Praxisbericht SAP-Upgrade

Schweizerische Post: System-Freeze war erforderlich
Reto Gentinetta, Leiter des SAP Customer Competence Center (CCC) bei der Schweizerischen Post: „Im Gegensatz zu anderen Unternehmen war für uns nicht die auslaufende Wartung des bislang eingesetzten SAP-Systems ausschlaggebend für ein Upgrade. Vielmehr war der Aufbau eines zentralen Enterprise Service Repository der Grund, warum wir sukzessive unsere elf SAP-R/3- Systeme, Release-Stand 4.6C und 4.7, auf SAP ERP 6.0 umrüsteten. Mit dem Upgrade können wir zudem intern neue Geschäftsprozesse abbilden. In unsere Personalinformationssysteme binden wir mit dem SAP Performance Management und dem SAP Employee Interaction Center (EIC) neue Funktionalitäten ein, mit denen wir sämtliche Prozesse optimieren. Die Tatsache, dass mit dem Release- Wechsel auf SAP ERP 6.0 auch die technischen Anforderungen an die Hardware steigen, war uns von Projektbeginn an klar. Da unsere Hardware technologisch nicht mehr die neueste war, haben wir frühzeitig evaluiert, welche Neuerungen bei uns notwendig waren. Mit dem anstehenden SAP-Release-Wechsel haben wir unsere Hardware komplett erneuert und von 32 auf 64 Bit umgestellt. Dies hatte auch ein Upgrade unserer Oracle-Datenbank zur Folge. Aufgrund umfangreicher Fallback- Szenarien mussten wir unser altes SAP-System eine Woche länger als geplant in Betrieb halten. Durch die getrennte Umstellung auf 64 Bit inklusive Oracle-Update hatten wir eine komplexe Systemkonstellation und erhebliche Performance- Schwankungen zu bewältigen. Die Umstellung im Bereich Personalinformationssysteme erforderte zudem einen System-‚Freeze‘ während des Release-Wechsels und damit den Parallelbetrieb eines zusätzlichen Entwicklungssystems mit dem alten SAP-System. Schließlich konnten wir nicht einfach unser System während der dreimonatigen Projektphase für Neuerungen und Updates sperren. Der größte Aufwand entstand uns keineswegs durch den Upgrade unseres ERP-Systems, sondern vielmehr durch die Kombination von Hardwarewechsel, Umstellung auf 64 Bit und SAP-Upgrade. Der Release- Wechsel mit der parallelen Entwicklungsumgebung war eine wirkliche Herausforderung. Allerdings werden die Softwareversionen mit der generellen Verfügbarkeit immer reifer und dadurch leichter einspiel- und justierbar. Bei unserem ersten System-Upgrade mussten wir noch mehrere hundert Hinweise manuell ins SAP-System einpflegen. Mit den aktuellen Support-Packages entfällt dieser Aufwand. Mit jedem Release-Wechsel konnten wir unser Know-how verfeinern. So haben wir bis Ende 2007 gut die Hälfte unserer Systeme erfolgreich auf SAP ERP 6.0 umgestellt. Was als Herausforderung beim ersten Release-Wechsel begann, ist mittlerweile zur Routine geworden.“

