Planung und Controlling unterstützen Entscheider

Der Kreis Pinneberg ist mit über 300 000 Bewohnern Schleswig-Holsteins stärkster Landkreis. 2007 wurde das Haushaltswesen von der Kameralistik auf die Doppik umgestellt. Noch drei Jahre später wiesen jedoch Kennzahlen, Controlling-Prozesse und -Systeme der Kreisverwaltung Schwächen auf: Es mangelte an Transparenz über entscheidungsrelevante Kennzahlen. Auch weil Informationen über die verschiedenen Systeme verstreut waren und die Datenqualität in Teilbereichen nicht so gut war wie angenommen.
Als Ausweg wurde im Projekt Delphi ein flexibles Berichtswesen entwi­ckelt, das Finanzrechnung, Ergebnisrechnung, Personal und Bilanzkennzahlen sowie Planung und Steuerung abbildet. Mit der Unterstützung von linkFISH Consulting implementierte die Kreisverwaltung eine integrierte Reporting-, Analyse- und Planungsplattform auf Basis von BOARD, die die Daten verschiedener operativer Vorsysteme zusammenführt und daraus individuelle Reports generiert. Die Anwendung sei auf die Anforderungen des Kreises maßgeschneidert und innerhalb von acht Wochen realisiert worden.
Die zentrale Datenhaltung in BOARD sorge für Konsistenz und Transparenz und reduziere die Fehleranfälligkeit auf ein Minimum. Alle Informationen stehen strukturiert im zentralen Datenpool zur Verfügung. Berichts- und Planungsprozesse laufen schneller, manuelles Ein- und Übertragen von Daten für die Planung sei selten. Führungskräften aus Politik und Verwaltung stehen im online zugänglichen Berichtsportal Berichte über Finanzen, Personal, Bilanz oder Planung zur Verfügung, die sich per Drill-Down bis auf Detailebene auswerten lassen. Zusätzliche Analyse-Anwendungen erlauben Controllern selbstständige Ad-hoc-Analysen.
„Unser größter Erfolg ist die Akzeptanz im Controlling, die wir mithilfe des neuen Berichtswesens und der damit einhergehenden Transparenz erreicht haben“, berichtet Ralf Bajohr, Leiter Zentrales Controlling und Projektleiter bei der Einführung. „In naher Zukunft planen wir die Anbindung weiterer Fachverfahren und Bereiche.“ Als erste Ausbaustufe wurde das Jugendhilfe-Controlling (Fälle, Entgelte, Kosten und Finanzen) überarbeitet und in BOARD integriert.

Der Konflikt ist altbekannt: Verkäufer wollen den Kunden möglichst immer beliefern, das Kreditmanagement hingegen warnt vor dem Risiko eines Forderungsausfalls. Damit beide Abteilungen über denselben Informationsstand verfügen, hat der Papierhändler Papyrus Deutschland das SAP Add-On Crefosprint Risikomanagement implementiert. „Forderungsausfälle sind im Papiergeschäft nie ganz zu verhindern, umso wichtiger sind Indikatoren zur Früherkennung“, berichtet Gerard Lührs, Leiter Kreditmanagement von Papyrus Deutschland.
Das frühere Kreditdatenstammblatt war ein Datenfriedhof aus Zahlenreihen und Prozentsätzen. Heute arbeiten die Vertriebsmitarbeiter in einem Cockpit, das Informationen über Mahnstufen, Zahlungseingänge, Bonitätsindex, Ratingstufe und Kreditlimits enthält. Papyrus setzt seit längerem Crefosprint Online und KV sprint, beide vom SAP-Partner Cormeta ein, um Wirtschaftsauskünfte von Creditreform in SAP einzubinden und Kreditversicherungen aktiv zu steuern. „Die Informationen aus Crefosprint Online und KVsprint führen wir in Crefosprint Risikomanagement zusammen“, berichtet Lührs. „Kreditmanager und Verkäufer sehen nun bei Druckereien alle geplanten und die periodisch wiederkehrenden Aufträge und entscheiden individuell, ob sie trotz Kreditlimitüberschreitung einen Auftrag freigeben.“
Für das Kreditmanagement werden Risikogruppen herausgefiltert. „Die kleinen Veränderungen, bei denen das Kreditlimit um 2000 Euro rauf und runter schwankt, interessieren uns weniger.“ Diese Fälle, die etwa 80 Prozent der Debitoren ausmachen, filtert der Crefosprint heraus. So bleibe mehr Zeit für Auskunftseinholung und Beurteilung der kritischen 20 Prozent. Früher sei es immer sehr zeitaufwändig gewesen, unter den 25 000 Kundenstammsätzen genau die zu finden, die sofort angegangen werden müssen.
