Enterprise-Resource-Planning(ERP)-Projekte fordern IT-Manager ganz besonders heraus. Doch moderne Softwarelösungen lohnen den Aufwand bei der Einführung. IT-Leiter zeigen in fünf Projekten, was möglich ist. (Ausgabe 4/2013)
Unternehmensweite Standardsoftware (ERP) wickelt Geschäftsprozesse vom Einkauf über den Vertrieb bis hin zum Service ab. Für die Steuerung dieser Abläufe benötigen Unternehmen dispositive Systeme, welche die Transaktionsdaten sammeln, aufbereiten und analysieren.
Die Bereitschaft zum Aus- oder Umbau der IT-Systeme ist hoch: die vom Center for Enterprise Research am Lehrstuhl für Informatik der Universität Potsdam betriebene ERP-Trendstudie 2012 ergab, dass fast 70 Prozent der Unternehmen sich derzeit mit der Erweiterungen ihrer ERP-Landschaft befassen. Mit einer erheblichen Abkühlung der Investitionsbereitschaft im ERP-Umfeld sei im laufenden Jahr daher nicht zu rechnen.
Die folgenden fünf Anwenderberichte zeigen, wie Unternehmen Abläufe optimieren. Die Bandbreite reicht dabei von der Fertigungsplanung über die Vertriebssteuerung und das Projektmanagement bis hin zum automatischen Bestellwesen.
Metallbearbeiter optimiert Fertigung mit avista.ERP
Die Metallbeschichtung Resch GmbH wurde im Jahr 1974 gegründet und verfügt über große Erfahrungen im Bereich der Pulverbeschichtung. Zur Optimierung der Prozesse hat das Unternehmen kürzlich die unternehmensweite Standardsoftware avista.ERP eingeführt. Bei der Einführung wurden neben der Angebotskalkulation, Auftragserfassung- und Bearbeitung, Lagerhaltung und Farbdisposition auch die Fertigungsauftragssteuerung optimiert und automatisiert.
Die Problemstellung innerhalb der Angebotskalkulation war, dass im abgelösten System Preiskalkulationen manuell in einer Nebenrechnung erstellt werden mussten und sich nicht abspeichern ließen. avista.ERP enthält einen Konfigurator, über den die Mitarbeiter mit Hilfe der hinterlegten Parameter den Angebotspreis ermitteln. Auch die Suche nach Angebotspositionen gestaltet sich nun einfacher. Eine große Herausforderung war in der Vergangenheit die Zuordnung der angelieferten zu den beschichtenden Teilen. Mit avista.ERP enthält jede Wareneingangsposition ein Barcode-Etikett, welches das Produkt identifiziert. Über einen mobilen Barcodescanner lassen sich nun die Behälter im Wareneingangslager zuordnen.
In Bezug auf die Lagerhaltung und Farbdisposition der 2500 verschiedenen Farbpulver führte der Metallbearbeiter eine dynamische Lagerhaltung ein. Sämtliche Materialbewegungen werden mit Artikel, Menge und Lagerplatz über einen mobilen Barcodescanner erfasst. So lässt sich über avista.ERP jederzeit die Materialverfügbarkeit prüfen. Das Ergebnis ist ein reduzierter Aufwand für Ein- und Auslagerung, exakte Bestandsführung und eine Bestellvorschlagsliste, welche sich an der Auftragssituation orientiert.
Durch die nach Farben optimierte Fertigungsplanung der Anlagen haben sich die Rüstzeiten reduziert. Vor der Einführung von avista.ERP wurden die Fertigungsaufträge manuell geplant. Da kein vollständiger Überblick über die Aufträge nach Terminen und Farben möglich war, gab es mehr Farbwechsel als notwendig. Nun kann der Metallbearbeiter seine Aufträge sinnvoll gruppieren. Aus den Parametern Termin, Farbe, Kapazitätsbedarf lässt sich über die Auftragssteuerung von avista.ERP die beste Reihenfolge ermitteln. „Mit avista.ERP haben wir den Erfassungsaufwand gesenkt, die Termintreue erhöht, Neben- und Rüstzeiten minimiert und die Produktivität gesteigert“, erläutert Karsten Schreiber, Geschäftsführer der Metallbeschichtung Resch GmbH.
