Dokumentenmanagement in SAP-Umgebung

So hat beispielweise das Universitätsklinikum Leipzig AöR (UKL) eine Speicher- und Archivierungslösung von EMC implementiert. In einer Klinik entstehen täglich Daten wie Anamnesebögen, Medikamentenzuteilungen oder Rezepte. Parallel dazu fallen neue Daten auch in Verwaltungsbereichen wie Personalwesen, Finanzen, Controlling und Materialwirtschaft an. All diese Informationen müssen vom Klinikum verarbeitet, archiviert und gegebenenfalls auch den weiterbehandelnden Ärzten zugänglich gemacht werden. „Ziel war es, eine Archivierungslösung zu implementieren, die unsere Daten revisionssicher speichert und außerdem den SAP-Nutzern transparenten Zugriff auf ihre Daten ermöglicht", berichtet Dirk Jaeckel, Chief Information Officer (CIO) des Universitätsklinikums Leipzig.

Das UKL hat deshalb bereits 2002 ein Storage Area Network (SAN) auf Basis von EMC-Technologie aufgebaut. Um die Informationen je nach medizinischer und kaufmännischer Anforderung aufbereiten zu können, haben die Verantwortlichen zudem ein Business-Intelligence-System auf Basis von SAP eingeführt. Dieses diene sowohl der Verarbeitung von Fall- und klassischen Bewegungsdaten als auch von Finanzinformationen aller Art zur Unterstützung des Medizin-Controllings. Derzeit werden etwa 26 Terabyte an Daten vorgehalten, wovon zehn Terabyte im Rahmen von Backup-to-Disk verwendet werden.

Im Zuge der Migration auf die Version 3.5 des SAP BusinessWarehouse (SAP BW) Anfang 2005 dachten die Verantwortlichen auch über die Implementierung einer Information-Lifecycle-Management(ILM)-Strategie nach. Mit der Umstellung auf das neue SAP-System haben die Verantwortlichen des UKL im Laufe des ersten Halbjahres 2005 einen ILM-Ansatz ausgewählt und realisiert. Dieser umfasst neben den Massendaten im SAP BW auch die transaktionsorientierten Systeme sowie das Dokumentenmanagement innerhalb der SAP-Infrastruktur. Nachdem EMC zusammen mit dem Software-Unternehmen Outerbay und dem Systemintegrator Perdata die Ausschreibung des Projekts gewonnen hatte, wurde die neue Archivierungslösung innerhalb von sechs Monaten aufgebaut. Dazu hat EMC zwei gespiegelte Centera Content-Adressed-Storage(CAS)-Systeme implementiert, die für die revisionssichere Archivierung unveränderlicher Daten konzipiert sind. In der ersten Phase werden Informationen aus dem klinischen Informationssystem des Uniklinikums – beispielsweise Fallinformationen oder Apothekenverbräuche – in das Business-Intelligence-System von SAP übernommen und im SAN auf CLARiiON-Speichersubsystemen von EMC gespeichert. Gesteuert wird die Datenablage über die EMC-Software DatabaseXtender. Diese ermöglicht laut Hersteller einen policy-basierten Datentransfer aus überlasteten Produktionsdatenbanken über Tiered-Storage-Umgebungen, wie sie auch das Uniklinikum Leipzig im SAN aufgebaut hat. DatabaseXtender stellt anhand der mit der jeweiligen Fachabteilung vereinbarten Service-Levels sicher, dass die Informationen immer auf dem jeweils kostengünstigsten System abgelegt und im zweiten Schritt dann auf der Centera archiviert werden. Auch die Daten von abgeschlossenen Prozessen aus den SAP R/3-Modulen zum Finanzwesen und Controlling würden mithilfe der standardisierten SAP-Archivierungsobjekte auf die Centera ausgelagert.

