Business Intelligence optimiert kleine und mittlere Unternehmen

Der Kochgeschirrhersteller Fissler will sein Sortiment sowie die Vielzahl der Aktionsprodukte länderübergreifend so planen, dass die höchstmögliche Verfügbarkeit bei geringen Kosten für Produktion und Logistik entsteht. Als Grundlage der Vertriebsplanung sollte eine konsistente Datenbasis dienen, gleichzeitig sollte der Planungsprozess an sich für alle Beteiligten transparenter gestaltet werden. Nach der umfassenden Evaluierung verschiedener Business-Intelligence-Systeme entschied sich Fissler, ein System auf Basis des BOARD Toolkits aufzubauen.

Mit BOARD als zentralem Informationsinstrument wurde ein höheres Maß an Transparenz und Verbindlichkeit in die Unternehmens- und Vertriebsdaten insgesamt gebracht und die Planungsgrundlage verbesserte sich. Sämtliche Informationen stehen seitdem allen Mitarbeitern einheitlich zur Verfügung. Wo im Vertrieb früher Excel- und Papierlisten ausgetauscht und Statistiken manuell erstellt wurden, kann heute jeder Nutzer unterschiedlichste Auswertungen mittels analytischer Drill-Down-Funktionen selbst erstellen. Die Vertriebsmitarbeiter werten ihre Aktionsverkäufe im Detail aus und simulieren den möglichen Erfolg von Marketing-Aktionen bereits im Vorfeld. Das integrierte Rechtekonzept sowie die Änderungsnachverfolgung stellen einen kontrollierten und effizienten Ablauf der Planung sicher. „Mit BOARD erkennen wir Schwachstellen im Sortiment oder im Verkaufsprozess zeitnah und können rechtzeitig Gegenmaßnahmen einleiten", erläutert Uwe Theilmann, der als Abteilungsleiter Kommunikation und Vertriebsservice bei Fissler für das Business-Intelligence-System verantwortlich zeichnet.

Da mit BORAD bei Fissler erstmalig ein System zur Unterstützung des vertrieblichen Planungsprozesses implementiert wurde, stellte sich nach dem Go-live schnell heraus, dass einige Abläufe noch nicht optimal abgestimmt waren. Vor allem in der Aktionsplanung waren Nachbesserungen notwendig, um den Workflow durchgängig und ohne Reibungsverluste im System abzubilden. Dank des programmierfreien Aufbaus von BOARD konnten IT und Fachabteilung die nötigen Modifikationen innerhalb kurzer Zeit am aktiven System umsetzen. „Unsere Mitarbeiter waren von Anfang an in die Entwicklung der Applikationen involviert", erinnert sich Theilmann. „Nur so können wir auch in Zukunft schnell auf neue Marktanforderungen reagieren."

Weleda stellt Naturkosmetik und Arzneimittel für die anthroposophische Therapie her. Alle Produktions- und Bewegungsdaten werden mit Microsoft Axapta verarbeitet, die Finanz- und Personaldaten mit einem SAP-System. Die Analyse der operativen Daten erfolgt mit dem Microsoft SQL Server, IBM Cognos TM1 und SAP BW. Da übergreifende Auswertungen mit kombinierten Daten aus Microsoft und SAP bislang sehr schwierig waren, behalf sich das Controlling mit MS Excel.

Für eine durchgängige Analyse-Umgebung hat Weleda in wenigen Monaten eine Cubeware-Lösung für Finanzcontrolling und Planung implementiert. Die Grundlage stellt ein Vertriebs-Cube auf Basis der Microsoft Analysis Services dar, der seine Umsatz- und Absatzdaten aus MS Axapta bekommt. Für Benchmarks lassen sich im Reporting externe Marktdaten einbinden. Weitere Cubes für Gewinn- und Verlustrechnung, Cashflow und Bilanz liegen auf dem OLAP-Server IBM Cognos TM1, auf dem auch die Planungsanwendung läuft. Die Finanz-Module bekommen ihre Daten aus dem SAP-System über den Cubeware Importer und die Cubeware Connectivity for SAP Solutions. Zur Harmonisierung der heterogenen Quelldaten hat das Projektteam im Microsoft SQL Server eine sogenannte Staging Area eingerichtet. Als einheitliches Analyse-Frontend für Geschäftsleitung, Controlling, Vertrieb und Kostenstellen-Leiter dient das Cubeware Cockpit V6pro.

