Dokumentenlogistik lautet der neue Ansatz des Stuttgarter Output-Management-Instituts. Dieses Konzept integriert die bisher getrennten Konzepte Managed Print Services und Transaktionsverarbeitung. (Ausgabe 4/2013)
Dokumenten-Output betrifft viele Aufgabenstellungen in Unternehmen und Verwaltungen. Unternehmensweite Standardsoftware (ERP) bildet zwar in fast allen Betrieben das Fundament der Datenverarbeitung, trotzdem finden sich neben den darin verarbeiteten Informationen immer parallele Dokumentenströme. Die meisten Prozesse werden nun einmal durch Dokumente angestoßen und gesteuert. Fast jeder Prozess greift an irgendeiner Stelle auf Dokumente zurück oder produziert solche. Einerseits erfolgt der Umgang mit Dokumenten sehr strukturiert und organisiert, andererseits auch eher unstrukturiert und fallbezogen. Zum ersten Fall gehören Rechnungen, Lieferscheine und Mahnungen – ein Aufgabenfeld, das als Transaktionsdruck bezeichnet wird, weil die Dokumente einen Transaktionsvorgang abbilden.
Managed Print Services optimieren die Infrastruktur
Während sich der Transaktionsdruck eher in Anwendungen in einer Server-Umgebung abspielt, finden sich die unstrukturierten Dokumente vorrangig in Büroumfeld. Ausgegeben werden die dortigen Dokumente in erster Linie auf dezentralen Druck- und Kopiersystemen. Diese Infrastruktur zu optimieren und zu administrieren haben sich die verschiedenen Managed-Print-Service-Konzepte auf die Fahne geschrieben. Immer mehr Hersteller bieten inzwischen Lösungen sowohl für den strukturierten als auch für den unstrukturierten Output an. Beide Bereiche bekommen immer mehr Berührungspunkte und verlangen nach einer übergreifenden Betrachtung. Diese eröffnet Chancen für Anwender und Hersteller.
Die vielen unterschiedlichen Output-Systeme in den Unternehmen lassen sich nicht mehr so einfach in allgemeine Büro- und spezialisierte Produktionssysteme trennen: Arbeitsplatz-Drucker und Arbeitsplatz-Multifunktionsgeräte können neben Drucken auch Kopieren, Scannen und Faxen. Arbeitsgruppen- oder Abteilungssysteme gelten zunehmend als Bestandteil der IT-Infrastruktur. Produktionssysteme im Sinne von Light-Production-Printern finden sich sowohl in Hausdruckereien als auch bei Druckdienstleistern, während große Produktionsdrucksysteme in erster Linie für den Transaktionsdruck als Rollendrucker (Endlos-Papier) oder als Einzelblatt-Drucker (Cutsheet) in zentralen Druckrechenzentren zum Einsatz kommen. Dezentrale Systeme sind als Eingabe- und Ausgabestation für den multifunktionalen Einsatz gedacht, können aber im Einzelfall auch Transaktions-Dokumente ausgeben. Die Produktionsdrucker dagegen werden für den Einsatz in Umgebungen entwickelt, in denen es schwerpunktmäßig um das hochvolumige Drucken geht. Sie können entweder eher vielseitig für unterschiedliche Verwendungszwecke ausgestattet sein (etwa mit Heft-, Falz-, Loch- oder Bindeeinrichtungen) oder sind ganz gezielt auf sehr großen Durchsatz und hohe Standfestigkeit ausgelegt.
Die Unterscheidung nach Einsatzzweck verschwimmt
Die Unterscheidung zwischen den Output-Management-Bereichen ergibt sich traditionell aus den verschiedenen Einsatzzwecken der Systeme: Hier die Multifunktionsgeräte, die mehr als nur drucken können, dort der Transaktionsdruck, der wegen seines Volumens entsprechend leistungsfähige Produktionsdrucksysteme benötigt. Aber alle diese Systeme müssen gemanaged werden. Funktionen und Dienstleistungen, die sich aus den unterschiedlichen Managed-Print-Service-Konzepten ergeben, lassen sich auch gut für reine Drucker anwenden. Beispiele hierfür sind das Follow-me-Printing, Secure Printing, die Verwaltung von Druckjobs, Treiber-Management, Fleet-Management sowie automatisierte Bestellprozesse für Verbrauchs- und Ersatzteile. Ebenso lassen sich die Systeme, die üblicherweise in Managed-Print-Service-Infrastrukturen betrieben werden, durchaus für Transaktionsdruck-Anwendungen nutzen.
