Digitale Archive entlasten SAP-Umgebungen

Unternehmen mit sehr hohen gesetzlichen Auflagen, wie beispielsweise die pharmazeutische Industrie, können diese teilweise ausschließlich über Enterprise-Content-Management-Systeme erfüllen. Neben die Compliance tritt die Prozessverbesserung: ECM-Technologien in Verbindung mit SAP versetzen den Anwender beispielsweise in die Lage, ein weitgehend automatisiertes Rechnungsmanagement zu betreiben. Hierbei werden Papierrechnungen eingescannt und alle weiteren Schritte wie Lesen, Interpretieren und Buchen der Rechnungsdaten übernimmt das ECM-System.
SAP bietet zwar auch selbst einige Content-Management-Funktionen an, doch sind diese in erster Linie dazu gedacht, in den Tiefen der SAP-Applikationen ihren Dienst zu verrichten. In puncto Archivierung von unstrukturierten Daten hält sich SAP zurück und will sich nach eigener Aussage grundsätzlich nicht als Anbieter von Lösungen für die Langzeitarchivierung positionieren. Marktbeobachter sehen darin ein Zugeständnis an die vielen ECM-Hersteller, die sich im SAP-Umfeld positionieren.

Das Stuttgarter Software- und Beratungshaus Cenit bildet die SAP-Archivierung über das ECM-System IBM Filenet sowie die drei Cenit-Lösungen INES, SAPIC und SAPMIG ab. INES indiziert ein- und ausgehende Belege in IBM Filenet P8 automatisch mit Indexwerten aus SAP. Somit ist laut Herstellerangabe eine qualifizierte Dokumentensuche ohne SAP-Zugriff möglich. INES läuft auf allen Plattformen, welche IBMs SAP-Archivierungslösung
Filenet ACSAP unterstützen.
SAPIC erzeugt in SAP Verknüpfungen auf Basis von bestehenden IBM File­net-Dokumenten. Die automatisierte Erstellung von SAP-Verknüpfungen sowie der Verzicht auf eine manuelle Zuordnung beschleunigen laut Herstelleraussage die Bearbeitung von eingehenden Dokumenten im SAP-System. SAPIC unterstützt transparente Dokumenteneingangsprozesse und lässt sich mit dem SAP Business Workflow integrieren.
Im Cenit-Modul SAPMIG werden archivierte Dokumente aus einem SAP Content Repository über den SAP Archive Link in ein anderes Repository migriert. Den Migrationsprozess bestehender Archiv- und Content-Management-Systeme steuert das SAP-System über standardisierte Schnittstellen.

Der DMS-Spezialist DocuWare erweitert die SAP NetWeaver-Plattform um Funktionen für das Archivieren von Daten und Dokumenten. Dem Anbieter zufolge lassen sich über die Schnittstelle SAP ArchiveLink ein- und ausgehende Dokumente, Drucklisten, SAP-Archivdateien sowie Word und Excel-Files direkt aus dem SAP-System im zentralen Dokumenten-Pool von DocuWare ablegen. Durch die Integration können Anwender direkt aus dem SAP-System heraus nach Informationen recherchieren ohne die dortige Benutzeroberfläche zu verlassen.
Gleichzeitig kann jeder berechtigte DocuWare-Client auf die Dokumente und Daten aus dem SAP-System zugreifen, wobei zusätzliche Attribute die Recherche erleichtern. Zudem lassen sich über DocuWare-Archive SAP-relevante Dokumente auf CD oder DVD erstellen. Damit könne der Anwender von einem beliebigen PC ohne Soft­ware-Installation über den Web-Browser in einem Archiv recherchieren.
Die Zusammenarbeit zwischen DocuWare und SAP erfasst sowohl eingehende als auch ausgehende Dokumente und unterstützt zudem die Archivierung. Ein typisches Szenario für eingehende Dokumente sieht wie folgt aus:

1. Auf der Eingangsrechnung wird ein Barcode aufgebracht.
2. Rechnungsprüfung und Buchen des Systems erfolgen im SAP-System.
3. Das SAP-System erfasst den Barcode und erzeugt ein Business Objekt.
4. Der Beleg wird gescannt, der Barcode erkannt und in DocuWare archiviert.
5. DocuWare übergibt die Tabelle mit Barcode und Doc-ID an das SAP-System.
6. Das SAP-System ermittelt den Buchungsbeleg und verknüpft ihn mit Hilfe des Barcodes mit dem zugehörigen DocuWare-Dokument.