Neben der gesetzlichen Gewinn- und Verlustrechnung wurde eine Ergebnisrechnung aus Sicht der Geschäftseinheiten abgebildet. Das Spartencontrolling ist in Form einer mehrstufigen Deckungsbeitragsrechnung für Naturkosmetik und Arzneimittel dargestellt. „Der hohe Detaillierungsgrad sorgt für eine völlig neue Ergebnis- und Kostentransparenz", freut sich Raffaele Costantini, Leiter Business Intelligence der Weleda Gruppe. „Bei Überschreitungen der Planbudgets bekommen die Kostenstellenleiter automatisch eine Nachricht. Veränderungen innerhalb der Sparten und Kosten lassen sich im Detail simulieren."

Reports, die früher erst nach Stunden verfügbar waren, liegen jetzt innerhalb weniger Sekunden vor. Die Cubeware-Lösung läuft bisher in Deutschland und einigen Schweizer Filialen und wird künftig in der gesamten Weleda Gruppe etabliert. „Die Anwender wollten die Lösung schon nach kurzer Zeit nicht mehr aus der Hand geben", erinnert sich Costantini.

Die Feinguss Blank GmbH ist ein hochspezialisierter Hersteller von Feingussteilen, die unter anderem im Fahrzeug- und Maschinenbau zum Einsatz kommen. Das im schwäbischen Riedlingen beheimatete Unternehmen beschäftigt 420 Mitarbeiter. In den vergangenen Jahren wurden hohe Summen in den Ausbau und die Modernisierung des Werks investiert, in dem jährlich circa 3000 Tonnen Stahl-, Aluminium- und Kupferlegierungen vergossen werden.

Seit Mitte der 90er Jahre hat sich das Unternehmen in mehreren Etappen vergrößert. Mit den erhöhten Produktionskapazitäten wuchs auch der betriebswirtschaftliche Aufwand. Für Planung und Kostenrechnung kam zunächst MS Excel zum Einsatz, doch die Berechnungen damit waren wenig effizient. Gefragt war ein leistungsstarkes Tool, das eine unkomplizierte Jahresplanung ermöglicht und aktuelle Zahlen allgemein verfügbar macht. Da der Unternehmensausbau zu Teilen über Kredite finanziert ist, sollte das neue Planungssystem Bonitätsprüfungen über Rating-Checks unterstützen. Im Produktvergleich entschied sich Blank für das Business-Plan-System BPS-ONE der Denzhorn Geschäftsführungssysteme GmbH aus Ulm. Implementiert wurde das Basis-Sys-tem mit Vertriebs- und Kostencontrolling in den Planbereichen Ergebnis, Cashflow, Bilanz und Liquidität. Vor drei Jahren führte das Unternehmen zusätzlich SAP ein. „Wir hätten die komplette Unternehmensplanung auf SAP umstellen können", erklärt Uli Reck, der bei Blank für Finanzen und Personal zuständig ist. „Wegen der leichten Bedienbarkeit und hohen Funktionalität nutzen wir aber BPS-ONE weiter."

 Innerhalb von drei Tagen wurde BPS-ONE am Firmensitz implementiert und die Anwender in die Bedienung eingewiesen. „Vom Start weg ließ sich das System intuitiv nutzen", erinnert sich Reck. „Unsere Änderungswünsche hat der Implementierungspartner sukzessive umgesetzt." So wurde das Layout angepasst und die Software um einige individuelle Auswertungen erweitert. Weil heute Daten nicht mehr manuell ins System importiert werden müssen und sich auf Knopfdruck auswerten lassen, ergibt sich eine große Zeitersparnis. „In den ersten Jahren nach Einführung von BPS-ONE haben wir pro Monat einen vollen Arbeitstag eingespart", freut sich Reck. „Die Anschaffungskosten haben sich so bereits binnen eines Jahres amortisiert. Außerdem wurde die Fehlerquote erheblich gesenkt."

Weltweit wird zunehmend Strom aus Wind und Sonne gewonnen. Ein Problem dabei sind die fehlenden Stromspeicher für den fluktuierend anfallenden Ökostrom. Wind- und Solarstrom werden nämlich oft zu Zeiten erzeugt, zu denen sie nicht gebraucht werden. Deutschen Forschern ist es gelungen, Strom aus Wind und Sonne in synthetisches Erdgas umzuwandeln und damit zu speichern. Das österreichische Partnerunternehmen Solar Fuel bereitet die industrielle Umsetzung vor.