Die Einführung des SAP Add-Ons habe sich für Papyrus doppelt gelohnt: der Schulterschluss zwischen Vertrieb und Kreditmanagement sei geglückt, weil sich die Ausrichtung des Vertriebs von der Provision in Richtung Cash­flow gewandelt hat. Zudem seien Wertberichtigungen und Abschreibungen rückläufig. „Wenn ich nur ein Viertel davon dem neuen System anrechne, hat sich die Implementierung gelohnt“, resümiert Lührs.

Die Neuausrichtung des Controlling hat der Vorstand der Wohnungsgenossenschaft im Kreis Olpe, Südsauerland e.G., beschlossen. Ein flexibles Reporting und eine proaktive Planung sollten zukünftig den Schwerpunkt bilden. Die Anforderungen reichten von der Abbildung eines Wirtschaftsplans über Plan/Ist-Vergleiche bis hin zur Auswertung statistischer Daten für die Hausverwaltung. Dem Management sollten eine detaillierte Ergebnisplanung sowie Planbilanz und Plan-Cashflow zur Verfügung stehen. Der Geschäftsbericht sollte auf Mausklick generiert werden. In Zusammenarbeit mit der CP Corporate Planning AG wurden die internen Prozesse neu strukturiert und die Planungssoftware Corporate Planner reaktiviert.
Welche Daten, Kennzahlen und Analysen wann und in welcher Form benötigt werden, wurde exakt definiert. Jetzt liefert das Controlling schnell aussagekräftige Informationen. Für monatlich wiederkehrende Prüfungsroutinen existieren standardisierte Abläufe und Vorlagen. „Die ständig zur Verfügung stehenden Auswertungen haben deutlich zum Erfolg unseres Unternehmens beigetragen“, erläutert Folker Nauman, Vorstand der Wohnungsgenossenschaft. „Wir können rechtzeitig und effizient auf die ständigen Veränderungen am Wohnungsmarkt reagieren. Trotz sinkender Bevölkerungszahlen und rückläufiger Wohnungsnachfrage haben wir heute noch Vollvermietung.“
Statt sich mit Fehlersuche und aufwändiger Erstellung von Betriebsabrechnungsbögen zu befassen, können sich der Vorstand und die Fachabteilungen jetzt auf Planung und Analyse konzentrieren und wichtige Entscheidungsgrundlagen liefern. Da der Prüfungsbericht optimal vorbereitet ist, widmet sich der Wirtschaftsprüfer nicht mehr der Detail-Kontrolle, sondern inhaltlichen Fragen. So findet das Management sowohl intern als auch extern optimale Unterstützung.
Mit dem neuen Controllingansatz gehört die Wohnungsgenossenschaft Olpe zu den Vorreitern der Branche. Das bedeutete auch, dass die involvierten Mitarbeiter für das Thema Controlling sensibilisiert und gezielt geschult werden mussten, um das Bewusstsein für eine vorausschauende Unternehmensplanung und -steuerung zu schaffen.

Als das Einrichtungshaus Gwinner expandierte, stieß die bisherige Unternehmensplanung an ihre Grenzen: unterschiedliche Berechnungsansätze und die fehlende Integration der Excel-Tabellen verkomplizierten Bilanzierung und Liquiditätsplanung. Benötigt wurde ein System, das alle kaufmännischen Informationen enthält. Die Wahl fiel auf BPS-ONE der Ulmer Denzhorn GmbH.