Brose-Gruppe: höchste Priorität hatte Systemverfügbarkeit
Christian Ley, stellvertretender Sprecher des DSAG-Arbeitskreises Automotive und Leiter ERP-Systeme der Brose Gruppe: „Die zentrale Herausforderung beim Wechsel von SAP R/3 (Rel. 4.6 C2) auf SAP ERP 6.0 lag darin, dass die Umstellung unseres zentralen ERP-Systems für die gesamte, international tätige Brose-Gruppe im so genannten Einschrittverfahren durchgeführt werden musste. Davon betroffen waren 5000 SAP-Anwender in acht unterschiedlichen Sprachen an über 20 Standorten. Damit wurde auch eine Unicode-Konvertierung notwendig. Bei der Umstellung mussten wir berücksichtigen, dass zahlreiche unserer Produktionsstandorte so genannte Just-in-Sequence-Standorte und damit unmittelbar abhängig von einer lückenlos funktionierenden SAP-Landschaft sind. Es galt demnach, das Ausfallrisiko anhand umfangreicher Tests sowie funktionsfähiger Fallback-Szenarien und Eskalationsverfahren so gering wie möglich zu halten. Insofern nahmen die Sicherstellung der Systemverfügbarkeit und optimierte Cutover-Prozesse höchste Priorität ein. Cutover-Prozesse sind detaillierte Aktivitätenpläne zur Umstellung bei Produktivsetzungen. Mittels umfangreicher Integrationstests, die mehrere tausend einzelne Testschritte umfassten und in vier Testwellen erfolgten, haben wir uns die notwendige Sicherheit im Umstellungsverfahren erarbeitet. Auf der Basis von Laufzeitberechnungen und mehrfachen Test-Upgrades, einer transparenten Dokumentation aller erforderlichen Projektschritte sowie eines präventiven Fehler-Monitoring konnten wir schließlich die eingeplante Downtime des Systems unterschreiten. Das globale Task- Management wurde über eine Webbasierte Kollaborationsplattform ermöglicht. Die Plattform ermöglichte standortübergreifend den Austausch aller projektrelevanten Informationen und erzeugte das notwendige Risikobewusstsein bei allen Beteiligten. Sie lieferte das Fundament für das globale Projektmanagement von 300 Projektmitarbeitern und war damit ein entscheidendes Kriterium dafür, dass wir dieses komplexe Projekt in nur vier Monaten erfolgreich durchgeführt und letztendlich die Systemumstellung an nur einem Wochenende gemeistert haben. Das Ergebnis, das wir mit diesem Projekt erzielt haben, kann sich sehen lassen: Der Go-live erfolgte unter Volllast. Alle Zielvorgaben wurden erreicht, das Budget sowie sämtliche Termine eingehalten. Mit der Umstellung auf die neue Technologieplattform SAP ERP 6.0 haben wir unsere IT-Infrastruktur modernisiert und die Weichen für unseren weiteren weltweiten Expansionskurs gestellt. Mittels einer zentralen, Unicode-fähigen SAP-Lösung decken wir gruppenweit unsere Geschäftsprozesse ab und harmonisieren diese gleichermaßen. Da wir mit SAP ERP 6.0 funktionale Erweiterungen künftig in Form der so genannten „Enhancement Packages“ einführen, erreichen wir auch ohne aufwändigen Release-Wechsel Zugang zu weiterentwickelten Funktionen. Dies ermöglicht uns einen kontinuierlicheren Ausbau unseres Systems bei beherrschbarer Komplexität. Darüber hinaus umgehen wir mit dem Release-Wechsel auf SAP ERP 6.0 auslaufende Wartungszyklen und können damit erhöhte Wartungsund Betriebskosten vermeiden.“

Rhein Chemie Rheinau: technischer Upgrade war Business as Usual
Dr. Marco Lenck, Vice President IT bei der Rhein Chemie Rheinau GmbH und Mitglied in der CIO-Initiative der DSAG: „Die Rhein Chemie mit Hauptsitz in Mannheim besitzt ein globales SAP-System. Dabei handelt es sich um ein Ein-Mandanten-System, das Amerika, China, Japan und Europa abdeckt. Über die drei Erdteile verteilt, nutzen circa 600 User das System, das in Deutschland an unserem Hauptsitz steht. Unser Migrationsprojekt von SAP R/3 Release 4.7 auf SAP ERP 6.0 startete im Juli 2007. Wir hatten uns einen Projektplan von vier Monaten gesetzt und relativ schnell erkannt, dass wir diesen weit gefasst hatten. Nichtsdestotrotz hielten wir daran fest. Ein Grund dafür war die parallel dazu stattfindende Einführung der Produktionsplanung in unserem Werk in China. Beide Projekte sollten zeitgleich live gehen, was auch erfolgte. Unterteilt wurde das Migrationsprojekt in den technischen Upgrade und eine längere Testphase, die jeweils mit einem Integrationstest bzw. mit einem User-Acceptance-Test abgeschlossen wurden. Die Federführung lag bei unserem SAP Competence Center mit zehn Mitarbeitern. Punktuell kamen 15 Personen von Fachabteilungsseite – einer bis zwei Mitarbeiter pro Modul und pro Standort – hinzu. Das Projekt verlief überwiegend reibungslos. Das lag zum einen daran, dass es unser fünfter Release-Wechsel war. Hier stellt sich eine gewisse Routine ein. Zum anderen unterscheidet sich – entgegen meiner Erwartung – SAP ERP 6.0 nicht so stark vom Enterprise- Release, zumindest nicht, wenn man die bestehenden Applikationen beibehält. Der einzige Punkt, der uns jedoch zum Projektstart irritiert hatte, war, dass in der gerade für die Chemieindustrie wichtigen Komponente SAP EH & S, die sich mit Umweltschutz und Stoffdaten befasst, die alten Transaktionen stark verändert worden waren, statt sie durch neue zu ersetzen. Das hat im ersten Monat des Projekts zu erheblichem Aufwand geführt und musste schnellstens korrigiert werden. Nachdem die Prozesse entsprechend angepasst worden waren, kam das Projekt wieder in ruhiges Fahrwasser. Insgesamt war der technische Upgrade aber hauptsächlich ‚Business as Usual‘. Und das war auch gut so. Allerdings haben wir uns bewusst Zeit gelassen, um für eventuelle Unwägbarkeiten gerüstet zu sein.“ hei