Nicht nur im Kerngeschäft, sondern im Bereich Finanzen und IT setzt Solar Fuel auf innovative Lösungen. Gemeinsam mit der Mercuryone Performance Solutions hat das Unternehmen in nur drei Wochen eine komplette Planungslösung implementiert. Mercuryone ist ein auf Business Intelligence und Corporate Performance Management spezialisierter Lösungsanbieter, der für seine Eigenentwicklung M1 im Bereich Planung und Budgetierung auf die Technologie der Palo Suite des deutschen Commercial Open Source Herstellers Jedox setzt.

Die bei Solar Fuel implementierte Lösung bildet den gesamten Planungsprozess ab und deckt neben der Kosten- und Erlösplanung auch die Investitions- und Liquiditätsplanung ab. Weil die Steuerung der Liquidität für ein Wachstumsunternehmen wie Solar Fuel eine besondere Bedeutung hat, wurde die Möglichkeit geschaffen, die Liquidität sowohl über einen langfristigen Zeitraum (monatlich beziehungsweise drei oder fünf Jahre) als auch über eine kurzfristige Periode (tagesaktuell) abzurufen. Besonders wichtig war es für Solar Fuel, flexibel unterschiedliche Szenarien im Bereich Projekterlöse und -kosten darstellen zu können. Die Lösung von Mercuryone deckt sämtliche Anforderungen inklusive Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung ab.

„Unser Projektplan war mehr als ambitioniert", berichtet Karl-Maria Grünauer, CFO von Solar Fuel. „Der Implementierungspartner Mercury-one hat mit der vorkonfigurierten Lösung M1 die versprochenen drei Wochen Einführungszeit eingehalten. Die schnelle Implementierung macht die Lösung beim Preis-Leistungs-Verhältnis äußerst attraktiv."

Professionelle Business-Intelligence (BI)-Werkzeuge sind bei der Buch.de Internetstores AG eine unerlässliche Basis der zielgerichteten Marketing-Aktivitäten. Das Unternehmen vertraut dabei seit 2009 auf eine abgestimmte Kombination aus zentralem Data Warehouse, Kampagnenmanagement-System und dem Berichtswesen auf Basis von Microstrategy. Aufgrund der Flexibilität und einfachen Bedienung der Business-Intelligence-Anwendung kann der Verlauf der Kampagnen im Handumdrehen genau hinterfragt werden und die Marketing-Mitarbeiter sind jederzeit über den Rücklauf der verschiedenen Aktionen informiert. Die detaillierten Marketing-Analysen finden Eingang in die weitere Planung: Auf Knopfdruck visualisiert die Reporting-Software die Ergebnisse beispielsweise im Hinblick auf die Leistungsfähigkeit der Bestellkanäle. Strategie-Entscheidungen bauen damit auf eine verlässliche Faktenbasis auf. Die Einteilung des Budgets für Werbemaßnahmen wird aufgrund dieser Transparenz ständig optimiert.

Obwohl Data Warehouse und Reporting in erster Linie kundenzentrisch und marketingorientiert aufgebaut sind, profitiert gleichzeitig das Unternehmenscontrolling. Es bestehen seit der Einführung der Software klare Kennzahlen- und Berichtsdefinitionen. Die Zeiten, in denen verschiedene Umsatzzahlen ohne konkrete Angaben zur Berechnungsgrundlage im Hause kursierten, sind endgültig vorbei. „Diskussionen über Zahlen entfallen komplett, die Herkunft der Ergebnisse ist jederzeit klar", betont Andrea Köllen, Leiterin Controlling. Beim Exportieren der Reporting-Zahlen werden die jeweiligen Filterkriterien gleich mit übertragen und beim Ausdruck angegeben. Außerdem spart sich das Controlling bei Anfragen den Weg über die IT-Abteilung. Früher mussten Datenbankabfragen stets von einem IT-Spezialisten über ein SQL-Script angelegt werden. Die Ergebnisse ließen dann schon mal einige Tage auf sich warten. Falls dann noch Zusatzinfos erforderlich waren, begann der Kreislauf erneut. Inzwischen kann jeder Endanwender selbst Berichte erstellen und diese je nach Bedarf weiter spezifizieren. Aufgrund dieser einfachen und zügigen Vorgehensweise hat die Anzahl der Berichte und Auswertungen bei Buch.de deutlich zugenommen.

Klasmann-Deilmann stellt Kultursubstrate für den gewerblichen Gartenbau her. Über ein flächendeckendes Netz von Vertriebspartnern sind die Produkte in fast 80 Ländern auf allen Kontinenten erhältlich. In seinen internationalen Tochterunternehmen setzt das Unternehmen die betriebswirtschaftliche Standardsoftware SAP Business One ein. Als Datenbankmanagementsystem dient der Microsoft SQL-Server.

