Business Intelligence im Mittelstand

Die Buderus Gießerei Wetzlar GmbH, ein Spezialanbieter für Gussrohrsys-teme, führte SAP-Daten und Excel-Berichte aus verschiedenen Standorten zusammen. Die Schwierigkeit dabei: Die Daten lagen nicht einheitlich vor, sondern wiesen unterschiedliche Strukturen, Dimensionen und Hierarchien auf und waren daher weder vergleichbar noch analysierbar. In SAP wären diese Diskrepanzen nur mit einem sehr großen Aufwand zu überwinden gewesen. Daher führte Buderus mit dem Hamburger Implementierungpartner Qurius Advanced Solutions einen zentralen MS SQL Server sowie das Business-Intelligence-Werkzeug BOARD 7 ein.

Die Daten aller Standorte im In- und Ausland werden im SQL Server zusammengeführt und dann in die multidimensionale Datenbank von BOARD geladen. Dies geschieht automatisiert sowohl täglich als auch abschließend am Monatsende. Die Herausforderung, voneinander abweichende Vertriebsprozesse innerhalb der Gruppe mit Berücksichtigung der Innenlieferungen zusammenzuführen, wurde gelöst. Das BOARD-Toolkit ermöglicht nun eine durchgängige Planung bis auf Artikelebene, laufende Plan-Ist-Vergleiche auf Knopfdruck sowie regelmäßige Forecasts (rollierende Planung).

Da die Anwender ihre Analysen weitgehend selbst erstellen, ist für die IT-Abteilung der Aufwand gesunken. Mit nur minimaler Unterstützung des Controlling erhalten Fachabteilungen einen genauen Überblick über aktuelle und potenzielle Aufträge und planen dementsprechend die Produktion. Aufträge, Lagerbestände, Umsatzstatistiken und Planstatistiken werden gruppenübergreifend auf einen Blick dargestellt und ersetzen ehemals zeit- und arbeitsintensive Prozesse. Darüber hinaus wurde die Deckungsbeitragsrechnung in BOARD realisiert und befindet sich derzeit in der Testphase.

„Auch wenn die Backup-Pflege Know-how voraussetzt, lässt sich das BOARD-Toolkit einfach und intuitiv nutzen, so dass nicht nur Controlling und die IT gut mit dem System zurechtkommen, sondern auch Anwender der Fachabteilungen eigene Analysen ad hoc durchführen", berichtet Kesnia Spashchanskaya, Geschäftsführungsassistenz Controlling bei Buderus.

Buderus migrierte als einer der Pioniere auf die .NET-basierte Betaversion von BOARD 7. Kinderkrankheiten des Systems wurden in enger Zusammenarbeit mit BOARD identifiziert und behoben.

Trotz der Verwandlung vom reinen Kieswerk zur modernen Firmengruppe ist Valet und Ott ein mittelständisches Familienunternehmen geblieben. Die Geschäftsleitung wollte neu erschlossene Geschäftsfelder in der Planung abbilden, war jedoch mit den vorhandenen Lösungen MS Excel und SAP nicht mehr zufrieden.

Nach einem längeren Suchprozess fiel die Entscheidung, Corporate Planner als Planungs- und Analyse-Tool einzuführen. Mit den flexiblen Darstellungsmöglichkeiten dieses Werkzeugs lassen sich die branchentypischen Geschäftsabläufe für Kies- und Sandwerke besonders schlüssig abbilden. In einer betriebswirtschaftlichen Auswertung werden alle Konten zu aussagefähigen und vergleichbaren Kostenblöcken zusammengefasst und mit Mengenbezug aufgelistet. „Diese Darstellung nehmen unsere Mitarbeiter sehr gut an, was bei einer reinen Gewinn- und Verlustrechnung nicht immer der Fall ist", berichtet Andrea Hofmann-Sabitzer, Kaufmännische Leiterin bei der Valet und Ott GmbH & Co. KG.

Nach dem Ausscheiden des einzigen Wissensträgers im Bereich Konsolidierung herrschte eine hohe Unzufriedenheit mit der schwer durchschaubaren SAP-Konsolidierung. Weil jegliche Dokumentation fehlte, ließen sich Historische Buchungen nur mit großer Kenntnis der SAP-Datenbank rekonstruieren. „Für ein Unternehmen mit vielen organisatorischen Änderungen bedeutet die Nichtverfügbarkeit von Unternehmensinformationen ein Sicherheitsrisiko", erinnert sich Andrea Hofmann-Sabitzer.

