Nutzen von speziellen Software-Anwendungen für Planung und Konsolidierung

So ist die Hermes-Logistik-Gruppe dank des Einsatzes der Software TN Planning von Thinking Networks in der Lage, eine integrierte Mengen-, GuV- sowie Geschäftsfeldplanung in „einem Umlauf" zu erstellen. „Kernstück dieser Planung ist, dass wir innerhalb kürzester Zeit und mit nahezu vollständiger Automatisierung die Planung einzelner Ebenen zusammenführen und hinterher differenziert auswerten können. Dabei können wir diese Planung bis hin zu den Zustellkosten des einzelnen Auftraggebers herunterbrechen – von denen wir sehr viele haben", berichtet Henning Reuer, Abteilungsleiter Central Controlling bei Hermes.

Ursache für diesen sehr umfassenden Software-Einsatz ist die Historie des Unternehmens: Hermes hat sich vom Paketversender der Otto Gruppe innerhalb weniger Jahre zu einem Logistikdienstleister gewandelt. Das Unternehmen hat heute mehr als 16 000 Beschäftigte, täglich über einer Million Kundenkontakte und stellt mehr als 252 Millionen Sendungen in 23 EU-Staaten zu. „Vor diesem Hintergrund mussten wir dann auch unsere Steuerungssysteme weiterentwickeln", so Henning Reuer.

Hermes entwickelte zunächst ein differenziertes Steuerungssystem für Ist- und Planzahlen, das die logistischen Prozessketten in ihren Einzelschritten bewertet und in der Lage ist, für mehrere hundert Auftraggeber in Kombination mit den einzelnen Geschäftsfeldern die Deckungsbeiträge, die Kosten sowie den Umsatz auszuweisen. Dank dieser Kostenträgerrechnung lässt sich erkennen, wie sich die Mengen jedes Kunden entwickelt haben und wie sich unter Zuordnung der Erlöse und Kosten die Ertragslage mit den Auftraggebern darstellt. Bei der Realisierung der ergänzenden Planungslösung mit TN Planning wurden die komplexen Verrechnungsschritte der Kostenträgerrechnung für Planungszwecke in etwas vereinfachter Form nachgebildet.

In der Praxis übernimmt Hermes dafür zu Beginn der Planungsphase Bewegungsdaten wie Mengen und Kosten des ersten Halbjahres aus einem Data Warehouse und zudem auch Stammdaten, etwa Kostenstellen oder Kostenträgerstrukturen. Darauf aufbauend lassen sich eine Prognose für die restlichen sechs Monate des laufenden Geschäftsjahres und der Plan für das Folgejahr erstellen.

Ausgangspunkt ist die Planung der GuV, für die Umsätze und Kostenpositionen geplant werden. Das Besondere der Lösung mit TN Planning ist jedoch, dass sie automatisch sämtliche geplanten Kosten zunächst auf die Teilprozesse und dann bis auf die einzelnen Auftraggeber berechnen kann, so dass letztlich eine Kundendeckungsbeitragsrechnung erstellt werden kann. So kann jeder einzelne Planende im Unternehmen – sei es im Vertrieb auf der Mengen- und Erlösseite, sei es in den Produktionskosten – seinen individuellen Ausschnitt in die Planung eingeben. „Letztlich ist aber sichergestellt, dass das Ganze wieder ein in sich geschlossenes, logisches Werk ergibt und dann nicht nur Umsatz und Kosten zusammenfließen, sondern verschiedenste Dimensionen mit in der Gesamtplanung abgebildet werden können", erklärt Henning Reuer. „So haben wir schnell Klarheit, wo unsere Planung plausibel ist und wo nicht, weil wir schnell herausfinden, dass bestimmte Prämissen zueinandergepasst haben oder auch nicht. Das lässt uns dann schnell und zielgerichtet in die Planung eingreifen."

