Reporting

Die jährliche Planung erfolgte bisher über eine Lösung auf Basis von MS Excel. „Ausgehend von unserer komplex strukturierten Firmengruppe war der Arbeitsaufwand für Planung und Controlling immens", erläutert Simon Pesdicek, Abteilungsleiter Controlling bei Dodenhof. „Wir waren weit von einem einheitlichen und standardisierten Berichtswesen entfernt und an den Grenzen unserer Kapazität und Steuerbarkeit." Die Planung sollte leistungsfähiger werden, mehr Kenngrößen einbeziehen, und der Horizont sollte sich von einem auf drei Jahre ausdehnen. Gleichzeitig sollte der manuelle Aufwand für die Berichterstellung sinken. „Mit unserem bisherigen System war diese komplexe Aufgabe nicht zu leisten", erläutert Pesdicek.

Dodenhof hatte bereits Kontakt mit dem Anbieter IDL. „Wir erstellten einen strukturierten Vergleich zwischen einer neueren Version unserer bisherigen Lösung und IDL plus", erinnert sich Pesdicek. „Nach verschiedenen Präsentationen und einer Evaluierung durch das Business Application Research Center (BARC) fiel die Entscheidung für IDL", erläutert der Controlling-Leiter. Für diese Lösung habe auch gesprochen, dass Dodenhof bereits die Konsolidierungssoftware IDL KONSIS für den Jahresabschluss und die Gruppenkonsolidierung im Einsatz hatte. Außerdem kannten die IDL-Berater das Unternehmen und seine Struktur bereits. „Weitere Pluspunkte waren die benutzerfreundliche Oberfläche und die vereinfachte Berechtigungsverwaltung der IDL-Software", berichtet Pesdicek.

Das Projekt verlief in zwei Stufen. In einer ersten Phase wurde ab Januar 2008 das vorhandene Berichtswesen in die neue Lösung zu migriert. Eng damit verbunden waren Weiterentwicklungen der Berichte im Hinblick auf die Detaillierung. Im zweiten Schritt setzten die Berater ab Herbst 2008 die Planungsumgebung auf. Technisch und inhaltlich war das eine komplette Neukonzeption. Um sofort die Planung für das Folgejahr vornehmen zu können, sollte die neue Lösung bis zum Ende des Geschäftsjahres am 31. März startklar sein. Dieser Zeitplan wurde eingehalten.

Die neue Planung fiel intensiver und detaillierter aus und integrierte mehr. „Da wir von einer einjährigen auf eine dreijährige Planung übergegangen sind, ist die Anzahl der Planungsgrößen enorm gewachsen", erinnert sich Pesdicek. „Das war eine echte Herausforderung, da dieses Mehr an Detaillierung die Mitarbeiter sowohl im Standardberichtswesen als auch in der Planung dazu zwang, deutlich intensiver mit den Zahlen zu arbeiten."

Bereits in dieser ersten Planungsphase konnten alle Beteiligten über einen Workflow-Prozess genau verfolgen, welcher Mitarbeiter welche Aktionen wann abgeschlossen hatte. Nach dem Abschluss der Planung wurde eine Plankonsolidierung für den externen Abschluss durchgeführt sowie eine interne Leistungsverrechnung für die Planzahlen nach Umlageschlüsseln verwirklicht.

Heute arbeiten etwa 250 Nutzer über das Intranet und etwa 50 Power-User aus dem Controlling und dem Top-Management direkt mit IDL COCKPIT. „Wir haben für jeden einzelnen Anwender seinen Bereich gesondert im Zugriff", erläutert Pesdicek. „Damit sieht er genau die Zahlen, die er verantwortet und steuert." Innerhalb der Berichte können die Anwender per Drill-Down bis auf das einzelne Konto gehen.

„Für die anstehende Planung werden wir weitere Optimierungen vornehmen mit dem Ziel, schrittweise eine integrierte Unternehmensplanung zu verwirklichen, inklusive Gewinn- und Verlustrechnungsplanung, Bilanzplanung und Cash-Flow-Planung. Zukünftig werden wir dadurch noch besser in der Lage sein, die Entwicklung des Cash-Flow zu prognostizieren und daraus Maßnahmen für die Liquiditätssteuerung abzuleiten", zeigt sich der Controlling-Leiter überzeugt von dem BI-Projekt. jf