Spezialisierte Consulter setzen SAP-Systeme auf Sparkost

Zu diesem Zweck erfasst VMS AG zunächst mit Hilfe einer Messsoftware beim Kunden über einen Zeitraum von vier Wochen die technischen und anwendungsbezogenen Gegebenheiten – von der Prozessor- und Plattenlast bis zu den verwendeten Geschäftsprozessen. Diese Daten laufen zusammen mit Informationen über Aufwände, Kosten und IT-Prozesse in das VMS-eigene TCO-Modell (Total Cost of Ownership). Dazu werden die Daten zusammen mit dem Anwender erhoben. Die Grundlage für dieses Benchmarking bilden Referenzwerte von 2400 vermessenen SAP-Systemen. „Aus der Datenbank leiten wir eine synthetisch zusammengesetzte Referenzlandschaft ab, die der des Kunden entspricht, und prüfen, was andere Unternehmen günstiger, besser und performanter abbilden“, erläutert der VMS-Mitgründer. „Diese Benchmarks dienen als Grundlage für unsere Optimierungsempfehlungen.“

Anders als die VMS AG stützt sich Mitbeweber West Trax bei der Systemanalyse ausschließlich auf historische Informationen. „Wir analysieren die Nutzung der Systeme“, berichtet Diana Bohr, Chief Technology Officer bei West Trax. Die Basisdaten für die Wirtschaftlichkeitsberechnungen ermitteln die Consulter zusammen mit dem IT-Leiter des Kunden anhand eines Fragebogens. Wie die VMS AG nutzt West Trax für die Auswertung der Performance-Daten eine hauseigene Benchmark-Datenbank. „Auf dieser Grundlage beziffern wir Einsparpotenziale relativ genau vorab“, berichtet Bohr.
Selbst in kleineren Unternehmen, die bis zu 500 User zählen, können noch immer circa 500 000 Euro pro Jahr eingespart werden. Obwohl die Höhe der Einsparpotenziale in den Branchen erheblich differiert, bleibt die eigentliche Ursache dieser Situation die selbe: Geringe Übereinstimmung von genutzten und gepflegten Funktionalitäten in der Software. Der größte Kostenhebel sind dabei Eigenentwicklungen.

„Da sich Eigenentwicklungen sehr zeit- und kostenintensiv für ein Unternehmen auswirken, sollten sie nur dann eingesetzt werden, wenn sie dem Unternehmen einen Mehrwert liefern“, gibt Diana Bohr zu bedenken. „West Trax bietet mit dem ABAP-Parser eine Lösung an, die Eigenentwicklungen identifiziert, welche in den Standard zurückgeführt werden können.“ Studien von West Trax zeigen, dass Eigenentwicklungen in den analysierten Unternehmen häufig nur zu einem geringen Teil intensiv genutzt werden. Gewartet werden allerdings selbst solche Erweiterungen, welche die Anwender gar nicht mehr nutzen. Mangelnde Systemtransparenz verhindert, dass die SAP-Administratoren die Lücke zwischen implementierter und genutzter Funktionalität erkennen.
Mit der KPI-SCAN-Methodik lassen sich beträchtliche Summen in den IT-Organisationen einsparen, so dass andere Projekte früher finanziert werden können. In einem zweiten Schritt liefert der KPI Optimizer konkrete Handlungsanweisungen, wie sich die Wertschöpfung steigern, die Betriebs- und Projektkosten reduzieren sowie Geschäftsprozesse und Systemqualität verbessern lassen. Auch bei einem Release-Wechsel, Konsolidierung, Outsourcing oder auch zum Erreichen von individuellen Zielen kommt der KPI Optimizer zum Einsatz.
Die SAP selbst bietet mit dem Solution Manager ebenfalls ein Systemmanagement-Tool an. „Der Solution Manager arbeitet schwerpunktmäßig auf der technischen Ebene“, erläutert Bohr. „Unser Fokus liegt dagegen auf betriebswirtschaftliche Analysen.“ VMS-Vorstand Treitz weist noch auf einen weiteren Vorteil der Berater hin: „Die SAP hat zwar genaue Kenntnisse über die Technik der Systeme, aber nicht über deren Betriebskosten.“ Viele Kunden würden ihrem Softwarelie­feranten solche Daten nur ungern zukommen lassen, weil sie sich sonst gläsern fühlten. Ein unabhängiger Anbieter habe damit keine Probleme.