Bei der Beiersdorf AG, Hersteller von Markenartikeln wie NIVEA oder Labello für die Haut- und Schönheitspflege, sollten Wachstums- und Ertragsinitiativen sowie zusätzliche strategische Pläne in ein umfassendes Finanzmodell für das Beiersdorf Endverbraucher-Geschäft integriert werden. Dafür kommt künftig die Software BOARD des gleichnamigen Anbieters zum Einsatz: Mit ihr sollen Strategie- und Finanzpläne gesammelt, das integrierte Finanzmodell umgesetzt und die Strategiebeurteilung und Entscheidungsfindung unterstützt werden.

BOARD konnte sich gegen große Anbieter wie SAP und IBM durchsetzen, nachdem in nur zwei Tagen ein Prototyp der zukünftigen Lösung entwickelt wurde. Die Software punktete vor allem mit den integrierten Rechenlogiken und frei wählbaren Planungsdimensionen, heißt es aus dem Projektteam. Beiersdorf bekommt eine extreme Variabilität bei der Plan- und Simulationsdateneingabe und -verrechnung. Die Managementberater von Horváth & Partners stehen dem Konzern beim Fach- und IT-Konzept beratend zur Seite, während der BOARD-Partner Qurius die gesamte Implementierung übernimmt.

Beiersdorf mit seinen 21 000 Mitarbeitern hat ebenso wie die Uhrenmanufaktur IWC aus der Schweiz mit 390 Mitarbeitern ein Enterprise-Resource-Planning(ERP)-System im Einsatz. Warum lässt sich die Planung nicht mit den dort vorhandenen Funktionen durchführen? „Unser ERP-System bot uns nicht die Möglichkeit, die an sich erfolgreich etablierten Abläufe in der Vertriebsplanung vernünftig IT-gestützt abzubilden. Über Jahre hinweg haben wir unsere gesamte Planung daher mit Excel durchgeführt. Das war bei 16 internationalen Niederlassungen, den sogenannten Vertriebsplattformen, nicht nur ein sehr mühseliger Prozess, sondern auch zeitaufwendig und fehleranfällig", antwortet Harald Mehlich, Datenbank-Manager bei IWC.

Heute stehen der Zentrale und den Niederlassungen von IWC durch die Software STAS CONTROL Planung sämtliche relevanten Daten der Vertriebsplanung über Internet zur Verfügung. Zu Beginn jedes Planungszyklus werden die Daten aus dem ERP-System automatisch übernommen, um die ermittelten Planzahlen anschließend in das ERP-System zurückzuspielen. Der Ablauf konnte gegenüber den „Excel-Zeiten" unverändert bleiben. Aber jetzt stehen sämtliche Plandaten, wie Preise, Neuheiten, Budgets oder Produktverfügbarkeiten, in spezifischen Datenwürfeln zur Verfügung und die Verantwortlichen in den Niederlassungen können ihre Änderungen online vornehmen. Mit der neuen Lösung optimiert IWC einerseits die Abläufe und automatisiert gleichzeitig die Integration sämtlicher Plandaten aus den verschiedenen Standorten.

„Durch Einsatz der speziellen Software in der Vertriebsplanung sanken die erforderlichen Personalkapazitäten und Aufwendungen für die bisherigen Tätigkeiten um etwa 50 Prozent", sagt Harald Mehlich. „Das heißt aber nicht, dass die Verantwortlichen jetzt weniger zu tun haben. Dank der Möglichkeiten, die uns STAS CONTROL Planung bietet, können wir viel detailgenauer planen, was sich auf die Qualität der Zahlen im Vertrieb und auch auf die nachgelagerten Prozesse wie Einkauf und Fertigung positiv auswirkt."