Während sich Managed Print Services auf den optimalen, sicheren und kostengünstigen Einsatz der Multifunktionsgeräte im Unternehmen konzentrieren, fokussiert sich die variable Transaktionsverarbeitung auf den Prozess der Erstellung und Optimierung sowie den Versand von Transaktionsdokumenten. Bei den Managed Print Services steht also die optimale Einsetzbarkeit und Verwaltung von Infrastruktursystemen im Vordergrund, beim Transaktionsdruck hingegen die Prozesskette der Dokumentenverarbeitung, in der einzelne Drucker nur einen Teil des Gesamtprozesses erledigen – und das auch nur dann, wenn der Versand mittels physischer Post und nicht über einen elektronischen Versandkanal abgewickelt wird. Die gemeinsame Schnittmenge ist die Verwaltung der Multifunktionsgeräte in Bezug auf das Drucken und Faxen als zwei der Ausgabekanäle der Transaktionsverarbeitung. Vorgänge wie das Erstellen von Kopien und das Scannen gehören nicht zur Transaktionsverarbeitung.
Beratung in Sachen Druck und Dokumente
Das OMI Output-Management-Institut aus Stuttgart versteht sich als wissenschaftliches Zentrum für das Fachgebiet Output Management. Schwerpunkte der Arbeit stellen die Bereiche Variable Transaktionsverarbeitung von Kundenkorrespondenz sowie die unternehmensweite Dokumentenlogistik und ihre Infrastruktur dar. Das Output-Management-Institut befasst sich mit organisatorischen, technischen und rechtlichen Fragestellungen, mit denen sich Unternehmen und öffentliche Einrichtungen in diesem Zusammenhang konfrontiert sehen. Grundlage der Arbeit des Instituts stellt ein Netzwerk von Spezialisten dar, die sich in dieser Branche als ausgewiesene Wissensträger und Berater mit strategischen Ambitionen für zukunftsweisende Konzepte und Architekturen qualifiziert haben.
Das Optimieren einzelner Bereiche greift zu kurz
Das alleinige Optimieren der Ausgabe-Systeme im Büroumfeld greift inzwischen deutlich zu kurz. Einerseits müssen neben den dezentralen auch die zentralen Systeme als Teil der gesamten IT-Infrastruktur gesehen und betrieben werden, andererseits darf über der gesamten Optimierung der Infrastruktur nicht vergessen werden, dass die Systeme keinem Selbstzweck genügen sollen, sondern integraler Bestandteil der Dokumentenverarbeitungsprozesse sind. Eine Con-trolling-Sicht auf die Auslegung und Administration der Infrastruktur ist zwar gut und schön und ein erster Schritt, aber erst wenn die Prozesse entsprechend mit betrachtet werden, kann das Output Management seine vollständigen Potenziale ausspielen.
In diesem Zusammenhang stellt sich natürlich immer wieder die Frage, ob ein Dokument überhaupt ausgedruckt werden muss. Liegt ein Dokument bereits digital vor und wird es digital transportiert, mag sich das Ausdrucken oder Kopieren erübrigen. Dokumentenausgabekanäle können heute auch völlig unabhängig von Drucksystemen und doch Bestandteil eines übergreifenden Output-Management-Ansatzes sein. Nicht die Systeme stehen im Mittelpunkt der Überlegungen, sondern die Dokumente und ihre verbundenen Prozesse. In einen solchen Ansatz fließen dann auch Prozesse ein, die eher aus der variablen Transaktionsverarbeitung bekannt sind. Es geht darum, wie Dokumente erzeugt werden, wie sie sich am besten für den Versand vorbereiten lassen und wie sie auf ihren Versandweg gebracht werden.
Dokumentenbasierte Abläufe werden zum neuen Oberbegriff
Solche Überlegungen gehen über die üblicherweise als Managed Print Service verstandenen Leistungen hinaus. Sie stoßen in strategische Konzepte des Unternehmens vor, in denen die Systeme und ihre Funktionen nur noch einer von vielen anderen übergeordneten Prozessen sind, also in die Konzeption der gesamten dokumentenbasierten Abläufe. So verstanden sind Managed Print Services nur ein Teil innerhalb eines weit umfangreicheren Prozessgeschehens.
Für die Anwender kann das Output Management über einen solchen Denkansatz zur Effizienzsteigerung und Gewinnung neuer Wettbewerbsvorteile beitragen. Aber auch für die Anbieter ist der Ansatz interessant, denn er kann ihnen den Weg aus der teilweisen Kannibalisierung ihres originären Geschäfts zeigen. Eines wird spätestens hier klar: Es geht darum, Druck- und Kopierfunktionen dieser Geräte einzusparen. Je weiter hier die Überlegungen gehen, desto stärker treten Anwendungslösungen in den Vordergrund.
