Einsatz von Planungstools in der Praxis

Eine gute Unternehmensplanung erlaubt aussagekräftige Soll-Ist-Vergleiche und wirkt wie ein Radar.

Integrierte Finanzplanung bei der DFS Deutsche Flugsicherung
Die DFS Deutsche Flugsicherung GmbH erstellt als privatrechtlich organisiertes Unternehmen, das zu 100 Prozent dem Bund gehört, ihre Bilanz sowohl nach deutschem HGB-Bilanzrecht als auch nach den internationalen Rechnungslegungsstandards International Financial Reporting Standards (IFRS). Mit Blick auf die ab 2009 geltenden Auswirkungen des Bilanzrechtsmodernisierungsgesetzes (BilMoG) soll auch diese dritte Variante der Rechnungslegung in der Finanzplanung berücksichtigt werden. Vor diese Anforderung gestellt, führte Michael Stippler, im Bereich Externe Rechnungslegung zuständig für die Bilanzierung, das Planungstool CORPORATE PLANNER mit dem Modell der Integrierten Finanz- und Erfolgsplanung (IFP) im Unternehmen ein. Das Modell ermöglicht die Durchführung einer integrierten Erfolgs-, Bilanz-, Finanz- und Liquiditätsplanung, indem es die Teilbereiche Gewinn- und Verlustrechnung, Finanzplan und Planbilanz verbindet. Das Planungsmodell berücksichtigt dabei dynamisch die Interdependenzen der einzelnen Teilbereiche, so dass ein in sich geschlossenes System entsteht.

In Zusammenarbeit mit der CP CORPORATE PLANNING AG legte Stippler in der Software für die Finanzplanung drei, den verschiedenen Rechnungslegungsstandards entsprechende Strukturen an. „Wir stellen somit eine integrierte Bilanzund GuV-Planung in Verbindung mit einer Cashflow-Planung gleichzeitig nach HGB und nach IFRS dar, die in sich konsistent ist“, beschreibt Stippler den gewünschten Nutzen dieser Planungsmethode.
Die im Vorsystem SAP R/3 Enterprise vorhandenen Ist-Unternehmenszahlen werden in die Software CORPORATE PLANNER importiert. Dort werden sie als Gewinn- und Verlustrechnung in parallelen Zweigen, einmal nach HGB und einmal nach IFRS, dargestellt. Verknüpfungen zwischen den Strukturzweigen gewährleisten die Datenkonsistenz. Die GuVPlanzahlen werden in das Modell der Integrierten Finanz- und Erfolgsplanung eingelesen und stehen dann für die Bilanz- und Finanzplanung zur Verfügung. Bei der Werteverteilung bedient sich Stippler unter anderem der Top-down-Planungsmethode, die einen wichtigen Bestandteil der angebotenen Planungswerkzeuge darstellt. Die vorhandenen Strukturen in CORPORATE PLANNER wurden den spezifischen Anforderungen der DFS angepasst. Im Bereich der Auswertung und des Reporting wurden ebenfalls Anpassungen vorgenommen und Standards definiert. Beispielsweise wurden Sprungkonten bzw. Saldowechselkonten eingerichtet, die in erheblicher Anzahl sowohl in Bilanz als auch in GuV vorhanden sind. „Mit unserem Modell sind wir in der Lage, interne und externe Parameter sehr schnell abzubilden. Die Auswirkungen sind direkt sichtbar, so dass wir beispielsweise in unserem ,Forecast‘ Planänderungen eingeben können“, so Stippler.

