Berichtswesen

„Generell besteht ein Zusammenhang zwischen der Funktionalität und der Flexibilität, die ein Reporting-Werkzeug dem Anwender bietet und der Komplexität der Bedienung", erläutert Carsten Bange, geschäftsführender Gesellschafter des Würzburger Business Application Research Center (BARC). „Je mehr jemand mit einer Applikation machen kann, desto mehr muss er von deren Bedienung verstehen, sich mit den Daten auskennen, und desto höher liegt auch der Bedarf an Schulung." Beim Ad-hoc-Reporting wollen die meisten Anwender in erster Linie Informationen übersichtlich in Tabellen oder Dashboards sehen. Sie bekommen häufig ein Cockpit, das ihnen einen Überblick verschafft, und haben dann die Möglichkeit, zu einzelnen Auswertungen zu springen oder im Rahmen von Drill Down tiefer in eine Auswertung einzusteigen. „Um den Schulungsbedarf zu reduzieren, sind die Möglichkeiten meist bewusst begrenzt", berichtet Bange. „Wenn ein Anwender mehr machen möchte, wird er die Reports und Dashboards nur als Einstieg nutzen und sich für die Detailauswertung andere Werkzeuge holen."

Laut den Befragungen von BARC kommen die Anwender mit ihren Reporting-Werkzeugen generell sehr gut zurecht. „Entscheidend ist letztendlich, wie gut ein Werkzeug zur Aufgabe und zu den Vorkenntnissen des Anwenders passt", berichtet der BARC-Geschäftsführer. „Wenn sich Miterbeiter über die mangelnde Nutzerfreundlichkeit beschweren, verwenden sie häufig schlicht das falsche Werkzeug für ihre konkreten Aufgaben." Unabhängig davon bestehen in einigen Punkten Verbesserungswünsche: So wollen die Anwender laut BARC lokale Daten, beispielsweise Excel-Dateien, in ihre Berichte mit einbeziehen. Zudem wünschen sie sich, dass sie nicht nur auf Zellebene – wie in MS Excel – sondern auch auf Basis ganzer Datengruppen Kommentare abgeben können. Eine weitere Anforderung lautet, die Kommentare zu aggregieren: „Die Anwender möchten teilweise bei der Betrachtung der Summe die Kommentare zu den Detailwerten sehen", erläutert Bange. „Häufig stecken in den Details Kommentare, die die Summe erklären."

Einen neuen Weg in Sachen Benutzerfreundlichkeit geht SAP mit dem 2009 vorgestellten SAP BusinessObjects Explorer, den der damalige SAP-Vorstand Léo Apotheker als „iTunes der Analysewerkzeuge" bezeichnet hat: „Wer weiß, wie iTunes zu bedienen ist, wird mit dem SAP BusinessObjects Explorer bei der Betrachtung der eigenen Daten zu einem großartigen Business-Analysten." Ähnlich euphorisch äußert sich nicht überraschend Marge Breya, Executive Vice President and General Manager Intelligence Plattform und SAP Netweaver Group bei SAP: „Ein Anwender kann ohne jegliche Schulung und ohne vorher die IT-Abteilung zu bemühen, Fragen aus Neugier stellen und sich von den Erkenntnissen zu weiteren Fragen leiten lassen. So erschließen sich unmittelbar neue Trends, Ideen und Möglichkeiten."

Technologisch fußt die einfache Bedienung beim SAP Business ObjectsExplorer darauf, dass die Applikation bestimmte Dinge von sich aus macht. So sucht das System beispielsweise selbsttätig heraus, welche Grafikform sich für bestimmte Daten am besten eignet. Es sortiert eigenständig die einzelnen Dimensionen nach Größe und Auffälligkeiten, so dass beispielsweise bei 100 Werten die 20 größten als Einzelposten erscheinen und der Rest in der Kategorie „Sonstige" landet.

„Derartige Automatismen machen den SAP BusinessObjects Explorer besonders interessant", erläutert Bange. „Ich stufe dieses Werkzeug daher zwischen Berichtswesen und Analyse ein." Diesen Zwittercharakter betrachtet der Consulter allerdings auch als die größte Hürde für die Analyse-Applikation: „Es ist noch nicht bewiesen, ob dieses Konzept sich bei den Anwendern durchsetzt. Power-User könnten auch hier bestimmte Funktionen vermissen, während das Werkzeug für die reinen Dashboard-Anwender zu viel Auswahl bietet."

Die Business-Intelligence-Anbieter Microstrategy und Information Builders verzichten beide in ihren Anwendungen für das Ad-hoc-Reporting auf automatische Vorschläge durch das System. „Völlige Freiheit bei der Gestaltung von komplett neuen Abfragen erschlägt nach unserer Erfahrung die Anwender", berichtet Arturo Oliver, Senior Manager Market Intelligence and Product Strategy bei Microstrategy. „Wir empfehlen für Fachanwender eher die Nutzung eines vorkonfigurierten profilbezogenen Menüs." Konkret nennt sich der Bedienungsansatz bei Microstrategy 9 „Adhoc Sandbox". Es handelt sich hierbei um ein webbasiertes Auswahlmenü, das ein Report Designer erstellt hat. Der Anwender bekommt auf der obersten Ebene einen Überblick über die für ihn zugänglichen Daten und kann völlig frei zwischen den Dimensionen hin- und herspringen. „Es lassen sich sogar eigene Metriken und Maßzahlen für eine Analyse erstellen", beschreibt Oliver die Freiheitsgrade für die Benutzer.