Nach Abschluss des Projekts steht dem Uniklinikum Leipzig eine Informationsinfrastruktur zur Verfügung, die neben der Archivierung von SAP-Daten und -Dokumenten auch die intelligente und transparente Wiederherstellung der archivierten Informationen ermöglicht. Durch die frühzeitige Archivierung der SAP-Daten wird zudem Speicherplatz auf den Online-Systemen frei. DatabaseXtender sorgt so für eine verbesserte Performance des gesamten Systems: „Die Zugriffszeiten auf die Produktivdaten und auch auf die archivierten Informationen haben sich erheblich verkürzt", bestätigt CIO Jaeckel.

In den letzten Jahren ist auch das Datenvolumen der Einkaufsgenossenschaft INTERSPORT Deutschland eG in Heilbronn stark angewachsen. Kein Wunder, denn es sind rund 1,5 Millionen Wareneingänge und 1,3 Millionen Warenausgänge zu verarbeiten. Die in den SAP R/3-Standardmodulen Finanzwesen (FI), Materialwirtschaft (MM) und Vertrieb (SD) angefallenen Belege konnten zwar durch einzelne Maßnahmen reduziert werden, aber eine kontinuierliche Archivierung fand noch nicht statt. Darüber hinaus drückte mit rund 13 Gigabyte insbesondere das hohe Datenvolumen der SAP-Zentralregulierung (LO-AB, Agency Business). Besonders Regulierungsanforderungen und Vergütungslisten verursachten hier wegen ihres hohen Belegvolumens deutliche Performance-Engpässe. In dieser Situation beauftragte INTERSPORT die ComSol AG mit der Implementierung der PBS archive add ons zur Datenarchivierung im SAP-System.

Der Auftrag umfasste die drei Aufgabenbereiche: Produktivsetzung der Archivmodule, technische Unterstützung und Archivierung der Datenbestände der Jahre 2002 und 2003. Die Konstitution des Projektteams, die Definition der Projektziele und die Testphase in den einzelnen Fachbereichen erfolgten dann sehr rasch. Bereits Ende Oktober 2004 konnten die ersten drei Module für FI, MM und SD produktiv gehen. Im Modul SD ist bei der Archivierung der ausgelieferten Verpackungseinheiten (Handling-Units) ein signifikantes Problem aufgetreten. Von insgesamt rund 1,7 Millionen Belegen waren 1,3 Millionen zur Archivierung selektiert, aber nur 928 Belege tatsächlich archiviert. Das sind gerade einmal 0,1 Prozent. Der Status ließ eine Archivierung im SAP-System nicht zu. Der INTERSPORT Projektleiter Rolf Schweiker zog in einem eintägigen Einsatz einen ComSol-Experten für SD hinzu. „Dieser empfahl eine pragmatische Möglichkeit. Mit dem Ergebnis waren wir äußerst zufrieden", berichtet der Projektleiter. Bezogen auf den Selektionszeitraum konnten damit 76 Prozent aller Belege archiviert werden. Im Modul FI hat der Einsatz der PBS archive add ons zu einem Archivierungserfolg im Selektionszeitraum von 98 Prozent geführt. Das hat sich auch direkt positiv auf das Volumen der Datenbank ausgewirkt, denn der gesamte PBS-Archivdatenbestand wird außerhalb der R/3-Datenbank auf dem Server abgelegt. Die archivierten Daten lassen sich laut Hersteller aber jederzeit im SAP-System selbst anzeigen und auswerten. Dank dieser Methode erreicht man eine Verringerung des Datenbestandes der Datenbank von bis zu 90 Prozent.

