SAP Netweaver BPM

„Ständig mussten wir diese Datenbanken zerteilen und anschließend wieder konsolidieren", erinnert sich Alexander Grobe, der sich als Innovation Specialist darum kümmert, die Geschäftsabläufe mit neuen Technologien zu unterstützen. „Eine Komplettübersicht war auf diese Weise nicht zu bekommen." Mit SAP Netweaver BPM habe sich das geändert: Der neue Geschäftsablauf enthält insgesamt sechs Rollen, darunter Promotion Project Manager, Martketing-Einkäufer, Verkaufsgebiets-Planer sowie mehrere Stellen, die alle Einzelmaßnahmen freigeben. Inzwischen könne jede an der Abstimmung beteiligte Stelle stets sehen, was alle anderen Akteure machen, und kann die eigene Planung darauf abstimmen. "Wenn wir ein neues Produkt wie etwa Coke Zero einführen, begleiten wir das mit umfangreichen Promotion-Aktivitäten in verschiedenen Distributionskanälen von Getränkemärkten bis hin zu Diskotheken", berichtet Alexander Grobe. Im Pilotprojekt für SAP Netweaver BPM geht es darum, diese Promotion-Aktionen anhand eines vorgegebenen Budgets optimal umzusetzen.

Ausgangspunkt war das ehemals ineffiziente und langwierige Verfahren der Planung von Marketing-Maßnahmen. Im ersten Schritt wird dabei zunächst zentral vorgeschlagen, in welchen Verkaufskanälen und mit welchen Materialien ein Produkt beworben wird. Der zweite Schritt ist die regionale Planung: Zehn Verkaufsgebiete in Deutschland wissen, wie bestimmte Getränkemärkte oder Diskotheken konkret aussehen und wie groß dort die Werbeaufsteller sein dürfen. Die Werbeplaner dort geben an, welche Materialien wo in welcher Menge eingesetzt werden sollen. Im dritten Schritt werden schließlich die zentrale und die regionale Planung miteinander abgeglichen. An der Planung sind 100 Personen an 70 Standorten beteiligt.

Als Beispiel für die künftige komlette Prozessunterstützung nennt Grobe den Übergang von der Promotion-Planung zur konkreten Bestellung der benötigten Werbematerialien: Bisher mussten die Marketing-Spezialisten nach Abschluss der Planung sämtliche Bestellungen von Hand ins SAP-Back-end übertragen. Ein zeitaufwändiges und fehleranfälliges Verfahren, denn umfangreiche Bestellungen enthalten hundert und mehr Positionen. Heute werden nach Abschluss der Planung die Bestellungen automatisch im SAP-Backend angelegt und elektronisch an die Lieferanten übertragen. Ein zweiter Vorteil ist die gestiegene Flexibilität: In der alten Access-Lösung sei es nicht möglich gewesen, das Marketing-Budget nachträglich zu ändern. Nun hole sich SAP Netweaver BPM den jeweils aktuellen Wert aus dem SAP-System. Die Werbeplaner können ihre Aktionen ad hoc ändern, wenn sie sehen, dass sie das Budget überschreiten.

Die technische Umsetzung der Prozesssteuerung erfolgt bei der CCE AG über eine Kombination des IDS-Scheer-Tools Aris und SAP Netweaver BPM. Im ersten Schritt werden die Abläufe in Aris entworfen. Das Ergennis ist ein beschreibendes, nicht ausführbares Prozessmodell. „Aris nutzen wir, um die Abläufe zu verstehen und optimal zu entwerfen", berichtet Grobe. Wenn wir dann zu SAP Netweaver BPM wechseln, setzen wir auf dem Aris-Modell auf, bauen die Abläufe im SAPs BPM-Modul nach und erhalten dann einen ausführbaren Prozess."

SAP Netweaver kann Aris derzeit noch nicht ersetzen, erläutert Grobe: „Das BPM-Tool hat im jetzigen Release den Entwickler im Fokus. Business-Spezialisten, die Geschäftsabläufe entwerfen, werden damit noch nicht optimal unterstützt." In einer der nächsten Versionen will SAP Netweaver BPM vereinfachen. Sobald dieses Release am Markt verfügbar ist, will die CCE AG zumindest einfache Szenarien von Business Process Experts direkt in SAP Netweaver BPM modellieren lassen. Als Beispiel dafür nennt Grobe die Unterschriftsregelung im Unternehmen, die im heutigen Stand über mehrere IT-Systeme verteilt abgebildet ist. „Künftig wollen wir den Wartungsaufwand dieser Komponenten reduzieren und diesen Prozess über die Netweaver-Komponente Business Rules Management steuern."

Trotz aller Automatisierung kann das SAP-Modellierungstool die Geschäftsprozess-Experten zwar entlasten, aber keineswegs ersetzen, argumentiert Grobe: „Niemand sollte glauben, dass SAP Netweaver BPM die Prozesse von sich aus strukturiert. Man muss sich vorher Gedanken machen, wie die Prozesse aussehen sollen. Der aufwändigste Teil ist die Definition der Services sowie der Benutzeroberflächen, die man später verwenden will. Wenn diese einmal stehen, geht das Modellieren eines neuen Ablaufes relativ zügig vonstatten."