Der Anwender kann vom SAP Business Objekt direkt auf das zugehörige DocuWare-Dokument zugreifen.

Für ausgehende Dokumente gilt ein anderes Szenario:

1. Buchung und Business Objekt, beispielsweise für eine Bestellung, werden in SAP erstellt.
2. Die Bestellung wird in Papierform gedruckt, parallel dazu legt sie ArchiveLink im DocuWare-Archiv mit der spezifischen SAP Doc ID ab.
3. Über SAP Doc ID ist beim Bearbeiten eines Business Objekts in SAP der Zugriff auf den in DocuWare archivierten Beleg möglich.

Die Kooperation des ECM-Anbieters Opentext mit SAP umfasst Archiv­funktionen für SAP-Belege, den Dokumenten-Zugriff aus dem SAP-System heraus sowie die automatische Rechnungseingangsverarbeitung. Im vergangenen Jahr haben SAP und Opentext mit dem Produkt SAP Extended ECM by Opentext die Content-Management-Funktionen mit SAP-Prozessen wie Einkauf, Qualitätsmanagement und Projektmanagement verknüpft.
Während die Opentext-Entwicklungen in der Vergangenheit auf Abap-Add-Ons für bestehende SAP-Lösungen abzielten, wird bei SAP Extended ECM by Opentext der Opentext Content Server direkt mit dem SAP-Backend gekoppelt.
Anwender werden darüber laut Unternehmensaussage in die Lage versetzt, in SAP-Prozesse Inhalte einzubinden, welche aus SAP- und aus Nicht-SAP-Systemen stammen können. Die bisherige Trennung der ECM und ERP-Umgebungen soll dabei nicht mehr sichtbar sein. SAP Extended ECM by Opentext integriert ECM-Funktionen in die SAP-Prozesse Qualitätsmanagement, Einkauf, Asset Management, Projektmanagement, Servicemanagement und Records Management. Records Management umfasst unter anderem Funktionen zum Aufbewahren von Informationen über kundenbezogene Geschäftsabläufe.
Dem Endanwender stehen die ECM-Funktionen unter den gewohnten SAP-Frontends SAP GUI und SAP NetWeaver Portal zur Verfügung. Über MS Outlook lassen sich laut Opentext geschäftliche E-Mails mit Metadaten aus dem SAP-System anreichern und in einer Kundenakte anlegen.

Der Berliner DMS-Spezialist Optimal Systems tritt mit der ECM-Suite OS ECM an. Diese versteht sich als zentraler Informations- und Datenpool im Unternehmen, der laut Herstelleraussage die Verfügbarkeit von Informationen vereinfacht, so dass Geschäftsprozesse an Transparenz und Effizienz gewinnen. Version 6 von OS ECM kombiniert strukturierte Workflows und Ad-hoc-Abläufe in Form von sogenannten Smart Structured Workflows. Ziel ist es dabei, innerhalb strukturierter Abläufe Ad-hoc-Bereiche einzurichten, in denen Mitarbeiter über spontan definierte Prozesse auf variable Abläufe reagieren.
Neben Grundfunktionen wir Archivierung, Dokumentenmanagement, Workflow, Capturing, Classification und Records Management bietet OS ECM über Schnittstellen eine tiefe Integration in bestehende IT-Landschaften. Die ECM-Suite verwaltet sämtliche Dokumente wie E-Mails, Faxe, MS-Office-Dokumente, Rechnungen oder Fotos. Zusammengehörige Dateien oder Verzeichnisse lassen sich komprimiert in einem Container als sogenannte Compound Documents ablegen und verwalten.
Das integrierte Records Management verwaltet Akten in einer hierarchischen Archivstruktur in Form von Ordnern und Registern. Dokumente und Informationen werden dabei stets nur einmal abgelegt und sind in der aktuellen Version von überall her zugänglich. Rendition Management sorgt dafür, dass proprietäre Dateiformate in Standardformate konvertiert werden.
Hash- und Signaturverfahren gewährleisten die Integrität der Dokumente, wobei automatische Prüfvorgänge jederzeit eine nachweisbare Kontrolle ermöglichen sollen. Com­pliance-Vorgaben erfüllt OS ECM über die Erstellung, Verwaltung und revisionssichere Archivierung im jeweiligen Kontext sowie die Dokumentation aller Geschäftsvorgänge, einschließlich elektronischer Signatur, Protokollierung und der Abbildung von Freigabeprozessen.