Die Einführung startete 2009. Grundlage für das neue System bildeten die bestehenden Kostenstellen, Summen und Salden, die Zahltagestruktur sowie die Zuordnung der Konten. Nach der Einführung von BPS-ONE für die beiden produktiven Unternehmen Gwinner Wohndesign GmbH & Co. KG und Gwinner International GmbH folgte das Roll-Out in fünf weiteren Gesellschaften. Im Tagesgeschäft profitiert der Einrichtungshersteller von der Übersichtlichkeit der Zahlen im Business-Planning-System: Ein durchgängig einheitlicher Aufbau für Planung, Kontrolle, Prognose und Simulation vereinfacht die Bedienung. Ausgangspunkt der Planung mit BPS-ONE bilden die Vertriebs- und Kostenplanung für die Ergebnisrechnung. Damit liegen jederzeit die wichtigsten Daten für die Gewinnprognose vor.
Die Liquiditäts- und Bilanzplanung basiert auf den Zahltagen und dem Kreditsystem. Veränderte Werte bei Umsatz oder Kosten fließen sofort in die Berechnung ein. So wird das Ergebnis auf Konten- und Kostenstellenebene abgebildet. Das System informiert über Kredite, Cashflow, Liquidität, Bilanz und Kennzahlen. Das Unternehmen hat jetzt die Auswertungen früher zur Verfügung. „Die monatlichen Berichte basieren im Wesentlichen auf Soll-Ist-Vergleichen bei der Ergebnisrechnung, Cashflow, Bilanz und Liquiditätsbetrachtung“, erklärt Rolf Kessler, kaufmännischer Leiter der Gwinner Wohndesign GmbH & Co. KG. „So können wir den Finanzbedarf rechtzeitig feststellen und Darlehensaufnahme beziehungsweise Geldanlage optimieren.“
Eine integrierte Kontrollfunktion – dargestellt als Ampel – weist auf alle wesentlichen Abweichungen innerhalb der abgerechneten Periode hin. Zudem liefern Abweichungsanalyse und Prognoserechnung eine Grundlage für betriebswirtschaftliche Entscheidungen.

De Mäkelbörger ist eine Bäckereikette mit vier Produktionsstätten in Brandenburg und Mecklenburg-Vorpommern sowie einem eigenen Filialnetz. Das Wachstum stellt bei der Steuerung des Unternehmens eine Herausforderung dar. „Wir beschäftigen 1500 Mitarbeiter in 140 Filialen“, berichtet Winfried Colberg, Leiter Rechnungswesen. „Ein schneller Informationsfluss ist unerlässlich, um rechtzeitig zu reagieren.“
De Mäkelbörger hat daher ein Controlling-System aufgebaut, das automatisiert Zahlen liefert. Dreh- und Angelpunkt der Systemlandschaft ist die Lösung Diamant/3 IQ Rechnungswesen. Diese enthält für das Controlling ein standardisiertes Business-Intelligence-System. Für die Geschäftsprozesse nutzt De Mäkelbörger die Branchenlösung Comback von CompData, welche mit Diamant verbunden ist und automatisiert Rechnungsdaten austauscht. Dritter im Bunde ist die Tabellenkalkulation MS Excel, die in der Planung zum Einsatz kommt. Diamant/3 IQ bietet für MS Excel eine bidirektionale Integration auf Basis von Web Services, welche MS-Excel-Zellen mit Datenbankfeldern von Diamant verbindet und gegenseitig aktualisiert.
Am Anfang steht die Planung der einzelnen Filialen via MS Excel. Die dafür nötigen Ist-Werte fließen über die Web Services aus Diamant in die Tabellen, und diese werden anschließend an die dezentralen Führungskräfte verschickt. Jeder Bezirksverkaufsleiter erhält eine MS-Excel-Vorlage, welche die monatliche Entwicklung seiner Filialen samt Umsätze und Kosten aufzeigt. Hier trägt er die Planung für das nächste Geschäftsjahr ein.