Fehlerhafte Datenkombinationen, die die System-Performance stark belasten können, sind laut Oliver in dem vom Report Designer definierten Menü generell ausgeschlossen. In Sachen Analysetiefe sieht der Microstrategy-Manager sein Produkt als überlegen an: „Bei Microstrategy 9 ist es technisch möglich bis zu 20 Dimensionen gleichzeitig zu analysieren, wobei der Report Designer üblicherweise für den Anwender eine Obergrenze festlegt."

Will der Anwender der Analyse eigene Daten hinzufügen, kopiert der Administrator oder Report Designer die dazugehörigen Dateien in ein Verzeichnis, auf das Microstrategy 9 Zugriff hat. Ist diese Hürde genommen, lassen sich alle dort abgelegten Daten in den Report einbeziehen.

Offen zeigt sich die Microstrategy-Applikation in Sachen Kommentierung: Laut Oliver können Anwender jedes Element, sei es ein Wert, ein Attribut oder eine Maßzahl, nach Belieben mit Anmerkungen versehen. Geht es um die Aggregierung der Kommentare, so kann der Report Designer das Anwendermenü über die Writeback-Schnittstelle um derartige Funktionen anreichern.

Bei Information Builders ist eines der Benutzerkonzepte das sogenannte „Guided Adhoc". Es funktioniert ähnlich wie der Ansatz von Microstrategy: „Das unternehmenseigene Business Intelligence Competence Center definiert für WebFOCUS Info Assist Abfragen sowie Auswahlmöglichkeiten, aus denen sich die Anwender selbst Abfragen zusammenklicken können. „Die Administratoren und Berichtsentwickler kennen die Daten des Unternehmens sehr genau und sie wissen auch sehr gut, welche Informationen die Fachabteilungen brauchen", erklärt Klaus Hofmann zur Linden, Technical Manager bei Information Builders, die Vorteile seines Ansatzes und ergänzt: „Sie haben alle Abfragen vorher durchdacht und schlagen sinnvolle Auswahlmöglichkeiten vor. So verhindern sie, dass die Anwender statistisch unsinnige Fragen stellen, einer Scheinkorrelation aufsitzen und daraus falsche Schlüsse ziehen."

Auch wenn die Anwender für die Analyse auf unterschiedliche Datenquellen zugreifen wollen, bietet Guided Adhoc laut Hofmann zur Linden Vorteile: „Der Berichtsentwickler definiert, wie der Anwender verschiedene Datenquellen nutzen kann. Wenn beispielsweise das eine System für Produkte eine zehnstellige Kennung hat und das andere eine achtstellige Kennung mit Buchstabenerweiterung, kennt der Administrator die Regeln, wie sich die Datenbestände zusammenführen lassen."

Die Benutzeroberfläche von WebFOCUS Info Assist sei so gehalten, dass auch unerfahrene Anwender damit ohne Schulung schnell klarkommen: Die Applikation verfügt über das von MS Office 2007 bekannte Ribbon-Design, das dem Anwender über ein kontextsensitives Menü die gerade aktiven Funktionen anbietet.

Die Integration eigener Dateien läuft bei Information Builders ähnlich wie bei Microstrategy ab: WebFOCUS Info Assist enthält keine Client-Komponenten, daher braucht der Server Zugriff auf sämtliche Daten. Der Report Designer kann den Benutzern die Möglichkeit einräumen, dass sie Daten auf den Server hochladen. Diese lassen sich dann in den Reports verwenden.

Systemvorschläge für die Anordnung von Kategorien, Dimensionen und Werten sowie die Auswahl der am besten passenden Grafikdarstellung sind bei Information Builders ebenso wie bei Microstrategy Sache des Berichtsentwicklers. Ähnlich verhält es sich bei den Kommentaren: Technisch bietet WebFOCUS Info Assist über die Writeback-Schnittstelle die Möglichkeit, sämtliche Werte und Datengruppen zu kommentieren. Die Anmerkungen der Anwender werden dann in einer Datenbank abgespeichert. Die Technik alleine ist laut Hofmann zur Linden lediglich ein Baustein: „Wenn wir mit unseren Kunden über Kommentare diskutieren, dann kommt dabei sehr schnell eine kleine fachliche Anwendung heraus. Die Berichtsentwickler legen fest, wer welche Kommentare verfassen darf und wie lange diese gültig sind." Dann sehen die Anwender beispielsweise bei den Zahlen für eine bestimmte Vertriebsregion ein Ausrufezeichen, das auf die darunter liegenden Anmerkungen verweist. Per Drill Down können sie dorthin navigieren.

Insgesamt betrachtet Hofmann zur Linden das Guided-Adhoc-Konzept als einen Vorteil in Sachen Benutzerfreundlichkeit: „Die Berichtsentwickler bauen mit unserer Technologie Applikationen, die genau auf die Bedürfnisse der Fachabteilungen zugeschnitten sind. Anwender bekommen genau das, was sie brauchen, und müssen sich nicht darum kümmern, ob sie eine Anfrage technisch und inhaltlich korrekt formuliert haben. Sie wissen, wie sie die Ergebnisse eines Berichts zu interpretieren haben – und das steigert die Zufriedenheit."

Für die Unternehmen stelle ein derartiges Business Intelligence Competence Center keine große Belastung dar: „Das müssen nicht unbedingt hundert Spezialisten sein, wie das in einigen Großunternehmen der Fall ist", erläutert Hofmann zur Linden. „Wir haben mittelständische Kunden, bei denen ein Angestellter diese Funktion erfüllt." jf