Die GAD eG, IT-Dienstleister für genossenschaftliche Banken (Volks- und Raiffeisenbanken) mit etwa 1500 Mitarbeitern, nutzt im Finanz- und Kostencontrolling ebenso wie im Vertriebs- und Projektcontrolling die Software CORPORATE PLANNER der CORPORATE PLANNING AG aus Hamburg. Im Konzernabschluss, der nach HBG erstellt wird, muss Christiane Dossmann, verantwortlich für die Konzernrechnungslegung bei der GAD eG, sechs direkte Tochter- und drei assoziierte Unternehmen abbilden. Aus einem zweiten Teilkonzern kommen noch acht indirekte Tochterunternehmen hinzu. Die Konsolidierung umfasst Kapital-, Schulden-, Zwischenergebnis- sowie Aufwands- und Ertragskonsolidierung. Latente Steuern im Konzern werden ebenfalls abgebildet. Zum Einsatz kommt dafür die Software CP-CONS, ebenfalls von dem Anbieter aus Hamburg. Vorteil ist die Integration von CORPORATE PLANNER und CP-KONS: Die Übernahme der Daten geschieht quasi automatisch, was die Übereinstimmung der Werte in beiden Systemen sicherstellt. Außerdem kann die Darstellung der Unternehmenszahlen und -strukturen in Form der Baumstruktur von der Controllingsoftware in die Konsolidierungslösung übernommen werden.

Eine besondere Herausforderung bei GAD war die Anbindung von SAP-FI, denn in diesem Modul liegen wichtige, für den Konzernabschluss erforderliche Daten. Mit Hilfe eines Query-basierten Zugriffs werden alle für die Schulden-, Aufwands- und Ertragskonsolidierung notwendigen Daten inklusive der Partnergesellschaftsinformationen aus SAP importiert. Bei entsprechender Datenqualität kann die Konsolidierung jetzt praktisch automatisch vom System durchgeführt werden.

Im Modul SAP-FI wurden die jeweiligen Debitoren- und Kreditorennummern der GAD-Konzernunternehmen, also der Tochterunternehmen, mit sogenannten Partnergesellschaftsnummern versehen. Bei Buchungen, die zwingend debitorisch bzw. kreditorisch erfolgen müssen, wird die jeweilige Partnernummer des verbundenen Unternehmens mitgegeben. Die Umsätze, Aufwendungen, Forderungen und Verbindlichkeiten, die innerhalb des Konzerns entstanden sind, können somit identifiziert und im Konzernabschluss eliminiert werden.

Weitere Daten aus den Buchhaltungssystemen DATEV und Navision werden mit Hilfe von in diesen Vorsystemen erzeugten Saldenlisten importiert, die über die Excel-Schnittstelle in CP-CONS eingestellt werden. Christiane Dossmann, die auch das Einführungsprojekt leitete, ist zufrieden: Denn der Zeitbedarf zur Konzernabschlusserstellung ist geringer geworden. Auch weil mehrere Kollegen gleichzeitig an der Erstellung des Abschlusses arbeiten können. Alle automatischen Buchungen sind bis ins Detail nachvollziehbar und können transparent in einer Vorschau angezeigt und editiert werden. Konzernspezifische Fragestellungen zur Konzernsteuerung können schneller beantwortet werden, so dass das Management schneller reagieren kann. Schließlich sind die historischen Daten firmenspezifisch hinterlegt, so dass auf dem jeweils aktuellen Stand der nächste Konzernabschluss aufgebaut werden kann und auch die Wirtschaftsprüfer jeweils nur die Änderungen seit dem letzten zertifizierten Abschluss vornehmen müssen. Weiter ausbauen möchte Christiane Dossmann in Zukunft die Nutzung der Reporting- und Planungsfunktionen der Software.

Weil die KNAUF INTERFER Gruppe, ein unabhängiges Stahldistributions- und -bearbeitungsunternehmen, mit ihren über 30 Niederlassungen aus dem damaligen Stinnes-Konzern ausgegliedert wurde, kam es zu einer Überprüfung der verwendeten Softwarelösungen. „Im Bereich Konsolidierung und Berichtswesen war uns schon klar, dass wir die Systeme, die im Konzern zur Verfügung gestellt wurden, auf Dauer nicht weiter nutzen konnten und auch nicht wollten", berichtet Michael Smentoch, Leiter der Abteilung Controlling bei KNAUF INTERFER. Nach einem Auswahlverfahren, bei dem sich drei Anbieter präsentierten, fiel die Entscheidung für die Lösung IDLKONSIS des Anbieters IDL.