Diese Vorlage bildet die Basis für das so genannte Gegenstrom-Verfahren, also die Abstimmung der Planung zwischen dem zentralen Controlling und den dezentralen Führungskräften: „Wir gleichen unsere Vorstellungen hinsichtlich Einsparungen und Umsätze mit denen der Kostenstellenverantwortlichen ab“, erläutert Colberg. Stehen am Ende dieses Abstimmungsprozesses die endgültigen Planzahlen fest, überträgt sie der Leiter des Rechnungswesens per Knopfdruck an Diamant. Dort werden sie automatisch von unten nach oben  zum Plan des Gesamtunternehmens verdichtet.

Der Verband Deutscher Maschinen- und Anlagenbau e.V. (VDMA) vertritt 3000 vorrangig mittelständische Mitgliedsunternehmen der Investitionsgüterindustrie. Sein Ziel ist es, den Mitgliedern eine branchenspezifische sowie -übergreifende Zusammenarbeit zu ermöglichen. Anstoß für die Umstellung auf eine neue Software war die Tatsache, dass die Vorgängerlösung den Anforderungen nicht mehr standhalten konnte. Um gleichzeitig interne Abläufe zu vereinfachen, war ein Tool gefordert, das Finanzbuchhaltung, Controlling und Personalwirtschaft kombiniert. Im Auswahlverfahren setzte sich CSS GmbH mit der Lösung eGECKO durch, die Controlling, Rechnungswesen und Personalwirtschaft integriert.
Das wichtigste Ziel der Implementierung bestand darin, die Prozesse der etwa 3000 dem Verband angeschlossenen Unternehmen zu vereinheitlichen und die verschiedenen betriebswirtschaftlichen Applikationen zu integrieren. Mit eGECKO verfügt der VDMA heute über eine zentrale Stammdatenverwaltung und eine Faktura, mit der sich unternehmenseinheitliche Rechnungen erstellen und direkt buchen lassen. Besonders schätzen die Mitarbeiter die integrierten Reportingfunktionen: „Die Möglichkeit, Auswertungen über den Reportgenerator flexibel darzustellen, bringt eine enorme Arbeitserleichterung. So erstellen wir jetzt in eGECKO die monatlichen Reports an die Budgetverantwortlichen schnell und einfach per Knopfdruck“, berichtet Holger Breiderhoff, Leiter Finanzen und Controlling VDMA.
Die implementierte Lösung unterstützt Finanzbuchhaltung und Personalwesen, die Datenauswertung laufe effizienter und auch ein reibungsloser Datenaustausch mit MS Excel sei möglich. „eGECKO unterstützt die transparente Gestaltung sämtlicher Unternehmensprozesse ohne Schnittstellen“, berichtet Breiderhoff. „Die flexible Technologie bietet flexible und umfassende Auswertungsmöglichkeiten sowie Spielraum bei Änderungen und Erweiterungen der IT-Landschaft."

Im Burger Holzzentrum erfolgte die Analyse jahrelang auf der Grundlage von Papierlisten, welche die unternehmensweite Standardsoftware auswarf. Das war aufwändig und unübersichtlich. Durch den Einsatz einer spezialisierten Planungssoftware erhoffte sich das Unternehmen, Daten ansprechend zu visualisieren und zudem verschiedene Planungsszenarien für die Zukunft zu bewerten. „In unserem volatilen und angespannten Markt ist es wichtig, auf geänderte Faktoren schnell zu reagieren“, erklärt Christian Löffler, Geschäftsführer bei Burger Holzzentrum. Gesucht war eine Software, die Daten schnell und zuverlässig für die Planung aufbereitet.