Da keine zusätzliche Software angeschafft werden sollte, wählte die Geschäftsleitung für die Konsolidierung CP-CONS. Neben der Integration von SAP-Partnerkonten gab die Transparenz hinsichtlich des Konsolidierungskreises, der Buchungsprotokolle und der Ausdrucke den Ausschlag für diese Entscheidung. Erfolg: der Zeitbedarf für das Erstellen des Konzernjahresabschlusses mit voll- und quotenkonsolidierten Unternehmen schrumpfte von ehemals sechs Wochen auf drei Tage.

„Nicht nur die Wirtschaftsprüfer standen der Ablösung der SAP-Lösung zunächst kritisch gegenüber", berichtet Andrea Hofmann-Sabitzer. „Die Transparenz, die Gewährleistung aussagefähiger Unterlagen, die Nachvollziehbarkeit sowie die flexiblen Auswertungsmöglichkeiten haben jedoch alle Kritiker überzeugt."

Als Verbund aus Krankenhäusern, Altenpflegeeinrichtungen und Servicegesellschaften unterliegt die Agaplesion gAG strengen Rechenschaftspflichten. Die Holding-Struktur mit 14 Krankenhäusern, 17 Altenpflegeeinrichtungen sowie verschiedenen GmbHs macht die Konsoldierung sehr komplex, denn die Tochtergesellschaften müssen nach unterschiedlichen Rechnungslegungsvorschriften bilanzieren. Ende 2007 wurde die fehleranfällige Konsolidierung mittels Tabellenkalkulation durch IBM Cognos 8 Controller ersetzt. Im Juni 2008 wurde damit der erste Jahresbericht erstellt.

Für IBM Cognos Controller spricht der breite Funktionsumfang: der Drill-Down bis auf einzelne Buchungsbelege beispielsweise oder die Möglichkeit, die komplexen Beteiligungsverhältnisse abzubilden. Zudem verarbeitet die Software eine unbegrenzte Anzahl von Konten und Gesellschaften, wobei je nach Bedarf Buchungsparameter geändert werden können. Hinzu kommt die Automatisierung: Agaplesion erstellt parallel und automatisiert Geschäftsabschlüsse nach unterschiedlichen Vorschriften.

Für Unternehmenssteuerung und Controlling setzt Agaplesion seit 2006 IBM Cognos 8 Business Intelligence ein. Chefärzte und Fachabteilungen erhalten darüber monatlich die aktuellen Leistungs- und Kosten-Kennziffern. Die BI-Plattform vereinfacht die strukturierten Qualitätsberichte, die Krankenhäuser alle zwei Jahre abliefern müssen. Nützlich für die Bilanzierung ist die wechselseitige Koppelung: Daten aus Cognos 8 BI lassen sich mit dem Cognos 8 Controller austauschen. Der automatische Import aus unterschiedlichen Vorsystemen liefert Daten bis auf Buchungsebene, so dass Management und Controlling auch innerhalb der Konsolidierung detaillierte Analysen bis auf Kostenstellen-Ebene vornehmen können. Daten aus der Konsolidierung fließen zurück in die BI-Plattform und stehen dort für umfassende Auswertungen und Simulationen bereit.

„Einzigartig an IBM Cognos 8 Controller sind die tiefe Integration in die Performance-Management-Lösungen von Cognos, die flexible Parametrisierung im Bereich der Beteiligungsverhältnisse sowie die Drill-Down-Möglichkeiten bis auf einzelne Buchungssätze", lobt Sebastian Polag, Leiter Controlling der Agaplesion gAG. „Diese Kombination verschafft uns eine faktenorientierte Entscheidungsgrundlage."

Phoenix Dichtungstechnik hat sich durch ein Management Buy Out vom Continental Konzern abgespalten. In Sachen IT hat sich das Unternehmen komplett neu aufgestellt. Im Januar 2009 startete die Ablösung von der SAP-Umgebung. Für Auswahl und Implementierung der Server, der unternehmensweiten Standardsoftware (ERP) sowie der Business-Intelligence-Lösung (BI) standen gerade einmal sechs Monate zur Verfügung. „Bei der BI-Software haben wir uns für Cubeware entschieden, weil sich die Lösung problemlos an die neuen ERP-Systeme APplus und eGecko anschließen lässt und für die Integration weiterer Systeme offen ist", berichtet IT-Leiter Bernd Macziey.

Die Implementierung unterstützte der Cubeware-Partner IDL. Projektstart für den BI-Bereich war Anfang März 2009. Bereits nach zwei Tagen standen erste Datencubes zur Auswertung von Umsatz, Mengen und Deckungsbeiträgen bereit. Der weitere Ausbau betraf das Berichtswesen für Controlling, Vertrieb, Einkauf, Lagerwirtschaft, Finanzen und das Forderungsmanagement. Das Projekt blieb vollständig im Zeitrahmen.