Berichtswesen, Analyse und Planung bei SONAX
Die Hauptanforderung beim Hersteller von Produkten für die Fahrzeugpflege SONAX fasst Gerhard Jahn, Leiter IT und zentrales Controlling bei der SONAX GmbH & Co. KG, zusammen: „Für uns war wichtig, Daten gezielt für die strategische und operative Unternehmensführung auswerten und gleichzeitig die Ergebnisse wieder in die Planung rückführen zu können. Nur mit diesem Performance-Management- Ansatz haben wir eine solide Grundlage für Entscheidungen.
“ Somit galt es eine Lösung zu finden, die sich reibungslos in die vorhandene IT-Landschaft integrieren ließ. „Wir haben nach einem innovativen Ansatz gesucht, der Berichtswesen, Analyse und Planung verbindet“, erläutert Gerhard Jahn. Das Unternehmen entschied sich bereits 1999 für die Cognos-Lösung Upfront. Aufgrund der langjährigen Zufriedenheit fiel im Jahr 2006 die Entscheidung zugunsten der Produkte IBM Cognos 8 BI und IBM Cognos 8 Planning und beide Lösungen wurden in das interne Planungskonzept eingebunden. Dazu sagt Jahn: „Dieses Planungskonzept setzt sich aus 22 verschiedenen und ineinander greifenden Einzelplänen zusammen: Es beginnt mit Plan eins, dem strategischen Geschäftsplan, und endet mit Plan 22, den Finanzplänen. In der Praxis füttern wir den ersten Plan mit Strategiedaten und am Ende kommt heraus, was diese Strategie dem Unternehmen SONAX in Euro einbringen kann. Die Softwarelösungen begleiten uns dabei in unserer vollständigen strategischen Entscheidungskette.“ Damit stellt SONAX seine Planungen auf eine strategische und durchgängige Basis. Die rund 100 Anwender – bei insgesamt 450 Mitar-beitern – erhalten Informationen zur besseren Entscheidungsfindung. Zum Nutzerkreis zählen die Geschäftsleitung sowie ausgewählte Spezialisten und Fachkräfte.
Ergänzend setzt SONAX IBM Cognos 8 BI für Reporting und Analyse der unternehmensrelevanten Daten ein. Durch die Kombination von Analyse und Reporting mit der Planung können die SONAX-Mitarbeiter Plan- und Ist-Daten tagesaktuell gegenüberstellen und Vergleiche in verschiedensten Dimensionen durchführen.

Mahlen nach Zahlen
Gegen die Unwägbarkeiten ihres Geschäfts, wie etwa stark steigende Rohstoffpreise, ist die C. Hahne Mühlenwerke GmbH & Co. KG gewappnet. Mit seiner Rechnungswesen- Software hat der Cerealien-Hersteller mit einem Jahresumsatz von etwa 50 Millionen Euro ein Controlling- System zur Überwachung von Kosten und Finanzen eingerichtet. Ständige Plan-Ist-Vergleiche und Hochrechnungen helfen den Verantwortlichen des mittelständischen Unternehmens, drohende Fehlentwicklungen rechtzeitig zu erkennen und gezielt gegenzusteuern.
Ausgangspunkt für das Controlling- System von Hahne ist die Absatzplanung. Jeweils zu Beginn eines Geschäftsjahres meldet der Vertrieb die zu erwartenden Absatzmengen und die daraus resultierenden Umsätze. Damit beplant der Cerealien-Spezialist, verteilt über die Monate des kommenden Jahres, seine Kostenstellen. Als solche sind im Rechnungswesen Diamant des gleichnamigen Herstellers Diamant Software, die einzelnen Bereiche des Unternehmens und seine Produkte angelegt. Daraus erzeugt die Software automatisch die monatlichen Planwerte für Umsätze, Kosten und Erträge des Gesamtunternehmens.
Die Planung bildet die Grundlage für den Vergleich mit den tatsächlich anfallenden Werten. Diese fließen unter anderem in Form von Rechnungsdaten aus dem vorgelagerten Warenwirtschaftssystem in Diamant ein. Jeden Monat liefert die Rechnungswesen- Software eine individuell eingerichtete betriebswirtschaftliche Auswertung. „Wenn ein Wert aus dem Ruder läuft, merken wir das sofort und können unmittelbar den Grund feststellen“, sagt Gerlind Kietzmann, Leiterin der Buchhaltung von Hahne. Zur Analyse der Abweichungen kann sich Geschäftsführer Jürgen Köhricht per Drill-Down aus jeder Berichtsposition über das Konto bis zu derjenigen Buchung durchklicken, welche die Abweichung vom Plan verursacht hat.
Mit Argusaugen beobachtet der Einkauf von Hahne die Entwicklungdes Getreidemarktes und meldet anstehende Veränderungen unmittelbar. Auf Basis dieser Informationen können Jürgen Köhricht und Gerlind Kietzmann mit Hilfe der Software feststellen, welche Auswirkungen etwa eine starke Preiserhöhung haben würde, wenn nicht rechtzeitig Gegenmaßnahmen eingeleitet werden.