Als Hürde bei der Datenauswertung erwies sich die Tatsache, dass sich mit dem Standard-Reporting-Tool in SAP BusinessOne nicht alle benötigten Berichte in der gewünschten Form abrufen ließen. Im ersten Schritt stellte daher ein Crystal-Reports-Server die Analysen in einer Weboberfläche zur Verfügung. Da sich diese Vorgehensweise als nicht optimal erwies, begann die Suche nach einer Lösung, die es den Mitarbeitern in den Tochtergesellschaften ermöglichte, schnell und unkompliziert eigene Berichte zu erstellen.

Über das SAP BusinessObjects User Forum wurde Klasmann-Deilmann auf Windhoff Software Services aufmerksam. Dieser SAP-Partner stellte dem Unternehmen ein maßgeschneidertes Business-Intelligence-Paket zusammen, das neben einer zentralen BI-Plattform leistungsstarke Werkzeuge für das Ad-hoc-Reporting und die Generierung von Dashboards umfasst. Nach der Installation und Konfiguration des Systems schulte Windhoff Software Services die Anwender in der Bedienung der Business-Intelligence-Werkzeuge.

Der Mehrwert für das Unternehmen liegt in der großen Flexibilität. Über das Ad-hoc-Reporting erstellen die Fachanwender ihre Berichte eigenständig und unabhängig von der IT-Abteilung, die im Gegenzug entlastet wird. Dank ihrer Flexibilität kann die Lösung mit dem Unternehmen wachsen. Die Ausdehnung des Reporting auf zusätzliche Bereiche oder die Einbindung weiterer User lässt sich sehr einfach umsetzen.

„Wegen der internationalen Ausrichtung von Klasmann-Deilmann ist uns eine umfassende Datenaufbereitung besonders wichtig", erklärt Tino Wehkamp, IT-Leiter von Klasmann-Deilmann. „Mit SAP BusinessOne und SAP BusinessObjects haben wir eine Analyselösung gefunden, die mit unseren Anforderungen wächst."

„Out of Home-Medien" bezeichnet alle Werbeformen, die einem außer Haus begegnen. Die Ströer-Gruppe ist hier mit 600 kommunalen Vertragspartnern in Deutschland, der Türkei, Polen und einer Vielzahl von privaten Verträgen einer der größten Anbieter in Europa. Das Unternehmen hat ein dezentrales Planungs- und Controllingsystem mit unterschiedlichen Zugriffsberechtigungen implementiert, das eine zuverlässige operative und strategische Planung für alle relevanten Bereiche ermöglicht. Die wichtigste Bedingung für das Projekt war die enge Integration von Gewinn-und Verlust-Rechnung sowie Bilanzierung beim Upload der Daten aus dem SAP-Konsolidierungsprogramm EC-CS. An zweiter Stelle stand die Akzeptanz durch die Mitarbeiter.

Nach einem Produktvergleich entschied sich die Stöer-Gruppe für Professional Planner von Winterheller. Das integrierte Datenmodell bildet hier das Rückgrat des gesamten Prozesses, da sich so schnell ändernde Geschäftsstrukturen ohne Anpassung der Berechnungslogik abbilden lassen. Die Implementierung von Winterheller SAP Connectivity ermöglicht es den Controlling-Abteilungen direkt auf die im SAP-System gespeicherten Daten zuzugreifen. Die parallele Verwendung von SAP EC-CS für die Konsolidierungsbuchungen auf der einen Seite und das Einspielen der monatlichen Daten auf Kostenstellen-/Kostenartenebene aus SAP CO auf der anderen Seite vereinigen beide Sichtweisen im Winterheller Professional Planner. Auch die Sicht auf einzelne Regionen über die legalen Buchungskreise hinaus bilden die Reporting-Werkzeuge ab.

Die Einführung von Professional Planner zur Modellierung der Abläufe vereinfacht das Erstellen und Konsolidieren der einzelnen Reporting-Berichte deutlich und löst die früheren MS-Excel-Berichtsmappen ab. Außerdem konnten damit zahlreiche Änderungen und Ergänzungen realisiert werden, die sich bisher als zu komplex erwiesen hatten. „Wir sind mit dem für unsere Zwecke exakt angepassten System sehr zufrieden", berichtet Michael Alvarez, Beteiligungscontroller bei Ströer Out-of-Home Media AG. „Insbesondere die automatische Übernahme der AfA-Werte auf Ebene der Werbeträgergruppe und der Personaldaten aus dem HR-Modul finden bei unseren Mitarbeitern eine sehr hohe Zustimmung." jf