Dass die Entscheidung für LucaNet.Enterprise fiel, lag vor allem am unkomplizierten Handling der Zahlen. Planungsszenarien lassen sich schnell und übersichtlich abbilden. Änderungen an den Planvorgaben schreiben einmalig hinterlegte Buchungsregeln automatisch in die Zukunft fort. Werde eine Investition geplant, leite die Software davon automatisch die liquiditäts- und erfolgswirksamen Folgen ab. Die Buchungsdaten lassen sich mit selbst definierten Kennzahlen untermauern. „Das nutzen wir für unser internes Controlling“, erläutert Löffler. „Außerdem haben wir jederzeit die wichtigsten Kennzahlen parat, die unserem Rating bei den Hausbanken zugrunde liegen.“
Für das Reporting greifen die Finanzleitung und der Geschäftsführer direkt auf LucaNet zu. Wo früher Excel-Listen manuell aus der Buchhaltung entnommen wurden, werden heute auf Knopfdruck individuelle Reports mit den jeweils wichtigsten Kennzahlen generiert. Die Abteilungsleiter erhalten monatlich individuelle Berichte, mit allen für sie relevanten Informationen. An die Banken geht ein Quartalsbericht mit Gewinn- und Verlustrechnung, einer Summen-Salden-Liste aus der Buchhaltung sowie eine schriftliche Erläuterung. „LucaNet.Enterprise ersetzt in unserem Haus inflexible, schwer lesbare und notorisch veraltete Papierlisten“, berichtet Löffler. „Tagesaktuelle Finanzinformationen gepaart mit aussagekräftigen Kennzahlen ermöglichen uns eine proaktive Erfolgs- und Liquiditätsanalyse.“

Als börsennotiertes Unternehmen verfügt das europaweit agierende Handelsunternehmen Valora über eine ausgereifte IT-Landschaft für die Finanzberichterstattung. Für die Steuerung der dynamischen Geschäftsbereiche lieferte das klassische Finanzcontrolling jedoch nicht immer die benötigten Informationen. Unterstützt von pmOne hat Valora daher ein integriertes Management-Informationssystem (MIS) namens VALIS (Valora Informationssystem) implementiert. Dieses ergänzt die Finanzsicht im Controlling durch Reports und Analysen aus der Business-Sicht und ermöglicht so eine marktnahe Steuerung der Geschäftsbereiche.
Die IT-Systeme, aus denen die Finanzinformationen für das Reporting stammen, wurden bei der Implementierung nicht angetastet. Das neue MIS wurde darauf aufbauend in die bestehende IT-Landschaft integriert. Die Herausforderung des Projekts lag in der Zusammenführung von Informationen aus heterogenen Quellsystemen. Hierfür wurde ein Data Warehouse in einer Teradata Datenbank als konsistente Datenquelle aufgebaut. Neben verschiedenen Vorsystemen, die operative Daten liefern, wird das Data Warehouse mit Finanzdaten aus dem Core-System gespeist. „Die nötigen Informationen lagen alle vor, aber verteilt und zu tief vergraben in verschiedenen Systemen“, berichtet Claus Holzleiter, Head of Group Controlling bei der Valora Management AG. „Jetzt können wir die konsistenten Daten flexibel auswerten und so verschiedenste Fragestellungen spontan beantworten.“ Gelungen ist dies mit einer Microsoft BI-Plattform, die Finanz- und Business-Controlling integriert.
Das Management-Informationssystem von Valora verknüpft erstmals die konsolidierte und operative Sicht auf den Konzern und stellt sie in einheitlichen Strukturen dar. Dieses Vorgehen gewährleistet ein durchgängiges Berichtswesen mit bisher nicht dagewesener Transparenz. Das Kerngeschäft im Retail-Bereich kann das Controlling jetzt auf allen Aggregationsebenen ansehen und bis ins Detail analysieren. „Mit VALIS können wir unser Reporting sowohl in der Tiefe als auch in der Breite konzernweit ausbauen und damit die Wertschöpfung durch unser Informationssystem weiterhin steigern“, resümiert Holzleitner. jf