Dämmwolle-Hersteller managt Vertrieb mit Comarch
Die Flumroc AG ist der führende Anbieter von mineralischer Wolle in der Schweiz. Das Unternehmen produziert mit 270 Mitarbeitern jährlich rund 50 000 Tonnen Steinwolle für den Einsatz in Dämmplatten. Für die Vertriebssteuerung nutzt Flumroc Statistiken, die über alle relevanten Kennzahlen Auskunft geben. Im Rahmen der Einführung von Comarch ERP Enterprise im Jahr 2010 wurde die Verfügbarkeit und Qualität der Daten verbessert. Das wachsende Datenaufkommen erforderte bald den Einsatz einer dezidierten Business-Intelligence-Lösung. Nach einer Marktsondierung entschied sich die Flumroc AG erneut für Comarch und dessen Lösung für Business Intelligence. „Es bringt Vorteile, wenn das ERP-System und die Business-Intelligence-Lösung aus einer Hand stammen“, erläutert Bruno Honegger, IT-Leiter der Flumroc AG. „Das vorhandene Datenmodell lässt sich einfach nutzen und es gibt keine Schnittstellenproblematik.“
Die Cockpitlösung Comarch Business Intelligence nutzt auf Basis einer standardisierten Integration in Comarch ERP Enterprise das vorhandene Datenmodell und macht Kennzahlen in allen gewünschten Bereichen und Relationen webbasiert sichtbar. Konnte sich der Flumroc-Vertrieb früher nur auf Ist-Zahlen stützen, so werden heute Planzahlen und Budgetwerte in das BI-System importiert und ermöglichen Schlüsse über Marktentwicklungen, geordnet nach Regionen, Produkten, Mengen und anderen Messgrößen.
„Wir haben vordefinierte Berichte für alle relevanten Größen eingerichtet, wie den Inlandsumsatz und den Exportumsatz, und wir erstellen Budgetvergeiche und Jahresvergleiche“, erläutert Honegger. Dank der Anbindung an das ERP-System ließen sich Chargen und Mengen bis zum Ursprung zurückverfolgen, so dass Unstimmigkeiten und Abweichungen besser recherchieren werden können, als dies früher der Fall war. „Mit vier Monaten lag die Einführungszeit genau im vorgegebenen Zeit- und Kostenrahmen“, erinnert sich der IT-Leiter.
Fertiger bildet Produktion über MS Dynamics NAV ab
Die Ochsenfurter Kinkele GmbH & Co. KG hat sich auf die Fertigung und Montage von Spezialmaschinen und Anlagen mit Hydraulik- und Pneumatiksteuerungen aus Branchen wie den Energietechniksektoren, der Nukleartechnik sowie der Luft- und Raumfahrt spezialisiert. Die Mehrzahl der Aufträge sind Einzelfertigungen: „Was wir heute produzieren, fertigen wir in der Regel nie wieder“, erläutert Matthias Krinke, IT-Organisationsleiter. „Wenn wir einmal zehn gleiche Teile herstellen, betrachten wir das schon als eine Serie.“
Nachdem die Geschäftsführung 2005 Defizite im bestehenden Produktionsplanungssystem feststellte, suchte sie nach einer unternehmensweiten Standardsoftware, die alle Betriebsabläufe möglichst umfassend abbildet. Die Lösung sollte zum Unternehmen passen und kein aufwändiges Customizing erfordern. „Für Einzelfertiger gibt es keine Software von der Stange“, weiß Krinke. „Vielmehr muss sich die Lösung flexibel und einfach an individuelle Spezialitäten anpassen lassen.“ Von drei Systemen in der Endauswahl machte Microsoft Dynamics NAV das Rennen. Implementierungspartner war Cosmo Consult, ein Branchenspezialist für die Fertigungs- und Zulieferindustrie.
Da es in der Produktion bei Kinkele kaum wiederkehrende Teile gibt, ist es sehr wichtig, neue Produkte einfach und schnell in vielstufige Stücklisten aufzunehmen. Hier sparen die Mitarbeiter der Arbeitsvorbereitung mit Microsoft Dynamics NAV Zeit. Außerdem erhöht jetzt Orderbase MegaBoard, eine voll in Microsoft Dynamics NAV integrierte Leitstands- und Plantafellösung, die Effizienz, indem automatische Planungsläufe manuelle Aktionen ersetzen.
IT-Leiter Krinke betont die Wichtigkeit, mit dem IT-Partner weiter an den Prozessen zu feilen: „Ein IT-System stagniert nicht, es lebt. Fertig ist man damit eigentlich nie.“ Die Kinkele-Mitarbeiter entwickeln immer wieder neue Ideen, die sie mit der IT umsetzen wollen. Die gilt es, in der Branchenlösung von Cosmo Consult abzubilden. „Unsere Produktivität ist inzwischen deutlich gestiegen, und es macht Spaß, die IT im Unternehmen weiterzuentwickeln“, resümiert Krinke.
Dienstleister plant Projekte mit Hilfe von IFS Applications
FEV ist ein Engineering-Dienstleister mit weltweit rund 2 100 Mitarbeitern, davon 60 Prozent Ingenieure. Die Leistungen umfassen Motorentechnik, Getriebetechnik, Elektronik und Windenergie. Die Entwicklungsprojekte dauern von einigen Wochen bis hin zu mehreren Jahren.