Der Anwender

„Eine wöchentliche Archivierung der Fertigungsaufträge ist geplant.“ Bernd Blümmert, IT-Leiter bei SAF-HOLLAND

Auch der Achsenhersteller SAF-HOLLAND entlastet sein SAP-System mit einem digitalen Archiv. Um die Performance des SAP-Systems ohne Aufrüstung der Hardware zu erhalten, führte die SAF-HOLLAND GmbH das DOXiS Archiv von SER ein. Aufgrund des hohen Datenvolumens mussten die Tabellen der SAP-Module verkleinert werden. Dazu sollten die SAP-Daten im DOXiS Archiv archiviert werden und anschließend für Recherchen zur Verfügung stehen. Im Einsatz sind die SAP R/3-Enterprise-Module Produktionsplanung und -steuerung (PP), Materialwirtschaft (MM), Sales & Distribution (SD), Finanzwesen (FI), Controlling (CO)und Qualitätsmanagement (QM). Die Auslagerung der Daten ins SER-Archiv ermöglicht eine Reorganisation der Datenbanken und damit deutliche Performance-Verbesserungen. Der Massentest ist bereits erfolgreich durchgeführt worden. „Das Projekt befindet sich In-Time und im Budget, genau wie geplant", berichtet Bernd Blümmert, IT-Leiter bei SAF-HOLLAND. Zurzeit läuft die Archivierung der Altdaten. In Zukunft werden die SAP-Daten regelmäßig archiviert, beispielweise ist eine wöchentliche Archivierung der Fertigungsaufträge geplant.

Der Hersteller von elektronischen Hilfsmitteln für Sehbehinderte, die Freedom Scientific Blind/Low Vision Group, wählte das Archivierungs- und Dokumentenmanagement-System ELOprofessional von ELO Digital Office. Ziel war bei Projektbeginn der rasche und zuverlässige Zugriff auf Informationen wie Belege aus der ERP-Suite SAP Business One, die bei kleineren mittelständischen Unternehmen zum Einsatz kommt. Ermöglicht wird dies durch die Schnittstelle ELO SAP ArchiveLink für Business One, die die automatisierte Übernahme und Verschlagwortung der etwa 60 000 in SAP abgelegten Ausgangsbelege gewährleistet. Auch die Belege der Finanz- sowie der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung sind jetzt in den ELO-basierten Arbeitsablauf integriert. Neu erstellte Belege wie Lieferscheine und Zolldokumente kommen seither selbsterschließend hinzu. Die ArchiveLink-Lösung steuert zum einen die generelle Konfiguration, derzufolge bestimmte Ausgangsbelege automatisch, andere manuell nach Rückfrage vom System archiviert werden. Ablagestruktur und Verschlagwortung sind flexibel wählbar. Zum anderen übernimmt die Schnittstelle die Kommunikation mit SAP Business One und steuert über den ELO XML-Importer die Übergabe der Daten an das ELO-Archiv. Eingangsrechnungen oder -lieferscheine werden laut Hersteller wahlweise manuell über einen grafischen Auswahldialog der SAP-Datenbank zugewiesen oder alternativ vollautomatisiert abgelegt. Rechnungen, die per E-Mail aus dem Headquarter in Florida eingehen, würden über ELO XC automatisiert ausgefiltert und über den ArchiveLink weiterverarbeitet.

Die Arbeitsabläufe, die vor Einführung der Dokumentenmanagement-Lösung zeitaufwändig und manuell erfolgten, erledigt ELOprofessional nun automatisiert. So lassen sich laut Hersteller die Belege aus SAP Business One heraus in Sekundenschnelle über einen Mausklick in ELO anzeigen. „Unsere Mitarbeiter haben nun auch die Möglichkeit, SAP-Dokumente einzusehen, ohne dass ihr Arbeitsplatz über eine SAP-Anbindung verfügt oder sie sich spezielles SAP-Wissen aneignen müssen", erklärt Tobias Winnes, Geschäftsführer der Freedom Scientific GmbH, Tägerwilen.

