Planungs- und Controllingsysteme im Mittelstand

Spezielle Anforderungen

Der Mittelstand kauft gerne beim Mittelstand – gilt diese Aussage auch bei Planungs- und Controllingsystemen? Zumindest das Angebot ist vielfältig, wie unsere Übersichtstabelle zeigt.

ETWA DIE HÄLFTE

der mittelständischen Unternehmen nutzen bereits die Vorteile von Software für Business Intelligence. Weitere 40 Prozent planen deren Einsatz und sind auf der Suche nach Tools, die sie bei der Unternehmenssteuerung, also bei Planung und Controlling, unterstützen. Das ergab die Befragung „Business Intelligence im Mittelstand“ mit 279 Teilnehmern, die das Business Application Research Center (BARC) im Frühjahr 2007 durchführte. Die Zusammenhänge der alteingeführten Fachbegriffe Planung und Controlling mit dem neuen Terminus technicus Business Intelligence, der noch weniger bekannt ist, stellt Dr. Carsten Bange, Geschäftsführer von BARC und anerkannter Marktanalyst, wie folgt dar: „Planung ist ein Teilbereich von Business Intelligence. Controlling, verstanden als Kontrolle und Steuerung, schließt dann den Managementkreislauf für die Unternehmenssteuerung. Business Intelligence fasst die Lösungen für alles zusammen.“ Der BARC-Geschäftsführer nennt fünf „Treiber“, die aktuell bei mittelständischen Unternehmen dazu führen, sich auf die Suche nach Business-Intelligence-Software zu begeben:

• - höhere Anforderungen an Transparenz und an die Professionalisierung der Entscheidungsfindung;
• - Ausbau des Risikomanagements bei den Banken – die Qualität des Controllingsystems beeinflusst das Rating eines Unternehmens und damit mittelbar die Finanzierungskosten;
• - Branchenvorschriften, die sich auf mittelständische Zulieferer auswirken und wo es etwa um die Nachverfolgbarkeit einer Produktcharge geht;
• - durch die starke globale Vernetzung von Wertschöpfungsketten fordern Lieferanten und Abnehmer im Rahmen des Supply Chain Managements zunehmenden Informationsaustausch;
• - Transparenz über die Performance in verschiedenen Produktionsstätten und internationalen Standorten, was sich nicht mehr wie bisher im Ein-Standort-Unternehmen durch ständige Vor-Ort-Präsenz sicherstellen lässt.

Data Warehousing auch für den Mittelstand
Dr. Bange empfiehlt bei entsprechenden Einführungsprojekten eine Unterscheidung zwischen Datenmanagementaufgaben und Anwenderwerkzeugen, denn in beiden Bereichen gibt es spezielle Anforderungen. Beim Datenmanagement geht es um die Aufbereitung der Daten für die Verwendung in den Anwendungen, mit denen ein Berichtswesen aufgebaut, Daten analysiert, eine Planung oder eine Konsolidierung gemacht wird. Der Mittelstand solle sich auch mit dem Thema Data Warehousing auseinandersetzen, dessen Kernidee es ist, einen strukturierten Datenbestand zu schaffen, der langfristig und in der notwendigen Form die Daten vorhält, meint Dr. Bange. Und ergänzt, dass sicherlich eine andere Herangehensweise gefordert sei als in Großunternehmen. Geringere Datenmengen, weniger Anwender und insgesamt weniger komplexe Anforderungen machten die Realisierung eines Data Warehouse relativ einfach. Manchmal reiche eine Access-Datenbank, häufig kämen die so genannten OLAP-Datenbanken dafür zum Einsatz. Auf die Frage, ob Anwenderwerkzeuge und Tools für das Datenmanagement von einem Anbieter als Suite oder von mehreren Herstellern im Sinne eines Best-of-Breed-Ansatzes beschafft werden sollten, meint der BARC-Geschäftsführer, dass in einer Suite per Definition der Abstimmungsaufwand geringer sei. Aber es gebe unterschiedliche Suite-Arten am Markt: „Vollintegrierte Suiten“ sind soweit gekapselt, dass ein Austausch einzelner Komponenten unmöglich ist; bei anderen Suiten verkauft der Anbieter praktisch unabhängige Einzelkomponenten, die sich mit den Tools anderer Anbieter kombinieren lassen. Die Probleme mit Schnittstellen seien heute „weniger dramatisch“, denn es hätten sich Standards durchgesetzt, die eine gute Interoperabilität verschiedener Komponenten zuließen. Wenn sich individuelle Anforderungen besser erfüllen lassen, bringe ein Best-of-Breed-Ansatz Vorteile.

Mittelständische Anbieter im Mittelstand erfolgreich
Bei Anwenderwerkzeugen sieht Dr. Bange durch den geringeren Implementierungsaufwand Vorteile von fertigen Applikationen gegenüber Tools, die dem Anwender die individuelle Gestaltung der Applikationen ermöglichen, allerdings nur dann, wenn die „fertige Applikation einigermaßen passt. Daher bereiten auch die Baukastenanbieter immer stärker fertige Lösungen an. Eine vordefinierte Applikation erfordert aber auch die Bereitschaft zu Kompromissen bei der Erfüllung der eigenen Anforderungen.“ Auf die Frage, ob die Preisunterschiede (vgl. Tabelle) auch durch Leistungsunterschiede begründet seien, tut sich Dr. Bange schwer mit einer Antwort, weist aber darauf hin, dass am Ende des Auswahlprozesses, wenn es zu „echten Verhandlungen auch über die Lizenzkosten kommt, die bis dahin unterschiedlichen Preise sich auf einem sehr ähnlichen Niveau einpendeln.“ Die Konsolidierung der Anbieter, also die Übernahme von Business Objects durch SAP oder von Cognos durch IBM, hat für mittelständische Unternehmen den Vorteil, dass sie „mehr aus einer Hand bekommen“, sagt der Marktanalyst. „Allerdings wird das Problem der Integration der Tools nicht automatisch gelöst.“ Die Aufkäufer wenden sich aber „traditionell eher an Großunternehmen und haben erst in den letzten Jahren Initiativen gestartet, die sich speziell an den Mittelstand wenden.“ „Es fällt auf, dass es gerade in Deutschland beim Thema Business Intelligence eine lebhafte und wachsende Szene von mittelständischen Software-Anbietern gibt. Diese haben nach meiner Beobachtung überwiegend Kunden aus dem Mittelstand. Denn Kunde und Lieferant agieren auf gleicher Augenhöhe. Der Kunde hat das Gefühl, vom mittelständischen Anbieter, der die gleiche Sprache spricht, einen besseren Support zu bekommen sowie mit seinen speziellen Anforderungen ernster genommen zu werden, und er bekommt eine regionale Nähe, die schnelle Vor-Ort-Lösungen ermöglicht. Eine Konsolidierung bei den mittelständischen Anbietern ist noch nicht festzustellen.“ Der BARC-Geschäftsführer glaubt, dass die Frage des Branchenfokus eines Anbieters im Auswahlprozess weniger relevant sei als etwa bei der Investition in ein Enterprise-Resource- Planning(ERP)-System. Denn die zu erfüllenden Aufgaben, wie Investitions- oder Personalplanung, seien generisch und grundsätzlich in jedem Unternehmen ähnlich. Andererseits würden branchenorientierte Lösungen die Implementierungszeiten verkürzen, so dass durchaus ein Trend zu Branchenlösungen erkennbar sei. Mindestens genau so wichtig sei ein Einführungspartner mit entsprechendem Branchen-Know-how in fachlicher und technischer Hinsicht, betont Dr. Bange.