Unternehmenssteuerung

Die positiven Erwartungen an BI-Tools finden sich allerdings im Wesentlichen in größeren und großen Unternehmen. Im Mittelstand sieht die Welt ganz anders aus. Das zeigt die Studie „Unternehmenssteuerung und BI im Mittelstand 2008" des Instituts für Business Intelligence der Steinbeis Hochschule Berlin. Unterdurchschnittlich ausgeprägt ist in kleineren Betrieben beispielsweise das Berichtswesen. Lediglich zwei von drei der befragten 158 europäischen Unternehmen haben laut Studie ein Standardberichtswesen, und nur bei rund jedem zweiten mittelständischen Betrieb gibt es komplexe Berichte, Analysen und Ad-hoc-Berichte. In drei Viertel der befragten Unternehmen erhält maximal ein Viertel der Mitarbeiter überhaupt Zahlen. Den Nutzen von BI erkennen die Mittelstandsmanager allerdings: Für rund drei Viertel der Befragten geht es darum, Erfolge im Geschäft nachzuvollziehen und das Vertrauen in die Richtigkeit der Ist- und Planzahlen sicherzustellen. Für das Erreichen wirtschaftlicher Ziele erhoffen sich Mittelständler wenig von BI: Nur rund die Hälfte sieht eine große Bedeutung der Analyse-Tools zum wirtschaftlichen Einsatz der Controlling-Ressourcen, zur besseren und schnelleren Arbeit und für die Steigerung der Flexibilität.

Probleme mit dem Berichtswesen und der Planung haben mittelständische Unternehmen eher selten: „Nein" antworten rund zwei Drittel auf die Fragen „Auswertung enthält häufig fehlerhafte Daten", „Planung/Berichtswesen sind zu detailliert" und „Planung und Berichtswesen sind inkonsistent". Wenn der Schuh drückt, dann bei der Dauer und der Flexibilität der Prozesse. Aufgrund dieser relativen Zufriedenheit mit dem Status Quo plant rund ein Drittel der Befragten kein Redesign ihrer BI-Systeme. Wenn etwas zu tun wäre, dann bei der Transparenz und Standardisierung der Abläufe sowie bei der Verkürzung der Prozesse. Zentralisierung/Dezentralisierung, größere Detaillierung und Verschlankung spielen eine untergeordnete Rolle.

Mittelständler planen konservativ und eher einfach: Nur ein gutes Drittel nutzt eine mehrjährige Mittelfristplanung. Dominierender Planungsansatz ist die Budgetierung. Das macht immerhin jeder zweite Mittelständler. Einen periodischen Forecast erstellt nur jeder Vierte und einen rolling Forecast nur rund jeder Sechste. Die Hälfte nutzt Top-Down und je ein gutes Drittel Bottom-Up oder automatische Hochrechnungen. Hier steckt ein deutliches Verbesserungspotential. Treiberbasierte und Gegenstromplanung werden kaum eingesetzt, einen Fokus auf risikoorientierte Planung hat nur etwa jeder Vierte. Dieser Trend setzt sich bei den Fragen zur Planungsverantwortung fort: Dreiviertel der Unternehmen machen eine Umsatzplanung und knapp ein Drittel eine Personalplanung und/oder eine Investitionsplanung. Auf Kostenstellen plant noch nicht einmal jeder Zweite, auf Kostenträger gar nur jeder Fünfte. Schlusslichter sind Bilanzplanung und Logistikplanung. Fragen zur Planung beschäftigen die Mittelständler aber am meisten. Nach Planungsfragen folgen prozessorientierte Themen vor IT-Aufgaben rund um das ERP und der Unternehmensentwicklung.

In Planung und Berichtswesen dreht sich alles um die Daten. Qualität, Verfügbarkeit und Aktualität, leichte Integration und Weiterverarbeitung sowie schneller Import und Export. Genau in dieser Reihenfolge liegen die Erwartungen. Benutzerfreundlichkeit rangiert ganz oben. Wichtig sind auch die IT-technischen Anforderungen wie Integration und Flexibilität. Relativ entspannt sind die Mittelständler bei der Geschwindigkeit, die nur knapp die Hälfte der Befragten einfordert. Ebenfalls weniger nachgefragt werden vordefinierte Kennzahlen, vordefinierte Prozesse und vorkonfigurierte Planungswerkzeuge. Das ist erstaunlich, da gerade die genannten Punkte kleineren Unternehmen sehr gut helfen könnten. Liegt es daran, dass Mittelständler vielleicht gar nicht wissen, welche Lösungen inzwischen am Markt verfügbar sind? Die befragten IT-Manager klagen über deutlich weniger Probleme mit der Heterogenität der IT-Systeme als große Unternehmen: ein Drittel hat eine zentrale Datengrundlage und die Hälfte gibt sich mit zwei bis drei Systemen ab.

