Methodeneinsatz mit adäquater Software

Teamarbeit ist für das Controlling in der Krise ebenso wichtig wie die richtigen Software-Werkzeuge.

In der WHU-Studie wurde auch erfragt, ob die Finanz- und Wirtschaftskrise mittelfristig eine Neuausrichtung der Unternehmenssteuerung im Unternehmen – und damit indirekt auch des Controllings – erfordert. Obwohl nach mehrheitlicher Einschätzung der Controller keine grundsätzliche Veränderung der Unternehmenssteuerung folgen wird, gibt es exponierte Gegenmeinungen „krisenbetroffener" Controller. Wie bei der Frage nach der Dauer der Krise wirken auch hier Krisenerfahrungen erheblich: Bei starker Krisenbetroffenheit sieht fast die Hälfte der Controller (46 Prozent), die insbesondere aus dem Kredit- und Versicherungsgewerbe, dem Fahrzeugbau und der Bauindustrie kommen, die Notwendigkeit einer Neuausrichtung.

Rolf-Jürgen Moll, Vorstand des Anbieters von Controlling-Software LucaNet, beschreibt die veränderten Rahmenbedingungen in den Unternehmen: „Die Kreditvergabe wird immer schwieriger. Auch wer bereits die Zusage seiner Bank in der Tasche hat, steht plötzlich dem Problem gegenüber, dass den Kreditinstituten die Abgabe vergangenheitsbezogener betriebswirtschaftlicher Auswertungen und des Jahresabschlusses nicht mehr genügt. Die Banken wollen außerdem Plan-Zahlen und regelmäßige Soll-Ist-Vergleiche sehen. Außerdem erwarten die Banken, dass der Unternehmer selbst Finanzplanung und -controlling betreibt. Wer da eine selbst gebastelte Excel-Lösung präsentiert, verspielt von vornherein ein gutes Stück Vertrauen in seine Fähigkeiten, sein Unternehmen sicher durch Krisenzeiten zu manövrieren.

Selbstsicher den Dialog mit der Bank suchen – dabei könne eine gute Software helfen. „Klar ist, dass der mittelständische Unternehmer schlichtweg keine Zeit hat, sich Monat für Monat tagelang mit Datenaufbereitung und Reporting aufzuhalten", sagt der LucaNet-Vorstand. Die Erstellung und Pflege einer integrierten GuV-, Bilanz- und Liquiditätsplanung, monatliches Finanzreporting und -controlling, Datenübernahme aus der Buchhaltung sowie aussagekräftige Berichte und Soll-Ist-Vergleiche – all das sei mit Excel nur sehr zeitaufwändig und fehleranfällig möglich. Mit einer Controlling-Software, wie sie natürlich auch sein Unternehmen biete, könne dies heutzutage zu fast 100 Prozent automatisiert und somit schnell, einfach und fehlerfrei erfolgen, sagt Moll. „Keine Zeit für Finanzcontrolling zu haben, hat als Ausrede ausgedient."

„In vielen Betrieben, in die wir hineinkommen, herrscht ein entsetzliches Wirrwarr und ein entsetzlicher Mangel an Übersicht bei den Zahlen", sagte Siegfried Beck, Vorsitzender des Verbands der Insolvenzverwalter Deutschlands (VID) im Gespräch mit der Süddeutschen Zeitung am 29. Dezember 2008. Die Buchhaltung sei „oft nicht in Ordnung, hinke Monate hinterher". Bitte man gestandene Unternehmer, die hervorragende Fachleute seien, um Liquiditäts- und Ergebnisrechnungen, antworteten diese: „Das machen wir nicht. Das ist theoretisches Zeug und bringt nichts."

Praktische Unterstützung kann etwa das Tool CP-CASH MANAGER des Anbieters CP CORPORATE PLANNING AG leisten, das die kurzfristige Liquidität von Unternehmen plant und überwacht. Das im Herbst 2007 neu vorgestellte Produkt dient dem Anwender dazu, Zahlungsflüsse effizient zu gestalten und Über- oder Unterliquidität zu vermeiden. CP-CASH MANAGER stellt den verfügbaren Zahlungsmitteln die fälligen Auszahlungen gegenüber und vergleicht Kontostände mit Kreditlinien und Fälligkeiten. Daraus ergibt sich ein eindeutiges Bild der aktuellen Liquidität. Diese kann pro Debitor oder Kreditor, nach Konten oder Fälligkeitsdatum sortiert, grafisch oder tabellarisch dargestellt werden. Eine Unter- oder Überdeckung wird sofort identifiziert und Zahlungsflüsse berechnet, die das finanzielle Gleichgewicht wiederherstellen. Das Unternehmen kann rechtzeitig reagieren, also etwa Geldmittel umschichten, um die kurzfristige Liquidität zu verbessern.

CP-CASH MANAGER ist sowohl als Einzelprodukt zu erwerben als auch als Zusatzmodul zur Controllingsoftware CORPORATE PLANNER, das eine integrierte Finanz- und Erfolgsplanung ermöglicht. Peter Sinn, Vorstand der CP CORPORATE PLANNING AG, formuliert die praktische Relevanz von Controllingsoftware: „Knappe finanzielle Mittel und teure Kredite – neben dem Konsum- und Investitionsrückgang treffen sie die Unternehmen am stärksten. Eine Software für integrierte Finanz- und Liquiditätsplanung zeigt Wege auf, die im Unternehmen vorhandenen finanziellen Mittel optimal zu verwenden und das Fremdfinanzierungsvolumen zu reduzieren.