Wirtschaftsplanung beim Rohrbauer Vallourec & Mannesmann
Gleich mehrere Einflüsse gestalten die Wirtschaftsplanung der Düsseldorfer Vallourec & Mannesmann zu einer echten Herausforderung: Die besondere europäische Struktur des Unternehmens, eine boomende Branche und der hohe Spezialisierungsgrad des Rohrbauers. Eine Aufgabe, die der Industriekonzern mit einer Planungslösung der Aachener Thinking Networks AG löst. An frühere Zeiten der Wirtschaftsplanung erinnert sich Dr. Franz-Ludwig Klapp nur noch mit einem leichten Schmunzeln: „Die acht Verkaufsabteilungen meldeten ihre Planzahlen, diese haben wir dann in eine Excel- Basis konsolidiert und das wurde wiederum der Produktionsabteilung weitergegeben“, so der Leiter Businessplanning and -Information der Düsseldorfer Vallourec & Mannesmann (V & M). Diese Datenbasis bestand aus der Zahl der Kundenabschlüsse, einem Forecast und der kundenseitigen Planung. „Das waren 70 Prozent Annahme und 30 Prozent Schätzung. Für heutige Verhältnisse undenkbar“, erinnert sich der Planungsexperte des prosperierenden Düsseldorfer Unternehmens. Einerseits undenkbar, da Vallourec als das Mutterunternehmen von V & M im französischen Aktienindex CAC 40 – vergleichbar dem deutschen DAX – gelistet ist und deshalb Analysten, Börsenaufsicht und Aktionäre größten Wert auf exakteste Zahlen legen. Andererseits sorgt vor allem der chinesische Markt mit seinem rasanten Wachstum dafür, dass die Walzwerke von V & M vollständig ausgelastet sind, „und angesichts dieser Umstände die Planung nicht Up-to-date zu halten, wäre grob fahrlässig“, berichtet Dr. Klapp.
V & M ist die größte Tochter von Vallourec und der weltweit führende Hersteller für nahtlose warmgewalz-te Stahlrohre aller Abmessungen für die verschiedensten Anwendungen. Das Unternehmen betreibt weltweit elf moderne Anlagen zur Rohrherstellung, davon acht Anlagen in Europa – je vier in Deutschland und Frankreich, drei Anlagen in Brasilien und den USA und darüber hinaus ein Werk zur Weiterverarbeitung von Stahlrohren in China. Die Jahresproduktion beträgt bis zu drei Millionen Tonnen. Vor elf Jahren als Joint Venture zwischen den Mannesmannröhren- Werken und Vallourec begonnen, ist Vallourec seit 2005 alleiniger Anteilseigner von V & M. Das Unternehmen macht über fünf Milliarden Euro Umsatz, was über 80 Prozent des Gesamtumsatzes von Vallourec entspricht. Die Besonderheit des Geschäfts von V & M ist, dass das Unternehmen keine „normalen“, sondern nahtlose Rohre herstellt. Diese halten besonderen Beanspruchungen stand und werden etwa im Kraftwerksbau, in der petrochemischen Industrie oder bei Öl- und Gasbohrungen eingesetzt. Allerdings nutzen auch Architekten, die herausragende Objekte mittels Röhrenkonstruktionen schaffen, gerne V & M-Produkte. So bestehen etwa die Arena auf Schalke oder der futuristisch gestaltete Flughafen Bangkok überwiegend aus Stahlrohren von V & M. Ein besonderes Merkmal von V & M ist außerdem seine Organisationsstruktur, die die Planung alles andere als alltäglich macht.