Das BI-System wird für Ist-Reporting, Planung und Ad-hoc-Analysen genutzt. Die erste Jahresplanung konnte bereits für das Jahr 2009 durchgeführt werden. Plan-Ist-Vergleiche sollen im Jahr 2010 erstmals zur Verfügung stehen. Basis sind Datencubes für Vertrieb, Lager, Einkauf und Finanzen.

Controlling, Vertrieb, Finanzabteilung und Geschäftsführung in Hamburg und Waltershausen greifen über das Cubeware-Cockpit auf tagesaktuelle Daten zu. Der Außendienst und die Niederlassungen erhalten Berichte über den automatischen Excel-Export. Reports und Analysen lassen sich sogar über das I-Phone abrufen.

Besonderen Mehrwert bringt das Forderungsmanagement. Automatisch generierte Forderungslisten sparen der Finanzabteilung zwei Tage im Monat. Zusätzlich profitiert Phoenix durch beschleunigte Zahlungsflüsse. Die Kundenbetreuer sehen die Offenen Posten sofort und senken durch gezielte Ansprache die Zahlungsziele.

Im nächsten Schritt entsteht ein Datenwürfel für die Produktion und das Planungsmodell wird verfeinert: Da die Lieferung von Spezialbaustoffen an die Bauindustrie stark vom Wetter abhängt, sollen Wetterdaten in die Analysen einfließen.

Die Löwen-Restaurierung Müller GmbH aus dem unterfränkischen Erlenbach ist ein Familienbetrieb, der klein anfing und schnell gewachsen ist. In der Anfangsphase beschäftigte der auf Restaurierungsarbeiten und Denkmalpflege spezialisierte Betrieb in der Spitze rund 130 Angestellte und die beiden Gründer steuerten alle Betriebsabläufe selbst. Lediglich Finanz- und Lohnbuchhaltung erledigte der Steuerberater über DATEV.

Als eine Investition im Umfang von zwei Millionen Euro anstand, benötigte Geschäftsführer Johannes Müller für die Verhandlungen mit den Banken ein spezialisiertes Planungs- und Controlling-Tool, um die wichtigen Finanzkennzahlen überzeugend darzulegen. Seine Wahl fiel auf das Business-Plan-System BPS-ONE der Denzhorn Geschäftsführungs-Systeme GmbH aus Ulm. Der Einstieg ins Controlling erfolgte über eine Spartenerfolgsrechnung. Damit vernetzt wurden Gewinn-und-Verlust-Rechnung sowie Cashflow-, Bilanz- und Liquiditätsplanung. Soll-Ist-Vergleiche, Prognosen und Simulationsrechnungen runden die Finanzsteuerung ab.

Zur intensiven Analyse der Unternehmensdaten ist seit zwei Jahren zusätzlich das Modul BPS-BI im Einsatz, ein Tool für integrierte OLAP-Analysen (Online Analytical Processing). Diese Auswertungen geben einen detaillierten Kostenstellen-Überblick und beantworten die Frage, welche Projekte sich wie geplant entwickeln und wo eine Nachbesserung nötig ist. Überaus nützlich sind für den Geschäftsführer auch die ergänzenden Features in BPS-ONE, wie etwa die Vertragsverwaltung, die Personalplanung sowie das Leasing- und Kreditmodul. Nach der Restrukturierung beschäftigt das Unternehmen heute zwischen 40 und 50 Mitarbeiter. Die höhere Transparenz und die beschleunigten Reaktionszeiten haben die Profitabilität gesteigert: „Wir konnten unsere Umsatzrendite deutlich verbessern", freut sich Johannes Müller. „Diese Entwicklung haben wir auch BPS-ONE zu verdanken."

Die DEHA Gruppe ist ein Zusammenschluss von fünf mittelständischen Elektrogroßhändlern, die Fachhandwerker und Industrieunternehmen bedienen. Rund 30 Mitarbeiter in der Zentrale in Gerlingen erledigen für die Mitgliedsunternehmen den Zentraleinkauf, das Sortimentsmanagement, sowie Marketing und Datenverwaltung.

DEHA führt auf Basis der Business-Intelligence-Suite Palo verschiedene Lösungen zur dezentralen Datenerfassung wie Lieferantenbewertungen, Verkaufs- und Umsatzstatistiken sowie Daten zum Kundenbindungsprogramm Tecselect. Ebenfalls auf Palo basieren Online-Infosysteme wie Kundenstammblätter und in Kürze auch ein Lieferantenstammblattsystem.