„Kostenmanagement-Ansätze in der Automobilindustrie sind den derzeitigen Herausforderungen häufig nicht gewachsen", erklärt Stefan Prüße aus dem Bereich „Consulting Automotive" von PricewaterhouseCoopers. Laut einer Erhebung bei 207 Unternehmen vom Juli 2007 werden dringend benötigte Methoden wie das Zielkostenmanagement oder Lebenszyklusrechnungen nur selten oder wenig zufriedenstellend eingesetzt. „Konkret bedeutet das: Unternehmen können während der Produktentwicklung den Verlauf ihrer Kosten nicht hinreichend genau abschätzen. In einer Phase also, in der Kostenstrukturen für den gesamten Lebenszyklus determiniert werden", so Prüße. „Sie gehen dadurch von der Kostenseite vermeidbare – oder zumindest begrenzbare – Risiken hinsichtlich Produktprofitabilität und Gesamtrendite ein."

„Ein Hauptgrund für die mangelhafte Kontrolle der Kosten sind ungeeignete oder unzureichend implementierte Controlling-Instrumente", so Prüße. Bei jedem vierten Unternehmen sind laut Studie außerdem die IT-Systeme nicht optimal an die Bedürfnisse des Kostenmanagements angepasst.

„In anderen Branchen sieht es nicht anders aus", weiß Thoralf Nehls, Geschäftsführer der FACTON GmbH, eines Anbieters von Controllingsoftware. Er schätzt, dass fast 80 Prozent aller Unternehmen im Controlling mit Excel arbeiten. „Also mit einem Programm, das völlig ungeeignet ist für ein modernes Kostenmanagement – und das aus reiner Gewohnheit." FACTON ist eine Kalkulationssoftware, mit der Unternehmen ihre Produktionskosten planen und über alle Phasen des Produktlebenszyklus kalkulieren können.

Diese Kostenanalyse mit FACTON stellt dafür eine gemeinsame Datenbank in den Mittelpunkt der Anwendung. Der Vorteil gegenüber einer Tabellenkalkulation: Alle Prozesse der Produktentwicklung werden zentral erfasst, und alle Beteiligten in einem Unternehmen haben Zugriff auf die Datenbank. Sämtliche relevante Daten werden über Schnittstellen zu IT-Systemen aus Konstruktion, Produktmanagement oder Controlling eingepflegt. Auf Grundlage dieser Daten erstellt die Software eine Simulation der späteren Herstellkosten – den so genannten Cost Mockup. Dieser digitale Kostenprototyp bildet die Auswirkungen aller aufgeführten Produktauslegungen auf die zukünftigen Herstellkosten ab. Ein integrierter Generator liefert Reports für beliebig tief in der Produktstruktur angesiedelte Elemente. Mittels einer integrierten ABC-Analyse lassen sich nun die Kostentreiber lokalisieren. Für diese Bauteile lassen sich durch den Vergleich diverser Ausführungsvarianten gezielt kostengünstigere Alternativen finden. FACTON ermöglicht es deshalb, mehrere Varianten nebeneinander aufzuführen und zu analysieren. FACTON kann der Hersteller über den Start der Serienfertigung hinaus während des gesamten Lebenszyklus seines Produktes fortführen. Auf diese Weise optimiert er die Herstellkosten ständig weiter und kann auf Änderungen bei den Produktionsparametern optimal reagieren. Die Kalkulationssoftware wird unter anderem eingesetzt bei Porsche und den Automobilzulieferern Behr, Brose, MANN + HUMMEL, beim Flugzeugbauer Airbus und den Maschinenbauunternehmen Wittenstein und HAUNI.

FACTON-Geschäftsführer Nehls ist vom Mehrwert seiner Software überzeugt: Ihr Einsatz senke die Herstellkosten um bis zu acht Prozent und verkürze den Produktentstehungsprozess bis zum ersten Marktauftritt (Time to Market) um 20 bis 30 Prozent.

Laut einer Umfrage des Internationalen Controller Vereins (ICV) unter seinen Mitgliedern rechnen 22 Prozent der Controller 2009 mit einem verbesserten wirtschaftlichen Ergebnis, 34 Prozent mit einem gleichbleibenden und 44 Prozent mit einem geringeren Profit.

Siegfried Gänßlen, Vorstandsvorsitzender des Internationalen Controller Vereins und der Hansgrohe AG, interpretiert das Ergebnis als verhaltenen Optimismus, der die Vermutung nahelege, „dass für die Mehrheit der Befragten der Konjunkturabschwung die Talsohle bereits erreicht haben könnte. Zudem verstehen viele die Krise offenbar auch als Chance, ihr Unternehmen im internationalen Wettbewerbsumfeld besser zu positionieren. Gerade das moderne, praxisorientierte Controlling kann hierzu einen wichtigen Beitrag leisten." Weiter sagt der erfahrene Praktiker: „In wirtschaftlich schlechten Zeiten interessieren sich auch diejenigen, die ansonsten das Controlling eher links liegen lassen, für Kennzahlen. Auf diese Weise steigt der Einfluss der Controller auf Unternehmensentscheidungen, aber natürlich auch ihre Verantwortung." dk