Ein standardisiertes Design macht Berichte leichter lesbar

Ausgabe 09/2011

Werkzeuge für ein anwenderfreundliches Berichtswesen: Ein standardisiertes Design macht Berichte leichter lesbar

Farben, Skalierungen und Reihenfolgen soll das Konzept des Information ­Design in Berichten vereinheitlichen, um Qualität und Lesbarkeit zu verbessern. Zwei Reportinglösungen greifen die Idee auf.

Notation

nennt Prof. Rolf Hichert von der Fachhochschule Eberswalde das Konzept, Farben, Formen und Skalierungen von Grafiken in Berichten unternehmensweit zu vereinheitlichen. So sollte etwa eine Ein-Zentimeter-Abweichung in einem Report stets die gleiche Bedeutung haben. Ähnliches gelte für Farben: Berichtsempfänger könnten sich maximal vier bis sieben Farben merken. Rot und Grün hätten eine besondere Bedeutung, weil sie in den Köpfen mit „positiv“ oder „negativ“ vorkodiert sind.
Die Reihenfolge in Berichten sei oft alles andere als trivial. Konflikte entstünden beispielsweise aus Gewohnheiten, nach denen die Produktgruppen links wichtiger sind als die rechts dargestellten. Uneinheitlich werde oft auch die Frage gehandhabt, ob die Summen vor den Details oder nachher erscheinen. „Es ist praktisch, dass bei Landkarten Norden immer oben ist und die Flüsse immer blau sind“, erläutert Hichert, der auch als Geschäftsführer des Beratungshauses Hichert & Partner tätig ist. „Derartige Regeln erleichtern auch die Verständlichkeit von Geschäftsdiagrammen.“
Unter dem Begriff Information Design verbreitet sich momentan die Idee der Standardisierung von Berichten. Die Umsetzung war bisher jedoch nicht gerade einfach: Nachdem die gängigen Frontend-Werkzeuge im Bereich Reporting das Umsetzen der Design-Konzepte bestenfalls in Teilbereichen zulassen, finden viele Implementierungen auf Basis von Individualentwicklungen mit MS Excel statt.
Zwei Reportingwerkzeuge greifen die vorgeschlagenen Standards auf: pmOne OneBoard (MS-Excel-basiert) und Graphomate, ein Add-on für SAP Xcelsius. pmOne OneBoard verfolgt laut pmOne-Vorstand Stefan Sexl zwei Ziele: „Wir unterstützen die Anwender und ermöglichen Unternehmen das Durchsetzen einer unternehmensweiten Notation für Reports.“
Die Standardisierung läuft über das sogenannte Report Definition Sheet (RDS), welches das Notationskonzept zentral vorhält. Es beschreibt, wie Berichte im Unternehmen aufgebaut werden, und regelt die Verwendung von Farben bereichsübergreifend. Einheitliche Standards (beispielsweise: Plandaten sind grau, Mengen sind Linien) leiten den Empfänger schnell zur eigentlichen Information.
Das Report Definition Sheet gestalten Anwender aus Abteilungen wie Controlling oder Berichtswesen als Service. Erstellt ein Anwender dann einen Plan-/Ist-Vergleich, so erkennt die Reporting-Anwendung anhand der Begrifflichkeiten, um welche Daten es geht, und stellt die Umsätze automatisch in den vordefinierten Farben, Schriften und Größen dar.
Die Grafiktypen, die bei Information Design zur Anwendung kommen, finden sich typischerweise nicht im Standardangebot von Business Intelligence Front Ends. pmOne OneBoard ergänzt daher die Standardbibliothek von MS Excel um Grafiktypen wie Wasserfall, In-Bar Charts oder Kennzahlenbäume. „Anhand von Kundenfeedback erweitern wir die Grafikbibliothek um Optionen, die Kunden mit Wartungsvertrag aus dem Internet laden können“, berichtet Sexl. „Schlägt ein Anwender einen neuen Grafiktyp vor, der in den Standard aufgenommen wird, bekommt er dafür einen Bonus.“
Für Unternehmen, die ein vorgefertigtes Konzept wollen, stellt Prof. Hichert Templates mit Komplettlösungen für Berichte wie Plan-/Ist-/Vorjahresvergleiche zur Verfügung. Diese sind in pmOne OneBoard integriert und lassen sich über eine Konfigurationsoberfläche individuell parametrisieren. Für Szenarien, in denen ein komplettes Berichtswesen mit Inhaltsverzeichnis und durchgängigem Layout erstellt werden soll, bietet pmOne eine vollautomatische PDF-Produktion an. Dabei lässt sich der Erstellungsprozess des Dokumentes über MS SharePoint auf mehrere Anwender verteilen und zentral steuern. jf