Der Controllingleiter beschreibt die Arbeit mit der neuen Software: „IDLKONSIS ließ uns sehr viel Spielraum bei der Ausgestaltung der Lösung. Letzten Endes haben wir uns entschieden, über das Modul IDLCONNECTOR eigene Erfassungsblätter in Excel zu erstellen, die automatisch aus der SAP R/3-Datenbank gefüllt werden. Wir stellen diese dann den Anwendern zur Verfügung, die lediglich Zusatzangaben einpflegen. Diese werden dann entsprechend in das System hochgeladen. Es wäre auch möglich gewesen, den Mitarbeitern direkten Zugang auf das System zu gewähren, was uns jedoch aus sicherheitsrelevanten Gründen nicht überzeugte. Zumal wir mit den Erfassungsformularen eine Umgebung erzeugen konnten, mit der die Anwender vertraut sind."

In der Zentrale sind heute drei Mitarbeiter mit der Konsolidierung beschäftigt. In den etwa 20 Standorten in Deutschland, die mit den Daten des Systems agieren, nehmen jeweils die kaufmännischen Leiter vor Ort die Pflege der Daten vor, wobei der Aufwand minimal ist. Es sind lediglich eine Kontrolle, ob alle Daten aus SAP R/3 richtig verarbeitet worden sind, sowie einige Plausibilitätsprüfungen erforderlich. „Die Qualität der Abschlüsse hat zugenommen und – für uns sehr wichtig – wir können alle Konsolidierungsbuchungen viel transparenter nachvollziehen als im alten System, das in vielen Teilen eine Blackbox für uns war", berichtet Smentoch. Als Beispiel nennt er die sogenannte Restwertanalyse, bei der sich genau sehen lässt, welche Intercompany-Position nach einem Konsolidierungsschritt noch übrig bleibt.

Die Konsolidierungslösung von IDL wird bei KNAUF INTERFER sowohl für den Jahresabschluss als auch für Quartalsabschlüsse genutzt, die den finanzierenden Banken zur Verfügung gestellt werden. Die Wirtschaftsprüfer haben sich bei ihrer ersten Prüfung nach dem Systemwechsel sehr intensiv mit dem System beschäftigt und für gut befunden. Allerdings erhalten die Prüfer keinen direkten Zugriff auf das System. „Wir exportieren die Daten aus IDLKONSIS nach Excel und stellen sie dem Prüfer als Datei zur Verfügung. Diese Daten kann er dann, teilweise auch automatisiert, bis in seinen Bericht hinein verwenden. Ein solch einfacher Export ohne Unterstützung durch andere Stabsabteilungen, wie die EDV-Abteilung, war vorher nicht möglich", erzählt der Controllingleiter.

Auch der Wirtschaftsprüfer der Juchem-Gruppe, einem Lebensmittel- und Futtermittelhersteller aus Eppelborn, lobt die bei seinem Mandanten eingesetzte Konsolidierungssoftware: „Die uns im Rahmen der Konzernjahresabschlussprüfung vorgelegten und mit BPS-KONS erstellten Unterlagen waren plausibel, transparent und einfach nachvollziehbar. Die einzelnen Konsolidierungsschritte sind logisch aufgebaut. Dies hat zu einer wesentlichen Reduzierung des Aufwands für den Konzernabschluss geführt", sagt Stefan Fleury, Vorstand der W+ST Wirtschaftsprüfung AG & Co. KG.