Als ERP-System setzt das Unternehmen IFS Applications ein, weil der schwedische Anbieter IFS über umfangreiche Erfahrungen mit projektorientiert arbeitenden Unternehmen verfügt und dessen Lösung bereits im Standard entsprechende Funktionalitäten enthält. „Mit IFS Applications bilden wir unsere komplette Projektsteuerung ab“, berichtet Marianne Gillessen, Teamleiterin für Management Informationssysteme und betriebswirtschaftliche Lösungen bei FEV.
2009 startete FEV zusammen mit seiner nordamerikanischen Tochter ein Upgrade-Projekt für IFS Applications. Ziel war ein einheitliches ERP-System für alle Landesgesellschaften. Die Software sollte von der Aachener Unternehmenszentrale aus zentral administriert werden. Das komplette Upgrade dauerte einen Monat. In dieser Zeit machten sich mehr als 300 Ingenieure mit neuen Funktionen und einem überarbeiteten Bedienkonzept vertraut. Durch die Verzahnung von Projektmanagement und Rechnungswesen erhält FEV seine Controlling-Informationen deutlich früher. Waren die Monatsabschlüsse bisher erst am 20. des Folgemonats vorhanden, liegen sie heute bereits in der ersten Woche vor. Durch den höheren Automatisierungsgrad schrumpfte zudem der Erfassungsaufwand.
In der Muttergesellschaft und bei der US-Filiale ist nun die aktuelle Version 7.5 von IFS Applications in Betrieb. Noch in diesem Jahr wird auch die Tochtergesellschaft in Leipzig auf diese Version wechseln, ebenso die Filialen in China und Indien. Dann arbeiten sämtliche Standorte mit einem identisch konfigurierten System.
Viele Funktionen, die FEV bisher über individuelle Anpassungen abgebildet hatte, etwa die Budgetkontrolle oder das proaktive Projektmanagement, sind mittlerweile im Standard von IFS Applications enthalten. Im Rahmen der Migration wurde die Zahl der Anpassungen von 128 auf rund 30 verringert, so dass auch eine funktionelle Standardisierung erfolgte.
Großhändler automatisiert Bestellungen via eNVenta
Das Großhandelsunternehmen Johannes Topf Baubeschlag GmbH mit Stammhaus in Husum sowie Niederlassungen in Itzehoe und Glinde vor den Toren Hamburgs betreut mit 63 Mitarbeitern Tischler, Zimmerer, Fensterbauer und Trockenbauer. Als die bisherige Unternehmenssoftware 2011 das Ende ihres Lebenszyklus erreichte, suchte Geschäftsführer Rickmer Topf gemeinsam mit dem Freiburger Unternehmen Beschläge Koch nach einem neuen System. Ziel war eine webbasierte Architektur, effizientere Prozesse sowie ein optimierter Daten- und Informationsaustausch mit Herstellern und Lieferanten. Das Rennen machte eNVenta ERP von Nissen & Velten aufgrund des hohen Abdeckungsgrads der Anforderungen.
Seit dem Betriebsstart im Januar dieses Jahres zieht der Großhändler großen Nutzen aus dem automatischen Bestellwesen. Es vereinfacht die Beschaffung aller Artikel. Sehr gut kommt der Verfahrensablauf von Sonderbestellungen an, also von kundenspezifischer Beschaffungsware, für die eine Lagerhaltung nicht wirtschaftlich ist. „Der integrierte Workflow entspricht weitgehend der normalen Bestellung und läuft reibungslos“, berichtet Rickmer Topf, Geschäftsführer der Johannes Topf Baubeschlag GmbH. „Weil im Webshop die Datensätze der Lieferanten von Sonderbestellungen hinterlegt, sind, gestalten sich Bestellung, Warenfluss und Preisfindung für die Mitarbeiter nun einfach. In der alten Software waren dafür umständliche Arbeitsschritte mit Medienbrüchen erforderlich.“ In den kommenden Wochen implementiert das Unternehmen über Schnittstellen den Datenaustausch mit der Verbundgruppe EDE sowie mit dem Einkaufsbüro Deutscher Eisenhändler. Bestellungen, Lieferbestätigungen und Rechnungen laufen dann rein elektronisch und es entfällt der Aufwand für das Handling von Papierdokumenten.
Als sehr aufwändig erwies sich die Übernahme der Stammdaten aus dem Altsystem. Die Projektpartner verzichteten daher auf die Übernahme der Bewegungsdaten. Ungewöhnlich war die Entscheidung des Projektteams, selbst ein unternehmensspezifisches Anwenderhandbuch zu erstellen. Bei den Mitarbeitern sorgt dieses Handbuch für eine hohe Akzeptanz der neuen Software. Die Fachabteilungen schätzen die individuell angepassten Bildschirmmasken. IT-Leiter Steffen Biber erledigt die Anpassungen mit Framework Studio, der Entwicklungsumgebung von eNVenta ERP. jf