Jährlich vier Planungsabschnitte für sechs Quartale
Denn in den ersten Jahren des Joint Ventures arbeiteten die beiden Unternehmensteile in Deutschland und Frankreich mit zwei verschiedenen Enterprise-Resource-Planning(ERP)- Systemen. Bis heute beibehalten wurde jedoch, dass die Verkäufer in Düsseldorf sowohl auf Werke in Deutschland als auch in Frankreich buchen, abhängig von der optimalen Fertigungsmöglichkeit. Umgekehrt machen dies auch ihre französischen Kollegen. Zudem teilen sich beide Länder die restlichen Märkte nach Geografien. „Wir etwa bearbeiten China und die EU, unsere französischen Kollegen die USA, Afrika und den restlichen asiatischen Markt“, erläutert Dr. Klapp. Schon wegen dieser Komplexität entschied man sich 2004 bei V & M, die althergebrachte Excel- Planung endgültig in ihren verdienten Ruhestand zu verabschieden und auf innovative Methodik zu setzen.
„Wir haben uns im Jahre 2000 auch SAP BW angeschaut, aber die steckten damals noch in den Kinderschuhen. Für unsere Zwecke war das nicht geeignet“, berichtet V & M-Chefplaner Klapp. Da man aber seitens V & M bereits seit 2001 BusinessObjects im Einsatz hatte, „kam es 2005 zum ersten Kontakt mit Thinking Networks, was stante pede ein Treffer ins Schwarze war“, so Dr. Klapp. Hintergrund: Die TN Planning-Erweiterung für BusinessObjects bindet die vollständige Funktionalität von TN Planning in die BusinessObjects-Arbeitsumgebung ein. „Damit steht in BusinessObjects ein integriertes Instrumentarium für Unternehmensplanung und -konsolidierung zur Verfügung, das weit über die im Portfolio von Business Objects verfügbaren Module hinausgeht. Darüber hinaus bezieht TN Planning die Datengrundlage für den gesamten Planungsprozess direkt aus den Universen von BusinessObjects. Vorteil: Der Anwender plant in einem durchgängigen System“, erklärt Thinking- Networks-Berater Wolfgang Schauerte Lüke. Heute gibt es in der Wirtschaftsplanung von V & M jährlich vier Planungsabschnitte für die kommenden sechs Quartale. Die einzelnen Planungsschritte sind in einem Workflow abgebildet und kommen somit der Vielfalt in der Struktur von V & M entgegen.

Der neue Flughafen in Bangkok besteht überwiegend aus Stahlrohren von V & M, deren ergebnisoptimale Produktion über mehrere Werke mittels Software simuliert wurde.