Mehr als fünf Systeme hat fast keiner.

Das BI-Tool Nummer eins im Mittelstand ist – keine wirkliche Überraschung – MS Excel. Das beginnt bei der Datensammlung, wo zwei Drittel der Befragten Mittelständler eine Erfassung über Excel vornehmen. Eine Erfassung per Web steckt erst in den Anfängen und eine Automation der Datenerfassung durch Einlesen aus Vorsystemen macht noch nicht einmal jeder Dritte. Hier hat der Mittelstand noch einen deutlichen Nachholbedarf in Sachen Geschwindigkeit, Datenqualität und Zuverlässigkeit.

Für Unternehmenssteuerung und Controlling nutzen vier von fünf Mittelständlern Excel. Dabei setzen dreiviertel der Befragten auf das ERP-System, während der Einsatz von spezialisierten BI-Erzeugnissen noch relativ gering ausgeprägt ist. Wenn BI im Mittelstand eingesetzt wird, dann liegt der Schwerpunkt in Berichtswesen, Datenanalyse und Planung und Budgetierung. Kaum eine Rolle spielen Cockpits/Dashboards, Statistik und Data Mining, Scorecards und Risikomanagement.

Einige Befragte berichten zwar über Probleme mit der Geschwindigkeit, Transparenz und Flexibilität der Prozesse, aber der Einsatz von Workflow findet bei fast drei Viertel der Befragten nicht statt, gut die Hälfte konsolidieren und validieren ihre Daten nicht automatisch und fast 40 Prozent haben keine zentralen Strukturen und Regeln in der Administration.

Über die potentielle Wertschöpfung von IT-Systemen haben Mittelständler eine klare Vorstellung: An der Spitze stehen die Reduktion des Aufwands durch automatische Schnittstellen zu ERP-Systemen, vor Simulationsverfahren, zentralen Strukturen/Regeln zur Administration, kollaborativen Werkzeugen wie eine Kommentierung der Ergebnisse, automatischer Konsolidierung und Top-Down-Verteilung. Weniger nachgefragt werden Workflow und Validierung. Die Vorteile von BI sehen die Befragten in einer schnelleren Auswertung, besseren Handhabung großer Datenmengen, höheren Automatisierung und besserer Entscheidungsfindung. Als weniger interessant gilt BI für das Aufdecken von Potenzialen zu Kosteneinsparungen und Umsatzsteigerungen. Nur 39 Prozent der Befragten setzen zum Zeitpunkt der Befragung bereits BI-Werkzeuge ein, 23 Prozent planen die Anschaffung, aber 35 Prozent sehen keinen Handlungsbedarf.

Hinsichtlich der Bekanntheit der Anbieter gibt es wenig Überraschungen: Ganz vorne liegen SAP (65 Prozent) IBM (60 Prozent), Oracle (54 Prozent), Microsoft und Infor (jeweils 49 Prozent). Bei den Spezialanbietern rangiert Corporate Planner mit 31 Prozent vor Cubeware (26 Prozent) und Winterheller (elf Prozent).

Den Standardsoftwerker Lawson Software kennen hingegen lediglich vier Prozent. Anbieter wie Actuate und BOARD werden im Mittelstand bislang kaum wahrgenommen. Gerade diese beiden Spezialisten bieten Lösungen an, die den Anwendern in den Fachbereichen ihr Excel lassen, aber durch einen Spreadsheet-Server eine Datenkonsistenz herstellen.

Ebenfalls wenig bekannt sind Tools wie ClusterSeven, mit deren Hilfe Unternehmen die in Excel-Spreadsheets versteckten Risiken identifizieren: Mittels Excel-Monitoring können sie genau nachvollziehen, wer wann was und wo geändert hat.

Fazit für IT-Entscheider: Es gibt deutliche Verbesserungspotentiale bei der Unternehmenssteuerung im Mittelstand in den Methoden, Prozessen und in der Nutzung der Technologie. Business Intelligence ist im Mittelstand noch nicht wirklich angekommen, obwohl die Potenziale von Business Intelligence durchaus erkannt werden.