Damit landen wir zwangsläufig wieder bei den Transaktionsverarbeitungssystemen. Denn auch dort gilt es immer wieder zu überprüfen, wann und in welchem Zusammenhang ein Dokument eher auf einem multifunktionalen Office-System oder bei Dienstleistern mit ihren effektiveren Druck- und Versandoptionen reproduziert werden sollte.
Erste Projekte präsentieren integrierte IT-Architekturen
Schon heute stellt sich für Unternehmen die Frage, ob ein zu versendendes Dokument besser zentral oder dezentral verarbeitet werden soll. Allein schon bei der Papierausgabe lassen sich viele Optimierungsansätze diskutieren: die Integration in Postläufe, die Portooptimierung oder der poststellennahe Druck. Mit den elektronischen Versandvarianten hat die Fragestellung noch einiges mehr an Dynamik bekommen. Im variablen Transaktionsdruck werden dazu in letzter Zeit immer mehr intelligente Druckertreiberlösungen geschaffen. In Bereichen, die dem Managed Print Service nahestehen, sind es die elektronischen Jobtickets, die eine Verbindung zwischen den Auftrag gebenden Fachabteilungen und der zentralen Hausdruckerei herstellen. Lösungen, die eine Steuerung, Verwaltung und Überwachung von auszusendenden Dokumenten oder gleich ganzer Serienbriefe auf die geeigneten Ausgabekanäle verteilen, spielen eine immer größere Rolle. Auch wenn die Integration bisher noch nicht überall gelungen ist, zeigen erste Projekte, wie effektivere und integrierte Architekturen für den gesamten Ausgangsbereich aussehen könnten. Ansätze zum Multi-Channel-Marketing umfassen neben dem Papierversand auch elektronische Kanäle wie etwa E-Mail oder Social Media.
Vor diesem Hintergrund ist es nur konsequent, dass die großen Anbieter aus einem der Output-Management-Bereiche (Managed Print Service oder Transaktionsverarbeitung) sich mit Fusionen und Übernahmen im jeweils anderen Bereich beschäftigen. Nicht von ungefähr hat Canon die auf hohes Volumen spezialisierte Firma Océ übernommen. Ricoh integriert den über einige Jahre gemeinsam geführten ehemaligen Production Printing-Bereich von IBM in die eigenen Strukturen. Der Druckeranbieter Lexmark hat zahlreiche Softwarefirmen gekauft, darunter den Output-Software-Spezialisten Pallas Athena. Diese Beispiele machen deutlich, dass der Integrationsbedarf nicht nur auf Anwenderseite enorm ist, sondern die Themenbereiche auch auf der Anbieterseite noch zahlreiche Anstrengungen erfordern.
Dokumentenlogistik betrachtet sich als integrativen Ansatz
Der hier diskutierte integrative Ansatz leitet uns zum Begriff der Dokumentenlogistik, der ganzheitlich alle Prozesse des Transports, der Lagerung (Speicherung, Aufbewahrung, Ablage, Archivierung), des Handlings und des Wandelns (Drucken, Kopieren, Scannen) von der Erstellung bis zur Verwendung und Ablage von Dokumenten behandelt. Über die Dokumentenlogistik lässt sich die gesamte dokumentenbasierte Prozesskette im Unternehmen von der Eingangspost über den internen Postlauf und die Bearbeitung der Dokumente bis hin zum Output Management analysieren und gestalten.
Dieser Begriff führt die beiden heute immer noch getrennt betrachteten Konzepte des Managed Print Service und des Transaktionsdrucks unter einem Dach zusammen. In Führungskreisen fehlt bislang häufig das Grundverständnis für den Sinn und den Bedarf dieses integrativen Ansatzes. Die Unternehmen optimieren Teilprozesse, vernachlässigen aber die Gesamtbetrachtung. Um dem integrativen Ansatz der Dokumentenlogistik im betrieblichen Alltag zum Durchbruch zu verhelfen, sind Musterbeispiele und Diskussionsplattformen nötig und außerdem ein wissenschaftlicher Unterbau.
Genau an diesem Punkt setzt das Output-Management-Institut mit seinem Netzwerk an: Arbeitskreise, Messeveranstaltungen und Veröffentlichungen sowie konkrete Beratungsprojekte sollen die Integration der verschiedenen Aspekte des Output Management vorantreiben, ins Bewusstsein von Entscheidern bringen und damit die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen steigern.jf
Die Autoren:
Werner Broermann (links) ist Geschäftsführer der OMI Output-Management-Institut GmbH aus Stuttgart. Robert Dekena leitet am OMI den Bereich Managed Print Services und ist Inhaber der Dokulog Dokumentenlogistik & Management Beratung aus Bergisch Gladbach.