Hinterlegte Workflows straffen Planungsprozess
Begonnen wird der Prozess mittels TN Planning durch die eigenverantwortliche Disposition des Verkaufs. „Aus BusinessObjects erhalten unsere Verkäufer die Vergleichswerte der letzten Quartale als Referenzwerte. Darauf setzen sie ihre Planung auf“, berichtet Franz-Ludwig Klapp. Dabei ist die Planung bereits so granular, dass sie von Divisions auf Sub-Divisions bis hinunter auf die einzelne Werksebene realisierbar ist. „In einer so genannten Pre-Version können die Verkäufer dann Szenarien durchspielen“, erläutert Dr. Franz-Ludwig Klapp. Ihre finale Planung legen die Verkäufer danach in einer „Final-sales-demand-Version“ fest, die durch die zentrale Planung anschließend komfortabel im TN Planning-interface geprüft wird. Anschließend übergeben die Planer der deutschen Zentrale die Daten in die Produktionsplanung, wo wiederum geprüft wird, ob dies den realen Kapazitäten entspricht. Nach Übernahme der Plankosten geht der Umsatz- und Ergebnisplan von V & M an die Vallourec-Konzernzentrale in Paris, um dort in die offizielle Umsatz- und Ergebnisvorschau eingearbeitet zu werden.
In Summe ein aufwändiger Prozess, der sich jedoch angesichts des Einsatz von Planungstools in der Praxis business intelligence hinterlegten Workflows in wenigen Wochen realisieren lässt – was allerdings nicht der letzte Glanzpunkt ist. So ist es vor allem die Erweiterung der Planungsanwendung um die Simulation von Szenarien, die es Klapp und seinen Kollegen angetan hat. „Hintergrund ist, dass wir derzeit gar nicht so viel produzieren können, wie wir eigentlich zu verkaufen in der Lage wären“, so Klapp. Deshalb lässt sich in der Software jederzeit simulieren, was passieren würde, wann man einzelne Produkte etwa in andere Walzwerke verschieben würde. „Wir konsolidieren Abstimmung, Mengen und Umsätze und bekommen auf Knopfdruck von TN Planning eine konsistente Neuplanung“, berichtet der Leiter Businessplanung.
Hinter dieser einfach klingenden Prozedur stecken komplexeste Algorithmen, mit deren Hilfe die TN-Software zu Werke geht. Derart lassen sich Umsatz, Mengen und die Kosten der einzelnen Werke simulieren. Zusammen etwa 5000 verschiedene Kostensätze, die sich in einer Struktur abbilden lassen. „So können wir uns berechnen lassen, falls bestimmte Vormaterialien teurer geworden sind, welchen Einfluss das auf die Gesamtproduktion und das Gesamtergebnis hat“, sagt Dr. Franz-Ludwig Klapp. Weiterhin lässt sich mit unterschiedlichen Arbeitskosten spielen oder mit Energiekosten. Sogar einzelne Legierungszuschläge, wie etwa eine Preissteigerung bei Chrom, können beachtet werden.

Planungssoftware als Werkzeug
Ebenso simulieren die Planer bei V & M mit TN-Software den Vergleich einzelner Produktbereiche. „Auch haben wir für das Geschäftsjahr 2009 mit TN Planning bereits erste Sensitivitätsanalysen realisiert, sagt Chefplaner Klapp. Dabei werden gar komplette Bereiche wie etwa Rohre für den Maschinenbau oder der Produktbereich Ölfeldrohre miteinander verglichen und geprüft, wie sich die Profitabilität durch Änderungen im Produktportfolio positiv beeinflussen lässt. Zudem nutzt V & M das Planungsvermögen von TN Planning, um auch die einzelnen Engpässe der spezialisierten Produktion zu berücksichtigen.
„Wenn wir versuchen würden, diese Detailtiefe in althergebrachter Weise mittels Excel abzubilden, hätte ich mindestens vier weitere Vollzeitkräfte einstellen müssen“, zieht Dr. Klapp ein erstes Fazit des Software-Einsatzes. Und: „Wir erzielen Vorteile in den nach geschalteten Planungsstufen, bekommen durch TN Planning tatkräftige Unterstützung bei der Konsolidierung der einzelnen Landesgesellschaften und sehen genau, welche Kapazitäten die Werke in Deutschland und Frankreich belegen.“
Selbst für den unwahrscheinlichen Fall, dass sich der derzeit boomende Stahlmarkt wieder verkleinert, könnte V & M nicht mehr auf die Dienste des Planungstools verzichten: „In Zeiten des Abschwungs gilt es dann zu planen, wie man die Anlagen sinnvoll gefüllt bekommt, wenn man mit den Preisen runtergeht.“ Für Dr. Franz-Ludwig Klapp ist der Einsatz der Planungssoftware deshalb die „Lösungsmöglichkeit mit den meisten Querschnittsmöglichkeiten auf allen Ebenen“. Sein Fazit: „Für uns ist die Planungssoftware längst nicht mehr nur ein operatives Element, sondern darüber hinaus ein Werkzeug, das wir auch intensiv dafür nutzen, selbst größere Entscheidungsblöcke zu beeinflussen.“ Nathalie Többen/Sven Hansel/dk