Auch die Würzburger IBIS Prof. Thome AG hat sich der Effizienzsteigerung von SAP-Systemen verschrieben. „Die Vorteile regelmäßiger Gesundheitschecks sind aus dem Gesundheitswesen bekannt“, berichtet Andreas Hufgard, Leiter der IBIS Labs. „Werden Krankheiten frühzeitig diagnostiziert, fallen die Folgekosten deutlich geringer aus.“ In der SAP-Community habe die Forderung nach einer kontinuierlichen Systemdiagnostik an Bedeutung gewonnen. Viele produktive SAP-Sys-teme seien in die Jahre gekommen. Im Laufe der Zeit hätten sich zahlreiche Eigenentwicklungen, überflüssige Drittprogramme und veraltete Berechtigungskonzepte angesammelt, und dieser Ballast verteuere den Betrieb.
Die Systemoptimierung bei IBIS Prof. Thome folgt einem mehrstufigen Modell. Im ersten Schritt werden Kriterien festgelegt, die den Nutzungsgrad des Systems aufzeigen. Der zweite Schritt umfasst Maßnahmen, um die Betriebskosten zu senken. Die  Nutzungsanalyse gliedert sich in die Bereiche Lizenz-, Anwender- und Systemmanagement. Die Kosten für Lizenzen, Wartung und Betrieb eines SAP-Systems hängen nämlich davon ab, wie viele Anwender dieses nutzen, welchen Funktionsumfang, Individualisierungs- und Komplexitätsgrad das System aufweist und welche Schnittstellen eingesetzt werden.

Der nächste Schritt ist das Lizenzmanagement. Gängige Fehler im Umgang mit Lizenzen sind beispielsweise das Versäumnis, inaktive Anwender abzukoppeln, fehlende Lizenzeinträge in den Stammdaten, die unterschiedliche Klassifikation von Anwendern in verschiedenen Systemen sowie deren falsche Lizenzierung. Inaktive Anwender sollten schon aus Sicherheitsgründen im SAP-System deaktiviert werden. Die Ergebnisse von rund 800 Nutzungsanalysen, welche IBIS Prof. Thome AG weltweit durchgeführt hat, zeigen jedoch, dass dies nicht immer der Fall ist. Der Benchmark für den Indikator ‚Gültige aber aktive Anwender’ beträgt demnach lediglich 85 Prozent. Die SAP-Lizenzkosten lassen sich also im Durchschnitt um rund 15 Prozent senken. „SAP-Anwender können zwar  ihre Lizenzen nicht zurückgeben, aber sie können die Wartung für nicht gebrauchte Lizenzen kündigen“, erläutert Hufgard.
Wesentlich schwieriger ist es, die richtige Lizenz zu ermitteln. Die Preislisten der SAP weisen unterschiedliche Lizenztypen aus, beispielsweise Professional oder Limited Professional. Der eingetragene Lizenztyp sollte stets der tatsächlichen Systemnutzung entsprechen. Da viele Unternehmen nicht wissen, wie sich die Systemnutzung verlässlich ermitteln lässt, tragen sie im Zweifelsfall lieber teurere Lizenztypen ein, um böse Überraschungen bei der offiziellen Lizenzvermessung zu vermeiden. „In der Konsequenz sind fast alle SAP-Anwender überlizenziert“, berichtet Hufgard.

Der nächste Schritt betrifft das aktive Anwendermanagement. Hierbei gilt es herauszufinden, ob die Aufbauorganisation des Unternehmens mit den Prozessen in den SAP-Systemen übereinstimmt. Gerade ältere SAP-Systeme weisen oftmals Diskrepanzen zwischen ihrer Aufbau- und Ablauforganisation auf. Das verursacht unnötige Kosten. Zwei Benchmarks zeigen ein mögliches Mißverhältnis auf. Beträgt beispielsweise der Anteil der Dialoganwender mit nur sehr wenigen Transaktionen im SAP-System lediglich 14 Prozent, wird das ERP-Sys­tem nicht voll ausgenutzt. IBIS Prof. Thome empfiehlt, den Lizenztyp aller Dialoganwender zu überprüfen. Hierbei sollten insbesondere die genutzten Transaktionen und deren Nutzungsintensität untersucht werden.
Eine weitere Kennzahl, die Anomalien in der Aufbauorganisation aufzeigt, ist der Anteil der Poweruser. Das sind Anwender, die in ihrem Fachbereich 80 Prozent des Arbeitsvolumens erledigen. Ist ihr Anteil zu niedrig, lässt sich daraus ein hoher Anteil an Gelegenheitsanwendern ableiten. Wegen deren langer Einarbeitungszeiten bringt das Ineffizienzen in der Prozessabwicklung mit sich. Ein Beispiel hierfür liefert der Benchmark für die Erfassung von Kreditorenrechnungen: Beträgt der Anteil der Poweruser hier lediglich 27 Prozent, so bedeutet das, dass die restlichen 73 Prozent der Anwender lediglich 20 Prozent des Belegvolumens bewältigen. „Angesichts der Komplexität der Rechnungserfassung ist hier der Anteil der Gelegenheitsanwender zu hoch“, erläutert Hufgard. „Eine Zentralisierung der Aufgaben würde die Wirtschaftlichkeit der Sys-temnutzung steigern.“ jf