstützen den gesamten Dokumentenlebenszyklus von der Erstellung und Klassifikation über Ablage, Recherche, Bearbeitung und Weiterleitung bis hin zu Publikation sowie Archivierung und letztendlich Zerstörung der Dokumente. Durch die inhaltsbezogene Verwaltung in Dokumentenklassen (beispielsweise Rechnung, Angebot, Besprechungsnotiz etc.) findet eine Abstraktion vom Format der Dokumente (Papier, E-Mail, PDF etc.) statt. Informationen aus Papierablage (über Scanner digitalisiert), E-Mail, Office- und Fachanwendungen werden zusammengeführt, selbst erstellte und von extern empfangene Dokumente werden verbunden. Zu den Dokumenten werden Metadaten vergeben, die einen flexiblen Zugriff und eine genaue Verrechtung ermöglichen sowie die Verbindung zusammengehöriger Informationen unterstützen.

Beinahe alles, was sich mit Papier machen lässt, ist auch digital möglich, beispielsweise Ansicht, Durchblättern, Markierungen und Notizen, Verbindung mit anderen Unterlagen, Abzeichnen etc. Die Systeme bieten weitere Funktionen an wie erweiterte Suche, Vergrößerung, direkter Sprung in eine (andere) Akte, Versenden oder Wiedervorlage. Für die Prozessunterstützung bieten DMS verschiedene Möglichkeiten an. Die Informationen können über Posteingangskörbe verteilt werden, dies kann das System auch automatisch tun (anhand der Klassifikation und des Status). Die benötigten Dokumente werden dem Anwender damit direkt angezeigt. Prozesse können bedarfsgerecht durch die Mitarbeiter selbst (ad hoc) oder im Vorfeld als festgelegte Workflows definiert werden. Unter anderem werden dabei Aufgaben, ausführende Personen, Absprungpunkte in andere Systeme, Entscheidungswege und Verzweigungen sowie Fristen und Eskalationsmechanismen festgelegt. Martin Böhn/hei