Um die Verwaltung und Archivierung der zahlreichen Dokumente zu optimieren, entschied sich Feinguss Blank ein Dokumentenmanagement- und Archivsystem einzuführen. OPTIMAL SYSTEMS hat in Riedlingen mit seiner Lösung für Enterprise Content Management (ECM) überzeugt. Der erste Projektschritt fokussierte die digitale Archivierung von Auftragspapieren wie Lohnscheine, Laufkarten, Prüfberichte und anderen Dokumenten für die Qualitätssicherung. In weiteren Schritten ist die Anbindung von OS|ECM an SAP sowie an spezifische Fachverfahren bei Feinguss Blank realisiert worden. SAP funktioniert als führendes System. Die ECM-Lösung sorgt im Hintergrund für digitale Archivierung, Dokumentenmanagement und Business Process Management, mit der Entlastung des ERP-Systems als Ergebnis. Dabei wird der Zugriff und die Recherche von Informationen erheblich verbessert.

Es wurde laut Hersteller eine produktionsähnliche hierarchische Struktur konzipiert, um eine richtige, automatische Aktenzuordnung zu ermöglichen. „Mit OS|ECM ist es gelungen, produktions- und verwaltungsspezifische Ablagestrukturen zu schaffen, die es dem Mitarbeiter ermöglichen, jederzeit die für seinen Arbeitsschritt relevanten Unterlagen per Mausklick zu recherchieren oder einzusehen", erläutert Wolfgang Ruchti, IT-Leiter bei der Feinguss Blank GmbH, und fügt hinzu: „Das System läuft stabil und wird von den Mitarbeitern vollständig akzeptiert."

Seit der Einführung von OS|ECM ist das System nach und nach mit den Anforderungen der Feinguss Blank GmbH gewachsen – von einer reinen Archivlösung zu einer umfassenden Informationsplattform. Durch die Digitalisierung von rund 3,5 Millionen Dokumenten per 2008 konnte nach Angaben des Anwenderunternehmens die Bearbeitung der Vorgänge deutlich verkürzt werden.

Der Anwender

„Archivieren SAP-Belege nur noch auf gesetzeskonformen optischen Speichermedien.“ Steffen Epple, Head of Product Lifecycle Management bei B. Braun

Das papierlose Büro ist eines der Kernziele des international tätigen Gesundheitsversorgers B. Braun Melsungen AG. Dabei kommt der IT-Abteilung des Unternehmens, das im Geschäftsjahr 2008 mit rund 38 000 Mitarbeitern einen Umsatz von 3,8 Milliarden Euro erwirtschaftete, eine Schlüsselrolle zu. Ein zentrales Mittel, um dieses Ziel zu erreichen, ist die Digitalisierung aller internen und externen Dokumente, insbesondere derjenigen, die im SAP-System von B. Braun erzeugt werden. „Ende der 1990er Jahre fiel deshalb die Entscheidung, die Papierarchive im SAP-Umfeld abzuschaffen und alle SAP-Belege nur noch auf gesetzeskonformen optischen Speichermedien zu archivieren", erklärt Steffen Epple, Head of Product Lifecycle Management bei B. Braun. „Das Thema SAP-Archivierung ist seither ein fortlaufendes Projekt mit einer Vielzahl an Teilprojekten." Seit dem Initialprojekt setzt B. Braun auf die SAP-Archivierung des ECM-Herstellers Open Text. Implementiert wurde das Open Text-Archiv als zentrale Lösung am Hauptstandort des Unternehmens in Melsungen. Sämtliche Belege aus den verschiedenen SAP-Instanzen, die ebenfalls zentral implementiert seien und laut Hersteller über lokale Caches allen SAP-Anwendern weltweit zur Verfügung gestellt werden, werden darin rechtssicher abgelegt. Im Durchschnitt wurde eine Amortisationsdauer von zehn bis 12 Monaten erreicht. Denn den Investitionskosten, die sich aus Aufwendungen für Soft- und Hardware, Implementierung und Wartung zusammensetzen, stehen Einsparungen gegenüber bei den Lager- und Raumkosten für die Papierarchive, durch schnellere Durchlaufzeiten der Belege im Unternehmen sowie kürzere Recherchezeiten. hei