Bei BPS-KONS handelt es sich um ein ergänzendes Modul für das Planungs- und Controllingsystem BPS-ONE des Anbieters Denzhorn Geschäftsführungssysteme GmbH aus Ulm. Bei Juchem wird mit BPS-ONE die Unternehmensplanung über GuV, Cashflow, Bilanz und Liquidität mit Soll-Ist-Vergleichen und Prognoserechnungen für die einzelnen Konzerngesellschaften durchgeführt. Denn wegen fünf Standorten, mehreren Gesellschaften und heterogenen Geschäftsbereichen sind bei Juchem große Datenmengen zu erfassen und zu analysieren. Zum Jahresabschluss wie auch in der monatlichen Planung und Berichterstattung müssen dann konzerninterne Beziehungen gegeneinander aufgerechnet werden. Dank des Moduls BPS-KONS kann unterjährig mit geringem Aufwand und identischem Funktionsumfang eine einfache Managementkonsolidierung durchgeführt werden. Am Jahresende wird diese nur mit wenigen zusätzlichen Schritten für die reine Ist-Konsolidierung des Konzernabschlusses ergänzt. Sind die Daten bereits in BPS-ONE für das laufende Reporting eingelesen, so ist für BPS-KONS kein zusätzlicher Import nötig, da beide Module komplett integriert arbeiten. „Durch die Einführung der Planungs- und Konsolidierungssoftware BPS-ONE/BPS-KONS haben wir unser Ziel erreicht, wir sind wesentlich schneller geworden und die Datengenauigkeit ist eindeutig gestiegen", so Thorsten Maas, Leiter der Controlling-Abteilung der Juchem-Gruppe.

Erst im letzten Jahr hat die Fluggesellschaft Condor ihre Excel-Lösungen für Planung, Reporting und Konsolidierung abgelöst. Zum Einsatz kommt seitdem die LucaNet.Financial Intelligence Suite des Anbieters LucaNet, so dass die Dauer der Abschlusserstellung sowie die damit verbundene Berichterstattung von einer Woche auf zwei Tage reduziert werden konnte. Darüber hinaus war es mit der neuen Software ohne großen Mehraufwand möglich, auf Monatsbasis zu konsolidieren – und das sowohl im Ist als auch im Plan.

Hierauf aufbauend wurde mit Hilfe des LucaNet.Excel-Add-In zudem eine Berichtsvorlage für das monatliche Reporting gegenüber der Muttergesellschaft, der Thomas Cook AG, in Excel aufgebaut. Dieses Reporting folgt dem Anforderungsprofil der Mutter, wird automatisch erstellt und anschließend in deren ERP-System eingelesen.

„Unsere Arbeitsstrukturen haben sich seit der Einführung der LucaNet.Financial Intelligence Suite um ein Vielfaches vereinfacht. Durch die Auswertungsmöglichkeiten und die komfortable Dateneinspielung aufgrund der Schnittstellen zu SAP und Excel haben wir an Zeit gewonnen", erklärt Ralph Altena, Leiter Bilanzen bei Condor.

Die Anwendung von LucaNet bildet Reporting und Konsolidierung innerhalb eines einzigen Datenmodells ab, das sämtliche Interdependenzen berechnet und darstellt. „Den ursprünglichen Gedanken, für Planung und Konsolidierung zwei unterschiedliche Softwarelösungen einzusetzen, haben wir schnell verworfen, nachdem wir die integrierte Komplettlösung von LucaNet gesehen haben", sagt Ralph Altena.

Diese Beispiele aus der Praxis zeigen zwar, dass Unternehmens- und Finanzplanung sowie (Legal-)Konsolidierung zunächst zwei unterschiedliche Dinge sind. Denn die Unternehmensplanung befasst sich mit der Zukunft und bei der Konsolidierung werden „im Normalfall" die Ist-Zahlen aus unterschiedlichen Unternehmen zusammengeführt. Spätestens bei der integrierten Planung von Bilanz, GuV und Kapitalflussrechnung im Konzern ist jedoch auch eine Konsolidierung von Planzahlen erforderlich. Daraus resultiert die Anforderung von Finanz-, Bilanz- und Controlling-Verantwortlichen, Planung und Konsolidierung in einer einzigen speziellen Software durchführen oder zusammenführen zu können.

In der eingangs erwähnten BARC-Studie gaben denn auch mehr als ein Drittel der Befragten an, dass es hilfreich und sinnvoll sei, die Prozesse der Unternehmensplanung und Legalkonsolidierung stärker zu integrieren. Dieser Wunsch von Anwenderseite trifft auf die Bestrebungen von Softwareherstellern, ihre Planungs- oder Konsolidierungsapplikationen um Funktionen für die Legalkonsolidierung oder Finanzplanung zu ergänzen. dk