Der Berliner ECM-Spezialist Saperion deckt die Funktionalitäten von SAP-Systemen in Sachen Information Lifecycle Management über die Produkte ECM Data Archiving for SAP und ECM Compliance ab. Zur Anbindung von Saperion ECM an SAP über die SAP ArchiveLink-Schnittstelle dient Saperion ECM R/Link for SAP. Zur Funktionalität dieser Schnittstelle gehört die Ablage von Dokumenten und Drucklisten aus SAP heraus in das angeschlossene ECM-System. Außerdem ermöglicht SAP ArchiveLink die Archivierung von Archivdateien (SAP ADK).
Die Verbindung von archivierten Dokumenten erfolgt über einen SAP Verwaltungseintrag als logische Verbindung des Dokuments mit einem SAP-Business-Objekt in einer sogenannten Verknüpfungstabelle. An ein SAP-Objekt können weitere Dokumente angeschlossen werden, etwa ein Kundenauftrag mit Bestellung, Lieferschein und Rechnung. Zu den wichtigsten Funktionen des ArchiveLink-Interfaces gehören die sogenannten Ablageszenarien, welche organisatorische und technische Abläufe beschreiben. Diese sorgen nach erfolgreicher Archivierung für die notwendigen Einträge in den Verknüpfungstabellen. Ab diesem Zeitpunkt können SAP-Anwender, sofern ihre Berechtigung ausreicht, die Dokumente zusammen mit dem SAP-Objekt anzeigen lassen.
SAP selbst hat in den vergangenen Jahren mit SAP NetWeaver Information Lifecycle Management (ILM) die herkömmlichen Datenarchivierungstechnologien, welche auf Basis von SAP ArchiveLink implementiert sind, um Managementfunktionen für den Informationslebenszyklus erweitert. Diese Erweiterungen decken Compliance-Anforderungen ab, wie etwa die Aufbewahrungs- und Löschfristen innerhalb von SAP.
Zu den Hauptkomponenten von SAP NetWeaver ILM gehören der SAP Information Retention Manager (IRM) und ein Framework, das es den Kunden ermöglicht, Business-Intelligence-Reports über archivierte Daten unabhängig vom ursprünglichen System dieser Daten auszuführen. Mit SAP NetWeaver ILM können zudem alte SAP-ERP-Systeme mit dem Szenario Retention Warehouse außer Betrieb genommen werden.
Die Ablage und Archivierung dieser Daten und der damit verbundenen Datenstrukturen bildet Saperion über das Produkt ECM Data Archiving for SAP ab. Dieses unterstützt zusammen mit der Saperion ECM Compliance Suite SAP Altsystemablösungen und Systemstilllegungen. Die Saperion ECM Compliance Suite sorgt für die Einhaltung von Aufbewahrungsfris­ten für archivierte SAP-Daten und zugehörige Dokumente und führt die Löschbefehle des SAP NetWeaver ILM am Ende des Lebenszyklus aus.
Die Systeme von Saperion und SAP tauschen über die SAP ArchiveLink-Schnittstelle Dokumente lediglich über die sogenannte Dokumenten-ID aus, eine 30-stellige alphanumerische Kennzeichnung. Ein Zugriff auf die archivierten Dokumente ist nur über diese Nummer oder direkt aus SAP möglich. Folglich müsste jeder, der SAP-verknüpfte Dokumente anzeigen möchte, über eine SAP-Lizenz verfügen. Diese Hürde überspringt laut dem Hersteller Saperion ECM R/Indexer for SAP. Dieses Produkt lese Indexwerte aus der SAP-Datenbank aus und indiziere mit diesen die Dokumente im ECM-System. Somit werde die Recherche und der Dokumentenzugriff auch ohne SAP-Lizenzen möglich. jf