220 Lieferanten melden ihre Umsätze mit den einzelnen Partnern an die DEHA-Zentrale. Früher wurden Einkaufsumsätze mit Excel-Tabellen erfasst, die per E-Mail ausgetauscht wurden. Ein hoher Aufwand für Abfrage und Auswertung. War ein Ansprechpartner im Urlaub oder eine Mailadresse stimmte nicht, fehlten die Daten. Außerdem war für die vertraulichen Geschäftszahlen keine Datensicherheit gegeben. Die Lösung: ein Onlineportal über den Palo Worksheet Server mit abgesicherter https-Verbindung. Die Lieferanten tragen dort ihre Daten in ein Web-Formular ein. Eine Plausibilitätskontrolle erkennt offensichtlich unsinnige Eingaben und warnt über eine Fehlermeldung.

Eine weitere webbasierte Lösung visualisiert für den Außendienst der Mitgliedsunternehmen Kundenstammblätter mit Informationen wie Umsatz, Verteilung auf Lieferanten, Bewertung von Lieferanten sowie Verwendung der Punkte aus dem Kundenbindungsprogramm. Die Daten werden mittels Palo ETL (Extraktion, Transformation, Laden) aus einer Oracle-Datenbank gelesen und über Palo dargestellt.

Während der Implementierung stellte DEHA fest, dass die Informationen nicht konsistent waren. Durch die Reduktion auf nur noch zwei Datenbanken, nämlich Oracle und Palo, steigerten sich Qualität und Konsistenz der Daten. Nun werden bei Auswertungen nicht länger verschiedene Systeme angezapft. Stattdessen greift das Palo-System automatisch auf die unternehmensweite Standardsoftware zu. „Die Daten sind für das Management und die Mitarbeiter der Mitgliedsfirmen jederzeit verfügbar", freut sich Holger Schleicher, IT-Leiter in der DEHA-Zentrale. „Gegenüber der früheren Excel-Lösung hat sich der Aufwand deutlich reduziert, gleichzeitig sind die Abläufe einfacher geworden."

Das Familienunternehmen Gütermann aus Gutach im Breisgau hat sich in über 140 Jahren ein einzigartiges Know-how rund um den Nähfaden und seine Herstellung erworben. Das starke Wachstum des Betriebs machte ein dezentrales Planungs- und Berichtswesen notwendig. Das Gesamtprojekt umfasste mehrere Teilbereiche: Verbindung der Absatzplanung mit der Gewinn- und Verlustrechnung, Reduzierung des Abstimmprozesses zwischen Vertrieb und Controlling, Managementkonsolidierung, Erweiterung des monatlichen Reporting, das Überführen von Landeswährungen in die Konzernwährung, die Optimierung des Planungsprozesses sowie Risikomanagement und Investitionsplanung.

Die Ausgangslage für ein derart umfassendes Analyse-Szenario war alles andere als ideal: Wie bei vielen Unternehmen war für Reporting und Controlling ausschließlich Excel im Einsatz. Damit alleine war keine Integration der Daten gewährleistet. Zudem erforderte die Systempflege einen sehr hohen Zeitaufwand.

Die Lösung bestand in der Implementierung von Winterheller Professional Planner. Die Verantwortlichen im Unternehmen bekommen nun systemseitig die entsprechenden Risiken zugeteilt. Jedes einzelne Risiko wird dabei nach Häufigkeit und Eintrittswahrscheinlichkeit bewertet. Die so gewonnenen Informationen stehen in einer zentralen Datenbank für Auswertungen zur Verfügung.

Die Verifizierung der Inhalte schafft ein Gefühl für die Aktualität von Risiken und erweitert die Entscheidungsbasis um nicht finanzielle Aspekte. Reports werden automatisch erstellt, wodurch sich der Aufwand für den Versand an Vorstand und Aufsichtsrat auf ein Minimum reduziert. Der Fokus kann somit auf die Plausibilisierung der einzelnen Reports gelegt werden. Weil die Risikobewertung in die Planung integriert wurde, sind anspruchsvolle Simulationen möglich, die jeweils die Auswirkungen auf Gewinn und Liquidität des Unternehmens nachzeichnen.

Die Implementierung des Risikomanagements blieb im veranschlagten Zeit- und Kostenrahmen. Trotz höherer Qualität der Risikosteuerung hat sich deren Geschwindigkeit deutlich erhöht: der Planungsprozess wurde um zehn Tage reduziert, im Ist-Reporting werden pro Monat drei Tage eingespart. jf